Utilizza le riconciliazioni bancarie per verificare che gli importi registrati in Guesty siano corretti rispetto agli importi presenti sui tuoi conti bancari. La riconciliazione bancaria viene effettuata nella valuta del tuo account Guesty.
Importante:
Per utilizzare questa funzionalità, consigliamo di mantenere due conti bancari separati, uno fiduciario e uno operativo. Ulteriori informazioni sulla contabilità fiduciaria .
La pre-riconciliazione consente di impostare una data per la prima riconciliazione, quindi selezionare le transazioni non compensate da riportare nella riconciliazione. Dopo aver seguito i passaggi indicati di seguito, è possibile gestire le riconciliazioni bancarie come parte integrante della gestione contabile.
Prima di iniziare
Prima di iniziare la configurazione di pre-riconciliazione, assicurati di aver impostato quanto segue in Contabilità.
Conti di cassa multipli
Imposta i tuoi conti bancari e seleziona un account di cassa predefinito. Inoltre, se una transazione è associata a un account diverso da quello predefinito, dovrai spostare le transazioni dall'account di cassa predefinito all'account corrispondente.
Creare un account di compensazione
Ti consigliamo di creare un account di cassa dedicato denominato "Compensazione" per gestire le differenze di saldo durante la transizione. L'utilizzo di un account di compensazione al posto dell'account gestione proprietà impedisce che grandi discrepanze alterino i tuoi libri contabili mentre cerchi dati "fantasma" o voci mancanti.
Registrare le commissioni di elaborazione pagamento e le riserve
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GuestyPay
Attiva le automazioni GuestyPay per automatizzare i processi contabili chiave come commissioni, riserve e transazioni raggruppate.
Per le transazioni non automatizzate, scarica una versione dettagliata del report di riconciliazione Liquidazione dalla dashboard di GuestyPay da utilizzare nel passaggio successivo per raggruppare le transazioni.
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Stripe e Booking.com
Se necessario, scarica i report sulle attività di pagamento da Stripe e Booking.com.
Registra manualmente le commissioni di elaborazione come addebito sul PMC e accredito alla cassa. Registra le riserve come addebito sulla cassa e accredito sullo stesso conto cassa.
Transazioni di gruppo
Consigliamo di raggruppare le transazioni per semplificare la riconciliazione. Assicurati che la "data di raggruppamento" inserita corrisponda alla data in cui i fondi sono stati ricevuti sul conto fisico, secondo la tua banca. Se hai già raggruppato i depositi, modifica la data se necessario.
All'interno del registro degli assegni, dove vengono raggruppate le transazioni, queste vengono distinte da una singola transazione tramite il simbolo dei file multipli:
Registra transazioni aggiuntive
Pagamenti della commissione del Portale: per i canali che pagano al lordo, è necessario registrare manualmente la commissione pagata all'OTA.
Commissioni bancarie e interessi: dal tuo report, identifica le commissioni bancarie mensili come addebito sui conti da pagare (PMC) e accredito sui contanti. Identifica gli interessi mensili maturati come addebito sui contanti e accredito sui conti da pagare (PMC).
Voci in sospeso dai sistemi precedenti: inserisci manualmente eventuali pagamenti o depositi registrati nel tuo vecchio sistema ma non ancora accreditati sul tuo conto bancario. Datalo al giorno precedente la data di "attivazione" di Guesty (ad esempio, 31 ottobre), utilizzando una registrazione contabile (addebito per compensazione, accredito in contanti).
Imposta la tua pre-riconciliazione
Passo dopo passo:
Accedi al tuo account Guesty .
Nella barra di navigazione in alto, fare clic sul selettore di modalità e selezionare la modalità Contabilità .
Fare clic su Altro , quindi Gestione cassa , quindi selezionare Riconciliazione bancaria .
Fare clic sul nome dell'account bancario per selezionare un account di cassa diverso, quindi fare clic su Avvia configurazione .
Seleziona la data di fine delle transazioni da visualizzare. Ad esempio, se desideri iniziare la prima riconciliazione dal 1° gennaio 2025, inserisci il 31 dicembre 2024. Verranno visualizzate tutte le transazioni dalla data di iscrizione a Guesty fino alla data selezionata.
Inserire il saldo bancario di apertura per la data selezionata.
(Facoltativo) Fare clic su Carica file per caricare il precedente report di riconciliazione bancaria.
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Nell'angolo in alto a destra, fai clic su Continua.
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(Facoltativo) Filtra le tue transazioni, ad esempio:
Filtra per "Tipo di voce" e seleziona transazioni singole o raggruppate.
Filtra per "Importo registrazione giornale" maggiore di zero per visualizzare solo i depositi.
Seleziona le transazioni non ancora riconciliate in un sistema precedente da riportare nella prima riconciliazione. Includi le registrazioni manuali per le voci in sospeso create nella sezione "Prima di iniziare". Si presume che le transazioni non selezionate siano state precedentemente riconciliate e verranno ignorate in futuro.
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In alto a destra, fai clic su Completa configurazione.
Nel pop-up, seleziona il tuo account di Offset.
Nota: consigliamo di selezionare qui il tuo account di compensazione per monitorare separatamente le differenze di transizione.
Esamina i dettagli, quindi fai clic su Completa configurazione .
Una volta completata la configurazione, Guesty crea automaticamente una registrazione contabile per verificare che il saldo di cassa di Guesty corrisponda al saldo di apertura della tua banca. In caso di differenza, registriamo una rettifica tra la liquidità e l'account di compensazione selezionato. Ulteriori informazioni sulle rettifiche di riconciliazione bancaria .
Modifica le transazioni di pre-riconciliazione
Se necessario, è possibile tornare alla configurazione pre-riconciliazione e includere transazioni aggiuntive. Si tenga presente che le modifiche alla configurazione pre-riconciliazione possono influire sulle riconciliazioni già inviate.
Passo dopo passo:
Accedi al tuo account Guesty .
Nella barra di navigazione in alto, fare clic sul selettore modalità e selezionare la modalità Contabilità .
Fare clic su Altro , quindi su Gestione Cassa , quindi selezionare Riconciliazione bancaria .
Fare clic sul nome dell'account bancario per selezionare un account di cassa diverso.
In alto a destra, fare clic su Impostazione pre-riconciliazione .
Seleziona ulteriori transazioni passate non compensate.
In alto a destra, fai clic su Completa configurazione .
Nel pop-up, rivedi i dettagli, quindi fai clic su Completa configurazione .
Verranno create automaticamente ulteriori registrazioni contabili per regolare la differenza tra il saldo di cassa di Guesty e il saldo di apertura della tua banca.
