Uso de cuentas bancarias separadas para la contabilidad fiduciaria

¿Qué es la contabilidad fiduciaria?

Cuando una empresa debe retener el dinero de otros, la ley exige que este se mantenga en una cuenta bancaria denominada "cuenta fiduciaria". En el sector hotelero, el dinero del huésped se mantiene en la cuenta fiduciaria hasta que se transfiere a otras entidades, a saber, usted (la empresa de gestión de inmuebles, PMC), el propietario del inmueble, las autoridades fiscales y los proveedores de servicios externos (proveedores).

Dado que el PMC tiene en su poder fondos (a veces muy grandes) que deben pagarse a diferentes partes interesadas, en cualquier momento deben:

• Saber que cuentan con la cantidad correcta de fondos para cumplir con todas sus obligaciones.
• Poder identificar quién es el propietario de los fondos en la cuenta fiduciaria en cualquier momento.
• Garantizar que no mezclen fondos (la mezcla de fondos es cuando usted paga los gastos de una parte interesada con los fondos de otra parte interesada).
• Proteger a los huéspedes de perder su dinero si el anfitrión del alquiler a corto plazo quiebra o no paga sus gastos.
• Garantizar que están pagando todos los impuestos y tarifas aplicables.

Nuestra solución de contabilidad utiliza la contabilidad fiduciaria para lograr todo esto, rastreando la propiedad de los fondos de múltiples partes interesadas a medida que estos se mueven a través de nuestro sistema. La contabilidad estándar no sería suficiente, ya que registra las ganancias y pérdidas de una sola entidad.

Buenas prácticas recomendadas: Cuentas separadas

Utilizar una transferencia bancaria física entre dos cuentas bancarias separadas es el método más seguro y sencillo, eliminando la necesidad de cuentas de compensación complejas para cada transacción.

• Cuenta fiduciaria n.º 1: aquí se reciben todos los alquileres y depósitos.
• Cuenta operativa n.º 2: desde aquí se pagan todos los gastos del negocio.
• Transferencia : Se realiza una transferencia bancaria física desde la cuenta fiduciaria a la cuenta operativa únicamente por el monto exacto de las tarifas de gestión ganadas (y los reembolsos de propietario aprobados)
• Contabilidad: Esta transferencia única se registra solo una vez como transacción de movimiento de efectivo en cada sistema: un retiro en el lado fiduciario y un depósito en el lado operativo. Esto garantiza que el resto de su contabilidad sea transparente y cumpla con las normas.

Usar una sola cuenta bancaria no es compatible con la contabilidad fiduciaria. Combinar la contabilidad operativa y fiduciaria en una sola cuenta bancaria genera una duplicación innecesaria, aumenta la carga de trabajo y genera confusión. Usar cuentas separadas proporciona límites financieros claros y simplifica la contabilidad y la conciliación al separar los fondos de los clientes de los fondos de la empresa.