Utilice tareas para organizar y administrar de manera eficiente las operaciones de la propiedad, incluidas las tareas de limpieza, mantenimiento, registros y otras actividades operativas.
Tipos de Tareas
Guesty ofrece dos tipos distintos de tareas:
| Criterios de comparación | Tareas automáticas | Tareas basadas en calendario |
|---|---|---|
| Objetivo | Tareas que dependen de eventos de reservas de huéspedes. | Tareas de mantenimiento regular o actividades periódicas relacionadas con la propiedad. |
| Desencadenar | Eventos específicos en el ciclo de vida de una reserva, como el check-in o la salida. | Fechas o días específicos del calendario, que pueden ser únicos o recurrentes. |
| Programación | Se ajustan dinámicamente con los cambios de reserva. |
Programadas para fechas o días específicos y asignadas a una propiedad. Si se edita para una reserva específica, el tiempo no cambiará con los ajustes de la reserva. |
| Creación | Un proceso de dos pasos desde la página de la propiedad: crear una plantilla de tarea y luego configurar la programación de tareas. | Se crean directamente desde el calendario. |
| Cuándo utilizarlo | Úselo cuando las tareas deben depender de reservas y ajustarse automáticamente si las fechas cambian. | Úselo cuando las tareas deben realizarse en fechas específicas, independientemente de las reservas de los huéspedes. |
| Ejemplos |
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Administrar tareas basadas en calendario
Utilice tareas basadas en calendario para administrar el mantenimiento regular y las actividades periódicas programando tareas en fechas específicas.
Crear una tarea basada en calendario
Al crear una tarea recurrente, se genera una serie de instancias con seis meses de antelación y se añaden nuevas instancias a diario. Las Tareas asignadas a varias propiedades crean instancias independientes para cada una. La instancia más reciente que se ve siempre corresponde a un máximo de seis meses de antelación.
Los usuarios con acceso restringido a propiedades solo ven las tareas asociadas a sus propiedades asignadas. Las Tareas no asociadas a ninguna propiedad quedan ocultas para estos usuarios.
Siga los pasos a continuación para crear una tarea única o recurrente basada en calendario.
Paso a paso
- Inicie sesión en su cuenta de Guesty .
- En la esquina superior derecha del panel, haga clic en
y seleccione Nueva tarea . - Complete la información pertinente:
- Tiempo: al seleccionar "flexible", los asignados pueden completar la tarea en cualquier momento entre las fechas "Puede comenzar desde" y "Debe finalizar antes de".
- Añadir un gasto para vincularlo a la tarea
- Persona asignada: al asignar una tarea a un grupo, todos los miembros pueden ver la tarea, pero una vez que un miembro la reclama, se vuelve invisible para los demás.
- Se aplica a: Al asignar la tarea a una propiedad, seleccione entre las siguientes opciones:
- Todo: Se aplica a todas las propiedades actuales y futuras. Puede excluir propiedades específicas.
- Por regla: Se aplica a propiedades que cumplen criterios específicos. Puede excluir propiedades específicas que cumplan dichos criterios.
- Específico: se aplica a propiedades seleccionadas (máximo 150).
- Haga clic en Guardar .
Editar o eliminar tareas de calendario
Al editar un campo en una instancia de tarea, esta se desvincula de la serie. Las futuras actualizaciones de la serie no se aplicarán a la instancia editada.
Si modifica el horario de una serie de tareas, Guesty eliminará las próximas instancias que no se hayan iniciado y generará otras nuevas según el nuevo horario.
Siga los pasos a continuación para editar o eliminar una serie de tareas completa o una instancia dentro de la serie.
Paso a paso
- Inicie sesión en su cuenta de Guesty.
- Desde la barra de navegación superior, haga clic en el selector de modo y seleccione el modo de operaciones.
- Haga clic en Operaciones de campo y luego seleccione Tareas.
- Seleccione la instancia de tarea relevante.
- En la parte superior derecha, haga clic en Editar.
- En el menú desplegable, seleccione Editar una tarea o Editar serie de tareas.
- Ajuste la información relevante o haga clic en
en la esquina superior izquierda para eliminar. - Haga clic en Guardar y, en la ventana emergente, haga clic en Guardar nuevamente.
Administrar tareas automáticas
Las tareas automáticas le ayudan a gestionar operaciones dependientes de las reservas, creando automáticamente tareas activadas por eventos específicos en un ciclo de vida de una reserva.
Cree una tarea automática en dos pasos:
- Configure una plantilla de tareas que incluya todos los detalles que su equipo necesita para completar la tarea.
- Configure la programación de las tareas para alinearla con eventos de reserva específicos.
Las tareas automáticas generan instancias para todas las reservas existentes y futuras. También puede cambiar automáticamente el estado de la limpieza del anuncio una vez completada una tarea automática.
Las tareas no asignadas a un usuario específico aparecen como "Sin asignar" hasta que un miembro del grupo las acepta a través de la aplicación móvil Guesty.
Crear una plantilla de tareas
Siga los pasos a continuación para crear una plantilla de tarea automática.
Paso a paso
- Inicie sesión en su cuenta de Guesty.
- En la barra de navegación superior, haga clic en el selector de modo y seleccione el modo de operaciones.
- Haga clic en Propiedades.
-
Haga clic en la propiedad correspondiente.
Para una multiunidad, administre esta función desde la unidad principal para aplicar la configuración a todas las subunidades. También puede configurar los ajustes para una subunidad específica. Haga clic en la unidad principal o en la subunidad específica.
- En el menú de la izquierda, seleccione Plantillas de Tarea.
- Haga clic en Crear una plantilla de tarea.
- Complete la información correspondiente.
- Usuarios de contabilidad (solo): agregar un gasto le ayuda a administrar su folio de contabilidad al vincular un gasto a la tarea.
- Lista de verificación: cree una lista de tareas pendientes necesarias para completar esta tarea.
- Persona asignada: Elija entre asignar a un miembro individual del equipo o a un grupo. Las asignaciones grupales permiten que cualquier miembro pueda reclamar la tarea.
- Adjuntos: Suba los archivos relevantes, incluyendo fotos. Para eliminar un adjunto, pase el cursor sobre él y haga clic en el icono de la papelera en la esquina superior derecha.
- Haga clic en Guardar.
- En la ventana emergente, seleccione Continuar para automatizar tareas o Lo haré más tarde.
Editar o eliminar una plantilla de tarea
Editar una plantilla de tarea
Las tareas automáticas se actualizan automáticamente cuando modifica la plantilla de tarea correspondiente o cuando cambian los horarios de check-in o salida de la reserva.
Cuando edita un campo en una instancia específica, se "separa" de la plantilla, por lo que las actualizaciones futuras de la plantilla no lo actualizarán.
Eliminar una plantilla de tarea
Al eliminar una plantilla, también se eliminan las tareas asociadas sin gastos (pasados o futuros). Las tareas con gastos no se eliminarán, pero no se asociarán a ninguna plantilla de tarea.
Para eliminar la programación de la tarea automática, pero conservar la plantilla de tarea para programaciones futuras, elimine la tarea automática en sí.
Siga los pasos a continuación para editar o eliminar una plantilla de tarea.
Paso a paso
- Inicie sesión en su cuenta de Guesty.
- En la barra de navegación superior, haga clic en el selector de modo y seleccione el modo Operaciones.
- Haga clic en Propiedades.
-
Haga clic en la propiedad correspondiente.
Para una multiunidad, acceda a los ajustes de la unidad principal o haga clic en una subunidad.
- En el menú del lado izquierdo, haga clic en Plantillas de tareas.
- Junto a la plantilla correspondiente, haga clic en Editar y realice los cambios pertinentes. También puede hacer clic en y Eliminar para eliminar la plantilla.
- Haga clic en Guardar y, en la ventana emergente, haga clic en Guardar nuevamente.
Crear una tarea automática
Una vez creada la plantilla de tarea, cree la tarea automática para configurar la programación. Puede configurar la tarea para cambiar el estado de la limpieza del anuncio una vez finalizado. Las tareas automáticas se pueden personalizar para reservas de huésped o propietario.
Momento
Al definir el horario de la tarea automática, determine cuándo la persona asignada debe realizar la tarea según el ciclo de vida de la reserva. Por ejemplo, "Al momento de la salida" o "2 horas antes del check-in".
El tiempo flexible permite que la persona asignada complete la tarea dentro del plazo establecido.
Puede programar tareas automáticas según la hora estimada de llegada (Hora Estimada de Llegada) o de salida (Hora Estimada de Salida) del huésped. Si no ha añadido estas horas a la reserva ni las ha recopilado a través del formulario de check-in, se utilizarán las horas de check-in o salida predeterminadas del establecimiento.
Para crear una tarea automática, siga los pasos a continuación.
Paso a paso
- Inicie sesión en su cuenta de Guesty.
- En la barra de navegación superior, haga clic en el selector de modo y seleccione el modo de operaciones.
- Haga clic en Propiedades.
-
Haga clic en la propiedad correspondiente.
Para multiunidad, administre esta función desde la unidad principal para aplicar los ajustes a todas las subunidades. También puede configurar los ajustes para una subunidad específica. Haga clic en la unidad principal o en la subunidad específica.
- En el menú del lado izquierdo, haga clic en Automatización y luego seleccione Tareas automáticas.
- Haga clic en Crear tarea automática.
- Introduzca la información relevante.
- Haga clic en Guardar y, en la ventana emergente, haga clic en Listo.
Editar o eliminar una tarea automática
Al editar un campo en una instancia de tarea, se desvincula dicho campo de la plantilla. Las futuras actualizaciones de la plantilla no se aplican a la tarea automática.
Eliminar una tarea automática solo afecta a las reservas futuras; las tareas de las reservas existentes se conservan. Para eliminar todas las tareas generadas por una tarea automática, elimine la tarea automática a nivel de propiedad. De lo contrario, continuará generando tareas para las nuevas reservas. Eliminar una plantilla elimina todas las tareas de las reservas futuras.
Si desea eliminar la tarea automática pero conservar su plantilla para uso futuro, simplemente elimine la tarea automática como se describe a continuación.
Importante:
Para editar campos específicos como tipo, persona asignada, listas de verificación o documentos, utilice la página Tareas, de manera similar a las tareas basadas en calendario.
Paso a paso
- Inicie sesión en su cuenta de Guesty.
- En la barra de navegación superior, haga clic en el selector de modo y seleccione el modo de operaciones.
- Haga clic en Propiedades.
-
Haga clic en la propiedad correspondiente.
Para propiedades multiunidad, administre esta función desde la unidad principal para aplicar los ajustes a todas las subunidades. También puede configurar los ajustes para una subunidad específica. Haga clic en la unidad principal o en la subunidad específica.
- En el menú del lado izquierdo, haga clic en Automatización y luego seleccione Tareas automáticas.
- Junto a la tarea automática correspondiente, haga clic en Editar y realice los cambios pertinentes. También puede hacer clic en o en Eliminar para eliminar la tarea.
- Haga clic en Guardar.
Cómo afectan los cambios de reserva a las tareas
Las tareas automáticas están vinculadas a las reservas y los cambios de reserva afectan a estas tareas de la siguiente manera:
- Las tareas automáticas se actualizan si cambian los horarios de reserva (para check-in, salida, Hora Estimada de Llegada, Hora Estimada de Salida).
- Si ha editado manualmente la programación de una tarea generada, los cambios de reserva futuros no afectarán esa tarea.
- Si se cancela una reserva, también se cancela la tarea automática asociada.
- Al cambiar una reserva a otro anuncio, se cancelan las tareas del anuncio anterior y se crean nuevas según los ajustes de tarea automática del anuncio.
Cómo funcionan las tareas de estancia del propietario
Los propietarios pueden permanecer en sus propiedades bloqueando fechas en el calendario a través del Portal de propietarios de Guesty.
Cuando un propietario modifica su estancia programada, la hora de la tarea se actualiza automáticamente. Si se cancela la estancia de un propietario, también se actualiza la tarea automática.