Guesty offre diversi modi per rimanere in contatto con gli ospiti e i proprietari di proprietà. È possibile inviare messaggi direttamente dalla Posta in arrivo Guesty o impostare un messaggio automatico.
Scegli il metodo di consegna, ad esempio canali di prenotazione, e-mail, SMS o WhatsApp, e includi contenuti multimediali aggiuntivi come immagini, video, note interne per il tuo team o risposte salvate per rispondere rapidamente alle domande più frequenti.
Nota:
La Posta in arrivo Guesty al momento non supporta la visualizzazione di video. Per visualizzare i video inviati tramite la Posta in arrivo, inoltrali come allegato per visualizzarli su una piattaforma esterna.
Di seguito sono disponibili ulteriori informazioni sulle opzioni di messaggistica disponibili, sulle loro limitazioni e su come variano in base ai canali di distribuzione e al tipo di messaggio.
Terminologia
e-mail proxy: un indirizzo e-mail univoco che facilita la comunicazione tra il portale di prenotazione e Guesty. A seconda dei dati di contatto dell'ospite, un ospite può avere sia un'e-mail proxy che un indirizzo e-mail privato. Le Prenotazioni effettuate manualmente non ricevono e-mail proxy. L'e-mail proxy è composta da una stringa di numeri e lettere.
Ad esempio: 60751cdf-d121-450336f@messages.homeaway.com
Informazioni specifiche del portale
Per impostare la comunicazione con l'ospite tramite questi canali, tenere presente quanto segue:
- I messaggi agli ospiti di Airbnb possono essere inviati solo tramite Airbnb, a causa della politica off-platform di Airbnb , che stabilisce che la comunicazione tra host e ospiti deve rimanere sulla piattaforma Airbnb.
- L'invio di messaggi automatici tramite e-mail non è supportato da Airbnb.
- Puoi inviare immagini tramite Airbnb dalla Posta in arrivo , con le seguenti limitazioni:
- Le immagini non possono contenere testo.
- È possibile inviare una sola immagine alla volta. Se invii un messaggio tramite Airbnb contenente più di un'immagine, ogni immagine verrà inviata separatamente.
- Puoi includere fino a cinque immagini nei messaggi automatici .
- La dimensione totale di tutte le immagini allegate a un messaggio è limitata a 25 MB.
- Un messaggio modificato o non inviato su Airbnb non viene sincronizzato con Guesty. Il messaggio originale viene sempre visualizzato nella Posta in arrivo Guesty .
- Assicurati che Guesty sia impostato come fornitore di connettività per ciascuno dei tuoi annunci.
- Quando un ospite invia un messaggio tramite la conversazione su Booking.com, Booking.com potrebbe generare un nuovo indirizzo e-mail proxy per l'ospite. In tal caso, Guesty sostituirà automaticamente l'indirizzo e-mail principale esistente dell'ospite con il nuovo indirizzo proxy generato. Questo aggiornamento avviene in background e non richiede alcuna azione da parte tua.
- Puoi inviare fino a cinque immagini alla volta tramite Booking.com, dalla Posta in arrivo e nei messaggi automatici.
- La dimensione totale di tutte le immagini allegate a un messaggio è limitata a 25 MB.
- Non è necessaria un'integrazione e-mail di Guesty per impostare una connessione con Booking.com, poiché i messaggi degli ospiti verranno recapitati tramite una connessione API. I nuovi annunci avranno la funzionalità API di messaggistica già attivata.
- Quando invii un messaggio al tuo ospite tramite Booking.com, i messaggi saranno inviati all'ospite tramite una connessione API, quindi nessuna notifica e-mail verrà inoltrata al tuo indirizzo e-mail proxy. La notifica e-mail inoltrata si applica solo quando si utilizza l'e-mail per comunicare.
Limitazioni
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Tempi
- Puoi inviare un messaggio al tuo ospite solo entro 7 giorni dal check-out o dalla cancellazione della prenotazione.
- Se un ospite invia un messaggio sulla prenotazione, hai altri 14 giorni per rispondere.
- Gli ospiti possono inviare messaggi sugli annunci dal momento della prenotazione fino a 66 giorni dopo il check-out.
- Collegamenti
- Gli abbreviatori di URL, come TinyURL, non sono supportati nei messaggi.
- Puoi inviare solo link e indirizzi e-mail approvati nelle impostazioni di sicurezza dei messaggi di Prenotazione.
- Aggiungi
guesty.comnella sezione "Link approvati" dell'Extranet di Prenotazione per garantire che i link vengano forniti come previsto.
L'invio di messaggi agli ospiti di Expedia può essere effettuato nei seguenti modi:
- Centro Comunicazione di Expedia: se l'indirizzo e-mail principale dell'ospite in Guesty è l' indirizzo e-mail proxy fornito da Expedia, i messaggi inviati dalla posta in arrivo di Guesty vengono recapitati al Centro Comunicazione di Expedia. Chiedi al tuo account manager Expedia di assicurarsi che Expedia fornisca questi indirizzi proxy quando invia la prenotazione a Rentals United. Inoltre, aggiungi l'indirizzo e-mail di integrazione di Rentals United come indirizzo autorizzato nella piattaforma Expedia. In caso contrario, verrà utilizzato l'indirizzo e-mail privato dell'ospite e i messaggi non verranno visualizzati su Expedia.
- Indirizzo e-mail privato dell'ospite: se l'indirizzo e-mail privato dell'ospite è impostato come indirizzo primario in Guesty, tutte le e-mail, manuali o automatiche, verranno inviate a questo indirizzo.
- È possibile inviare fino a cinque immagini alla volta tramite Expedia dalla Posta in arrivo e nei messaggi automatici.
- La dimensione totale di tutte le immagini allegate a un messaggio è limitata a 25 MB.
- Per abilitare la sincronizzazione dei messaggi tra le piattaforme, aggiungi l'email di integrazione di Guesty al tuo account Vrbo e impostala come contatto per ciascuno dei tuoi annunci.
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Puoi inviare link a un ospite dalla tua Posta in arrivo di Guesty per le prenotazioni non confermate.
Potrebbe apparire il messaggio di avviso "Alcuni canali non consentono agli host di inviare link agli ospiti prima della conferma della prenotazione" perché alcuni canali non accettano email con link. Il messaggio verrà comunque inviato, ma se il portale non lo accetta, l'ospite non lo vedrà.
- Puoi inviare fino a cinque immagini alla volta tramite Vrbo dalla Posta in arrivo e nei messaggi automatici.
- La dimensione totale di tutte le immagini allegate a un messaggio è limitata a 25 MB.
Per le prenotazioni effettuate tramite tutti gli altri canali o piattaforme di prenotazione, il messaggio verrà inviato all'indirizzo email principale dell'ospite in Guesty.
Invia un messaggio dalla Posta in arrivo Guesty
Seguire le istruzioni riportate di seguito per inviare un messaggio dalla Posta in arrivo.
Passo dopo passo:
- Accedi al tuo account Guesty .
- Nella barra di navigazione in alto, fare clic su
. - Nella barra laterale sinistra, fare clic su
per aprire la posta in arrivo degli ospiti o 
per aprire la posta in arrivo del proprietario. - Fare clic sul thread del messaggio pertinente.
- In fondo alla pagina, fare clic su Digita qui il tuo messaggio e inserisci il tuo messaggio.
- Selezionare il metodo di comunicazione : portale di prenotazione , e-mail, WhatsApp o SMS.
- È possibile includere immagini, video, allegati, link o HTML nei messaggi inviati tramite e-mail.
- È possibile includere immagini nei messaggi inviati tramite Airbnb , Booking.com , Vrbo o Expedia .
- Per aggiungere immagini, fare clic su
. Trascinare e rilasciare le immagini oppure fare clic su Sfoglia per selezionare l'immagine o le immagini e quindi fare clic su Fine. - Per eliminare un'immagine, fare clic su X.
- Per aggiungere immagini, fare clic su
- Fare clic su Invia .
Accedi alla Posta in arrivo dal Multi-Calendario
Seguire le istruzioni riportate di seguito per accedere alla conversazione di una determinata prenotazione tramite il Multi-Calendario.
Passo dopo passo:
- Accedi al tuo account Guesty.
- Nella barra di navigazione in alto, fare clic su
. - Individua l'annuncio e clicca sulla prenotazione pertinente.
- Nel riquadro destro, fare clic su
e seleziona Vai alla Posta in arrivo.
La Posta in arrivo si apre automaticamente con la conversazione con l'ospite in questione, così puoi continuare a comunicare con lui.
Invia un messaggio utilizzando l'automazione messaggio
È possibile creare un'automazione messaggio, decidere quando si desidera che i messaggi automatici vengano inviati e definire le condizioni specifiche in base alle quali devono essere inviati.
Metodi di Comunicazione
Tramite il portale di prenotazione
I messaggi vengono inviati alla Posta in arrivo del portale di prenotazione del tuo ospite.
Questo metodo è disponibile solo per Airbnb, Booking.com e Vrbo. Per tutti gli altri canali di prenotazione:
- Se l'e-mail principale è un'e-mail e-mail, l'ospite riceve il messaggio nel portale di prenotazione.
- Se l'indirizzo principale è l'e-mail privata dell'ospite, il messaggio viene inviato all'indirizzo e-mail privata dell'ospite.
Tramite WhatsApp
Utilizza la Posta in arrivo Guesty per inviare e ricevere messaggi di testo tramite WhatsApp una volta che il tuo ospite ha fornito un numero di telefono al momento della prenotazione. Allegati e immagini non sono supportati.
- In base alle regole dell'account WhatsApp Business, puoi rispondere a un messaggio di un ospite entro 24 ore dalla ricezione del messaggio. Il timer si azzera a ogni nuovo messaggio ricevuto dall'ospite.
- Utilizza un modello di messaggio predefinito per avviare una conversazione con un ospite e continua la conversazione una volta che l'ospite risponde.
Ulteriori informazioni sull'invio di messaggi WhatsApp tramite la posta in arrivo Guesty.
Tramite SMS
L'invio di un messaggio tramite SMS è utile per messaggi brevi o urgenti che si desidera che l'ospite legga immediatamente, o per messaggi che richiedono una risposta rapida, come un promemoria a metà soggiorno o prima del check-out. Questa opzione è disponibile se il numero di cellulare del cliente è salvato in Guesty.
Per maggiori informazioni e limitazioni sull'invio di messaggi tramite SMS.
Via e-mail
I messaggi vengono inviati all'indirizzo e-mail principale dell'ospite in Guesty.
- Se l'e-mail principale è un proxy, l'ospite riceve il messaggio nel portale di prenotazione.
- Se l'indirizzo principale è l'e-mail privata dell'ospite, il messaggio viene inviato all'indirizzo e-mail privato dell'ospite.
Segui le istruzioni riportate di seguito per personalizzare i messaggi inviati tramite e-mail inserendo collegamenti ipertestuali, allegati, codice HTML e altro ancora.
Aggiungi contenuti multimediali ai tuoi messaggi per migliorare la comunicazione, fornire istruzioni visive, evidenziare le caratteristiche o proprietà o chiarire altri aspetti. Puoi aggiungere più immagini a un messaggio; tuttavia, puoi caricare solo un'immagine alla volta.
Passo dopo passo:
-
Nel campo di testo, fare clic sull'icona
. 
Quando si imposta un messaggio automatico, questo pulsante appare solo se il metodo di comunicazione è impostato su e-mail.
- Nel pop-up, seleziona Generale per inserire un'immagine da un URL oppure Carica per utilizzare un'immagine dalla memoria del tuo dispositivo.
Per ridimensionare un'immagine, fare clic sull'icona serratura/sblocco per aggiungere/rimuovere i vincoli di proporzione. Per ridimensionare un'immagine dopo averla salvata, selezionala e fare clic sull'icona
. 
- Fare clic su Salva per aggiungere l'immagine selezionata al messaggio.
È possibile inviare documenti e altri allegati, come video, fino a una dimensione massima di 100 MB.
Per aggiungere un allegato a un messaggio e-mail, fare clic su 
nel campo di testo. Trascina e rilascia il file nel pop-up oppure seleziona un file esistente sul tuo computer e caricalo come allegato. Fai clic su "Fine".
Nel campo di testo, fai clic su < >. Apparirà l'editor del codice sorgente. Inserisci il codice e fai clic su Salva.
Importante:
Airbnb non supporta la formattazione HTML.
Per evitare problemi di formattazione, rimuovere i tag vuoti e sostituirli come segue:
Utilizzare
<p> </p>per la spaziatura dei paragrafi.Utilizzare
<br>per le interruzioni di riga singole.
Seguire le istruzioni riportate di seguito per inviare link che forniscano informazioni aggiuntive per migliorare l'esperienza ospite.
Importante:
- Airbnb non supporta i link cliccabili.
- Alcuni canali di prenotazione bloccano i link nei messaggi relativi a prenotazioni non confermate per proteggere la privacy dell'ospite e impedire comunicazioni esterne prima della conferma.
Passo dopo passo:
-
Dopo aver creato il messaggio, seleziona il testo che vuoi utilizzare come collegamento ipertestuale.
Se vuoi che l'URL sia visibile, salta questo passaggio.
- Fai clic
. - Inserisci l'URL.
-
In "Testo da visualizzare" hai tre opzioni:
- Se hai selezionato del testo dal tuo messaggio, questo verrà visualizzato qui. Modifica il testo se necessario.
- Inserisci il testo che vuoi che l'ospite veda.
- Lascia il testo vuoto per visualizzare il testo dell'URL.
Questo testo è cliccabile.
- In "Apri collegamento in" fai clic sulla freccia a discesa per selezionare l'opzione desiderata.
- Fai clic su Salva per aggiungere il collegamento al messaggio.
Comunicazione con i proprietari
Quando un proprietario crea una prenotazione dal Portale dei proprietari, viene creato un nuovo thread di conversazione nella Posta in arrivo dei proprietari. I proprietari non possono avviare una conversazione senza creare una prenotazione.
Se il proprietario lascia una nota durante la prenotazione, questa verrà visualizzata in quella conversazione. Una volta creata la conversazione, puoi inviare un messaggio al proprietario.
Le conversazioni nella Posta in arrivo dei proprietari non possono essere posticipate o archiviate. I messaggi ai proprietari possono essere inviati solo tramite e-mail o SMS.
Rispondi a un ospite
Quando un ospite effettua una prenotazione, i suoi dati vengono automaticamente salvati nell'elenco dei contatti in Guesty.
Ulteriori informazioni sulla configurazione dei contatti.
Puoi rispondere a un ospite o inviare un messaggio tramite la Posta in arrivo o il Multi-Calendario. Quando rispondi a un ospite, il messaggio viene inviato automaticamente con lo stesso metodo con cui è stato ricevuto. Ad esempio, se l'ospite ha inviato un messaggio tramite SMS, la tua risposta verrà inviata tramite SMS. Seleziona un metodo di consegna diverso in base alle tue esigenze.
Le opzioni di recapito del messaggio disponibili dipendono dal portale di prenotazione e dai dati di contatto dell'ospite memorizzati in Guesty. Ad esempio, se i dati di contatto includono un indirizzo e-mail e un numero di cellulare, verranno visualizzate le seguenti opzioni:
Se l'ospite ha la possibilità di comunicare tramite la posta in arrivo del portale di prenotazione, apparirà come opzione:
Se non ci sono i dati di contatto di un ospite, non puoi inviare un messaggio. L'unica opzione disponibile è "Nota interna".
