Utilice Tareas para organizar y administrar de manera eficiente las operaciones del inmueble, incluidas las tareas de limpieza, mantenimiento, llegadas y otras actividades operativas.
Guesty ofrece dos tipos de Tareas:
Tareas automáticas
Las Tareas automáticas se configuran a nivel de inmueble y se activan por eventos específicos en un ciclo de vida de Reserva.
Por ejemplo, configure una Tarea Automática para limpiar un inmueble una hora después de la salida. Crear Tareas automáticas es un proceso de dos pasos: crear una plantilla de Tarea y configurar la programación de Tarea.
Tareas basadas en calendario
Las Tareas basadas en calendario se programan para fechas o días específicos. Estas Tareas pueden ser puntuales o recurrentes y pueden estar vinculadas a inmuebles o reservas.
Por ejemplo, programe una Tarea de mantenimiento recurrente para todas sus inmuebles el cuarto miércoles de cada mes.
Administrar Tareas basadas en calendario
Las Tareas basadas en calendario se pueden asignar a un inmueble o a una Reserva. Si la Tarea se aplica a una Reserva, su tiempo no se verá afectado por los cambios en la Reserva. Para vincular Tareas a las fechas y horas de la Reserva, utilice las Tareas automáticas. También puede editar la Tarea.
Los usuarios con acceso restringido a inmuebles solo pueden ver las Tareas asociadas a sus inmuebles asignados. Las Tareas que no están asociadas a ninguna inmuebles se ocultan para estos usuarios.
Crear una Tarea basada en calendario
Siga los pasos a continuación para crear una Tarea única o recurrente basada en calendario.
Tenga en cuenta lo siguiente:
- Al crear una Tarea recurrente, se genera una serie de instancias de Tarea con una antelación de seis meses, y se añaden nuevas instancias diariamente si corresponde. En cualquier momento, la instancia más reciente que se ve es de hasta seis meses.
- Una Tarea asignada a múltiples inmuebles crea una serie de instancias de Tarea para cada inmueble.
Paso a paso:
- Inicie sesión en su cuenta de Guesty.
- En la esquina superior derecha del panel, haga clic en
y seleccione Nueva Tarea. - Complete la información pertinente:
- Al establecer un marco de tiempo flexible, la persona asignada a la tarea puede decidir cuándo comenzar y completar la Tarea, en cualquier momento entre la fecha y hora "Puede comenzar desde" y la fecha y hora "Debe finalizar antes de" que usted establezca.
- Usuarios de contabilidad (solamente): Agregar un gasto le ayuda a administrar su folio de contabilidad al vincular un gasto a la Tarea.
- Al asignar una Tarea a un grupo, esta es visible para todos los miembros del grupo. Cualquier miembro puede asignarse la Tarea a sí mismo. Una vez asignada, ya no será visible para el grupo.
- Al asignar la Tarea a un inmueble, seleccione entre las siguientes opciones:
- Todos: La Tarea se aplicará a todos los inmuebles existentes y futuros. Puede excluir inmuebles específicos.
- Por regla: Se aplicará la Tarea a inmuebles existentes y futuros que cumplan un conjunto de criterios. Puede excluir inmuebles específicos que cumplan los criterios.
- Específico: Aplicar la Tarea a inmuebles específicos. Se puede asignar una Tarea a un máximo de 150 inmuebles.
- Haga clic en Guardar.
Editar o eliminar una serie o instancia de Tareas basadas en calendario
Siga los pasos a continuación para editar o eliminar una serie de Tarea completa o una instancia dentro de la serie.
Al editar un campo en una instancia de Tarea, este se desvincula de la serie. Las actualizaciones de este campo para la serie no se aplicarán a la instancia de Tarea.
Si modifica los tiempos de una serie de Tarea, las próximas instancias que aún no hayan comenzado se eliminarán y se generarán nuevas instancias según los nuevos tiempos.
Paso a paso:
- Inicie sesión en su cuenta de Guesty .
- Desde la barra de navegación superior, haga clic en el selector de modo y seleccione Modo de operaciones.
- Haga clic en Operaciones de campo y luego seleccione Tareas .
- Seleccione la instancia de Tarea relevante.
- En la parte superior derecha, haga clic en Editar .
- En el menú desplegable, seleccione Editar una Tarea o Editar serie de Tarea .
-
Ajuste la información relevante o haga clic en
en la esquina superior izquierda para eliminar.
- Haga clic en Guardar y, en la ventana emergente, haga clic en Guardar nuevamente.
Gestión de Tareas automáticas
Para crear una Tarea Automática, comience por configurar una plantilla que incluya todos los detalles que su equipo necesita para Tarea. Luego, configure la programación de la tarea; incluso puede cambiar automáticamente el Estado de la limpieza del anuncio una vez completada.
La nueva Tarea Automática genera automáticamente instancias para todas las reservas existentes y las reservas realizadas para fechas futuras.
Si se cancela una Reserva, la Tarea Automática asociada también se cancela. Además, los cambios en la hora de check-in, salida, llegada estimada o salida estimada actualizan automáticamente la Tarea Automática activada por esos parámetros.
Cuando una Reserva se mueve a otro anuncio, todas las Tareas actuales se cancelan automáticamente y se crean nuevas Tareas según los Ajustes de Tareas automáticas del anuncio.
Una vez programada una Tarea Automática y no asignada a un usuario, aparecerá como "Sin asignar" hasta que un miembro del grupo la acepte a través de la aplicación móvil de Guesty . Incluso si la Tarea no se acepta, permanecerá vinculada a la Reserva.
Crear una plantilla de Tarea
Paso a paso:
- Inicie sesión en su cuenta de Guesty.
- En la barra de navegación superior, haga clic en el selector de modo y seleccione Modo de operaciones.
- Haga clic en Inmuebles.
- Haga clic en el inmueble correspondiente.
Si el anuncio tiene multiunidad, administre esta función desde la unidad principal para Aplicar la configuración a todas las subunidades. También puede configurar los Ajustes para una subunidad específica. Haga clic en la unidad principal o en la subunidad específica.
- En el menú del lado izquierdo, seleccione Plantillas de Tarea.
- Haga clic en Crear una plantilla de tarea.
- Introduzca la información relevante.
- Usuarios de contabilidad (solamente): Agregar un gasto le ayuda a administrar su folio de contabilidad al vincular un gasto a la Tarea.
- Asignar una Tarea a una persona o a un grupo. Al asignarla a un grupo, Cualquiera de sus miembros puede asignarse la Tarea.
- Haga clic en Guardar.
- En la ventana emergente, seleccione Continuar automatizando Tareas o Lo haré más tarde .
Editar o eliminar una plantilla de tarea automática
Las Tareas automáticas se actualizan automáticamente cuando modificas la plantilla de Tarea correspondiente o cuando se cambia la fecha/hora de check-in o salida de un anuncio o reserva.
Si elimina una plantilla, todas las Tareas asociadas sin gastos se eliminarán automáticamente, independientemente de si están relacionadas con reservas pasadas o futuras. Las Tareas con gastos no se eliminarán, pero no se asociarán a ninguna plantilla de Tarea.
Además, al editar un campo en una instancia de Tarea Automática específica, el campo se separará de la plantilla de Tarea, por lo que las actualizaciones futuras de la plantilla no lo actualizarán.
Si desea eliminar la programación de la Tarea Automática, pero conservar la plantilla de Tarea para programaciones futuras, elimine la Tarea Automática en sí.
Siga los pasos a continuación para editar o eliminar una plantilla de Tarea.
Paso a paso:
- Inicie sesión en su cuenta de Guesty .
- En la barra de navegación superior, haga clic en el selector de modo y seleccione Modo de operaciones.
- Haga clic en Inmuebles .
- Haga clic en el inmueble correspondiente.
Para una multiunidad, acceda a la Ajustes de la unidad principal o haga clic en una subunidad.
- En el menú del lado izquierdo, haga clic en Plantillas de Tareas .
-
Junto a la plantilla correspondiente, haga clic en Editar y realice los cambios pertinentes. También puede hacer clic en y Eliminar para eliminar la plantilla.
- Haga clic en Guardar y, en la ventana emergente, haga clic en Guardar nuevamente.
Crear una Tarea Automática
Una vez creada la plantilla de Tarea, cree la Tarea Automática para configurar la programación. Puede configurarla para cambiar el Estado de la limpieza del anuncio una vez completada la Tarea Automática.
Las Tareas automáticas se pueden personalizar para reservas de huésped o propietario.
Al definir el tiempo de la Tarea Automática, determine cuándo la persona asignada debe iniciar la Tarea en función del ciclo de vida de la reserva, como "Al momento de la salida" o "2 horas antes del check-in".
Con un cronograma flexible, la persona asignada puede elegir cuándo completar la Tarea dentro del período de tiempo establecido.
Los propietarios pueden alojarse en sus inmuebles bloqueando fechas en el calendario a través del Portal del Propietario de Guesty . Cuando un propietario modifica su estancia programada, la hora de la Tarea se actualiza automáticamente. Si se cancela la estancia de un propietario , también se cancelará la Tarea Automática.
Puede programar Tareas automáticas según la hora estimada de llegada (Hora Estimada de Llegada) o de salida (Hora Estimada de Salida) del huésped. Si estas horas no se añaden a la Reserva ni se recopilan a través del formulario de check-in, se utilizarán las horas de check-in o salida predeterminadas del establecimiento.
Para crear una Tarea Automática, siga los pasos a continuación.
Paso a paso:
- Inicie sesión en su cuenta de Guesty.
- En la barra de navegación superior, haga clic en el selector de modo y seleccione Modo de operaciones.
- Haga clic en Inmuebles.
- Haga clic en el anuncio correspondiente.
Para multiunidad, administre esta función desde la unidad principal para Aplicar la configuración a todas las subunidades. También puede configurar los Ajustes para una subunidad específica. Haga clic en la unidad principal o en la subunidad específica.
- En el menú del lado izquierdo, haga clic en Automatización y luego seleccione Tareas automáticas.
- Haga clic en Crear Tarea Automática.
- Introduzca la información relevante.
- Haga clic en Guardar y, en la ventana emergente, haga clic en Listo .
Editar o eliminar una Tarea Automática
La edición de un campo específico en una instancia de Tarea Automática lo separará de la plantilla de Tarea, por lo que las actualizaciones futuras de la plantilla no la actualizarán.
Eliminar una Tarea Automática solo afecta las reservas futuras, mientras que las Tareas de las reservas existentes permanecen sin cambios.
Las Tareas automáticas programadas según el check-in o salida se actualizan automáticamente si cambia la programación de una Reserva. Sin embargo, los cambios en la programación de una Reserva no afectan a las Tareas generadas si se ha modificado la programación de Tarea.
Para eliminar todas las Tareas generadas por una Tarea Automática, elimine la Tarea Automática a nivel de inmueble. De lo contrario, se continuará generando Tareas para las nuevas reservas. Además, al eliminar una Plantilla de Tarea Automática, se eliminan todas las Tareas generadas para futuras reservas.
Si desea eliminar la Tarea Automática pero conservar su plantilla para uso futuro, simplemente elimine la Tarea Automática como se describe a continuación.
Paso a paso:
- Inicie sesión en su cuenta de Guesty.
- En la barra de navegación superior, haga clic en el selector de modo y seleccione Modo de operaciones.
- Haga clic en Inmuebles.
- Haga clic en el anuncio correspondiente.
Para multiunidad, administre esta función desde la unidad principal para Aplicar la configuración a todas las subunidades. También puede configurar los Ajustes para una subunidad específica. Haga clic en la unidad principal o en la subunidad específica.
- En el menú del lado izquierdo, haga clic en Automatización y luego seleccione Tareas automáticas.
-
Junto a la tarea automática correspondiente, haga clic en Editar y realice los cambios pertinentes. También puede hacer clic en y Eliminar para eliminar la Tarea.
- Haga clic en Guardar.