Lors de la configuration des messages automatisés, vous utilisez deux types de conditions : les conditions de réservation et les conditions de message.
- Les conditions de réservation déterminent si l'intégralité du programme d'automatisation s'applique à une réservation.
- Des conditions s'appliquent à chaque message individuel au sein de cette automatisation, déterminant si et quand ce message spécifique doit être envoyé.
Lisez ci-dessous pour découvrir les conditions de message et comment les combiner pour définir quel événement déclenche un message dans l'automatisation.
Comment les conditions de message sont appliquées
Guesty ajoute un message d'automatisation à une réservation lors de la confirmation si la réservation remplit les conditions de réservation.
Une fois l'automatisation ajoutée, Guesty déclenche chaque message indépendamment, selon ses conditions spécifiques. Si vous définissez plusieurs conditions pour un message, Guesty l'envoie à l'heure prévue uniquement si toutes les conditions sont remplies.
Si l'heure prévue arrive mais que les conditions ne sont pas remplies, le message passe à l'état « en attente ». Il sera envoyé si les conditions sont remplies ultérieurement, ou il expirera si elles ne le sont jamais.
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Par exemple :
Vous avez configuré un message avec les conditions suivantes :
- Envoi prévu 1 jour après confirmation
- Le nombre de voyageurs est supérieur à 4
- HAP est fournie
Comment ça marche :
- Si la réservation concerne 5 voyageurs et inclut une HAP, le message est envoyé 1 jour après la confirmation.
- Si le voyageur n'a pas fourni de HAP à l'heure prévue, le message reste en attente.
- Si le voyageur fournit une HAP ultérieurement, le message sera envoyé immédiatement.
- Si le voyageur ne fournit jamais de HAP, le message expire et n'est jamais envoyé.
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Si l'heure prévue pour l'envoi du message est déjà passée au moment de la confirmation de la réservation, le message sera envoyé immédiatement après la confirmation.
Le statut des messages automatisés, en fonction de leurs conditions, est reflété dans le widget des messages automatisés.
Règles d'expiration
Les messages expirent dans les conditions suivantes :
- Les messages relatifs au départ expirent 7 jours après leur heure prévue.
- Les messages sans rapport avec la validation de la commande expirent une fois la commande passée.
Types de conditions de message
Il existe deux types de conditions de message : les conditions de message par défaut et les conditions de message personnalisées.
Conditions de message par défaut
Nombre de voyageurs
Envoyez des messages en fonction du nombre confirmé de voyageurs.
Par exemple:
Supposons que votre condition concerne 4 voyageurs. |
| Est
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Le message sera envoyé lorsque le nombre total de voyageurs sera exactement de 4 voyageurs. |
| N'est pas
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Le message sera envoyé lorsque le nombre de voyageurs confirmés sera différent de celui spécifié. |
| Est plus que
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Le message sera envoyé lorsque le nombre total de voyageurs sera supérieur à 4 (5 voyageurs ou plus). |
| Est inférieur à
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Le message sera envoyé lorsque le nombre total de voyageurs sera inférieur à 4 (3 voyageurs ou moins). |
La réservation a été intégralement payée.
Activez cette option pour envoyer des messages uniquement aux voyageurs ayant réglé la totalité de leur facture.
Vous pouvez utiliser cette condition pour envoyer les instructions d'arrivée ou les codes d'accès uniquement après confirmation du paiement.
Important:
N'utilisez pas cette condition pour l'envoi des instructions d'arrivée des réservations Airbnb, car elles ne sont considérées comme entièrement payées que 24 heures après l'arrivée. Vous pouvez utiliser la condition de réservation « Canaux et sources » pour exclure Airbnb dans ce cas.
Arrivée soumise
Activez cette option pour envoyer des messages uniquement si le voyageur a rempli son formulaire d'arrivée.
Vous pouvez utiliser cette condition pour ne divulguer les informations d'accès qu'après avoir reçu les coordonnées de l'invité.
Note:
Cette condition est compatible avec l'ancien gestionnaire de documents. Elle fonctionne également pour l'application voyageur si vous n'en avez qu'une seule sur votre compte. Si vous utilisez plusieurs applications voyageur, utilisez la condition « Arrivée de voyageur spécifique ».
Formulaire d'arrivée de l'application voyageur soumis
Ajoutez des messages aux réservations en fonction de l'application voyageur associée à la réservation.
Si vous utilisez plusieurs applications voyageur sur votre compte, cela garantit que le message automatique correspond à l'application voyageur spécifique.
Contrat conclu
Activez cette option pour n'envoyer des messages que si le voyageur a signé son contrat de location.
Vous pouvez utiliser cette condition pour garantir que les exigences légales sont respectées avant d'envoyer les détails d'arrivée.
Arrivée prévue
Envoyez des messages en fonction de l'heure d'arrivée estimée du client (HAP). Si aucune HAP n'est disponible, Guesty utilise l'heure d'arrivée par défaut.
Vous pouvez utiliser cette condition pour proposer des services d'arrivée anticipée aux voyageurs arrivant tôt ou pour envoyer des instructions d'accès tard le soir aux voyageurs arrivant après les heures d'ouverture.
Le voyageur a fourni une HAP
Activez cette option pour envoyer des messages en fonction de l'existence d'une HAP sur la réservation.
Vous pouvez utiliser cette condition pour rappeler aux voyageurs de communiquer leur heure d'arrivée s'ils ne l'ont pas encore fait.
Départ prévu
Envoyez des messages en fonction de l'heure de départ estimée du client (HDP). Si aucune HDP n'est disponible, Guesty utilise l'heure de départ par défaut.
Vous pouvez utiliser cette condition pour proposer un départ tardif moyennant un supplément, ou pour envoyer des instructions spécifiques pour les départs tôt le matin.
Le voyageur a fourni une HDP
Activez cette option pour envoyer un message selon l'existence ou non d'une HDP.
Vous pouvez utiliser cette condition pour rappeler aux voyageurs de communiquer leur heure de départ s'ils ne l'ont pas encore fait.
Langue préférée du voyageur
Envoyez des messages en fonction de la langue préférée du client.
Vous pouvez utiliser cette condition pour créer des modèles spécifiques à une langue (par exemple, un modèle espagnol avec la condition « La langue préférée est l’espagnol »).
Important:
- Airbnb, Booking.com et Vrbo : la langue préférée du client est importée et enregistrée dans Guesty, puis le champ de langue préférée est automatiquement renseigné.
- Tous les autres canaux : le champ de langue préférée du client n’est pas rempli automatiquement ; il doit être renseigné dans les informations du voyageur.
En savoir plus sur la définition d'une langue préférée par défaut pour les voyageurs.
Ville natale du voyageur
Envoyez des messages en fonction de la ville d'origine du client.
Vous pouvez utiliser cette condition pour rappeler aux habitants les règles strictes du parti ou le règlement intérieur.
Est un voyageur régulier
Activez cette option pour envoyer des messages si le voyageur a déjà séjourné dans cette propriété.
Vous pouvez utiliser cette condition pour envoyer un message de « bienvenue » ou pour passer outre les instructions de base qu'ils connaissent déjà.
Paiement total de l'hôte
Envoyez des messages en fonction du montant total payé par le voyageur (dans la devise de l'annonce).
Vous pouvez utiliser cette condition pour offrir des services VIP ou remercier tout particulièrement les voyageurs qui paient plus cher pour leur réservation, afin de leur garantir que leur argent a été bien dépensé et de les encourager à revenir.
Il faudrait un avis
Note:
Ce message d'avertissement s'applique uniquement aux réservations Airbnb et Vrbo.
Activez cette option pour envoyer des messages selon que la fonction commentaires automatiques est activée ou non pour ce voyageur. 
Un voyageur a soumis un avis
Note:
Ce message d'erreur s'applique uniquement aux réservations Airbnb, Booking.com et Vrbo.
Activez cette option pour envoyer des messages selon que le voyageur a déjà laissé un avis. Vous pouvez définir une note spécifique pour chaque critère.
Vous pouvez utiliser cette condition pour rappeler aux voyageurs de laisser un avis s'ils ne l'ont pas encore fait, ou pour remercier les voyageurs qui ont laissé un avis 5 étoiles.
Tentative de retenue de l'autorisation
Une retenue de l'autorisation est un montant temporaire que vous pouvez facturer à vos voyageurs pour garantir qu'ils paient à l'échéance. Envoyez des messages selon que la facturation a réussi ou échoué.
- Une retenue d'autorisation échoue si la réservation a fait l'objet d'au moins une tentative de retenue de l'autorisation infructueuse et d'aucune tentative réussie.
- Une retenue d'autorisation est validée si la réservation a fait l'objet d'au moins une tentative de retenue de l'autorisation réussie.
Vous pouvez configurer des messages différents pour les retenues de l'autorisation réussies et échouées afin d'informer les voyageurs en conséquence. Une réservation pouvant faire l'objet de plusieurs autorisations, son statut est susceptible d'évoluer.
Tentative de dépôt de garantie
Un dépôt de garantie est une somme temporaire que vous pouvez facturer à vos voyageurs pour vous protéger contre d'éventuels dommages pendant leur séjour. Envoyez un message lors de l'événement prévu pour vous informer du résultat de la facturation (acceptation ou échec).
- Un dépôt de garantie est refusé si la réservation a fait l'objet d'au moins une tentative de dépôt de garantie infructueuse et d'aucune tentative réussie.
- Le dépôt de garantie est validé si la réservation a fait l'objet d'au moins une tentative de dépôt de garantie réussie.
Vous pouvez configurer des messages différents pour les demandes de dépôt de garantie réussies et échouées afin d'en informer les voyageurs. Étant donné qu'une réservation peut faire l'objet de plusieurs dépôts de garantie, son statut peut évoluer.
Paiement de la réservation
Envoyez des messages automatisés en fonction du succès ou de l'échec des paiements liés aux paiements généraux. Cette fonctionnalité couvre les cas de paiement courants, au-delà des autorisations de paiement et des dépôts de garantie, et vous permet d'informer automatiquement les voyageurs de l'état du paiement.
Cette condition s'applique à tous les paiements traités par n'importe quel processeur de paiement. Vous pouvez choisir parmi trois options de statut :
- Échec (non réussi) : La réservation comporte au moins un paiement général ayant échoué et aucun paiement réussi ou en attente d'authentification.
- Réussi : La réservation a au moins un paiement général réussi.
- En attente d'authentification : La réservation comporte au moins un paiement en attente d'authentification.
Vous pouvez configurer des messages différents pour chaque état du paiement afin d'informer les voyageurs en conséquence.
Nuits disponibles avant/après le séjour
Note:
Cette fonctionnalité premium est actuellement disponible pour tous les comptes.
Envoyez des messages aux réservations, en fonction des disponibilités avant et/ou après leur séjour. Cela vous permet d'optimiser votre taux d'occupation et d'augmenter vos revenus potentiels.
Utilisez cette condition pour proposer aux voyageurs une nuit supplémentaire à prix réduit si la propriété est vacante avant leur arrivée ou après leur départ.
Vous pouvez personnaliser cette condition comme suit :
- Si la disponibilité concerne avant l'arrivée, après le départ, ou les deux.
- Si la disponibilité est indiquée comme étant n'importe quel jour de la semaine, uniquement en semaine ou uniquement le week-end.
- La durée maximale de l'intervalle entre les réservations.
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Par exemple :
Conformément aux conditions ci-dessous, le message ne sera envoyé que si :
- Les nuits disponibles sont avant l'arrivée.
- Les nuits intermédiaires se chevauchent n'importe quel jour de la semaine
- L'intervalle est de deux nuits maximum. Si cet intervalle est supérieur à deux nuits, le message ne sera pas envoyé.
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Conditions de message personnalisées
Pour les scénarios spécifiques non couverts par les conditions par défaut, utilisez les champs personnalisés de réservation.
Créez un champ personnalisé de type oui/non, ajoutez-le comme condition de message et activez-le avant l'heure d'envoi prévue pour la réservation concernée afin de garantir que le message y soit ajouté.
En savoir plus sur l’utilisation des champs personnalisés pour les réservations en tant que conditions dans les messages.