Para aprovechar al máximo el módulo de Contabilidad y garantizar que sus datos financieros sean precisos, oportunos y listos, es importante seguir un flujo de trabajo consistente. A continuación, se presentan las tareas que sugerimos realizar mensualmente. Puede encontrar las tareas semanales aquí.
Compruebe que todos los listados estén asignados a un modelo de negocio
Objetivo : Asignar los listados al modelo de negocio correcto garantiza que las reservas se categoricen correctamente para los informes financieros y la distribución de ingresos. Realizar una revisión mensual ayuda a identificar y corregir las reservas que no hayan sido procesadas por un modelo de negocio.
Consejo:
En Contabilidad > Modelos de negocio , una nota indica si tiene listados sin asignar. 
- Vaya a Reservas. Cree un informe para identificar las reservas que no tienen una asignación de modelo de negocio.
- Añadir filtros:
- Busque “Check-in” y luego seleccione Entre.
- Seleccione las fechas de inicio y finalización del mes correspondiente.
- Busque "Procesado por modelo de negocio" y luego cambie el interruptor a No.
- Haga clic en Columnas y luego active lo siguiente:
- Código de confirmación
- Huésped
- Fuente
- Fechas de entrada/salida
- Pago total
- Comisión del canal
- Tarifa del alojamiento
- Anuncio
- Procesado por modelo de negocio
- Revise las reservas no asignadas:
- Identifique las reservas donde la columna "Procesado por modelo de negocio" esté marcada como "No".
- Verifique el anuncio asociado para cada una de estas reservas.
- Asigne el anuncio relacionado al modelo de negocio correcto.
- Reprocesar la reserva .
- Ejecute el informe nuevamente para confirmar que todas las reservas ahora estén asignadas correctamente a un modelo de negocio.
Revisión de informes mensuales
Objetivo : La revisión de los informes financieros clave garantiza que todas las reservas se procesen correctamente, que los datos financieros sean precisos y que se cumplan las obligaciones fiscales. Cada informe proporciona información crucial sobre el reconocimiento de ingresos, los folios pendientes, la remisión de impuestos y la conciliación de depósitos.
Nota:
El informe de remesa de impuestos solo es relevante si usted remite impuestos y tiene reconocimiento de ingresos de check-in/salida.
- Vaya a Reservas. Cree y ejecute informes financieros de ingresos mensuales, folios pendientes de revisión e informes de remesas de impuestos.
- Agregar una columna:
- Haga clic en Columnas y luego en Contabilidad .
- Activar Procesado por modelo de negocio .
- Filtre y revise los siguientes informes:
- Informe de ingresos mensuales
- Busque “Check-in” y luego seleccione Entre .
- Seleccione las fechas de inicio y finalización según el método de reconocimiento de ingresos.
- Revise la distribución de ingresos y garantice que esté alineada con los registros financieros.
- Folios pendientes de revisión
- Busque “Estado del folio” y luego seleccione Pendiente de revisión .
- Navegue hasta el folio de reserva y aborde cualquier problema antes de actualizar el estado.
-
Informe de remesa de impuestos
- Haga clic en el nombre del informe y luego seleccione Remesa de impuestos de los informes guardados.
- Ajuste los filtros y las columnas según sea necesario en función de su configuración de impuestos.
- Valide que los montos de impuestos se calculen correctamente y estén alineados con la configuración de impuestos aplicable.
- Informe de ingresos mensuales
Informe de depósito avanzado
Propósito : El informe de depósitos anticipados representa el dinero que el huésped ha pagado a la cuenta fiduciaria y que aún no se ha distribuido entre los otros registros (propietarios, proveedores, PMC, impuestos). Genere este informe mensualmente para garantizar que los depósitos anticipados se registren correctamente y se reduzcan a cero después de la salida del huésped. Si encuentra reservas anteriores con saldo, revise los registros de esa reserva y concilie los datos según sea necesario.
Esto proporciona:
- Mejor preparación para auditorías mediante la generación de un informe clave requerido por los auditores.
- Gestión mejorada de cuentas fiduciarias a través de una visibilidad clara de los saldos de depósitos a nivel de reserva para un seguimiento y una conciliación precisos.
- Reducción del riesgo de errores al identificar y resolver discrepancias de forma proactiva.
- Vaya a Contabilidad → Libro General → Informes preconfigurados → Depósito avanzado .
- Seleccione un filtro:
- Fecha de depósito anticipado: Ver depósitos recibidos
- Fecha de salida de la reserva: Confirmar conciliación
- Establezca su rango de fechas y haga clic en Exportar como CSV .
- Revise el informe para garantizar que los saldos estén en cero después de la salida y dé seguimiento a cualquier discrepancia.
Informe de balance
Propósito : El informe de balance general proporciona una visión general de lo que se posee (activos) y lo que se debe (pasivos). Genere un informe de balance general para determinar si su cuenta fiduciaria está en equilibrio y para ver el desglose de los activos por libro mayor.
- Vaya a Contabilidad → Libro General → Informes preconfigurados → Saldos .
- En “Balance general”, seleccione la fecha del balance.
- Haga clic en Exportar como PDF .
- Verifique que los activos sean iguales a los pasivos y que sepa quiénes son los propietarios de los fondos depositados en la cuenta de efectivo. De no ser así, investigue la cuenta del libro mayor correspondiente.
Revisión y auditoría de los cargos y la actividad del propietario
Propósito : Garantizar la exactitud de los cargos y la actividad de los propietarios es esencial para mantener registros financieros transparentes. Esta revisión verifica que todas las transacciones de débito y crédito asociadas con los propietarios se registren correctamente e identifica cualquier discrepancia antes de finalizar los informes.
- Vaya a Contabilidad → Libro General → Informes preconfigurados .
- Haga clic en Cargos del Propietario .
- Revise el informe para confirmar la exactitud de todos los gastos cobrados a los propietarios durante el mes actual.
- Compare con el informe del mes anterior para identificar variaciones o discrepancias.
- Haga clic en Actividad del Propietario .
- Descargue el informe que proporciona un registro de todas las transacciones de débito y crédito de cada propietario.
- Verifique la exactitud e integridad de las transacciones.
- Haga clic en Cargos del Propietario .
- Identificar y agregar los cargos del propietario faltantes:
- Si es necesario, agregue los cargos del propietario o las entradas de diario del propietario para el período de informe actual.
- Validar y finalizar:
- Garantizar que todas las actualizaciones se reflejen con precisión en los informes del propietario antes de finalizar las declaraciones.
- Confirme que las transacciones del propietario coincidan con los cargos esperados y la actividad registrada previamente.
Informe de ganancias de PMC
Propósito : El informe de ganancias de PMC proporciona un desglose detallado de todos los ingresos debidos a PMC de la cuenta fiduciaria.
Nota:
Si bien se recomienda que esta sea una tarea mensual, la frecuencia debe estar alineada con la forma en que se manejan los desembolsos en su sistema de contabilidad operativa.
- Vaya a Contabilidad → Libro General → Diario de contabilidad.
- Seleccione el informe de ganancias de PMC .
- Verificar las ganancias totales y confirmar que se alinean con los desembolsos esperados.
Revisar los estados de cuenta del propietario generados
Propósito : Antes de compartir con los propietarios, es fundamental revisar la exactitud de las declaraciones y garantizar que se hayan realizado todos los ajustes necesarios. Si se requieren modificaciones, la declaración debe regenerarse después de las actualizaciones.
- Vaya a Contabilidad → Contabilidad del Propietario → Declaraciones del Propietario .
- Seleccione el mes apropiado y revise la declaración generada .
- Verificar la exactitud de los datos:
- Garantizar que los ingresos, las tarifas de gestión y los cargos estén alineados con los registros internos.
- Identificar y aplicar los ajustes necesarios:
- Si se encuentran discrepancias, marque la declaración del propietario y continúe con la siguiente tarea, registrando el ajuste del diario.
- Solucionar problemas de declaraciones faltantes :
- Si no se generó una declaración del propietario esperada, utilice los pasos de solución de problemas para determinar el problema.
- Personalice si es necesario:
- Modifique la plantilla de declaración del propietario para adaptarla a sus necesidades de informes específicos.
- Si es necesario, regenere las declaraciones después de realizar cualquier ajuste.
Ajustes de diario
Propósito : Antes de finalizar y regenerar los estados financieros del propietario, es fundamental revisar y agregar cualquier transacción o asiento contable faltante para garantizar la precisión de los informes financieros. Este paso garantiza que todos los ingresos, gastos y ajustes se contabilicen correctamente antes de compartir los estados financieros con los propietarios.
- Agregue una entrada a través del diario de contabilización para gastos generales y cargos del propietario. Si una entrada está vinculada a una reserva específica, se puede agregar directamente desde la página de reserva.
- Utilice la carga masiva para lograr eficiencia con múltiples transacciones si es necesario.
- Asegúrese de estar utilizando la plantilla de cargos/gastos del propietario correcta proporcionada aquí.
- Al agregar entradas de diario/transacciones:
- Se deben crear asientos de diario para realizar ajustes.
- Asegúrese de que estén categorizados correctamente bajo la cuenta del propietario, PMC o proveedor correspondiente. Asegúrese de incluir el número de reserva al agregar una entrada de diario.
- Si es necesario, regenere los estados de cuenta después de realizar cualquier ajuste y antes de enviarlos a los propietarios.
Aprobar y compartir las declaraciones del propietario
Propósito : Después de revisar y finalizar las declaraciones de los propietarios, el siguiente paso es aprobarlas y enviarlas a los propietarios.
- Vaya a Contabilidad → Contabilidad del Propietario → Declaraciones del Propietario.
- Aprobar las declaraciones del propietario:
- Haga clic en las casillas de verificación para seleccionar una o más declaraciones de propietario.
- En el encabezado gris que aparece, haga clic en Cambio de estado y luego seleccione Aprobar.
- Enviar estados de cuenta del propietario:
- Haga clic en las casillas de verificación para seleccionar una o más declaraciones de propietario.
- En el encabezado gris que aparece, haga clic en Compartir.
- Elija enviar a través del Portal de propietarios, correo electrónico o ambos.
Registrar pagos
Objetivo : Para garantizar la precisión de los registros financieros y una conciliación adecuada, se deben registrar todos los pagos a propietarios, PMC, impuestos, canales de OTA y proveedores. Esta tarea es mensual para cualquier pago que no se registre semanalmente.
- Vaya a Contabilidad → Libro General → Saldos.
- Añada el filtro correspondiente:
- Propietarios
- Cuentas por pagar (Proveedores)
- Cuentas por pagar (PMC)
- Cuentas por pagar (Impuestos e IVA)
- Cuentas por pagar (Canales)
- Opcional: haga clic en el filtro fecha de saldo para cambiar de "hoy" a una fecha específica.
- Agregue la columna “Saldo pendiente”.
- Cree un nuevo registro de desembolso :
- Haga clic en las casillas de verificación para seleccionar uno o más elementos.
- En el encabezado gris que aparece, haga clic en Pagar.
- Introduzca los detalles de pago:
- Ingrese el nombre del pago, la descripción, el método de pago, la fecha de pago y el número de referencia.
- Si paga parcialmente un monto, edite el monto del pago.
- Haga clic en Pago.
- Añada el filtro correspondiente:
- (Según sea necesario) Si se registró un pago del propietario de un mes anterior después de que se generaron los estados de cuenta, la declaración del propietario debe volver a generarse para reflejar el saldo actualizado.