Para tirar o máximo proveito do módulo de Contabilidade e garantir que seus dados financeiros sejam precisos, oportunos e estejam prontos, é importante seguir um fluxo de trabalho consistente. A seguir, apresentamos algumas tarefas que sugerimos realizar semanalmente. Você pode encontrar as tarefas mensais aqui.
Adicionar transações (ex.: cobranças e despesas do proprietário)
Objetivo: Uma transação é um evento comercial com impacto monetário nas demonstrações financeiras da sua empresa. A inclusão de transações geralmente é feita semanalmente às sextas-feiras para manter a precisão.
Exemplo: No final da semana, você revisa todas as despesas relacionadas ao proprietário do imóvel “Moradia à Beira-Mar”. Você adiciona as seguintes transações à conta do proprietário:
- Conta de reparo hidráulico de US$ 200 para um conserto emergencial no meio da semana
- Taxa mensal de marketing de US$ 150 para veiculação de anúncios digitais
- Reposição de suprimentos de limpeza por US$ 75
Você deverá inserir esses dados manualmente por meio do diário de lançamentos ou usar o modelo de upload em massa, garantindo que cada cobrança seja categorizada corretamente e refletida nas demonstrações financeiras do proprietário.
Observação:
Se você tiver um grande volume de transações que precisam ser adicionadas, recomendamos realizar essa tarefa diariamente para maior eficiência.
- Adicionar transações. Isso pode ser feito tanto no diário de lançamentos quanto diretamente na página de reservas, caso a cobrança esteja vinculada a uma reserva específica.
- Utilize o carregamento em lote para maior eficiência em múltiplas transações, se necessário.
- Utilize o modelo correto de encargos/despesas do proprietário fornecido aqui.
- Validação e verificação de precisão:
- Verifique novamente se as transações estão atribuídas à conta do proprietário, à propriedade e à categoria corretas (por exemplo, taxas de manutenção, taxas de serviço, etc.).
- Caso necessário, compare com os relatórios de reserva ou contábeis para confirmar a precisão.
Ajustes de reservas de auditoria
Finalidade: Verificar se a folha contábil reflete quaisquer ajustes feitos em uma reserva (alteração de datas, preço, etc.), para garantir a precisão dos dados financeiros.
Exemplo: Um hóspede reservou inicialmente uma estadia de 5 noites, mas posteriormente solicitou a extensão da reserva por mais 2 noites. Ele também pediu para adicionar o serviço de café da manhã por uma taxa extra. Após a atualização da reserva:
- Certifique-se de que o novo valor total da tarifa reflita 7 noites, e não 5
- Confirme se a taxa do café da manhã foi adicionada e categorizada corretamente
- Verifique se a data de implementação de ambas as alterações coincide com a data em que o hóspede confirmou a atualização
- Verifique se o extrato contábil está de acordo com os novos detalhes da reserva antes do fechamento do mês
Dica:
Mantenha um registro de todas as reservas que sofreram alterações para que você possa acessá-las facilmente e verificar os dados financeiros. Se você faz alterações com frequência, recomendamos auditar suas reservas diariamente.
- Acesse a página de reservas e abra o extrato contábil para revisar todas as transações financeiras vinculadas a essa reserva.
- Certifique-se de que a tarifa da hospedagem corresponde ao valor esperado com base nos detalhes da reserva e nas regras de preços.
- Verifique se há alterações de tarifas incorretas ou discrepâncias.
- Analise todas as taxas adicionais (taxa de limpeza, taxa para animais de estimação, taxas de serviço, etc.) para garantir que estejam aplicadas e categorizadas corretamente.
- Verifique se os valores dos impostos estão corretos e devidamente registrados no sistema.
- Certifique-se de que a data de realização de quaisquer ajustes feitos esteja correta, pois isso afeta o reconhecimento da receita e os demonstrativos para o proprietário.
- Certifique-se de que a tarifa da hospedagem corresponde ao valor esperado com base nos detalhes da reserva e nas regras de preços.
Analisar reservas não pagas (exceto Airbnb)
Objetivo: Verificar se as reservas não pagas possuem os saldos corretos, comparando-os com os registros de pagamento. Investigar quaisquer discrepâncias ou pagamentos não registrados.
Exemplo de relatório:
Observação:
Para contabilidade de caixa, recomendamos realizar essa tarefa diariamente.
- Acesse a seção Reservas. Crie um relatório para acompanhar as reservas não pagas e ajudar a identificar saldos pendentes que precisam de acompanhamento.
- Adicione um filtro:
- Procure por "Totalmente pago" e, em seguida, defina a opção como Não.
- Pesquise por "Origem" e selecione todas as origens, exceto "airbnb2".
- Verifique saldos pendentes:
- Confira os detalhes da reserva para garantir que o saldo devedor esteja correto.
- Verifique os registros de pagamento para confirmar se algum pagamento foi recebido, mas ainda não registrado.
- Acompanhamento de valores em atraso:
- Contate os hóspedes ou a equipe responsável para tratar de saldos pendentes.
- Garanta que todos os lembretes de pagamento ou quaisquer acordos firmados em relação a pagamentos atrasados estejam devidamente documentados.
Referência adicional: Compreendendo os termos financeiros no relatório de reservas.
Confirme os pagamentos através do Booking.com.
Finalidade: Para contas que utilizam o regime de competência, os pagamentos devem ser confirmados semanalmente para garantir que todos os pagamentos foram recebidos e devidamente registrados.
Observação:
Para contabilidade de caixa, recomendamos realizar essa tarefa diariamente.
- Acesse a reserva correspondente no Guesty para confirmar o recebimento do pagamento feito pelo sistema Payments by Booking.com.
- Certifique-se de que o status do pagamento esteja marcado como recebido e verifique se há alguma discrepância entre o valor pago e os detalhes da reserva.
- Compare os registros de pagamento no Booking.com com as informações no Guesty para garantir que o valor correto esteja refletido em ambos os locais.
- Após confirmar o pagamento, certifique-se de que ele seja devidamente registrado na folha contábil da reserva correspondente.
- Caso haja alguma discrepância entre o sistema e o pagamento efetivamente realizado, entre em contato com o suporte do Booking.com ou com a equipe responsável para garantir o registro correto do pagamento.
Analisar reservas canceladas
Objetivo: Garantir que todas as reservas canceladas sejam devidamente documentadas, reembolsadas (se aplicável) e refletidas corretamente nos relatórios financeiros.
- Acesse a seção Reservas. Crie um relatório de reservas canceladas.
- Adicione uma coluna:
- Clique em Colunas e, em seguida, em Contabilidade.
- Ative a opção "Processado por modelo de negócio".
- Adicione um filtro:
- Procure por "Status" e selecione Cancelado.
- Opções de filtro adicionais úteis:
- Cancelado por: Identifique se o cancelamento foi feito pelo hóspede, pelo anfitrião ou pela plataforma.
- Data de cancelamento: Filtre por um período específico (Antes/Depois/Entre determinadas datas).
- Solicitação de cancelamento aprovada: Selecione Sim/Não para verificar se o cancelamento foi finalizado.
- Considere o comportamento esperado dependendo de quando a reserva foi cancelada:
- Cancelamento antes do check-in: Será aplicada uma taxa de cancelamento com base na política de cancelamento do anúncio, que varia conforme o canal. A divisão da comissão entre a PMC e o proprietário referente à taxa de cancelamento é definida em "Receita da conta fiduciária" no modelo de negócios.
- Cancelamento após o check-in: A divisão da comissão é definida em "Valor da comissão PMC" para reservas canceladas no modelo de negócios.
- Verifique reembolsos e ajustes:
- Certifique-se de que todos os reembolsos necessários foram processados corretamente.
- Compare com a folha contábil para confirmar se os ajustes de depósitos, taxas de cancelamento ou reembolsos foram registrados corretamente.
- Resolva quaisquer discrepâncias:
- Se um cancelamento parecer incorreto, investigue mais a fundo com a equipe de reservas.
- Faça as correções necessárias antes de gerar as declarações de proprietário.
Ajustes no Centro de Resolução do Airbnb
Objetivo: Garantir que os ajustes do Centro de Resolução do Airbnb (ARC) sejam registrados com precisão e, se necessário, divididos adequadamente entre a empresa de gerenciamento de propriedades (PMC), o proprietário ou o fornecedor. Como o Guesty atribui automaticamente 100% do valor da resolução à PMC, lançamentos contábeis manuais podem ser necessários para o compartilhamento de receita/despesa.
- Acesse a seção Reservas. Crie um relatório para identificar as reservas com ajustes de resolução ARC.
- Adicione uma coluna:
- Clique em Colunas e, em seguida, em Financeiro.
- Deslize a tela para baixo e ative a opção Central de Resolução do Airbnb.
- Entenda os lançamentos contábeis padrão no Guesty. Quando o Airbnb processa um ajuste de resolução, o Guesty registra o seguinte:
- Se o Airbnb reembolsar o PMC:
- Débito: Depósito antecipado
- Crédito: Contas a Pagar PMC (100% para PMC)
- Se o Airbnb efetuar um pagamento ao hóspede:
- Débito: Contas a Pagar PMC (100% da PMC)
- Crédito: Depósito antecipado
- Se o Airbnb reembolsar o PMC:
- Determine se é necessário dividir a receita/despesa:
- Por padrão, todo o ajuste é atribuído ao PMC.
- Caso uma parte deva ser alocada ao proprietário ou ao fornecedor (por exemplo, 70% para a PMC e 30% para o proprietário), será necessário um lançamento contábil manual.
- Crie um registro no diário para a divisão:
- Acesse a conta contábil da reserva afetada.
- Faça um lançamento contábil manual para ajustar a alocação de receita ou despesa.
- Confirme se a alocação para a PMC, proprietário ou fornecedor está correta e aparece conforme o esperado no livro-razão.
Pagamentos a fornecedores
Objetivo: O pagamento a fornecedores de forma precisa e dentro do prazo é essencial para a manutenção de operações eficientes. A revisão e o processamento regulares dos pagamentos garantem que todos os saldos pendentes com fornecedores sejam resolvidos, evitando atrasos operacionais ou imprecisões financeiras.
- Navegue até Contabilidade → Razão Geral → Saldos.
- Selecione o relatório "Saldo de fornecedores na data de hoje".
- Adicione um filtro para identificar fornecedores que precisam ser pagos ou que têm pagamentos pendentes:
- Selecione Saldo devedor.
- Selecione "Diferente de" e digite "0".
-
Crie ordens de pagamento para fornecedores:
- Clique nas caixas de seleção para selecionar um ou mais itens.
- Na janela de cabeçalho cinza que aparece, clique em Pagar.
- Clique no ícone de edição (lápis) para acessar a opção de pagar ou pagar parcialmente transações específicas para esse fornecedor.
- Registro de pagamento ou pagamento parcial:
- Garanta que os pagamentos sejam registrados com precisão para cada transação individual.
- Caso esteja sendo feito apenas um pagamento parcial, certifique-se de que o valor correto seja alocado a cada transação.
- Revise e confirme o pagamento:
- Verifique novamente o valor do pagamento para garantir que esteja de acordo com o saldo devedor e os termos de pagamento acordados com o fornecedor.
- Confirme se o desembolso foi registrado com sucesso.
