Gestione dei messaggi automatici per ospiti, proprietari e membri del team

Le automazioni Messaggio ti aiutano a risparmiare tempo e a garantire una comunicazione coerente con i tuoi ospiti, proprietari e membri del team. Invia automaticamente il messaggio giusto al destinatario giusto al momento giusto, creando un programma di comunicazione in linea con il ciclo di vita delle tue prenotazioni.

Terminologia

• automazione Messaggio : la pianificazione visiva o il framework utilizzato per impostare la comunicazione automatizzata. Le Condizioni di Prenotazione determinano quali prenotazioni entrano nel flusso.
• Messaggi automatici : i singoli messaggi che compongono l'automazione Messaggio. Le Condizioni di Messaggio determinano se e quando un singolo messaggio viene inviato.
• Condizioni di Prenotazione e di Messaggio : insieme, funzionano come un filtro a due fasi. Le Condizioni di Prenotazione determinano quali prenotazioni entrano nell'automazione. Le Condizioni di Messaggio determinano quali messaggi specifici vengono inviati all'interno di tale automazione e quando.

Comprendere la pianificazione e la scadenza dei messaggi

Le automazioni Messaggio vengono aggiunte alle prenotazioni al momento della conferma. Se una prenotazione viene confermata dopo l'orario programmato per un messaggio, il messaggio viene inviato immediatamente dopo la conferma.

I messaggi automatici inviati a utenti, contatti o addetti alle pulizie non vengono visualizzati nella Posta in arrivo. Puoi tenere traccia di tutti gli aggiornamenti alle tue automazioni dei messaggi nel registro attività.

Pianificazione dei Messaggi

I messaggi automatici utilizzano gli orari di check-in e check-out predefiniti dell'annuncio. Se l'orario di arrivo o di partenza cambia, Guesty riprogramma automaticamente i messaggi.

Quando attivi una nuova automazione, Guesty pianifica i messaggi per tutte le prenotazioni corrispondenti, comprese quelle create in precedenza. Guesty attiva i messaggi solo se l'orario pianificato è futuro. Se un orario è già trascorso, il messaggio viene saltato.

Ad esempio, se un messaggio è impostato per essere inviato "alla conferma della prenotazione" e oggi si attiva l'automazione per una prenotazione confermata ieri, quel messaggio specifico verrà saltato.

I messaggi automatici vengono comunque inviati alle prenotazioni effettuate prima della connessione a Guesty.

Scadenza dei Messaggi

Se disattivi un messaggio automatico prima dell'orario di invio programmato, scadrà una volta trascorso tale orario. Puoi visualizzare i messaggi scaduti nel widget dei messaggi automatici nella Posta in arrivo, in "Cronologia".

Crea automazione dei messaggi

Segui le istruzioni per creare, modificare o eliminare un'automazione dei messaggi.

Scopri come aggiungere i proprietari come destinatari di un messaggio automatico e creare automazioni dei messaggi esclusivamente per le prenotazioni dei proprietari.

Passo dopo passo:

1. Accedi al tuo account Guesty.
2. Nella barra di navigazione in alto, fai clic sul selettore modalità e seleziona la modalità Operazioni.
3. Fai clic su Automazioni e quindi seleziona Messaggi.
4. Nell'angolo in alto a destra, fai clic su Aggiungi automazione dei messaggi.
5. Scegli come creare la tua automazione:

   • Per utilizzare un modello di automazione dei messaggi, fai clic su Usa modello accanto all'automazione desiderata.

     

   • Per creare un nuovo modello di automazione dei messaggi, fai clic su 'Crea personalizzato' nell'angolo in alto a destra e seleziona l'opzione desiderata.
   • Seleziona 'Nuova richiesta' per creare un'automazione esclusivamente per le nuove richieste. Questo aiuta ad accelerare il coinvolgimento e a convertire le richieste in prenotazioni confermate.
6. Nell'angolo in alto a sinistra, fai clic su per cambiare il nome dell'automazione dei messaggi. Puoi rinominarlo in qualsiasi momento.

7. In 'Condizioni di Prenotazione', definisci le condizioni di prenotazione che attiveranno l'automazione dei messaggi.

   

8. Per creare un messaggio, in 'Pianificazione dei Messaggi', clicca su '+ Aggiungi messaggio'.

   • Per modificare un messaggio, fai clic sul messaggio pertinente.

     

   • Per eliminare un messaggio, passa il mouse sul messaggio pertinente nella pianificazione dei messaggi e fai clic . Nel pop-up, fai clic su 'Rimuovi'.

     

9. Imposta il tuo messaggio.
10. Fai clic su 'Salva'.
11. Salva l'automazione dei messaggi di conseguenza:
    • Per una nuova automazione dei messaggi, fai clic su 'Salva e attiva' se è pronta, oppure fai clic su 'Salva come bozza' per attivarla in seguito.
    • Per un'automazione dei messaggi attiva che è stata modificata, fai clic su 'Salva' per riattivarla automaticamente oppure su 'Disattiva' per riportarla allo stato di bozza.
    • Per un'automazione dei messaggi disattivata che è stata modificata, fai clic su 'Salva e attiva' per attivarla oppure su 'Salva' per conservarla come bozza e attivarla in seguito.
12. Nel pop-up, conferma l'azione.

Imposta i tuoi messaggi automatici

Crea più messaggi automatici all'interno dell'automazione dei messaggi. Definisci quando inviare ogni messaggio, chi lo riceve e come viene recapitato.

Nome Messaggio

Il nome del messaggio è riservato esclusivamente all'uso interno. Apparirà nella cronologia dell'automazione e nel widget dei messaggi automatici Posta in arrivo.

Quando dovrebbe essere inviato?

Definisci l'attivazione del messaggio. Ad esempio, impostalo al momento della conferma della prenotazione o 1 giorno prima del check-in.

Importante:

I messaggi automatici per le prenotazioni confermate non possono essere inviati prima che la prenotazione sia confermata. Crea invece un messaggio di automazione personalizzato per le richieste.

Beta: aggiungi la pianificazione del messaggio

Utilizza la pianificazione del messaggio per inviare messaggi automatici in giorni specifici della settimana.

La pianificazione del messaggio si applica solo ai messaggi inviati tra il check-in e il check-out. L'invio si interrompe al check-out.

L'impostazione "Quando deve essere inviato questo messaggio?" determina la data di inizio della pianificazione. Ad esempio, se si imposta l'invio del messaggio "1 giorno dopo il check-in" e lo si pianifica per lunedì e mercoledì, il messaggio verrà inviato ogni lunedì e mercoledì a partire da un giorno dopo il check-in.

Passo dopo passo:

1. Decidi come programmare il tuo messaggio:
   • In base al giorno della settimana : imposta l'invio del messaggio in un giorno fisso per tutte le prenotazioni che attivano questo flusso di automazione. Puoi scegliere uno o più giorni. Ad esempio, informa gli ospiti il ​​venerdì sera che i tempi di risposta ai messaggi saranno più lunghi durante il fine settimana.

   • Basato su variabile personalizzata : utilizza variabili personalizzate per assegnare un giorno di invio diverso a ogni annuncio. In questo modo, puoi gestire pianificazioni come il ritiro dei rifiuti o la pulizia delle strade, utilizzando un unico flusso di automazione. Ad esempio, se imposti una variabile per "Giorno di ritiro", il messaggio verrà inviato il lunedì per un annuncio e il mercoledì per un altro, a seconda del valore assegnato.

     Importante:

     • È necessario utilizzare il tipo di variabile "Giorno della settimana". È possibile aggiornare queste variabili in blocco.
     • Se un annuncio non include la variabile, il messaggio non verrà inviato per quella prenotazione.
2. Imposta l'ora del giorno in cui verranno inviati questi messaggi.
3. Imposta la frequenza con cui si ripetono (una volta alla settimana o una volta al mese).

Aggiungi condizioni

Imposta le condizioni del messaggio che una prenotazione deve soddisfare per ricevere il messaggio.

Ad esempio, aggiungi una condizione che attivi il messaggio solo se la prenotazione è stata completamente pagata.

Chi lo riceverà

I destinatari possono includere ospiti, proprietari, contatti o membri del team. È anche possibile creare campi personalizzati per i destinatari.

Come verrà inviato

Scegli come inviare un messaggio: tramite portale di prenotazione, e-mail o SMS.

• Se scegli e-mail, includi l'oggetto dell'e-mail.
• Se i messaggi automatici sono impostati per essere inviati tramite e-mail o SMS, assicurati che l'ospite abbia un indirizzo e-mail o un numero di telefono validi nei dati di contatto.

Destinatari non ospiti

Le risposte ai messaggi automatici provenienti da destinatari non ospiti non vengono visualizzate nella Posta in arrivo Guesty. Per ricevere le risposte ai messaggi automatici provenienti da destinatari non ospiti:

Passo dopo passo:

1. In "Chi lo riceverà", seleziona il gruppo di destinatari e il nome del destinatario dai menu a discesa.
2. In "Come verrà inviato", seleziona E-mail.

3. Aggiungi nel campo apposito l'indirizzo e-mail al quale desideri ricevere la risposta del destinatario.

   

Contenuto del messaggio

Aggiungi qui il contenuto del messaggio.

• I messaggi possono includere variabili per garantire una comunicazione personalizzata durante tutta la durata della prenotazione.
• I messaggi inviati tramite e-mail offrono opzioni aggiuntive, come l'aggiunta di immagini, allegati e HTML.
• La formattazione del messaggio, come il grassetto e il corsivo, è supportata solo per i messaggi inviati tramite e-mail.
• Gli utenti di Airbnb, Booking.com, Vrbo ed Expedia possono includere fino a 5 immagini nei messaggi automatici. La dimensione totale di tutte le foto allegate a un messaggio è limitata a 25 MB.
  1. Clicca .
  2. Trascina e rilascia le immagini che desideri inviare nel pop-up. In alternativa, clicca su "Sfoglia", seleziona le immagini dal tuo computer e poi clicca su "Fine". Le immagini vengono rimosse automaticamente se inviate a un portale di prenotazione non supportato.

Importante:

Una volta impostato il messaggio, assicurati di cliccare su Salva.

Crea un messaggio automatico per i proprietari

Per creare un messaggio automatico per i proprietari all'interno dell'automazione del messaggio ospite, compila quanto segue per il messaggio pertinente:

• Chi lo riceverà: seleziona Proprietario dal menu a tendina. In questo modo il messaggio verrà assegnato automaticamente al proprietario dell'annuncio in cui è stata effettuata la prenotazione.
• Modalità di invio: quando selezioni la modalità di invio del messaggio, le informazioni rilevanti vengono estratte dal profilo del proprietario. Assicurati di aver salvato i dati di contatto corretti.

Attivare o disattivare l'automazione di un messaggio

Dopo aver creato un'automazione di messaggio con almeno un messaggio, è necessario attivarla.

Per attivare o disattivare l'automazione di un messaggio, attiva l'automazione in questione e conferma l'azione nella finestra pop-up.

L'automazione del messaggio attivata, insieme ai relativi messaggi, verrà aggiunta a tutte le prenotazioni pertinenti esistenti e future. L'automazione del messaggio disattivata, insieme a tutti i messaggi non ancora inviati, verrà rimossa da tutte le prenotazioni pertinenti.

Modifica dell'automazione messaggio

Per modificare un'automazione esistente, seguire i passaggi indicati di seguito.

Passo dopo passo:

1. Accanto all'automazione messaggio che desideri modificare, fai clic su e seleziona Modifica dal menu a discesa.

   

2. Selezionare il messaggio automatico desiderato dalla pianificazione dei messaggi.
3. Nel pannello laterale destro, apporta le modifiche necessarie alla configurazione del messaggio.
4. In basso a destra, fai clic su Salva.
5. Una volta terminata la modifica dell'automazione, fai clic su Salva e seleziona l'opzione appropriata dal pop-up.
   • Se l'automazione è attiva, fai clic su Applica modifiche.

Le modifiche saranno comunque applicate ai messaggi per le prenotazioni già in corso.

Se le modifiche sono state implementate prima dell'orario di invio previsto, verranno applicate a tutte le prenotazioni esistenti e future che corrispondono alle condizioni di prenotazione.

I messaggi che hanno superato l'orario di programmazione non verranno attivati.

Le modifiche alle automazioni messaggio inattive verranno applicate a tutte le prenotazioni esistenti e future che corrispondono alle condizioni di prenotazione.

Duplicare un'automazione messaggio

Duplica le automazioni messaggio per impostarne rapidamente di nuove che rispecchino quelle esistenti, inclusi messaggi e condizioni. Questo garantisce coerenza e accuratezza nelle comunicazioni senza dover ripartire da zero. Puoi duplicare un'automazione messaggio tutte le volte che vuoi.

Per duplicare un'automazione, fai clic su a destra dell'automazione desiderata e seleziona Duplica dal menu a discesa. Puoi modificare l'automazione messaggio come preferisci. Se è pronta, fai clic su Salva e attiva. Per salvarla come bozza, fai clic su Salva e potrai attivarla in seguito quando sarà pronta.

Informare gli ospiti sulle modifiche della prenotazione

Solo la prima modifica a una prenotazione attiva il messaggio. Le modifiche successive non attiveranno ulteriori messaggi. Crea un modello e programmane l'invio automatico quando una prenotazione viene modificata.

L'aggiunta o l'aggiornamento di ETA o ETD su una prenotazione attiva anche il messaggio di modifica automatica.

Le seguenti modifiche alla prenotazione attiveranno il messaggio automatico:

• Stato Prenotazione
• Numero di notti
• Numero di ospiti
• Annuncio assegnato
• Data o ora di check-in o check-out

Come le modifiche alla prenotazione influenzano i messaggi automatici

Quando vengono modificati i dettagli della prenotazione di un ospite (ad esempio le date di check-in o check-out), il sistema gestisce i messaggi automatici in modo diverso a seconda che siano già stati inviati o meno.

• Messaggi già inviati: i messaggi già inviati non verranno inviati nuovamente, anche se i nuovi dettagli della prenotazione normalmente li attiverebbero di nuovo.

  Se necessario, sarà necessario inviare nuovamente manualmente tutti i messaggi pertinenti.

  Per esempio: Se le istruzioni per il check-out sono state inviate automaticamente per la data di check-out originale e in seguito l'ospite prolunga il soggiorno, tali istruzioni non verranno automaticamente reinviate per la nuova data di check-out.

• Messaggi programmati: i messaggi che non sono ancora stati inviati verranno automaticamente riprogrammati in base ai nuovi dettagli della prenotazione.

Stati dei messaggi

Stato	Spiegazione
	L'automazione del messaggio è stata creata e attivata.
	Questo stato è causato da uno dei seguenti motivi: L'automazione del messaggio esistente è stata modificata e attivata. È stata attivata l'automazione del messaggio disattivata. L'automazione di un messaggio di bozza è stata disattivata.