Para tirar o máximo proveito do módulo de Contabilidade e garantir que seus dados financeiros sejam precisos, oportunos e estejam prontos, é importante seguir um fluxo de trabalho consistente. A seguir, apresentamos algumas tarefas que sugerimos realizar mensalmente. Você pode encontrar as tarefas semanais aqui.
Verifique se todos os anúncios estão atribuídos a um modelo de negócio
Objetivo: Atribuir os anúncios ao modelo de negócio correto garante que as reservas sejam categorizadas adequadamente para fins de relatórios financeiros e distribuição de receita. Realizar uma revisão mensal ajuda a identificar e corrigir quaisquer reservas que não tenham sido processadas por um modelo de negócio.
Dica:
Em Contabilidade > Modelos de Negócio, uma nota indica se você possui anúncios não atribuídos. 
- Acesse a seção Reservas. Crie um relatório para identificar as reservas que não possuem uma atribuição de modelo de negócios.
- Adicione filtros:
- Procure por "Check-in" e selecione "Entre".
- Selecione as datas de início e término para o mês correspondente.
- Procure por "Processado por modelo de negócio" e, em seguida, defina a opção como Não.
- Clique em Colunas e ative as seguintes opções:
- Código de confirmação
- Hóspede
- Fonte
- Datas de check-in/check-out
- Pagamento total
- Comissão do canal
- Tarifa de acomodação
- Anúncio
- Processado pelo modelo de negócios
- Analise reservas não atribuídas:
- Identifique quaisquer reservas em que a coluna "Processado pelo modelo de negócio" esteja marcada como "Não".
- Confira a listagem correspondente a cada uma dessas reservas.
- Se uma reserva não tiver um modelo de negócio:
- Atribua o anúncio correspondente ao modelo de negócio correto.
- Reprocessar a reserva.
- Verificar atualizações:
- Execute o relatório novamente para confirmar se todas as reservas foram devidamente atribuídas a um modelo de negócio.
Revisão de relatórios mensais
Objetivo: A análise de relatórios financeiros essenciais garante que todas as reservas sejam processadas corretamente, que os dados financeiros estejam corretos e que as obrigações fiscais sejam cumpridas. Cada relatório fornece informações cruciais sobre o reconhecimento de receita, contas pendentes, recolhimento de impostos e conciliação de depósitos.
Observação:
O relatório de remessa de impostos só é relevante se você recolhe impostos e tem reconhecimento de receita no check-in/check-out.
- Acesse a seção Reservas. Crie e execute relatórios financeiros para receita mensal, contas pendentes de revisão e relatórios de recolhimento de impostos.
- Adicionar uma coluna:
- Clique em Colunas e, em seguida, em Contabilidade.
- Ative a opção "Processado por modelo de negócio".
- Filtre e revise os seguintes relatórios:
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Relatório de receita mensal
- Procure por "Check-in" e selecione Entre.
- Selecione as datas de início e término com base no método de reconhecimento de receita.
- Analise a distribuição de receitas e garanta que está em conformidade com os registros financeiros.
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Folhas pendentes de revisão
- Pesquise por "Status do Folio" e selecione "Pendente de Revisão".
- Acesse a ficha da reserva e resolva quaisquer problemas antes de atualizar o status.
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Relatório de remessa de impostos
- Clique no nome do relatório e, em seguida, selecione "TaxRemittance" nos relatórios salvos.
- Ajuste os filtros e as colunas conforme necessário, com base na sua configuração fiscal.
- Verifique se os valores dos impostos foram calculados corretamente e estão de acordo com a configuração tributária aplicável.
-
Relatório de receita mensal
Relatório de depósito antecipado
Finalidade: O relatório de adiantamento de depósitos representa o dinheiro que o hóspede pagou à conta fiduciária e que ainda não foi distribuído entre os demais registros (proprietários, fornecedores, PMC, impostos). Execute este relatório mensalmente para garantir que os adiantamentos de depósitos sejam registrados corretamente e zerados após o check-out do hóspede. Caso encontre reservas anteriores com saldo, revise os registros dessas reservas e faça a conciliação necessária.
Isto proporciona:
- Melhoria na preparação para auditorias através da geração de um relatório fundamental exigido pelos auditores.
- Gerenciamento aprimorado de contas fiduciárias por meio de visibilidade clara dos saldos de depósitos em nível de reserva, para rastreamento e conciliação precisos.
- Redução do risco de erros através da identificação e resolução proativa de discrepâncias.
- Acesse Contabilidade → Razão geral → Relatórios predefinidos → Depósito avançado.
- Selecione um filtro:
- Data de depósito antecipado: Veja os depósitos recebidos
- Data de check-out da reserva: Confirme a conciliação
- Defina o intervalo de datas e clique em Exportar como CSV.
- Analise o relatório para garantir que os saldos estejam zerados após o check-out e investigue quaisquer discrepâncias.
Relatório de balanço patrimonial
Objetivo: O balanço patrimonial fornece uma visão geral do que é possuído (ativos) e do que é devido (passivos). Gere um balanço patrimonial para determinar se sua conta fiduciária está equilibrada e para visualizar a discriminação dos ativos por razão contábil.
- Acesse Contabilidade → Razão geral → Relatórios predefinidos → Saldos.
- Em "Balanço patrimonial", selecione a data do balanço.
- Clique em Exportar como PDF.
- Verifique se os ativos são iguais aos passivos e se você sabe quais partes interessadas detêm os fundos mantidos na conta caixa. Caso contrário, investigue o livro-razão relevante.
Revisar e auditar as cobranças/atividades do proprietário
Objetivo: Garantir a precisão das cobranças e da atividade dos proprietários é essencial para manter registros financeiros transparentes. Esta revisão verifica se todas as transações de débito e crédito associadas aos proprietários estão registradas corretamente e identifica quaisquer discrepâncias antes da finalização dos relatórios.
- Acesse Contabilidade → Razão geral → Relatórios predefinidos.
- Clique em Cobranças do Proprietário.
- Analise o relatório para confirmar a exatidão de todas as despesas cobradas aos proprietários no mês atual.
- Compare com o relatório do mês anterior para identificar variações ou discrepâncias.
- Clique em Atividade do Proprietário.
- Faça o download do relatório que fornece um registro de todas as transações de débito e crédito para cada proprietário.
- Verifique a exatidão e a integridade das transações.
- Clique em Cobranças do Proprietário.
- Identifique e adicione encargos de proprietário em falta:
Caso necessário, adicione os encargos de proprietário ou lançamentos contábeis faltantes para o período de relatório atual. - Valide e finalize:
- Certifique-se de que todas as atualizações estejam refletidas com precisão nos relatórios do proprietário antes de finalizar os demonstrativos.
- Confirme se as transações do proprietário estão de acordo com as cobranças esperadas e a atividade registrada anteriormente.
Relatório de Ganhos da PMC
Finalidade: O relatório de receita da PMC fornece uma discriminação detalhada de todas as receitas devidas à PMC provenientes da conta fiduciária.
Observação:
Embora seja recomendável que essa tarefa seja realizada mensalmente, a frequência deve estar alinhada com a forma como os desembolsos são gerenciados em seu sistema de contabilidade operacional.
- Acesse Contabilidade → Razão geral → Diário de lançamentos. Selecione Relatório de ganhos da PMC.
- Verifique os ganhos totais e confirme se estão de acordo com os desembolsos esperados.
Análise das declarações do proprietário geradas pela revisão
Finalidade: Antes de compartilhar com os proprietários, é essencial revisar as declarações para garantir sua precisão e que todos os ajustes necessários tenham sido feitos. Caso sejam necessárias modificações, a declaração deverá ser gerada novamente após as atualizações.
- Acesse Contabilidade → Contabilidade do Proprietário → Demonstrativos do Proprietário.
- Selecione o mês apropriado e revise o extrato gerado.
- Verifique a exatidão dos dados. Garanta que a receita, a taxa de administração e os encargos estejam de acordo com os registros internos.
- Identifique e aplique os ajustes necessários. Se forem encontradas discrepâncias, sinalize o extrato do proprietário e prossiga para a próxima tarefa, que é o lançamento do ajuste contábil.
- Solucione problemas com declarações ausentes. Se uma declaração de proprietário esperada não foi gerada, use as etapas de solução de problemas para determinar o problema.
- Personalize conforme necessário. Modifique o modelo de declaração do proprietário para atender às suas necessidades específicas de relatório.
- Caso necessário, gere novas declarações após quaisquer ajustes terem sido feitos.
Lançamento de ajustes no diário
Objetivo: Antes de finalizar e gerar novos demonstrativos de lucros, é crucial revisar e adicionar quaisquer transações ou lançamentos contábeis faltantes para garantir a precisão dos relatórios financeiros. Essa etapa assegura que todas as receitas, despesas e ajustes sejam contabilizados corretamente antes do compartilhamento dos demonstrativos com os proprietários.
- Adicione um lançamento contábil por meio do diário de lançamentos para despesas gerais e encargos do proprietário. Se um lançamento estiver vinculado a uma reserva específica, ele poderá ser adicionado diretamente da página da reserva.
- Utilize o carregamento em lote para maior eficiência em múltiplas transações, se necessário. Certifique-se de estar usando o modelo correto de cobranças/despesas do proprietário, fornecido aqui.
- Ao adicionar lançamentos/transações no diário:
- Devem ser criados lançamentos contábeis para efetuar ajustes.
- Certifique-se de que estejam categorizados corretamente sob a conta apropriada do proprietário, PMC ou fornecedor. Não se esqueça de incluir o número da reserva ao adicionar um lançamento contábil.
- Caso necessário, gere novos extratos após quaisquer ajustes terem sido feitos e antes de enviá-los aos proprietários.
Aprovar e compartilhar declarações de proprietários
Objetivo: Após revisar e finalizar os extratos dos proprietários, a próxima etapa é aprová-los e enviá-los aos proprietários.
- Acesse Contabilidade → Contabilidade do proprietário → Demonstrativos do proprietário.
-
Aprovar declarações do proprietário:
- Marque as caixas para selecionar uma ou mais declarações de proprietário.
- Na barra de cabeçalho cinza que aparece, clique em Alteração de status e selecione Aprovar.
-
Enviar declarações ao proprietário:
- Marque as caixas para selecionar uma ou mais declarações de proprietário.
- Na janela de cabeçalho cinza que aparece, clique em Compartilhar.
- Escolha enviar através do Portal do Proprietário, por e-mail ou por ambos.
Registro de pagamentos
Objetivo: Para garantir registros financeiros precisos e conciliação adequada, todos os pagamentos a proprietários, à PMC (Public Management Company), impostos, canais OTA (Agência de Viagens Online) e fornecedores devem ser registrados. Esta é uma tarefa mensal para quaisquer pagamentos que não sejam registrados semanalmente.
- Acesse Contabilidade → Razão Geral → Saldos.
- Adicione o filtro relevante:
- Proprietários
- Contas a pagar (Fornecedores)
- Contas a pagar (PMC)
- Contas a pagar (Impostos e IVA)
- Contas a pagar (Canais)
- Opcional: Clique no filtro Data do saldo para alterar de "hoje" para uma data específica.
- Adicionar coluna "Saldo devedor".
- Crie um novo registro de desembolso:
- Marque as caixas para selecionar um ou mais itens.
- Na janela de cabeçalho cinza que aparece, clique em Pagar.
- Insira os detalhes do pagamento:
- Insira o nome do pagamento, a descrição, o método de pagamento, a data do pagamento e o número de referência.
- Se for efetuar um pagamento parcial, edite o valor total a receber.
- Clique em Pagamento.
- Adicione o filtro relevante:
- (Conforme necessário) Se um pagamento do proprietário referente a um mês anterior foi registrado após a geração dos extratos, o extrato do proprietário deve ser gerado novamente para refletir o saldo atualizado.
