Si recibe un pago fuera de Guesty en efectivo, transferencia bancaria o cualquier otro método, puede registrarlo en Guesty para mantener sus registros precisos y actualizados. El registro de dichos pagos garantiza que el estado del pago de su reserva refleje la transacción real, independientemente del método utilizado.
Prerrequisitos y limitaciones
Comprobación de la disponibilidad de fondos en la reserva
Para agregar cualquier pago a una reserva, incluidos los pagos registrados, es necesario que haya fondos en la reserva que no estén "contabilizados".
¿Qué se contabilizan como fondos?
Cualquier pago existente en la reserva con un estado de "programado" o "ya cobrado", que se haya creado de forma manual o automática. Cualquier retención de autorización agregada manualmente con un estado distinto de "cancelado" o "fallido".
Si la suma de todos los pagos/autorizaciones mencionados anteriormente es igual al pago total de la reserva, significa que no hay fondos en la reserva que no estén contabilizados; por lo tanto, no podrá registrar un pago.
En esa situación, si aún desea registrar un pago, deberá liberar el monto correspondiente en la reserva editando los pagos o el pago de la reserva.
Por ejemplo, supongamos que hay un saldo de $1000 en su reserva y tiene dos pagos automáticos programados. Un pago automático cobrará $500 al momento del check-in y el otro pago automático cobrará los $500 restantes dos semanas después. El huésped desea pagarle $600 en efectivo cuando llegue. En este escenario, tendrá dos opciones para registrar el pago externo de $600:
- Edite el segundo pago automático a $400 para que cobre el saldo restante en el momento programado. En el primer pago automático, edite el monto a $600 y el método de pago a "pago registrado".
- Cancele ambos pagos automáticos de $500, cree un nuevo pago registrado por los $600 de acuerdo con los pasos a continuación y asegúrese de crear un nuevo pago manual para cobrar el saldo restante de $400 (puede seleccionar la fecha en que se cargará el pago)
Para registrar un pago cobrado fuera de Guesty, siga los pasos a continuación:
Paso a paso:
- Inicie sesión en su cuenta de Guesty.
- En la barra de navegación superior, haga clic en el selector de modo y seleccione el modo Finanzas.
- Haga clic en Reservaciones.
- Seleccione la reserva correspondiente.
- Haga clic en Saldo adeudado / Pago en el banner gris en la parte superior de la página.
- Desplácese hacia abajo hasta la sección "Pagos".
- A la derecha de “Pagos”, haga clic en Nuevo Pago.
- En la ventana emergente, en el menú desplegable "Método de pago", seleccione Pago registrado.
- Ingrese el monto cobrado y la fecha de cobro.
- A la derecha de "Efectivo", haga clic en el menú desplegable para seleccionar un método de pago diferente para registrar. Si selecciona "Otro", asegúrese de indicar el método de pago en la sección "Nota".
- Haga clic en Guardar.
Paso a paso:
- Inicie sesión en su cuenta de Guesty.
- En la barra de navegación superior, haga clic en Más y luego seleccione Reservas en el menú desplegable.
- Seleccione la reserva correspondiente.
- Haga clic en Saldo adeudado / Pago en el banner gris en la parte superior de la página.
- Desplácese hacia abajo hasta la sección "Pagos".
- A la derecha de “Pagos”, haga clic en Nuevo pago.
- En la ventana emergente, en el menú desplegable "Método de pago", seleccione Pago registrado.
- Ingrese el monto cobrado y la fecha de cobro.
- A la derecha de "Efectivo", haga clic en el menú desplegable para seleccionar un método de pago diferente para registrar. Si selecciona "Otro", asegúrese de indicar el método de pago en la sección "Nota".
- Haga clic en Guardar.
Restricciones de fecha de pago
Puede registrar pagos tanto para fechas pasadas como futuras. Sin embargo, para los usuarios de contabilidad, no es posible registrar un pago con una fecha pasada si el período contable para esa fecha ya se ha bloqueado.
Limitaciones del canal
Algunos canales cobran el pago del huésped (normalmente mediante una transferencia bancaria mensual) y envían el pago a Guesty (por ejemplo, Airbnb). En estos casos, cuando se recibe el pago, la reserva se marca como pagada.
Para los pagos que provienen de otros canales que no son de cobro exclusivo (como Booking.com y Vrbo), es posible que deba registrar el pago manualmente. Obtenga más información sobre las opciones de cobro por canal.
Para pagos mediante Booking.com mediante transferencia bancaria (no VCC):
- La reserva mostrará automáticamente un pago que refleja el importe cobrado por Booking.com al huésped, incluidas las tarifas pertinentes según los datos que recibimos de Booking.com.
- Los usuarios deberán confirmar este pago para que la reserva quede marcada como pagada.
- Para registrar un pago personalizado para estas transacciones:
- Confirmar el pago.
- Cancelar el pago confirmado.
- Registre manualmente el pago deseado.
Deshacer un pago registrado
Puedes deshacer un pago registrado emitiendo un reembolso. Dado que el pago se registró en lugar de cobrarse, los fondos no se enviarán a una tarjeta de crédito. Simplemente se actualizará el saldo de la reserva.