Important :
Il est recommandé de détenir deux comptes bancaires distincts, un compte fiduciaire et un compte opérationnel, pour utiliser cette fonctionnalité. En savoir plus sur la comptabilité fiduciaire.
Un rapprochement bancaire régulier est essentiel pour préserver l'intégrité des comptes en fiducie et satisfaire aux exigences réglementaires du secteur de la location de propriété. Les principaux avantages du rapprochement bancaire sont les suivants :
- Séparation claire entre les fonds de fonctionnement et les fonds fiduciaires
- Capacité à identifier les écarts entre les relevés bancaires et les registres internes
- Maintenir une piste d'audit claire pour toutes les transactions
- Détecter une fraude ou un vol potentiel
- Faciliter le déboursement approprié des fonds
- Créer des enregistrements clairs à des fins d'audit
Avant de commencer
Assurez-vous de bien comprendre les concepts de comptabilité fiduciaire suivants :
Pourquoi les ajustements de rapprochement bancaire sont-ils effectués ?
Importance des comptes bancaires séparés
Pré-rapprochement
Lorsque vous utilisez le rapprochement bancaire dans Guesty pour la première fois, commencez par configurer votre pré-rapprochement pour effacer les transactions passées.
Maintenance comptable continue
Pour rationaliser le processus de rapprochement bancaire et garantir l'exactitude des enregistrements, il est important d'effectuer régulièrement les travaux de maintenance manuels suivants :
Créer une réconciliation
Pas à pas :
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans la barre de navigation supérieure, cliquez sur le sélecteur de mode et sélectionnez le mode Comptabilité.
- Cliquez sur Plus, puis Gestion de trésorerie, puis sélectionnez Rapprochement bancaire.
- En haut à droite, cliquez sur Nouveau rapprochement.
- Entrez la date de fin de rapprochement.
- Vérifiez le montant du « solde d'ouverture Guesty » pour vous assurer qu'il correspond à votre compte bancaire.
- Saisissez le montant du solde bancaire final.
- (Facultatif) Cliquez sur Télécharger le fichier pour télécharger votre relevé bancaire.
- Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Continuer.
- Examinez chaque transaction et vérifiez si elle est compensée sur votre relevé bancaire :
- Si le décaissement est correct et qu'il existe un équivalent sur votre compte bancaire, vérifiez l'écriture pour l'apurer.
- Si vous ne souhaitez pas effacer le décaissement, cliquez sur Modifier et sélectionnez Passer à la période suivante.
- Une fois toutes les transactions vérifiées et l'écart entre les transactions compensées et le solde bancaire final nul, cliquez sur Soumettre le rapprochement. Vous pouvez également cliquer sur Enregistrer comme brouillon pour finaliser le rapprochement ultérieurement.
Pour créer des rapprochements pour plusieurs comptes, suivez simplement les mêmes étapes pour un autre compte bancaire.
Finaliser un projet de réconciliation
Pour terminer un rapprochement qui a été enregistré comme brouillon, à l'extrême droite de la ligne de brouillon, cliquez sur 
et sélectionnez « Rapprocher ». Suivez les mêmes étapes ci-dessus pour effacer les transactions et soumettre le rapprochement.
Utilisateurs australiens et néo-zélandais uniquement
Faire des ajustements
Si nécessaire, saisissez un ajustement directement dans le rapprochement bancaire sans avoir à créer d'écritures comptables.
- Démarrez un nouveau rapprochement ou ouvrez un brouillon de rapprochement existant.
- Dans la section récapitulative du rapprochement, sous Ajustement, cliquez sur
.
- Saisissez le nom, la date et le montant de l’ajustement.
- Étapes facultatives :
- Cliquez sur Ajouter un autre ajustement pour saisir un montant d’ajustement distinct en même temps.
- Cliquez sur le menu déroulant « Ajustements précédents » pour afficher les détails.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Les ajustements précédents ne peuvent être ni modifiés ni supprimés. Pour annuler un ajustement précédent, vous devrez en créer un autre de valeur opposée.
Les ajustements peuvent également être trouvés dans le rapport préconfiguré Ajustements de trésorerie.
Afficher le relevé de rapprochement
Après avoir soumis le rapprochement, nous créons un rapport montrant la corrélation entre le solde bancaire et le solde de trésorerie dans Guesty. Accédez à Gestion de trésorerie > Rapprochement bancaire, puis cliquez sur l'icône PDF sous la colonne « Relevé de rapprochement ».
Le rapport affichera également les transactions non compensées. Nous vous recommandons de les examiner afin de vérifier si des mesures supplémentaires sont nécessaires.
Soumettre à nouveau en masse un rapprochement
Si vous ajoutez une écriture de journal dont la date est antérieure et qui tombe dans une période déjà rapprochée, vous devrez soumettre à nouveau le rapprochement pour prendre en compte la transaction ajoutée à la période passée. La soumission groupée recrée automatiquement tous les rapports de rapprochement concernés pour tenir compte de la nouvelle transaction.
Par exemple : en octobre, vous ajoutez une écriture comptable dont la date de constatation est en août. Vous avez déjà soumis un rapprochement pour la période du 1er au 31 août. Le statut de ce rapprochement bancaire et de toute autre période concernée passera de « Soumis » à « Avis requis ».
Lorsque vous soumettez à nouveau un rapprochement en masse, cela met à jour le rapprochement sélectionné ainsi que toutes les périodes affectées antérieurement, ajuste les soldes et déplace les entrées non rapprochées vers le rapprochement le plus récent, qui deviendra un brouillon.
Pas à pas :
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans la barre de navigation supérieure, cliquez sur le sélecteur de mode et sélectionnez le mode Comptabilité.
- Cliquez sur Plus, puis Gestion de trésorerie, puis sélectionnez Rapprochement bancaire.
- À l'extrême droite du rapprochement concerné, cliquez sur et sélectionnez Soumettre à nouveau en masse.
- Vérifiez les informations dans la fenêtre contextuelle indiquant les rapprochements inclus, puis cliquez sur Renvoyer le rapprochement.