Guesty offre diversi modi per rimanere in contatto con gli ospiti e i proprietari delle strutture. Puoi inviare messaggi direttamente dalla casella di posta di Guesty o impostare un messaggio automatico.
Scegli il metodo di consegna, come i canali di prenotazione, l'e-mail, gli SMS o WhatsApp, e includi contenuti multimediali aggiuntivi come immagini, video, note interne per il tuo team o risposte predefinite per rispondere rapidamente alle domande frequenti.
Nota:
La casella di posta di Guesty al momento non supporta la visualizzazione dei video. Per visualizzare i video che ti vengono inviati tramite la casella di posta, inoltrali come allegato e visualizzali su una piattaforma esterna.
Di seguito troverai maggiori informazioni sulle opzioni di messaggistica disponibili, sui loro limiti e su come variano in base ai canali di distribuzione e al tipo di messaggio.
Terminologia
Indirizzo email proxy: un indirizzo email univoco che facilita la comunicazione tra il canale di prenotazione e Guesty. A seconda dei dati di contatto dell'ospite salvati, quest'ultimo può avere sia un indirizzo email proxy che un indirizzo email privato. Le prenotazioni effettuate manualmente non ricevono un indirizzo email proxy. Un indirizzo email proxy è costituito da una sequenza di numeri e lettere.
Ad esempio: 60751cdf-d121-450336f@messages.homeaway.com
Informazioni specifiche del canale
Per impostare la comunicazione con gli ospiti tramite questi canali, si prega di tenere presente quanto segue:
- A causa delle norme di Airbnb relative alle comunicazioni al di fuori della piattaforma, i messaggi agli ospiti possono essere inviati solo tramite Airbnb. Queste norme stabiliscono che la comunicazione tra host e ospiti deve avvenire esclusivamente all'interno della piattaforma Airbnb.
- L'invio di messaggi automatici tramite e-mail non è supportato da Airbnb.
- È possibile inviare immagini tramite Airbnb dalla Posta in arrivo, con le seguenti limitazioni:
- Le immagini non possono contenere testo.
- È possibile inviare una sola immagine alla volta. Se invii un messaggio tramite Airbnb contenente più di un'immagine, ciascuna verrà inviata separatamente.
- È possibile includere fino a cinque immagini nei messaggi automatici.
- La dimensione totale di tutte le immagini allegate a un messaggio è limitata a 25 MB.
- Un messaggio modificato o non inviato su Airbnb non viene sincronizzato con Guesty. Il messaggio originale viene sempre visualizzato nella casella di posta di Guesty.
- Assicurati che Guesty sia impostato come provider di connettività per ciascuno dei tuoi annunci.
- Quando un ospite invia un messaggio tramite la chat di Booking.com, Booking.com potrebbe generare un nuovo indirizzo email proxy per quell'ospite. In questi casi, Guesty sostituirà automaticamente l'indirizzo email principale dell'ospite con il nuovo indirizzo proxy generato. Questo aggiornamento avviene in background e non richiede alcuna azione da parte vostra.
- È possibile inviare fino a cinque immagini alla volta quando si invia tramite Booking.com dalla Posta in arrivo e nei messaggi automatici.
- La dimensione totale di tutte le immagini allegate a un messaggio è limitata a 25 MB.
- Non è necessario un indirizzo email di integrazione con Guesty per configurare la connessione con Booking.com, poiché i messaggi per gli ospiti verranno recapitati tramite una connessione API. Le nuove inserzioni avranno già la funzionalità di messaggistica API attivata.
- Quando invii un messaggio al tuo ospite tramite Booking.com, i messaggi passeranno attraverso una connessione API con l'ospite, quindi nessuna notifica e-mail verrà inoltrata al tuo indirizzo e-mail proxy. L'inoltro della notifica e-mail si applica solo quando si utilizza la posta elettronica per comunicare.
Limitazioni
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Tempistiche
- Puoi inviare un messaggio al tuo ospite solo entro 7 giorni dal check-out o dalla cancellazione della prenotazione.
- Se un ospite invia un messaggio relativo alla prenotazione, hai a disposizione altri 14 giorni per rispondere.
- Gli ospiti possono inviare messaggi relativi agli annunci dal momento della prenotazione fino a 66 giorni dopo il check-out.
- Collegamenti
- I servizi di abbreviazione URL, come TinyURL, non sono supportati nei messaggi.
- possibile inviare solo link e indirizzi email che sono stati approvati nelle impostazioni di sicurezza della messaggistica di Booking.com .
- Aggiungi
guesty.comalla sezione "Link approvati" dell'Extranet di Booking.com per assicurarti che i link vengano visualizzati correttamente.
È possibile inviare messaggi agli ospiti di Expedia nei seguenti modi:
- Centro comunicazioni Expedia: se l'indirizzo email principale dell'ospite in Guesty è l' indirizzo email proxy fornito da Expedia, i messaggi inviati dalla casella di posta di Guesty vengono recapitati al Centro comunicazioni Expedia. Chiedi al tuo account manager Expedia di assicurarsi che Expedia fornisca questi indirizzi proxy quando invia la prenotazione a Rentals United. Inoltre, aggiungi l'indirizzo email di integrazione di Rentals United come indirizzo autorizzato nella piattaforma Expedia. In caso contrario, verrà utilizzato l'indirizzo email privato dell'ospite e i messaggi non verranno visualizzati in Expedia.
- Indirizzo email privato dell'ospite: se l'indirizzo email privato dell'ospite è impostato come indirizzo principale in Guesty, tutte le email, sia manuali che automatiche, verranno inviate a questo indirizzo.
- È possibile inviare fino a cinque immagini alla volta quando si invia tramite Expedia dalla Posta in arrivo e nei messaggi automatici .
- La dimensione totale di tutte le immagini allegate a un messaggio è limitata a 25 MB.
- Per abilitare la sincronizzazione dei messaggi tra le piattaforme, aggiungi l'indirizzo email di integrazione di Guesty al tuo account Vrbo e come contatto per ciascuno dei tuoi annunci.
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Dalla tua casella di posta Guesty puoi inviare link agli ospiti per le prenotazioni non ancora confermate.
Il messaggio di avviso "Alcuni canali non consentono agli host di inviare link agli ospiti prima della conferma della prenotazione" potrebbe apparire perché alcuni canali non accettano email contenenti link. Il messaggio verrà comunque inviato, ma se il canale non lo accetta, l'ospite non lo visualizzerà.
- possibile inviare fino a cinque immagini alla volta quando si invia tramite Vrbo dalla Posta in arrivo e nei messaggi automatici.
- La dimensione totale di tutte le immagini allegate a un messaggio limitata a 25 MB.
Per le prenotazioni effettuate tramite tutti gli altri canali o piattaforme di prenotazione, il messaggio verr inviato all'indirizzo email principale dell'ospite su Guesty.
Invia un messaggio dalla casella di posta degli ospiti
Segui le istruzioni riportate di seguito per inviare un messaggio dalla Posta in arrivo.
Passo dopo passo:
- Accedi al tuo account Guesty.
- Nel menu di navigazione laterale, fai clic
Posta in arrivo. - Nel sottomenu Posta in arrivo, fai clic su
per aprire la casella di posta degli ospiti o 
per aprire la casella di posta del proprietario. - Fai clic sulla conversazione pertinente.
- In fondo alla pagina, clicca su "Scrivi qui il tuo messaggio" e inserisci il tuo messaggio.
- Scegli il metodo di comunicazione: canale di prenotazione, email, WhatsApp o SMS.
- Nei messaggi inviati tramite e-mail è possibile includere immagini, video, allegati, link o codice HTML.
- Per aggiungere immagini, fai clic
Trascina e rilascia oppure fai clic su Sfoglia per selezionare l'immagine o le immagini e fai clic su Fine. - Per eliminare un'immagine, fai clic sulla X.
Accedi alla Posta in arrivo dal Calendario multiplo
Segui le istruzioni riportate di seguito per accedere alla conversazione relativa a una specifica prenotazione tramite il Multi-Calendario.
Passo dopo passo:
- Accedi al tuo account Guesty.
- Nel menu di navigazione laterale, fai clic
Calendario multiplo. - Individua l'annuncio e fai clic sulla prenotazione corrispondente.
- Nel riquadro di destra, fai clic
e seleziona Vai alla Posta in arrivo.
La Posta in arrivo si apre automaticamente sulla conversazione con l'ospite in questione, consentendoti di proseguire la comunicazione con lui.
Invia un messaggio utilizzando l'automazione dei messaggi
possibile creare un'automazione dei messaggi, decidere quando inviare i messaggi automatici e definire le condizioni specifiche in base alle quali devono essere inviati.
Metodi di comunicazione
Tramite il canale di prenotazione
I messaggi vengono inviati alla casella di posta del canale di prenotazione del tuo ospite.
Questo metodo è disponibile solo per Airbnb, Booking.com e Vrbo. Per tutti gli altri canali di prenotazione:
- Se l'indirizzo email principale è un indirizzo email proxy, l'ospite riceve il messaggio nel canale di prenotazione.
- Se l'indirizzo principale è la casella di posta elettronica privata dell'ospite, il messaggio viene inviato alla casella di posta elettronica privata dell'ospite.
Tramite WhatsApp
Utilizza la casella di posta Guesty per inviare e ricevere messaggi di testo tramite WhatsApp, una volta che il tuo ospite avrà fornito un numero di telefono al momento della prenotazione. Allegati e immagini non sono supportati.
- Secondo le regole degli account WhatsApp Business, puoi rispondere a un invitato entro 24 ore dalla ricezione del messaggio. Il timer si azzera a ogni nuovo messaggio ricevuto da un invitato.
- Utilizza un modello di messaggio predefinito per avviare una conversazione con un ospite e continuala liberamente una volta che l'ospite risponde.
Scopri di più sull'invio di messaggi WhatsApp tramite la casella di posta di Guesty.
Tramite SMS
L'invio di messaggi via SMS è utile per comunicazioni brevi o urgenti che si desidera far leggere immediatamente all'ospite, oppure per messaggi che richiedono una risposta rapida, come un promemoria a metà soggiorno o prima del check-out. Questa opzione è disponibile se il numero di cellulare dell'ospite è salvato in Guesty.
Per ulteriori informazioni e limitazioni sull'invio di messaggi tramite SMS, consultare la sezione dedicata.
Tramite e-mail
I messaggi vengono inviati all'indirizzo email principale dell'ospite in Guesty.
- Se l'indirizzo email principale è un proxy, l'ospite riceve il messaggio nel canale di prenotazione.
- Se l'indirizzo principale è la casella di posta elettronica privata dell'ospite, il messaggio viene inviato alla casella di posta elettronica privata dell'ospite.
Segui le istruzioni riportate di seguito per personalizzare i messaggi inviati tramite e-mail inserendo collegamenti ipertestuali, allegati, codice HTML e altro ancora.
Aggiungi contenuti multimediali ai tuoi messaggi per migliorare la comunicazione, fornire istruzioni visive, evidenziare le caratteristiche dell'immobile o chiarire altri aspetti. Puoi aggiungere più immagini a un messaggio, ma solo una alla volta.
Passo dopo passo:
-
Nel campo di testo, fai clic
. 
Quando si imposta un messaggio automatico , questo pulsante viene visualizzato solo se il metodo di comunicazione è impostato su e-mail.
- Nella finestra a comparsa, seleziona Generale per inserire un'immagine da un URL oppure Carica per utilizzare un'immagine dalla memoria del tuo dispositivo.
Per ridimensionare un'immagine, fai clic sull'icona di blocco/sblocco per aggiungere/rimuovere i vincoli di proporzione. Per ridimensionare un'immagine dopo averla salvata, seleziona l'immagine e fai clic
. 
- Fai clic su Salva per aggiungere l'immagine selezionata al messaggio.
È possibile inviare documenti e altri allegati, come video, di dimensioni fino a 100 MB.
Per aggiungere un allegato a un messaggio di posta elettronica, fai clic su 
nel campo di testo. Trascina e rilascia il file nella finestra a comparsa oppure cerca nel tuo computer per selezionare un file esistente e caricalo come allegato. Fai clic su Fine.
Nel campo di testo, fai clic su < >. Si aprirà l'editor del codice sorgente. Inserisci il codice e fai clic su Salva.
Importante:
Airbnb non supporta la formattazione HTML.
Per evitare problemi di formattazione, rimuovi i tag vuoti e sostituiscili come segue:
Utilizza
<p> </p>per la spaziatura tra i paragrafi.Utilizza
<br>per le interruzioni di riga singole.
Segui le istruzioni riportate di seguito per inviare i link che forniranno ulteriori informazioni per migliorare l'esperienza degli ospiti.
Importante:
- Airbnb non supporta i link cliccabili.
- Alcuni canali di prenotazione bloccano i link nei messaggi relativi alle prenotazioni non confermate, al fine di tutelare la privacy degli ospiti e impedire comunicazioni esterne prima della conferma.
Passo dopo passo:
-
Una volta creato il messaggio, seleziona il testo che desideri utilizzare come collegamento ipertestuale.
Saltate questo passaggio se desiderate che l'URL sia visibile.
- Clic
. - Inserisci l'URL.
-
Nella sezione "Testo da visualizzare" sono disponibili tre opzioni:
- Se hai selezionato del testo dal tuo messaggio, verrà visualizzato qui. Modifica il testo se necessario.
- Inserisci il testo che desideri che l'ospite veda.
- Lascia il campo vuoto per visualizzare l'URL.
Questo testo è cliccabile.
- Sotto "Apri il link in" fai clic sulla freccia a discesa per selezionare l'opzione desiderata.
- Fai clic su Salva per aggiungere il link al messaggio.
Comunicazione con i proprietari
Quando un proprietario crea una prenotazione tramite il Portale Proprietari, viene creata una nuova conversazione nella Posta in arrivo dei proprietari. I proprietari non possono avviare una conversazione senza aver prima creato una prenotazione.
Se il proprietario lascia una nota al momento della prenotazione delle date, questa verrà visualizzata nella conversazione. Una volta creata la conversazione, è possibile inviare un messaggio al proprietario.
Le conversazioni nella casella di posta dei proprietari non possono essere posticipate o archiviate. I messaggi ai proprietari possono essere inviati solo tramite e-mail o SMS.
Rispondi a un ospite
Quando un ospite effettua una prenotazione, i suoi dati vengono salvati automaticamente nell'elenco dei contatti di Guesty.
Scopri di più su come configurare i contatti.
È possibile rispondere a un invitato o inviare un messaggio tramite la Posta in arrivo o il Calendario multiplo. Quando si risponde a un invitato, il messaggio viene inviato automaticamente con lo stesso metodo utilizzato per la ricezione. Ad esempio, se l'invitato ha inviato un messaggio tramite SMS, la risposta verrà inviata tramite SMS. Selezionare un metodo di consegna diverso in base alle proprie esigenze.
Le opzioni di invio dei messaggi disponibili dipendono dal canale di prenotazione e dai dati di contatto dell'ospite memorizzati in Guesty. Ad esempio, se i dati di contatto includono un indirizzo email e un numero di cellulare, visualizzerai le seguenti opzioni:
Se la possibilità di comunicare tramite la casella di posta del canale di prenotazione è disponibile per l'ospite, verrà visualizzata come opzione:
Se non sono presenti recapiti per un ospite, non è possibile inviargli un messaggio. L'unica opzione disponibile è "Nota interna".
