La Boîte de réception Guesty est une plateforme de messagerie centralisée dédiée à la communication voyageur et à son historique. Selon les coordonnées enregistrées, la Boîte de réception affiche les messages envoyés aux voyageurs et reçus par e-mail, SMS et/ou WhatsApp. Les messages automatiques destinés aux voyageurs sont visibles dans la section "message automatique" du widget de la Boîte de réception, tandis que les messages automatiques envoyés aux utilisateurs ou à d'autres contacts ne sont pas affichés.
Nos recommandations vous aideront à gérer la communication et vous proposeront des solutions efficaces pour améliorer l'expérience voyageur et maintenir la productivité. Consultez les informations ci-dessous.
Structurez la Boîte de réception en fonction de votre équipe.
Utilisez les vues enregistrées pour segmenter votre Boîte de réception et permettre aux membres de l'équipe de se concentrer sur leurs responsabilités spécifiques en fonction de leur mode de travail.
Équipes axées sur l'immobilier
Utilisez les filtres "Annonces" ou "Étiquettes Annonce" pour vous assurer que les membres de l'équipe ne gèrent la communication que pour les propriétés dont ils sont responsables.
Équipes axées sur la localisation
Utilisez les filtres "Villes Annonce" ou "Étiquettes Annonce" pour vous assurer que les membres de l'équipe ne gèrent la communication que pour les propriétés situées dans les zones dont ils sont responsables.
Équipes axées sur les réservations
Utilisez le filtre "Statut de la Réservation" pour vous assurer que les membres de l'équipe ne gèrent la communication que pour les réservations qui se trouvent actuellement dans la phase du cycle de vie de la réservation dont ils sont responsables.
Par exemple:
- Équipes commerciales : Créez une vue enregistrée avec les filtres "Statut de Réservation": Demande de renseignements, Réservé, Refusé et Fermé, afin de vous concentrer sur la communication avec les voyageurs qui n’ont pas encore confirmé leur réservation et d’augmenter le taux de conversion.
- Équipes axées sur les opérations : Créez une vue enregistrée avec les filtres "Statut de la Réservation": En attente de paiement, Confirmée et Annulée, afin de vous concentrer sur la communication avec les voyageurs ayant confirmé leur réservation et d’améliorer la réactivité pour offrir une expérience voyageur optimale.
Prioriser la communication voyageur
Utilisez les vues enregistrées pour vous assurer que les messages urgents sont traités avant les autres.
Répondre aux demandes de renseignements avant la confirmation des réservations permet d'augmenter le taux de conversion.
Utilisez le filtre "Statut de la Réservation" pour créer une vue enregistrée des réservations non confirmées afin de prioriser la communication avant confirmation et de répondre en premier aux voyageurs potentiels.
Ajoutez une dimension temporelle à votre priorisation.
Combinez les filtres "Arrivée" ou "Départ" avec d'autres filtres pour créer une stratégie de priorité sur mesure pour votre entreprise.
Par exemple:
- Dans le cadre des communications de pré-confirmation : combinez les demandes de renseignements concernant le "statut de la Réservation" et l’arrivée prévue dans les 2 prochaines semaines afin de privilégier les demandes de renseignements dont la date d'arrivée est la plus proche avant les demandes de renseignements dont la date d'arrivée est plus tardive.
- Dans le cadre des communications post-confirmation : combinez le statut "Réservation confirmée" avec les filtres suivants afin de prioriser les réponses aux voyageurs, en commençant par les plus urgentes :
- Ajoutez l'option "Arrivée dans les 24 heures" pour les voyageurs arrivant le lendemain.
- Ajoutez "Départ dans le futur" et "Arrivée dans le passé" pour les voyageurs séjournant actuellement dans l'une de vos propriétés.
- Ajoutez "L'enregistrement se fera le lendemain" pour les voyageurs avant l'arrivée.
- Ajoutez "Départ" pour les voyageurs ayant déjà quitté l'hôtel.
Assistance à la productivité au travail
Gardez votre boîte de réception propre
Archivez les conversations une fois que vous avez terminé de les traiter ; vous n'aurez ainsi plus aucune action à entreprendre et pourrez vous concentrer sur les tâches qui restent à traiter.
La conversation archivée sera réintégrée au flux de conversation général, sous "Toutes les conversations", si le voyageur répond ou envoie un nouveau message.
Assurez un suivi en temps opportun
Mettez en veille les conversations pour vous rappeler de donner suite aux demandes de renseignements et aux tâches inachevées :
- Pour des demandes de renseignements : N’oubliez pas de contacter les voyageurs potentiels afin d’augmenter le nombre de réservations.
- Pour les tâches non terminées : pensez à terminer une tâche ou à vérifier ce qui reste à faire, et tenez le voyageur informé.
Demandez à votre équipe de laisser une note interne lorsqu'elle met une conversation en pause afin de garantir la transparence et de s'assurer que chacun est informé de l'état d'avancement du suivi. Cette note doit inclure les informations non abordées lors de la conversation et préciser la prochaine action à entreprendre lorsque cette conversation reprendra.
La conversation mise en veille sera réintégrée au flux de conversation général, sous « Toutes les conversations », si le voyageur répond ou envoie un nouveau message.
Faciliter une réponse rapide et professionnelle
Utilisez les réponses enregistrées pour maintenir un ton de voix cohérent dans vos communications avec les voyageurs et réduire votre temps de réponse.
Optimisez l'utilisation des réponses enregistrées en :
- Créer un inventaire de réponses pour un maximum de situations courantes. Évitez de créer des réponses pour les cas particuliers.
- Donnez à chaque réponse un nom court et intuitif.
Utilisez les widgets de la Boîte de réception
Les employés peuvent accéder aux informations relatives à la réservation directement depuis le widget Boîte de réception et modifier de nombreux détails en toute simplicité, sans quitter la Boîte de réception ni accéder à d'autres sections du tableau de bord Guesty. Ils peuvent par exemple consulter et modifier le nom d'un client ou mettre à jour le nombre de voyageurs pour une réservation.
Vous pouvez utiliser les Champs personnalisés pour ajouter encore plus de détails de réservation aux widgets de la Boîte de réception.
Maintenir une expérience voyageur positive
Désactivez les messages automatisés lorsque cela est nécessaire.
Les messages automatisés peuvent poser problème dans certaines situations :
- Si un voyageur est insatisfait, vous pouvez désactiver les messages automatisés pour le voyageur et privilégier une communication manuelle afin de mieux répondre à ses préoccupations.
- Par exemple, si les instructions d'arrivée sont modifiées, afin d'éviter toute confusion, vous pouvez désactiver l'envoi du message automatique contenant ces instructions.