La Boîte de réception Guesty est une plateforme de messagerie centralisée pour la communication avec les voyageurs. Selon les coordonnées enregistrées, la Boîte de réception affiche les messages envoyés aux voyageurs et reçus par e-mail, SMS ou WhatsApp. Vous pouvez consulter les messages automatiques destinés aux voyageurs dans la section « message automatique » du widget de la Boîte de réception. Les messages automatiques envoyés aux utilisateurs ou à d'autres contacts ne sont pas affichés.
Utilisez ces bonnes pratiques pour gérer la communication, améliorer l'expérience des voyageurs et maintenir la productivité.
Structurez la Boîte de réception en fonction de votre équipe.
Utilisez les vues enregistrées pour segmenter votre Boîte de réception et permettre aux membres de l'équipe de se concentrer sur leurs responsabilités spécifiques.
Équipes axées sur l'immobilier
Filtrez par « Propriété » ou « Étiquettes » pour confirmer que les membres de l'équipe gèrent la communication uniquement pour les propriétés qui leur sont attribuées.
Équipes axées sur la localisation
Filtrez par « Villes » ou « Étiquettes » pour vérifier que les membres de l'équipe gèrent la communication uniquement pour les propriétés situées dans leurs zones attribuées.
Équipes axées sur les réservations
Filtrez par « Statut » pour permettre aux membres de l’équipe de se concentrer sur les réservations en fonction de leur statut de cycle de vie attribué.
Par exemple:
- Équipes commerciales : Créez une vue enregistrée en utilisant les filtres « Statut » pour Demande de renseignements , Réservé , Refusé et Fermé afin de vous concentrer sur les voyageurs qui n’ont pas confirmé leur réservation.
- Équipes axées sur les opérations : Créez une vue enregistrée en utilisant les filtres « Statut » pour En attente de paiement , Confirmé et Annulé afin de vous concentrer sur les voyageurs ayant des réservations confirmées.
Prioriser la communication voyageur
Utilisez les vues enregistrées pour vérifier que les messages urgents sont traités en premier.
Répondre aux demandes de renseignements avant la confirmation des réservations permet d'augmenter le taux de conversion.
Filtrez par « Statut » pour créer une vue enregistrée des réservations non confirmées. Cela permet de prioriser la communication avant confirmation et de répondre en premier aux voyageurs potentiels.
Ajoutez une dimension temporelle à votre priorisation.
Combinez les filtres « Enregistrement » ou « Départ » avec d'autres filtres pour créer une stratégie de priorité personnalisée. Par exemple :
- Pour la communication de pré-confirmation : Combinez le filtre « Statut » pour la Demande de renseignements et le filtre « Arrivée » pour « Dans les 2 prochaines semaines ».
- Pour la communication post-confirmation avec un suivi demain : combinez le filtre « Statut » pour Confirmé et le filtre « Enregistrement » pour Dans le prochain jour.
- Pour les voyageurs actuels : combinez le filtre « Statut » pour Confirmé , le filtre « Départ » pour À venir et le filtre « Arrivée » pour Passé .
- Pour les futurs voyageurs : combinez le filtre « Statut » pour Confirmé et le filtre « Arrivée » pour Après 1 jour .
- Pour les anciens voyageurs : combinez le filtre « Statut » pour Confirmé et le filtre « Départ » pour Dans le passé .
Assistance à la productivité au travail
Utilisez les fonctionnalités de la Boîte de réception pour que votre équipe reste efficace et réactive.
Gardez votre Boîte de réception propre
Archivez les conversations une fois traitées afin de vous concentrer sur vos tâches en cours. Les conversations archivées réapparaissent dans le flux « Toutes les conversations » si le voyageur répond.
Assurez un suivi en temps opportun
Utilisez la fonction « Réduire » pour vous rappeler de donner suite aux demandes de renseignements et aux tâches en cours. Pour les demandes de renseignements, cela vous rappelle de contacter les voyageurs potentiels. Pour les tâches en cours, cela vous rappelle de les terminer et d'informer le voyageur.
Conseillez à votre équipe de laisser une note interne lorsqu'elle met une conversation en veille afin de garantir la transparence. Cette note doit inclure le contexte et la prochaine action à entreprendre. Les conversations mises en veille réapparaissent dans le flux « Toutes les conversations » si le voyageur répond.
Faciliter une réponse rapide et professionnelle
Utilisez les réponses enregistrées pour maintenir un ton cohérent et réduire votre temps de réponse. Optimisez vos réponses enregistrées en suivant ces conseils :
- Dressez un inventaire des réponses pour les situations courantes, mais évitez d'en créer pour les cas particuliers.
- Donnez à chaque réponse un nom court et intuitif.
Utilisez les widgets de la Boîte de réception
Accédez aux informations de réservation depuis le widget Boîte de réception et mettez à jour les détails directement depuis la Boîte de réception. Par exemple, vous pouvez consulter et modifier le nom d'un invité ou modifier le nombre de voyageurs. Utilisez les champs personnalisés pour ajouter des réservations supplémentaires au widget.
Maintenir une expérience voyageur positive
Gérez soigneusement les messages automatisés afin de garantir que les voyageurs se sentent écoutés et informés.
Désactivez les messages automatisés lorsque cela est nécessaire.
Les messages automatisés peuvent poser problème dans certaines situations. Envisagez de les désactiver dans les cas suivants :
- Désactivez les messages automatisés pour un voyageur insatisfait et utilisez la communication manuelle pour mieux adresser ses préoccupations.
- Cessez d'envoyer des messages automatisés contenant des instructions d'arrivée obsolètes afin d'éviter toute confusion du voyageur.