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Buenas prácticas contables: Tareas mensuales

Para sacar el máximo provecho del módulo de Contabilidad y garantizar que sus datos financieros sean precisos, oportunos y estén listos, es importante seguir un flujo de trabajo constante. A continuación, encontrará tareas que le sugerimos realizar mensualmente. Puede consultar las tareas semanales aquí.

Verifique que todos los listados estén asignados a un modelo de negocio.

Objetivo: Asignar los anuncios al modelo de negocio correcto garantiza que las reservas se clasifiquen adecuadamente para la elaboración de informes financieros y la distribución de ingresos. Realizar una revisión mensual ayuda a identificar y corregir cualquier reserva que no haya sido procesada por un modelo de negocio.

Consejo:

En Contabilidad > Modelos de negocio, una nota indica si tiene listados sin asignar.

Proceso
  1. Navegue a Reservas. Cree un informe para identificar las reservas a las que les falta una asignación de modelo de negocio.
  2. Agregar filtros:
    1. Busque "check-in" y luego seleccione Entre.
    2. Seleccione las fechas de inicio y finalización para el mes correspondiente.
    3. Busque "Procesado por modelo de negocio" y luego configure el interruptor en No.
  3. Haz clic en Columnas y luego activa lo siguiente:
    • Código de confirmación
    • Huésped
    • Fuente
    • Fechas de check-in / salida
    • Pago total
    • Comisión del canal
    • Tarifa del alojamiento
    • Anuncio
    • Procesado por modelo de negocio
    1. Revise las reservas no asignadas:
      1. Identifique cualquier reserva en la que la columna "Procesado por modelo de negocio" esté marcada como "No".
      2. Verifique el anuncio correspondiente a cada una de estas reservas.
    2. Si una reserva no tiene un modelo de negocio:
      1. Asigne el anuncio correspondiente al modelo de negocio correcto.
      2. Reprocese la reserva.
    3. Verifique actualizaciones:
      1. Vuelva a ejecutar el informe para confirmar que todas las reservas están ahora correctamente asignadas a un modelo de negocio.

Revisión de informes mensuales

Objetivo: La revisión de los informes financieros clave garantiza que todas las reservas se procesen correctamente, que los datos financieros sean precisos y que se cumplan las obligaciones fiscales. Cada informe proporciona información crucial sobre el reconocimiento de ingresos, los folios pendientes, el pago de impuestos y la conciliación de depósitos.

Nota:

El informe de remesas de impuestos solo es relevante si usted remite impuestos y tiene reconocimiento de ingresos check-in/salida.

Proceso
  1. Navegue a Reservas. Cree y ejecute informes financieros sobre ingresos mensuales, folios pendientes de revisión e informes de remesas de impuestos.
  2. Agregar una columna:
    1. Haz clic en Columnas y luego en Contabilidad.
    2. Activa Procesado por Modelo de Negocio.
  3. Filtre y revise los siguientes informes:
    1. Informe mensual de ingresos
      1. Busque "check-in" y luego seleccione Entre.
      2. Seleccione las fechas de inicio y finalización según el método de reconocimiento de ingresos.
      3. Revise la distribución de ingresos y garantice que coincida con los registros financieros.
    2. Folios pendientes de revisión
      1. Busque "Estado del folio" y luego seleccione Revisión pendiente.
      2. Navegue hasta el folio de la reserva y resuelva cualquier problema antes de actualizar el estado.
    3. Informe de remesas de impuestos
      1. Haz clic en el nombre del informe y, a continuación, selecciona "Remesa de impuestos" de los informes guardados.
      2. Ajuste los filtros y las columnas según sea necesario, en función de su configuración fiscal.
      3. Verifique que los importes de los impuestos se hayan calculado correctamente y estén alineados con la configuración tributaria aplicable.

Informe de depósito anticipado

Finalidad: El informe de depósitos anticipados representa el dinero que el huésped ha pagado a la cuenta fiduciaria y que aún no se ha distribuido entre las otras cuentas (propietarios, proveedores, PMC, impuestos). Genere este informe mensualmente para garantizar que los depósitos anticipados se registren correctamente y se salden después de la salida del huésped. Si encuentra reservas anteriores con saldo pendiente, revise las cuentas de reserva y realice la conciliación necesaria.

Esto proporciona:

  • Mejora de la preparación para las auditorías mediante la generación de un informe clave requerido por los auditores.
  • Mejora de la gestión de cuentas fiduciarias mediante una visibilidad clara de los saldos de depósitos a nivel de reserva para un seguimiento y una conciliación precisos.
  • Reducción del riesgo de errores mediante la identificación y resolución proactiva de discrepancias.
Proceso
  1. Navegue a Contabilidad → Libro General → Informes preconfigurados → Depósito anticipado.
  2. Seleccione un filtro:
    1. Fecha de depósito anticipado: Ver depósitos recibidos
    2. Fecha de salida de la reserva: Confirmar conciliación
  3. Establezca el rango de fecha y haz clic en Exportar como CSV.
  4. Revise el informe para garantizar que los saldos queden en cero después de la salida y haga un seguimiento de cualquier discrepancia.

Informe de balance

Finalidad: El balance general ofrece una visión general de los activos y pasivos. Genere un balance general para determinar si su cuenta fiduciaria está equilibrada y para ver el desglose de los activos por libro mayor.

Proceso
  1. Navegue a Contabilidad → Libro General → Informes preconfigurados → Saldos.
  2. En "Balance general", seleccione la fecha del balance.
  3. Haga clic en Exportar como PDF.
  4. Verifique que los activos sean iguales a los pasivos y que conozca a los titulares de los fondos que se encuentran en la cuenta de efectivo. De no ser así, investigue el libro mayor correspondiente.

Revise y audite los cargos/actividad del propietario

Objetivo: Garantizar la exactitud de los cargos y la actividad de los propietarios es fundamental para mantener registros financieros transparentes. Esta revisión verifica que todas las transacciones de débito y crédito asociadas con los propietarios estén registradas correctamente e identifica cualquier discrepancia antes de finalizar los informes.

Proceso
  1. Navegue a Contabilidad → Libro General → Informes preconfigurados.
    1. Haga clic en Cargos del propietario.
      1. Revise el informe para confirmar la exactitud de todos los gastos imputados a los propietarios durante el mes en curso.
      2. Compare con el informe del mes anterior para identificar variaciones o discrepancias.
    2. Haga clic en Actividad del propietario.
      1. Descargue el informe que proporciona un registro de todas las transacciones de débito y crédito de cada propietario.
      2. Verifique que las transacciones sean exactas y estén completas.
  2. Identifique y agregue los cargos del propietario que falten:
    1. Si es necesario, agregue los cargos del propietario o los asientos contables del propietario para el período de informe actual.
  3. Valide y finalice:
    1. Garantice que todas las actualizaciones se reflejen con precisión en los informes del propietario antes de finalizar los estados de cuenta.
    2. Confirme que las transacciones del propietario coincidan con los cargos previstos y la actividad registrada anteriormente.

Informe de ganancias de PMC

Finalidad: El informe de ingresos de PMC proporciona un desglose detallado de todos los ingresos que le corresponden a PMC procedentes de la cuenta fiduciaria.

Nota:

Si bien se recomienda realizar esta tarea mensualmente, la frecuencia debe ajustarse a la forma en que se gestionan los desembolsos en su sistema de contabilidad operativa.

Proceso
  1. Navegue a Contabilidad → Libro General → Diario de asientos.
    1. Seleccione el informe de ganancias de PMC.
  2. Verifique los ingresos totales y confirme que coinciden con los desembolsos previstos.

Revise las declaraciones de propietario generadas

Finalidad: Antes de compartir los estados de cuenta con los propietarios, es fundamental revisar su exactitud y garantizar que se hayan realizado todos los ajustes necesarios. Si se requieren modificaciones, la declaración deberá regenerarse tras las actualizaciones.

Proceso
  1. Navegue a Contabilidad → Contabilidad del propietario → Estados de cuenta del propietario.
  2. Seleccione el mes correspondiente y revise la declaración generada.
  3. Verifique la exactitud de los datos:
    1. Garantice que los ingresos, la comisión de gestión y los cargos coincidan con los registros internos.
  4. Identifique y aplique los ajustes necesarios:
    1. Si se encuentran discrepancias, marque la declaración del propietario y continúe con la siguiente tarea, registrando el ajuste del diario.
  5. Solucione problemas con declaraciones faltantes:
    1. Si no se generó la declaración del propietario esperada, utilice los pasos de solución de problemas para determinar el problema.
  6. Personalice si es necesario:
    1. Modifique la plantilla de declaración del propietario para adaptarla a sus necesidades específicas de informes.
  7. Si es necesario, regenere los estados de cuenta después de realizar cualquier ajuste.

Ajustes del diario de contabilización

Finalidad: Antes de finalizar y generar los estados de cuenta del propietario, es fundamental revisar y agregar cualquier transacción o asiento contable faltante para garantizar la exactitud de la información financiera. Este paso asegura que todos los ingresos, gastos y ajustes se contabilicen correctamente antes de que los estados de cuenta se compartan con los propietarios.

Proceso
  1. Agregue un asiento contable a través del diario de contabilización para gastos generales y cargos del propietario. Si un asiento está vinculado a una reserva específica, puede agregarse directamente desde la página de la reserva.
  2. Utilice la carga masiva para mayor eficiencia con múltiples transacciones si es necesario.
    1. Garantice utilizar la plantilla correcta de cargos/gastos del propietario que se proporciona aquí.
  3. Al agregar asientos/transacciones de diario:
    1. Deben crearse asientos contables para realizar ajustes.
    2. Garantice que estén correctamente categorizados bajo la cuenta del propietario, PMC o proveedor correspondiente. Asegúrese de incluir el número de reserva al agregar un asiento contable.
  4. Si es necesario, regenere los estados de cuenta después de realizar cualquier ajuste y antes de enviarlos a los propietarios.

Aprobar y compartir las declaraciones de los propietarios

Finalidad: Tras revisar y finalizar los estados de cuenta de los propietarios, el siguiente paso es aprobarlos y enviárselos.

Proceso
  1. Navegue a Contabilidad → Contabilidad del propietario → Estados de cuenta del propietario.
  2. Apruebe las declaraciones del propietario:
    1. Haga clic en las casillas de verificación para seleccionar una o más declaraciones del propietario.
    2. En el encabezado gris que aparece, haga clic en Cambio de estado y luego seleccione Aprobar.
  3. Envíe declaraciones de propietario:
    1. Haga clic en las casillas de verificación para seleccionar una o más declaraciones del propietario.
    2. En el encabezado gris que aparece, haga clic en Compartir.
    3. Elija enviar a través del Portal de propietarios, correo electrónico o por ambos.

Registro de pagos

Finalidad: Para garantizar la exactitud de los registros financieros y una correcta conciliación, es necesario registrar todos los pagos a propietarios, la PMC, impuestos, canales OTA y proveedores. Esta tarea se realiza mensualmente para cualquier pago que no se registre semanalmente.

Proceso
  1. Navegue a Contabilidad → Libro General → Saldos.
    1. Añada el filtro correspondiente:
      1. Propietarios
      2. Cuentas por pagar (Proveedores)
      3. Cuentas por pagar (PMC)
      4. Cuentas por pagar (Impuestos e IVA)
      5. Cuentas por pagar (Canales)
    2. Opcional: Haga clic en el filtro Fecha de saldo para cambiar de "hoy" a una fecha específica.
    3. Agregue la columna "Saldo pendiente".
    4. Cree un nuevo registro de desembolso:
      1. Haz clic en las casillas de verificación para seleccionar uno o más elementos.
      2. En el encabezado gris que aparece, haga clic en Pagar.
    5. Introduzca los datos de pago:
      1. Ingrese el nombre del pago, la descripción, el método de pago, la fecha de pago y el número de referencia.
      2. Si va a realizar un pago parcial, edite el importe del pago.
      3. Haga clic en Pago.
  2. (Según sea necesario) Si se registró un pago del propietario correspondiente a un mes anterior después de que se generaron los estados de cuenta, la declaración del propietario debe regenerarse para reflejar el saldo actualizado.

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