Avec Guesty, vous pouvez envoyer des factures à vos voyageurs, en utilisant différentes marques pour chaque logement et en ajoutant un message personnalisé. Le cas échéant, vous pouvez collecter en toute sécurité les informations de paiement du voyageur directement sur la facture.
Instructions pour inclure le lien de collecte des paiements des invités
Note:
Si vous utilisez le paiement par canal, les paiements sont traités directement par le canal et vous n'avez pas besoin de collecter le mode de paiement du client dans Guesty.
Le lien de paiement est un moyen sécurisé de recueillir les informations de carte bancaire du client, mais il ne s'agit pas d'un système de paiement automatique. Vous pourrez choisir d'inclure ou non ce lien lors de chaque envoi de facture.
Si vous n'avez pas configuré les paiements automatiques, vous devrez traiter le paiement manuellement.
Lien de paiement invité et paiements automatiques
Il est important de comprendre comment le mode de paiement choisi par le client interagit avec les paiements automatiques créés lors de la confirmation d'une réservation.
Le mode de paiement est prélevé avant la confirmation de la réservation.
Si le mode de paiement du client est ajouté à la réservation avant qu'elle ne soit « confirmée », des paiements automatiques seront automatiquement créés et traités selon le calendrier établi, en utilisant le mode de paiement ajouté.
Le mode de paiement sera prélevé après confirmation de la réservation.
Si le mode de paiement du client est ajouté à la réservation après sa confirmation, les paiements automatiques existants resteront en attente. Dans ce cas, vous devrez les modifier et sélectionner le nouveau mode de paiement.
- Pour les paiements automatiques programmés dans le passé, vous pouvez soit modifier la date à une date ultérieure, soit choisir de prélever le montant maintenant.
- Les paiements automatiques programmés pour l'avenir seront automatiquement prélevés conformément aux règles établies.
Important:
S'il existe déjà une carte de crédit invité dans le système, vous devez modifier les paiements automatiques et sélectionner la carte de crédit nouvellement ajoutée, sinon la carte de crédit d'origine sera toujours débitée.
Apposez une marque sur une facture
Si vous gérez plusieurs marques, vous pouvez envoyer des factures avec des identités visuelles différentes. Configurez vos marques et associez-y vos annonces. Les factures des réservations effectuées dans des annonces associées à une marque afficheront les informations de l'entreprise telles que définies dans la configuration de cette marque. Si l'annonce de la réservation n'est associée à aucune marque, la facture du client affichera les informations de l'entreprise définies dans les paramètres par défaut indiqués ci-dessous.
Établir les factures des invités
Pas à pas:
- Connectez-vous à votre compte Guesty .
- Dans le menu de navigation latéral, cliquez
Paiements des invités pour ouvrir le menu déroulant. - Sous Général , sélectionnez Facturation des invités .
- Modifiez vos paramètres selon vos besoins. Voir les détails ci-dessous.
- Cliquez sur « Aperçu » en bas de la page pour prévisualiser l'apparence de la facture.
- Cliquez sur Enregistrer .
Explication des paramètres de facturation des invités
Téléchargez votre logo pour l'ajouter ou le remplacer. Nous vous recommandons d'utiliser une image carrée ou ronde afin qu'elle s'affiche correctement.
Les champs sont préremplis avec les informations de votre entreprise. Modifiez ou supprimez les informations nécessaires pour qu'elles apparaissent sur la facture.
Activez cette option pour générer automatiquement les numéros de facture. Lorsque vous sélectionnez cette option :
- Saisissez un préfixe statique facultatif qui apparaîtra avant le numéro généré automatiquement.
- Choisissez un numéro de facture initial qui augmentera à chaque facture envoyée.
Si cette option est désactivée, nous générerons une facture sans numéro de facture.
Définissez le message électronique à envoyer avec la facture client, y compris les variables. Vous pourrez le personnaliser à nouveau lors de l'envoi de la facture.
L'adresse e-mail par défaut de l'invité sera utilisée.
- Activez cette option pour afficher le détail des tarifs par nuit. Si elle est désactivée, seul le montant total sera affiché.
- Activez cette option pour afficher le détail des frais déduits.
Lors de la création de frais supplémentaires, vous avez la possibilité d' inclure ces frais dans le prix de l'hébergement afin qu'ils ne soient pas visibles pour les clients réservant via un canal connecté, puis de les « déduire » afin qu'ils apparaissent comme une ligne distincte dans la facture et les rapports du client.
Sur la facture du client, vous pouvez inclure les frais dans le prix de l'hébergement, ou choisir de les afficher comme une ligne distincte et d'en indiquer le montant au client.
- Activez cette option pour inclure un lien de paiement.
- Cette option est disponible uniquement si vous avez connecté un processeur de paiement.
- Activez cette option pour afficher le montant total restant à payer dans le pied de page de la facture.
Partagez automatiquement la facture
Pour envoyer la facture automatiquement, vous pouvez utiliser la variable suivante dans les automatisations de messages : {{guest_invoice}}.
Note :
Cette variable n'est pas prise en charge pour les réponses enregistrées.