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Mejores prácticas contables: Tareas mensuales

Para aprovechar al máximo el módulo de Contabilidad y garantizar que sus datos financieros sean precisos, oportunos y estén listos, es importante seguir un flujo de trabajo consistente. A continuación, se presentan las Tareas que sugerimos realizar mensualmente. Puede encontrar las Tareas semanales aquí.

Compruebe que todos los listados estén asignados a un modelo de negocio

Objetivo: Asignar los listados al modelo de negocio correcto garantiza que las reservas se categoricen correctamente para los informes financieros y la distribución de ingresos. Realizar una reseña mensual ayuda a identificar y corregir las reservas que no hayan sido procesadas por un modelo de negocio.

Consejo:

En Contabilidad > Modelos de negocio, una nota indica si tiene listados sin asignar.

Proceso
  1. Vaya a Reservas. Cree un informe para identificar las reservas que no tienen una asignación de modelo de negocio.
  2. Añadir filtros:
    1. Busque “check-in” y luego seleccione Entre.
    2. Seleccione las fechas de inicio y finalización del mes correspondiente.
    3. Busque “Procesado por modelo de negocio” y luego cambie el interruptor a No.
  3. Haga clic en Columnas y luego active lo siguiente:
    • Código de confirmación
    • Huésped
    • Fuente
    • Fechas de check-in/salida
    • Pago total
    • Comisión del canal
    • Tarifa del Alojamiento
    • Anuncio
    • Procesado por modelo de negocio
    1. Reseña reservas no asignadas:
      1. Identifique cualquier reserva en la que la columna "Procesado por modelo de negocio" esté marcada como "No".
      2. Verifique el anuncio asociado para cada una de estas reservas.
    2. Si a una Reserva le falta un modelo de negocio:
      1. Asigne el anuncio relacionado al modelo de negocio correcto.
      2. Reprocesar la Reserva.
    3. Verificar actualizaciones:
      1. Ejecute el informe nuevamente para confirmar que todas las reservas ahora estén asignadas correctamente a un modelo de negocio.

Reseña de informes mensuales

Objetivo: La revisión de los informes financieros clave garantiza que todas las reservas se procesen correctamente, que los datos financieros sean precisos y que se cumplan las obligaciones tributarias. Cada informe proporciona información crucial sobre el Reconocimiento de ingresos, los folios pendientes, la remisión de impuestos y la conciliación de depósitos.

Nota:

El informe de remesa de impuestos solo es relevante si remite impuestos y tiene Reconocimiento de ingresos de check-in/salida.

Proceso
  1. Vaya a Reservas. Cree y genere informes financieros de ingresos mensuales, folios pendientes de reseña e informes de remesas de impuestos.
  2. Agregar una columna:
    1. Haga clic en Columnas y luego en Contabilidad.
    2. Activar Procesado por modelo de negocio.
  3. Filtrar y reseñar los siguientes informes:
    1. Informe de ingresos mensuales
      1. Busque “check-in” y luego seleccione Entre.
      2. Seleccione las fechas de inicio y finalización según el método de Reconocimiento de ingresos.
      3. Reseña la distribución de ingresos y garantice que esté alineada con los registros financieros.
    2. Folios pendientes de reseña
      1. Busque “Estado del folio” y luego seleccione Pendiente de reseña.
      2. Navegue hasta el folio de Reserva y aborde cualquier problema antes de actualizar el estado.
    3. Informe de remesa de impuestos
      1. Haga clic en el nombre del informe y luego seleccione Remesa de impuestos de los informes guardados.
      2. Ajuste los filtros y las columnas según sea necesario en función de su configuración de impuestos.
      3. Valide que los montos de impuestos se calculen correctamente y estén alineados con la Configuración tributaria aplicable.

Informe de depósito avanzado

Propósito: El informe de depósitos anticipados es fundamental para lograr la precisión contable del fideicomiso y simplificar la preparación de auditorías. Genere este informe mensualmente para garantizar que los depósitos anticipados se registren y concilien correctamente tras la salida del huésped.

Esto proporciona:

  • Mejor preparación para auditorías mediante la generación de un informe clave requerido por los auditores.
  • Gestión mejorada de cuentas fiduciarias a través de una visibilidad clara de los saldos de depósitos a nivel de reserva para un seguimiento y una conciliación precisos.
  • Reducción del riesgo de errores al identificar y resolver discrepancias de forma proactiva.
Proceso
  1. Vaya a Contabilidad → Libro General → Informes preconfigurados → Depósito avanzado.
  2. Seleccione un filtro:
    1. Fecha de depósito anticipado: Ver depósitos recibidos
    2. Fecha de salida de la Reserva: Confirmar conciliación
  3. Establezca su rango de fecha y haga clic en Exportar como CSV.
  4. Reseñe el informe para garantizar que los saldos estén en cero después de la salida y haga seguimiento a cualquier discrepancia.

Informe de balance

Propósito: El informe de balance general proporciona una visión general de lo que se posee (activos) y lo que se debe (pasivos). Genere un informe de balance general para determinar si su cuenta fiduciaria está en equilibrio y para ver el desglose de los activos por libro mayor.

Proceso
  1. Vaya a Contabilidad → Libro General → Informes preconfigurados → Saldos.
  2. En “Balance general”, seleccione la fecha del balance.
  3. Haga clic en Exportar como PDF.
  4. Verifique que los activos sean iguales a los pasivos y que sepa quiénes son los accionistas que poseen los fondos depositados en la cuenta de efectivo. De no ser así, investigue el libro mayor correspondiente.

Reseña y auditar los cargos del propietario /actividad del propietario

Propósito: Garantizar la exactitud de los propietarios y la actividad de los propietarios es esencial para mantener registros financieros transparentes. Esta reseña verifica que todas las transacciones de débito y crédito asociadas con los propietarios se registren correctamente e identifica cualquier discrepancia antes de finalizar los informes.

Proceso
  1. Vaya a Contabilidad → Libro General → Informes preconfigurados.
    1. Haga clic en Cargos del propietario.
      1. Reseñe el informe para confirmar la exactitud de todos los gastos cobrados a los propietarios durante el mes actual.
      2. Compárese con el informe del mes anterior para identificar variaciones o discrepancias.
    2. Haga clic en Actividad del propietario.
      1. Descargue el informe que proporciona un registro de todas las transacciones de débito y crédito de cada propietario.
      2. Verifique las transacciones para comprobar su exactitud e integridad.
  2. Identificar y agregar los cargos del propietario faltantes:
    1. Si es necesario, agregue los cargos del propietario o las entradas de diario propietario para el período de informe actual.
  3. Validar y finalizar:
    1. Garantizar que todas las actualizaciones se reflejen con precisión en los informes del propietario antes de finalizar las declaraciones.
    2. Confirme que las transacciones del propietario coincidan con los cargos esperados y la actividad registrada previamente.

Informe de ganancias de PMC

Propósito: El informe de ganancias de PMC proporciona un desglose detallado de todos los ingresos debidos a PMC desde la cuenta fiduciaria.

Nota:

Si bien se recomienda que esto sea una tarea mensual, la frecuencia debe estar alineada con la forma en que se manejan los desembolsos en su sistema de contabilidad operativa.

Proceso
  1. Vaya a Contabilidad → Libro General → Diario de contabilización.
    1. Seleccione el informe de ganancias de PMC.
  2. Verifique las ganancias totales y confirme que se alineen con los desembolsos esperados.

Reseña los estados de cuenta del propietario generados

Propósito: Antes de compartir con los propietarios, es fundamental reseñar la exactitud de las declaraciones y garantizar que se hayan realizado todos los ajustes necesarios. Si se requieren modificaciones, la declaración debe regenerarse después de las actualizaciones.

Proceso
  1. Vaya a Contabilidad → Contabilidad del propietario → Declaraciones del propietario.
  2. Seleccione el mes apropiado y reseñe el declaración generada.
  3. Verifique la exactitud de los datos:
    1. Garantizar que los ingresos, las tarifas de gestión y los cargos estén alineados con los registros internos.
  4. Identificar y aplicar los ajustes necesarios:
    1. Si se encuentran discrepancias, marque la declaración del propietario y continúe con la siguiente tarea, registrando el ajuste del diario.
  5. Solucionar problemas de declaraciones faltantes:
    1. Si no se generó una declaración del propietario esperada, utilice los pasos de solución de problemas para determinar el problema.
  6. Personalice si es necesario:
    1. Modifique la plantilla de declaración del propietario para adaptarla a sus necesidades de informes específicos.
  7. Si es necesario, regenerar las declaraciones después de realizar cualquier ajuste.

Ajustes del diario de contabilización

Propósito: Antes de finalizar y regenerar los estados financieros del propietario, es fundamental reseñar y agregar cualquier transacción o asiento contable faltante para garantizar la precisión de los informes financieros. Este paso garantiza que todos los ingresos, gastos y ajustes se contabilicen correctamente antes de compartir los estados financieros con los propietarios.

Proceso
  1. Agregue una entrada a través del diario de contabilización para gastos generales y cargos del propietario. Si una entrada está vinculada a una Reserva específica, se puede agregar directamente desde la página de Reserva.
  2. Utilice la carga masiva para lograr eficiencia con múltiples transacciones si es necesario.
    1. Garantizar estar utilizando la plantilla de cargos/gastos del propietario correcta proporcionada aquí.
  3. Al agregar entradas de diario/transacciones:
    1. Se deben crear asientos de diario para realizar ajustes.
    2. Garantizar que estén correctamente categorizados bajo la cuenta del propietario, PMC o proveedor correspondiente. Asegúrese de incluir el número de Reserva al agregar una entrada de diario.
  4. Si es necesario, regenerar los estados de cuenta después de realizar cualquier ajuste y antes de enviar a los propietarios.

Aprobar y compartir las declaraciones del propietario

Propósito: Después de revisar y finalizar las declaraciones de los propietarios, el siguiente paso es aprobarlas y enviarlas a los propietarios.

Proceso
  1. Vaya a Contabilidad → Contabilidad del propietario → Declaraciones del propietario.
  2. Aprobar las declaraciones del propietario:
    1. Haga clic en las casillas de verificación para seleccionar una o más declaraciones de propietario.
    2. En el encabezado gris que aparece, haga clic en Cambio de estado y luego seleccione Aprobar.
  3. Enviar estados de cuenta del propietario:
    1. Haga clic en las casillas de verificación para seleccionar una o más declaraciones de propietario.
    2. En el encabezado gris que aparece, haga clic en Compartir.
    3. Elija enviar a través del Portal de propietarios, correo electrónico o ambos.

Pagos récord

Propósito: Para garantizar la precisión de los registros financieros y una conciliación adecuada, se deben registrar todos los pagos a propietarios, al PMC, impuestos, canales de OTA y proveedores. Esta tarea es mensual para cualquier pago que no se registre semanalmente.

Proceso
  1. Vaya a Contabilidad → Libro General → Saldos.
    1. Añade el filtro relevante:
      1. Propietarios
      2. Cuentas por pagar (Proveedores)
      3. Cuentas por pagar (PMC)
      4. Cuentas por pagar (Impuestos e IVA)
      5. Cuentas por pagar (Canales)
    2. Opcional: haga clic en el filtro Fecha de saldo para cambiar de "hoy" a una fecha específica.
    3. Agregue la columna “Saldo pendiente”.
    4. Crear un nuevo registro de desembolso:
      1. Haga clic en las casillas de verificación para seleccionar uno o más elementos.
      2. En el encabezado gris que aparece, haga clic en Pagar.
    5. Introduzca los detalles de pago:
      1. Ingrese el nombre del pago, la descripción, el método de pago, la fecha de pago y el número de referencia.
      2. Si paga parcialmente un monto, edite el monto del pago.
      3. Haga clic en Pago.
  2. (Según sea necesario) Si se registró un pago del propietario correspondiente a un mes anterior después de que se generaron los estados de cuenta, el declaración del propietario debe volver a generarse para reflejar el saldo actualizado.

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