L'invio di un preventivo (o un'offerta) a un ospite consente a quest'ultimo di aggiungere i dettagli di pagamento e di confermare la prenotazione del soggiorno. Il preventivo fornisce all'ospite i dettagli della proprietà, le date della prenotazione e il prezzo totale.
Prima di iniziare
- Aggiungi un indirizzo e-mail valido alle informazioni di contatto dell'ospite. Un preventivo non può essere inviato senza un indirizzo e-mail completo.
- Configura le impostazioni del tuo preventivo.
- Definisci se gli ospiti devono aggiungere il loro metodo di pagamento per garantire la prenotazione:
- Per riscuotere il pagamento durante la prenotazione, collega un gestore di pagamenti.
- Se non colleghi un processore, puoi comunque inviare preventivi senza un metodo di pagamento.
- Seleziona uno stato di prenotazione:
- I preventivi riservati bloccano le date selezionate su tutti i calendari fino alla data di scadenza specificata. Questo intervallo di tempo non può essere esteso. Una volta confermato, il link al preventivo non sarà più disponibile. Per le accettazioni tardive, crea una prenotazione manuale o invia un nuovo preventivo.
- I preventivi Richiesta di informazioni non bloccano il calendario e non scadono.
Limitazioni
- Il dettaglio del preventivo non mostra i costi aggiuntivi impostati per annuncio o account, ma il prezzo totale li include. Di conseguenza, la liquidazione totale potrebbe apparire superiore alla somma delle voci visibili (tariffa della sistemazione, spese di pulizia, ecc.).
- Non è possibile modificare un preventivo dopo averlo inviato.
- Non inviare una fattura manuale quando invii un preventivo. Invia invece nuovamente il link al preventivo per garantire che lo stato della prenotazione passi automaticamente da "Prenotato" o "Richiesta di informazioni" a "Confermato".
- Evitare di inviare fatture manuali prima che l'ospite confermi la prenotazione tramite il preventivo (se non sono richieste informazioni di pagamento) o se le informazioni di pagamento sono richieste nelle impostazioni del preventivo.
- Invia nuovamente il link al preventivo quando utilizzi l'opzione Prenota e invia. Se scegli Prenota e copia, salva il link altrove per accedervi in seguito.
Informazioni specifiche del portale
Di seguito sono elencati i passaggi e i requisiti specifici per i canali.
Vrbo non consente agli host di inviare preventivi direttamente, quindi non è possibile inviare un preventivo agli ospiti che inviano una richiesta di prenotazione o una richiesta di informazioni. Gli ospiti devono avviare la procedura di prenotazione tramite Vrbo per ricevere in modo sicuro il pagamento e i dati di contatto.
Terminologia
- Richiesta di informazioni: un ospite esprime interesse ma non ha inviato una richiesta.
- Richiesta di prenotazione: un ospite invia una richiesta di prenotazione (Vrbo la chiama "Preventivo e blocco"). La richiesta rimane in sospeso finché non accetti o rifiuti.
- Prenotazione confermata: accetti la prenotazione, che diventa attiva.
Nota:
Non è possibile convertire una richiesta in una prenotazione confermata.
A seconda della situazione, seguire i passaggi sottostanti:
Passo dopo passo:
- Accetta la richiesta entro 42 ore per evitare il rifiuto automatico da parte di Guesty. Lo stato cambierà in "Confermato".
- Aggiungere manualmente le tariffe alla prenotazione .
- Inviare una fattura all'ospite .
Chiedi all'ospite di accedere all'annuncio su Booking.com e di selezionare "Prenota ora" o "Richiedi prenotazione". Gli verrà chiesto di inviare i propri dati.
- Se è abilitata l'opzione "Preventivo e attesa", verrà generata una richiesta di prenotazione da approvare.
- Se è abilitata la "Prenotazione immediata", la prenotazione viene confermata automaticamente.
È possibile modificare i prezzi solo dopo la conferma della prenotazione.
- Chiedi all'ospite di inviare una richiesta di prenotazione (tramite preventivo e prenotazione o richiesta di prenotazione) oppure crea una prenotazione utilizzando "Prenotazione immediata".
- Una volta confermato, aggiorna la fattura con le commissioni modificate.
- Inviare la fattura aggiornata.
Invia un preventivo
Invia un preventivo che offra un singolo annuncio o più annunci in modo che l'ospite possa scegliere quale prenotare.
Scegli il metodo di invio:
- Tramite il Multi-Calendario: ideale per verificare la disponibilità e bloccare le date.
- Tramite la Posta in arrivo: ideale per inviare preventivi all'interno di una conversazione esistente.
Tramite il Multi-Calendario
Seguire le istruzioni riportate di seguito per inviare un preventivo tramite il Multi-Calendario.
Passo dopo passo:
- Accedi al tuo account Guesty.
- Nella barra di navigazione in alto, fare clic su
. - Individua la proprietà desiderata nella barra laterale sinistra. Quindi, clicca e trascina il cursore sulle date in cui desideri inviare un preventivo nella riga corrispondente del calendario.
- Nella barra laterale destra, clicca sul pulsante Nuova prenotazione o preventivo.
- Il pulsante appare se l'annuncio è disponibile per le date selezionate o in caso di Date non disponibili flessibili.
- Se il pulsante non viene visualizzato, le date sono completamente bloccate e non possono essere prenotate.
- Nella finestra pop-up, sotto "Dettagli di contatto", clicca su "Nuovo ospite" per inviare un preventivo a un nuovo ospite e compila i dati richiesti. In alternativa, clicca su "ospite esistente" e seleziona l'ospite desiderato dal menu a discesa in alto.
In "Portale e stato", seleziona uno stato:
- Riservato: blocca le date fino alla scadenza.
- Richiesta di informazioni: mantiene le date sbloccate.
Nota:
- Il numero di ospiti nella pagina di prenotazione indica solo il numero di adulti, anche se nel preventivo di prenotazione sono inclusi bambini e/o neonati.
- In "Portale" (in "Portale e stato") vengono visualizzate solo le fonti delle prenotazioni esistenti. Per aggiungere un nuovo portale (fonte), creare prima una prenotazione con il nuovo portale.
- Prenota e invia preventivo: invia il link tramite la Posta in arrivo Guesty. Puoi modificare il messaggio cambiando l'oggetto, aggiungendo variabili, allegati, ecc. Fai clic su Invia preventivo.
- Salva e copia preventivo: genera un collegamento da incollare in una posta in arrivo esterna.
- Prenota: Prenota le date e il prezzo senza inviare il preventivo.
Tramite la Posta in arrivo
Invia il preventivo agli ospiti le cui prenotazioni sono state create manualmente in Guesty o ricevute tramite una fonte di integrazione diretta (sito web Prenotazione Guesty, Booking Engine Guesty o API Booking Engine Guesty).
Segui le istruzioni riportate di seguito per inviare un preventivo tramite la Posta in arrivo.
Passo dopo passo:
- Accedi al tuo account Guesty.
- Nella barra di navigazione in alto, fare clic su .
- Dalla barra laterale sinistra, fare clic su Posta in arrivo Ospiti.
- Fare clic sul thread di messaggi pertinente.
- Nella barra laterale a destra, fare clic su
. - Fare clic sulla prenotazione accanto a
. - Dal menu a discesa, fare clic su + Nuova richiesta.
- Personalizzare il preventivo (selezionare l'annuncio pertinente, impostare il numero di ospiti, ecc.).
- Selezionare un'opzione di invio:
- Prenota e invia preventivo: inviare il link tramite la Posta in arrivo Guesty. È possibile modificare il messaggio cambiando l'oggetto, aggiungendo variabili, allegati, ecc. Fare clic su Invia preventivo.
- Salva e copia preventivo: generare un collegamento da incollare in una posta in arrivo esterna.
- Prenota: Prenotare le date e il prezzo senza inviare il preventivo.
Tramite "Ricerca Disponibilità"
Utilizza la "Ricerca Disponibilità" per offrire fino a 25 annunci in un unico preventivo.
Nota:
Questo crea una sotto-prenotazione per ogni annuncio. Quando l'ospite ne prenota una, le altre passano automaticamente a "Chiuse". Gestisci lo stato di ogni sotto-prenotazione in modo indipendente.
Per inviare un preventivo per più inserzioni, seguire le istruzioni riportate di seguito.
Passo dopo passo:
- Accedi al tuo account Guesty .
- Nella barra di navigazione in alto, fare clic su
- In alto a destra del Multi-Calendario, fai clic su Trova disponibilità .
-
Applica i filtri (Date, Ospiti, Servizi) e clicca su Trova proprietà .
Filtri- Date: cerca gli annunci disponibili in un intervallo di date scelto.
- Ospiti per unità: imposta il numero di ospiti per camera.
- Fare clic su Filtri per aggiungere filtri aggiuntivi (ad esempio Servizi o Città).
- Seleziona la casella di controllo Aggiungi proprietà bloccate per includere le proprietà che si trovano in blocchi flessibili per le date selezionate. Le proprietà che si trovano in blocchi non flessibili non verranno visualizzate.
- Seleziona la casella di controllo Ignora notti minime per includere le proprietà il cui numero minimo di notti per soggiorno è superiore all'intervallo di date selezionato.
- Seleziona la casella di controllo Ignora numero massimo ospiti per includere le proprietà la cui occupazione massima è inferiore al numero di ospiti selezionato.
- Unità multiple: tutte le sottounità vengono visualizzate sotto un unico risultato. Ad esempio, 15 camere in multi-unità vengono conteggiate nel conteggio delle "Unità disponibili" nella riga Dell'annuncio.
- Complessi: ogni tipologia di camera appare come risultato separato. Ad esempio, duplex e dormitori nello stesso complesso appaiono su righe separate.
Suggerimento:
- È possibile ordinare i risultati utilizzando il pulsante "Ordina per".
- Puoi cliccare sul nome Dell'annuncio per aprire la pagina proprietà (se vuoi esplorare il calendario mensile specifico Dell'annuncio, ecc.).
- Puoi passare il mouse sull'icona del punto interrogativo accanto alla città Dell'annuncio per visualizzarne l'indirizzo completo.
- Fai clic su "Aggiungi" accanto a tutti gli annunci che desideri includere nel preventivo. Tutte le unità selezionate verranno visualizzate nel Carrello Prenotazioni a destra.
- È possibile aggiungere fino a 25 unità alla pagina Riepilogo.
- Se è disponibile più di un'unità per la prenotazione, utilizza le frecce nella riga dell'annuncio per aumentare o diminuire il numero di unità selezionate.
- Fai clic su Invia preventivo, quindi seleziona prenotazione di gruppo.
- Rivedi i dettagli riepilogativi (date, ospiti, prezzo totale).
- Nella sezione "Dettagli Proprietà", modifica il prezzo per proprietà prenotata, ad esempio aggiungendo un coupon, sostituendo la tariffa della sistemazione, le commissioni o le tasse oppure modificando il piano tariffario applicato (se pertinente).
- Se hai selezionato più di un'unità, ciascuna unità verrà visualizzata in una sezione diversa, consentendoti di modificarne le tariffe separatamente. Fai clic sulla freccia rivolta verso il basso a destra della riga corrispondente per espanderla.
- Se hai modificato i costi aggiuntivi, questi non verranno ricalcolati automaticamente se viene apportata una modifica alla prenotazione dopo la sua conferma. Ad esempio, una volta modificato il costo delle pulizie per una notte, se successivamente aggiungi una notte alla prenotazione (dopo la conferma del preventivo), il costo delle pulizie per la notte extra verrà riportato al prezzo precedente alla modifica.
- Nella sezione "Dati di contatto del prenotante", aggiungi i dettagli del prenotante. Fai clic su "Aggiungi dettagli" per aggiungere un nuovo ospite oppure seleziona un ospite esistente dal menu a discesa. Il prenotante viene assegnato alla prenotazione di gruppo e sarà il pagante della prenotazione.
- In "Note Prenotazione", fai clic su Aggiungi note per aggiungere eventuali informazioni interne su questo preventivo di prenotazione.
- In "Stato Prenotazione ", seleziona la fonte e lo stato del preventivo. Utilizza uno dei seguenti stati:
- Richiesta di informazioni: se non si desidera bloccare il calendario per gli annunci e le date selezionati.
- Prenotato: se desideri bloccare il calendario per gli annunci e le date selezionati. Se l'ospite prenota tramite il preventivo, dovrai modificare lo stato "Prenotato" in "Confermato", se approvi la prenotazione, o in "Chiuso", per rimuovere il blocco del calendario.
-
In " data limite", imposta la data di scadenza del preventivo.
- Clicca sul pulsante blu in alto a destra. Quindi, scegli una delle opzioni pubblicate di seguito.
- Salva e invia preventivo o Prenota e invia preventivo: scegli questa opzione se desideri inviare il link all'ospite in un messaggio dalla Posta in arrivo Guesty.
- Salva e copia preventivo o Prenota e copia preventivo: usa questa opzione per copiare il preventivo e modificarlo in un messaggio personalizzato (ad esempio, se vuoi cambiare l'oggetto, aggiungere variabili, aggiungere allegati, ecc.). Una volta fatto, puoi inviarlo all'ospite.
- Salva o prenota: utilizza questa opzione se desideri prenotare le date e il prezzo nel preventivo, ma non inviare il preventivo effettivo all'ospite.
Un link contenente il preventivo verrà inviato via e-mail all'ospite, consentendogli di prenotare il soggiorno. La ricezione potrebbe richiedere fino a 10 minuti.
Lo stato della prenotazione si aggiorna in base al pagamento:
- Confermato: l'ospite ha aggiunto un metodo di pagamento.
- In attesa di pagamento: non è stato richiesto alcun metodo di pagamento. Dovrai riscuotere il pagamento in seguito.
Puoi inviare un preventivo per un ospite alla volta, sia per un singolo annuncio che per più annunci. Per i preventivi per più annunci, devi utilizzare lo stesso intervallo di date per tutti gli annunci inclusi.
L'indirizzo e-mail in fondo al preventivo è l'e-mail di fatturazione fornita nella sezione "Informazioni Azienda" delle impostazioni del tuo account.
Se l'ospite non conferma la prenotazione entro la data di check-in, lo stato cambia automaticamente in "Chiuso".
