Bienvenue sur Guesty! Ce guide complet vous aidera à configurer votre compte et à transférer en douceur votre activité de gestion de propriété vers notre plateforme.
Que vous migriez depuis un autre système ou que vous développiez vos opérations, ce guide vous aidera à mener à bien le processus d'intégration, à suivre votre progression et à consulter les étapes de configuration spécifiques en cas de besoin.
Cet article est conçu pour servir à la fois aux utilisateurs bénéficiant d'une intégration guidée et à ceux qui effectuent une configuration autonome :
- Les utilisateurs bénéficiant d'une intégration guidée effectueront des tâches préparatoires spécifiques et travailleront avec un spécialiste Guesty tout au long de phases d'intégration structurées avec une assistance dédiée.
- Les utilisateurs ayant opté pour une configuration autonome et n'ayant pas suivi le processus d'intégration guidée doivent parcourir indépendamment le contenu complet de configuration et de formation afin de garantir une configuration complète de la plateforme.
Ressources disponibles
- Plateforme d'intégration : Suivi des progrès en temps réel et listes de contrôle de configuration détaillées (utilisateurs bénéficiant d'une intégration guidée uniquement).
- Guesty Academy : Plateforme d'apprentissage complète avec tutoriels vidéo et guides (tous utilisateurs).
- Articles du Centre d'aide : Liens disponibles tout au long de ce guide pour une assistance supplémentaire.
Utilisateurs d'intégration guidée
Si vous avez choisi l'intégration guidée, vous travaillerez directement avec un spécialiste Guesty tout au long de ces phases :
Avant votre appel de lancement, nous vous enverrons un questionnaire d'intégration de base afin de comprendre votre entreprise, vos priorités et vos systèmes actuels.
Ce que vous devez préparer :
Informations fiscales
- Rassemblez toutes les informations fiscales nécessaires avant votre appel financier.
- Déterminez les taxes à facturer aux voyageurs en fonction de votre emplacement et des besoins de votre entreprise.
- Renseignez-vous à l'avance sur les taux de taxe applicables pour une mise en place sans problème.
Frais supplémentaires
- Préparez des informations sur les frais que vous souhaitez facturer aux voyageurs:
- Montants et objectifs précis pour chacun des frais.
- Que les frais soient obligatoires pour toutes les réservations ou facultatifs (options supplémentaires/ventes additionnelles).
Lors de cet appel avec votre responsable d'intégration Guesty, vous allez :
- Faites la connaissance de l'équipe d'intégration de Guesty.
- Comprenez votre entreprise et vos objectifs.
- Définissez les attentes relatives à la plateforme.
- Examinez votre pile technologique.
- Créez un plan d'intégration personnalisé et adapté à vos besoins.
Utilisateurs auto-configurés
Si vous avez choisi de ne pas suivre le processus d'intégration guidé, nous vous recommandons de consulter chaque sujet dans notre Centre d'aide et de regarder les vidéos de formation complètes de Guesty Academy afin de garantir une connaissance approfondie de toutes les fonctionnalités de la plateforme.
Installation
Suivez les étapes essentielles de configuration de la plateforme pour connecter vos propriétés, vos canaux et vos systèmes de paiement.
Suivez les étapes ci-dessous pour accéder aux paramètres du compte et les configurer :
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans la barre de navigation supérieure, cliquez sur le sélecteur de mode et survolez Configuration.
- Dans le menu déroulant, sélectionnez Paramètres du compte.
- Téléchargez le logo de votre entreprise pour personnaliser votre compte et faire apparaître votre marque sur les factures des voyageurs.
- Mettez à jour les informations de votre entreprise à des fins de facturation et afin de garantir la conformité aux réglementations internationales.
- Dans le menu déroulant, sélectionnez Facturation.
- Configurez un mode de paiement par défaut.
- Dans le menu déroulant, sélectionnez Gestion des utilisateurs.
- Créez des comptes utilisateurs dans Guesty afin d'attribuer à votre équipe les accès appropriés à la plateforme. Attribuez les permissions nécessaires aux agents de nettoyage, aux spécialistes en communication, aux comptables et aux développeurs.
Maintenant que votre compte Guesty est opérationnel, la prochaine étape consiste à ajouter vos annonces.
- Le cas échéant, déconnectez vos canaux de réservation de votre PMS existant/externe.
- Connectez votre compte Guesty aux canaux de réservation. Vous pouvez également connecter vos canaux de réservation via un gestionnaire de canal :
- Rentals United
-
Note:
Le recours à un gestionnaire de canal est facultatif ; vous pouvez vous connecter à autant de gestionnaires de canal compatibles que vous le souhaitez. Contactez-nous pour en savoir plus sur les tarifs et la création de compte Rentals United. Contactez SiteMinder pour en savoir plus sur leurs tarifs et la création de compte.
- Connectez (importez ou liez) vos annonces existantes provenant d'Airbnb et d'autres canaux.
- Apprenez comment créer de nouvelles annonces directement dans Guesty.
- Configurez vos notifications dans Guesty (par exemple, les notifications concernant l'état des paiements, les mises à jour des réservations, etc.).
- Configurez vos notifications relatives à votre compte (transférées à votre adresse e-mail personnelle).
Remplissez notre modèle d'importation de réservation avec toutes les réservations actuelles et futures que vous souhaitez ajouter à Guesty.
Note :
Certaines réservations s'importent automatiquement :
- Airbnb : réservations datant de plus d'un an à compter de la date de connexion.
- Booking.com : réservations actuelles ou futures.
- Configurez votre processeur de paiement avant d'intégrer les canaux afin de pouvoir traiter les paiements.
- Si vous prévoyez d'utiliser Guesty Pay, vous devez faire votre demande dès que possible ; il faut généralement compter jusqu'à 3 jours pour que le service soit activé après la soumission de votre demande.
- Si vous utilisez un autre processeur de paiement, en savoir plus sur les options disponibles.
Déterminez les taxes à facturer aux voyageurs en fonction de votre situation géographique et des exigences de votre entreprise. Consultez les taux de taxe applicables si vous ne disposez pas de ces informations.
Identifiez les frais à facturer aux voyageurs, notamment :
- Montants et objectifs précis.
- Que les frais soient obligatoires ou facultatifs (options supplémentaires/ventes additionnelles).
Téléchargez l'application Guesty pour rester connecté et gérer vos opérations où que vous soyez. Grâce à elle, accédez à vos réservations, répondez aux messages, gérez vos tâches et bien plus encore, directement depuis votre appareil mobile.
Configurez votre moteur de réservation pour permettre les réservations directes via Guesty. Les voyageurs pourront ainsi réserver directement sur votre site web, ce qui simplifiera le processus de réservation.
Si vous utilisez l'API du moteur de réservation personnalisé, coordonnez-vous avec votre développeur web au lieu de configurer le moteur de réservation Guesty standard.
Choisissez parmi plusieurs options :
- Utilisez le créateur de sites web basique ou avancé de Guesty pour créer votre site web.
- Liez votre site web existant au moteur de réservation directe de Guesty.
- Utilisez notre API ouverte pour une personnalisation complète de votre site web existant.
Quel que soit votre choix, il est important de commencer à développer votre site web avant d'être prêt à lancer vos canaux.
Si vous envisagez de créer un moteur de réservation ou un site web personnalisé en dehors de Guesty et souhaitez utiliser notre API ouverte, vous trouverez les informations ci-dessous :
Chaque canal a son propre délai de finalisation pour établir la connexion entre Guesty et le canal de réservation ou pour lier et publier les annonces.
Pendant la période de connexion, les calendriers ne se synchroniseront pas ; veuillez donc gérer les réservations entrantes directement dans vos canaux de réservation.
Note :
Pour les canaux qui ne sont pas directement intégrés à Guesty, vous pouvez vous connecter via iCal.
Délais de connexion des canaux
Canal |
Il est temps de se connecter à Guesty |
|---|---|
| Agoda | Jusqu'à 12 jours |
| Airbnb | Jusqu'à 24 heures |
| Booking.com |
|
| Misterb&b | Jusqu'à 24 heures |
| Vrbo |
|
Pour une gestion simplifiée de votre entreprise, ajoutez des services complémentaires : tarification, enregistrement sans clé, consigne à bagages, avis automatisés et bien plus encore. En savoir plus sur nos partenaires Marketplace.
Entraînement
Configurez les fonctionnalités opérationnelles de base et les outils d'automatisation pour gérer efficacement vos propriétés et voyageurs.
Après avoir connecté vos canaux de réservation, configurez vos paramètres financiers :
- Dispositif financier de base
- Ajoutez les taxes à votre compte Guesty.
- Créez un inventaire des frais supplémentaires dans Guesty.
- Mettre en place des commissions sur les canaux.
- Configurez les factures des voyageurs afin de garantir que les voyageurs reçoivent des détails de facturation clairs et précis pour leurs réservations.
-
Gestion des paiements
- Configurez les paiements automatiques pour garantir des transactions fluides et rapides en facturant automatiquement les voyageurs selon des règles prédéfinies.
- Utilisateurs bêta : configurez la fonction d’automatisation améliorée pour une plus grande flexibilité et un meilleur contrôle de votre processus de collecte de paiement.
- Tarification et revenus
- Si vous n'utilisez pas d'outil de tarification dynamique, configurez des stratégies tarifaires dans Guesty pour gérer les prix et les restrictions.
- Découvrez comment utiliser la part des revenus de Guesty pour répartir les revenus entre les gestionnaires et les propriétaires de propriété.
- Ajoutez des majorations à votre compte Guesty pour couvrir les frais du canal de réservation.
- Ajoutez la commission d'un canal de réservation à votre compte Guesty.
- Découvrez comment utiliser nos outils de tarification pour optimiser les tarifs d'hébergement et nos outils de disponibilité pour contrôler les périodes d'annonce.
-
Planifiez un appel avec un spécialiste Guesty Price Optimizer (GPO) pour configurer la tarification du calendrier.
Note :
Pour activer la GPO sur une annonce, la propriété doit être active et répertoriée sur Guesty pendant au moins 2 jours ouvrables, hors week-ends (samedis et dimanches).
Utilisez nos outils d'automatisation pour gagner du temps sur les actions récurrentes, maintenir une communication continue avec vos voyageurs et rationaliser les opérations.
Paramètres de répétition des annonces
- Définissez des heures spécifiques pour que votre annonce soit automatiquement affichée (répertoriée) ou mise en veille (non répertoriée) sur les canaux de réservation.
- Automatisation des Messages
-
Créez une série de messages automatisés tout au long du cycle de vie d'une réservation afin de rationaliser la communication.
Conseil:
En savoir plus sur nos bonnes pratiques en matière d'automatisation des messages, comment ajouter des variables pour personnaliser facilement vos messages ou comment ajouter des champs personnalisés comme conditions d'envoi.
-
- Réponses enregistrées
- Configurez des réponses préenregistrées pour gagner du temps et garantir une communication cohérente avec vos voyageurs. Créez des réponses prédéfinies pour les questions ou situations courantes afin de répondre rapidement à vos voyageurs.
- Paiements automatiques
- Collectez automatiquement les paiements des voyageurs, y compris les paiements par carte de crédit virtuelle.
- Réponse automatique (actuellement réservée aux réservations Airbnb)
- Veillez à répondre rapidement aux messages des voyageurs Airbnb, même lorsque vous n'êtes pas disponible.
- Avis sur les voyageurs (actuellement uniquement pour les réservations Airbnb et Vrbo)
- Assurez-vous que les voyageurs Airbnb et Vrbo soient toujours évalués en configurant un avis automatique et un système de notation par étoiles par défaut.
- Tâches automatiques
- Planifiez des tâches automatiques tout au long du cycle de vie de la réservation (par exemple, un service de préparation de la chambre en milieu de séjour, un contrôle de maintenance après le départ, etc.). Vous pouvez également créer des tâches basées sur un calendrier.
- Connectez les annonces via leurs calendriers et synchronisez leurs données de réservation , afin qu'une réservation confirmée dans le calendrier d'une annonce bloque automatiquement ces dates sur le calendrier d'une autre annonce connectée.
Configurez les outils opérationnels quotidiens pour rationaliser la communication avec les voyageurs , la gestion des propriétés et le traitement des réservations .
- Outils avant séjour
- Créer et envoyer des formulaires d'arrivée via l'application Voyageur .
- Boîte de réception
- Créez une vue enregistrée , une vue personnalisée de la Boîte de réception, générée par un ensemble de filtres appliqués aux messages affichés. Vous pouvez créer plusieurs vues enregistrées et passer rapidement de l'une à l'autre.
- Créez une réponse enregistrée , un modèle que vous pouvez créer à l'avance pour répondre rapidement aux questions fréquentes ou à d'autres sujets courants sur lesquels les voyageurs peuvent poser des questions.
- Choisissez d' intégrer ReplyAI à votre boîte de réception pour analyser le sentiment des messages des voyageurs , comprendre le ton et l'ambiance des demandes de renseignements et garantir que vos réponses maintiennent une communication cohérente et authentique qui reflète la voix de votre marque.
- Calendrier multiple
- Apprenez à naviguer dans le multi-calendrier, à gérer les réservations et à annoncer les disponibilités .
- Bloquer manuellement des dates sur le Calendrier multiple ou sur le calendrier de l'annonce pour créer des réservations manuelles .
- Modifier le prix d'une annonce pour certaines nuits .
- Gestion des annonces
- Portail des propriétaires (propriétaires de propriétés) : Le Portail des propriétaires est un site web distinct, développé par Guesty, destiné aux propriétaires de vos propriétés. Selon les paramètres que vous activez, les propriétaires pourront consulter les données relatives à leurs propriétés et à leurs revenus, bloquer des dates pour leurs séjours personnels, et bien plus encore.
- Choisissez une URL pour votre site Web du Portail des propriétaires
- Ajouter des propriétaires
- Inviter les propriétaires sur le Portail des propriétaires
- Activer les réservations pour les propriétaires
Cela permet aux propriétaires de bloquer des dates pour leurs séjours personnels.
- Contacts
- Créez des fiches de contact pour toutes les informations personnelles de vos voyageurs et voyageurs potentiels.
- Ajoutez à votre répertoire Guesty un contact incluant tous les autres contacts (propriétaires, prestataires, etc.). Cela vous permettra de conserver des informations utiles et les coordonnées de prestataires, comme la station de taxis locale qui peut conduire vos voyageurs depuis l'aéroport.
- Application pour les voyageurs
- Configurez et personnalisez l'application pour les voyageurs pour améliorer l'expérience des voyageurs en personnalisant l'image de marque, en communiquant des informations importantes (formulaires d'arrivée, règlement de la propriété, équipements) et en créant des formulaires d'arrivée personnalisés pour collecter les données essentielles des voyageurs et simplifier le processus.
Mettez en place des outils de reporting pour suivre les performances et prendre des décisions basées sur les données.
- Rapport de réservation
- Configurez des rapports de réservation dans Guesty pour suivre et gérer les réservations en accédant à des informations importantes telles que les dates de réservation, les informations sur les voyageurs et les données financières, le tout au même endroit. Vous pourrez ainsi mieux comprendre les tendances, les performances et les axes d'amélioration.
- Rapport sur les propriétés
- Configurez des rapports sur les propriétés dans Guesty pour gérer et suivre les performances des propriétés en accédant à des informations précieuses telles que le statut des réservations, les taux d'occupation et les données financières, ce qui vous permettra de surveiller les indicateurs clés et d'identifier les axes d'amélioration.
- Rapport de tâche
- Configurer et gérer les rapports de tâches dans Guesty pour suivre l'avancement et l'achèvement des tâches attribuées (maintenance, nettoyage, etc.) en fournissant une visibilité sur l'état des tâches, les affectations, les échéances et les taux d'achèvement afin d'améliorer l'efficacité opérationnelle et de garantir qu'aucun détail n'est négligé.
- Comprendre les Données analytiques avancées (abonnement payant)
- Consultez la Vue d'ensemble des Données analytiques avancées pour comprendre les fonctionnalités et les capacités.
- Accordez à certains utilisateurs de votre compte l'accès aux Données analytiques avancées.
- Enregistrez la section du centre d'aide sur les Données analytiques avancées pour y accéder facilement.
Airbnb
- Frais de canal
- Comprenez les frais de canal d'Airbnb et comment ils peuvent varier en fonction de votre annonce et de son emplacement.
- Connectez votre compte Airbnb existant à Guesty .
- Importez vos annonces sur Airbnb .
- Réviser et mettre à jour les annonces importées
- Vérifiez les équipements, les conditions, les chambres et les lits, les prix, les détails de la réservation, les frais de ménage, les paramètres de disponibilité et les détails marketing (envisagez de télécharger à nouveau les photos directement dans Guesty pour une meilleure qualité plutôt que d'utiliser les photos importées d'Airbnb).
Vrbo
- Intégration
- intégration complète de Vrbo .
- Ajoutez manuellement toutes les réservations Vrbo existantes à votre calendrier Guesty .
- Pour les nouvelles réservations créées après intégration, vous devrez collecter et reverser vous-même les taxes, et Vrbo ne traitera plus les paiements (ces politiques s'appliquent à toutes les connexions de logiciels professionnels de gestion de propriété avec Vrbo).
- Vrbo prend 3 à 7 jours ouvrables pour effectuer l'intégration .
- Intégration et contact avec Vrbo
- Répondez rapidement aux courriels et remplissez le formulaire d'intégration Vrbo .
- Si ce n'est pas déjà fait, contactez Vrbo IPM au +1-877-239-2592 et notez votre identifiant d'annonceur sur la page de distribution Vrbo.
Booking.com
- Intégration
- Apprenez comment signaler les cartes de crédit invalides des voyageurs .
- Comprendre quelles données sont synchronisées entre Booking.com et Guesty .
- Responsable des écluses
- Guesty Shield