Utilizza la riconciliazione bancaria per verificare che gli importi registrati in Guesty corrispondano a quelli presenti nei tuoi conti bancari. La riconciliazione bancaria viene effettuata nella valuta del tuo account Guesty.
Importante:
Per utilizzare questa funzionalità, consigliamo di mantenere due conti bancari separati: uno fiduciario e uno operativo. Scopri di più sulla contabilità fiduciaria.
La pre-riconciliazione consente di impostare una data per la prima riconciliazione e di selezionare le transazioni non ancora contabilizzate da includere nella riconciliazione successiva. Dopo aver seguito i passaggi descritti di seguito, è possibile gestire le riconciliazioni bancarie come parte integrante della normale attività di contabilità.
Prima di iniziare
Assicurati di aver impostato quanto segue in Contabilità prima di iniziare la configurazione preliminare alla riconciliazione.
Conti di cassa multipli
Configura i tuoi conti bancari e seleziona un conto di cassa predefinito. Inoltre, se una transazione è associata a un conto diverso da quello predefinito, dovrai trasferire le transazioni dal conto di cassa predefinito al conto corrispondente.
Creare un conto di compensazione
Si consiglia di creare un conto di cassa dedicato denominato "Conto di compensazione" per gestire le differenze di saldo durante la fase di transizione. L'utilizzo di un conto di compensazione al posto del conto di gestione immobiliare impedisce che discrepanze significative possano falsare i registri contabili operativi mentre si effettuano ricerche su dati "fantasma" o voci mancanti.
Registrare le commissioni di elaborazione dei pagamenti e le riserve
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GuestyPay
Attiva le automazioni di GuestyPay per automatizzare i processi contabili chiave come commissioni, riserve e transazioni raggruppate.
Per le transazioni non automatizzate, scarica una versione dettagliata del report di riconciliazione dei pagamenti dalla dashboard di GuestyPay per utilizzarla nel passaggio successivo per raggruppare le transazioni.
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Stripe e Booking.com
Se disponibili, scarica i report relativi alle attività di pagamento da Stripe e Booking.com.
Registra manualmente le spese di elaborazione come addebito su PMC e accredito su cassa. Registra le riserve come addebito su cassa e accredito sullo stesso conto cassa.
Operazioni di gruppo
Si consiglia di raggruppare le transazioni per semplificare la riconciliazione. Assicurati che la "data di raggruppamento" che inserisci corrisponda alla data in cui i fondi sono stati effettivamente accreditati sul conto corrente, secondo quanto riportato dalla tua banca. Se hai già raggruppato i depositi, modifica la data se necessario.
Nel registro degli assegni, dove le transazioni sono raggruppate, si distinguono dalle singole transazioni grazie al simbolo dei file multipli:
Registrare transazioni aggiuntive
Pagamenti delle commissioni dei canali: per i canali che pagano a rata fissa, è necessario registrare manualmente la commissione versata all'OTA.
Commissioni e interessi bancari: dall'estratto conto, identifica le commissioni bancarie mensili come addebito sul conto fornitori (PMC) e accredito sul conto cassa. Identifica gli interessi mensili maturati come addebito sul conto cassa e accredito sul conto fornitori (PMC).
Elementi in sospeso dai sistemi precedenti: inserisci manualmente tutti i pagamenti o depositi registrati nel tuo vecchio sistema ma non ancora accreditati dalla tua banca. Data questi elementi al giorno precedente la data di "attivazione" di Guesty (ad esempio, 31 ottobre) utilizzando una registrazione contabile (addebito su Compensazione, accredito su Cassa).
Imposta la tua pre-riconciliazione
Passo dopo passo:
Accedi al tuo account Guesty.
Nel menu di navigazione laterale, fai clic
Contabilità per aprire il menu a tendina.Nella sezione Gestione della liquidità, seleziona Riconciliazione bancaria.
Fai clic sul nome del conto bancario per selezionare un conto di cassa diverso, quindi fai clic su Avvia configurazione.
Seleziona la data di fine delle transazioni da visualizzare. Ad esempio, se desideri iniziare la prima riconciliazione dal 1 gennaio 2025, inserisci il 31 dicembre 2024. Verranno visualizzate tutte le transazioni dalla data di iscrizione a Guesty fino alla data selezionata.
Inserisci il saldo bancario iniziale per la data selezionata.
(Facoltativo) Fai clic su Carica file per caricare il report di riconciliazione bancaria precedente.
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Nell'angolo in alto a destra, fai clic su Continua .
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(Facoltativo) Filtra le tue transazioni, ad esempio:
Filtra per "Tipo di transazione" e seleziona transazioni singole o raggruppate.
Filtra per "Importo della registrazione contabile" maggiore di zero, per visualizzare solo i depositi.
Seleziona le transazioni non ancora riconciliate in un sistema precedente da includere nella prima riconciliazione. Inserisci le registrazioni contabili manuali per le partite in sospeso create nella sezione "Prima di iniziare". Le transazioni non selezionate si presumono già riconciliate e verranno ignorate in seguito.
In alto a destra, fai clic su Termina configurazione .
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Nella finestra a comparsa, seleziona il tuo account Offset.
Nota: si consiglia di selezionare qui il proprio conto di compensazione per monitorare separatamente le differenze di transazione.
Rivedi i dettagli, quindi fai clic su Completa configurazione.
Una volta completata la configurazione, Guesty crea automaticamente una registrazione contabile per assicurarsi che il saldo di cassa di Guesty corrisponda al saldo iniziale del tuo conto bancario. In caso di differenza, registriamo una rettifica tra la cassa e il conto di compensazione selezionato. Scopri di più sulle rettifiche di riconciliazione bancaria.
Modifica le transazioni pre-riconciliazione
Se necessario, è possibile tornare alla configurazione preliminare di riconciliazione e includere ulteriori transazioni. Si tenga presente che le modifiche alla configurazione preliminare di riconciliazione possono influire sulle riconciliazioni già inviate.
Passo dopo passo:
Accedi al tuo account Guesty.
Nel menu di navigazione laterale, fai clic
Contabilità per aprire il menu a tendina.Nella sezione Gestione della liquidità, selezionare Riconciliazione bancaria.
Fai clic sul nome del conto bancario per selezionare un conto di cassa diverso.
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In alto a destra, fai clic su Configurazione pre-riconciliazione.
Seleziona ulteriori transazioni passate non ancora compensate.
In alto a destra, fai clic su Termina configurazione.
Nella finestra a comparsa, rivedi i dettagli e poi fai clic su Completa configurazione.
Verranno create automaticamente delle registrazioni contabili aggiuntive per rettificare la differenza tra il saldo di cassa di Guesty e il saldo iniziale del tuo conto bancario.
