Cuando habilita y realiza una Conciliación bancaria en la solución de contabilidad fiduciaria de Guesty, es posible que observe que se realiza un ajuste tanto en su cuenta de efectivo como, en particular, en el libro mayor de su administrador de inmuebles.
Antes de configurar conciliaciones bancarias por primera vez, lea lo siguiente para comprender por qué ocurren estos ajustes y los motivos comunes de discrepancias significativas, como un saldo grande que aparece después de la conciliación inicial.
¿Qué es el proceso de conciliación?
El proceso de conciliación de Guesty está diseñado para garantizar que el saldo de caja registrado en su sistema refleje con precisión los fondos reales en su cuenta bancaria para su fideicomiso. Funciona tomando el efectivo propiedad anunciado en su sistema a una fecha específica, considerando las transacciones no compensadas (depósitos o retiros aún no reflejados por el banco) y comparando este saldo calculado del sistema con su saldo bancario real.
¿Por qué se realizan ajustes?
Si hay una diferencia entre el saldo de caja calculado por su sistema y el saldo del banco, el sistema realizará un ajuste para que sus registros internos coincidan con su cuenta bancaria real. Más información a continuación sobre los diferentes tipos de ajustes.
Ajuste contra la cuenta de caja
Es sencillo: el sistema debe corregir su saldo de caja interno para que coincida con el saldo bancario verificado. Si el sistema considera que tiene $X, pero el banco muestra $Y, se contabiliza un ajuste de ($Y - $X) en su cuenta de caja para corregir la discrepancia.
Ajuste contra el libro mayor/cuenta del administrador de inmuebles
Este es un punto crítico en la contabilidad fiduciaria. El gestor inmobiliario es, en última instancia, responsable de la salud financiera y la integridad de la cuenta fiduciaria.
Si la conciliación revela que no hay fondos suficientes en la cuenta fiduciaria para cubrir los pasivos registrados del sistema, o si hay un superávit o déficit inexplicable, es responsabilidad del administrador de inmuebles abordar esto.
Por lo tanto, cualquier ajuste necesario para equilibrar la cuenta fiduciaria (especialmente los derivados de pasivos no gestionados o discrepancias históricas) se contabiliza en el libro mayor del administrador de inmuebles. Esto garantiza que el gestor inmobiliario sea responsable de reponer los fondos en caso de déficit o de gestionar cualquier superávit no contabilizado.
Razones comunes para grandes ajustes
Un ajuste importante, por ejemplo, un saldo de $3 millones, suele indicar discrepancias históricas significativas o saldos no gestionados en el sistema antes del proceso de conciliación. A continuación, se presentan las causas más comunes.
Depósitos anticipados con reservas realizadas
Guesty registra los depósitos anticipados, que son fondos cobrados a los huéspedes antes de su estancia. Si una reserva ya se realizó, pero aún muestra un saldo pendiente en "depósitos anticipados" (lo que significa que se desembolsaron más fondos de los que se cobraron o contabilizaron en esa reserva), se genera una inconsistencia. El sistema espera que estos fondos se mantengan en fideicomiso, pero es posible que ya se hayan pagado o que nunca se hayan conciliado por completo.
Impacto en el saldo de caja
Si se han desembolsado más fondos (por ejemplo, a un propietario, proveedor o gestor inmobiliario) de los que se pagó para una reserva, esto afectará negativamente el saldo de caja percibido en el sistema. El sistema considera que debería seguir reteniendo el dinero que ya salió del banco.
Recomendación
Antes de realizar la conciliación, se recomienda encarecidamente garantizar que todas las reservas anteriores (salidas) estén en cero en los depósitos anticipados. Esto podría implicar ajustes manuales o investigar la persistencia de estos saldos.
Cuentas por pagar (AP) impagas que ya han sido liquidadas por el banco
Guesty gestiona diversas cuentas por pagar, que son importes adeudados a administradores de inmuebles, impuestos e IVA, canales y proveedores. Si las transacciones relacionadas con estas cuentas por pagar ya se han pagado o compensado en su cuenta bancaria, pero aún aparecen marcadas como "no pagadas" en su sistema Guesty, se produce una discrepancia importante.
Impacto en el saldo de caja
El sistema considera que estos fondos aún deben desembolsarse y, por lo tanto, asume que aún forman parte del saldo de caja de su cuenta fiduciaria. Sin embargo, dado que ya han salido de su banco, esto infla el saldo de caja percibido por su sistema en relación con su saldo bancario real. La conciliación deberá entonces reducir el saldo de caja del sistema, lo que generará un importante ajuste negativo para ajustarlo a la realidad.
Recomendación
En “Saldos”, cree un pago para registrar estos pagos en los diferentes libros contables.
Saldos de propietario no pagados o fondos no desembolsados
Si tiene fondos adeudados a propietarios que no se han desembolsado correctamente a través del sistema (aparecen como "impagos" en el sistema de desembolso a propietario), el sistema asume que estos fondos aún se mantienen en el fideicomiso. De igual manera, los saldos iniciales incorrectos de los propietarios u otras cuentas de pasivo pueden provocar que el sistema sobrestime los fondos que considera que deberían estar retenidos.
Impacto en el saldo de caja
Al igual que con las cuentas por pagar, si estos fondos no están realmente en el banco, quizás debido a registros históricos incorrectos o pagos manuales previos no registrados en Guesty, el saldo de caja del sistema se inflará. La conciliación corregirá esto realizando un ajuste significativo.
Recomendación
En “Saldos”, cree un pago para registrar estos pagos en los diferentes libros contables.
La importancia de unos balances de pasivos correctos
El principio fundamental aquí es que su sistema de contabilidad fiduciaria debe reflejar con precisión no solo su efectivo, sino también todos sus pasivos: lo que debe a los propietarios, proveedores, autoridades fiscales, etc.
Es fundamental tener todos los saldos de pasivos correctos y actualizados en el sistema antes de iniciar la Conciliación bancaria. Esto garantiza que el saldo de caja calculado por el sistema refleje con precisión únicamente los fondos que deberían estar en el fideicomiso para cubrir los pasivos conocidos. De esta manera, cualquier asiento de ajuste realizado por el sistema será mínimo y reflejará únicamente diferencias temporales reales o redondeos menores, en lugar de discrepancias históricas significativas.
Reconocemos que los ajustes grandes pueden ser confusos. En el futuro, para mejorar la transparencia, planeamos introducir una "cuenta de compensación". Esta cuenta se utilizará para todos los saldos iniciales, ajustes de saldo y correcciones anticipadas de depósitos. Esto facilitará enormemente el seguimiento y la comprensión de cómo se obtienen estas derivaciones de saldo, proporcionando una visión más clara de los ajustes de conciliación.
En conclusión, un ajuste de conciliación importante, como un saldo de $3 millones, es un claro indicador de que las cuentas de pasivo de su sistema (depósitos anticipados, cuentas por pagar, saldos de propietario) necesitan una revisión y corrección exhaustivas. Al garantizar la exactitud de estos saldos antes de la conciliación, puede minimizar los ajustes importantes y mantener una cuenta fiduciaria sólida y transparente.
Si encuentra un ajuste significativo, centre su investigación en estas áreas clave para identificar y rectificar las inconsistencias de datos subyacentes.