La boîte de réception Guesty est une plateforme de messagerie centralisée dédiée aux communications voyageurs et à leur historique. Selon les coordonnées enregistrées, la boîte de réception affiche les messages envoyés et reçus par les voyageurs par e-mail, SMS et/ou WhatsApp. Les messages automatiques destinés aux voyageurs sont consultables dans la section Message automatique du widget Boîte de réception, tandis que les messages automatiques envoyés aux utilisateurs ou à autres contacts ne sont pas affichés.
Nos meilleures pratiques vous aideront à gérer la communication et vous proposeront des solutions efficaces pour améliorer l'expérience voyageur et maintenir la productivité. Consultez les informations ci-dessous.
Structurez la boîte de réception en fonction de votre équipe
Utilisez les vues enregistrées pour segmenter votre boîte de réception et permettre aux membres de l'équipe de se concentrer sur leurs responsabilités spécifiques en fonction de leur façon de travailler.
Équipes orientées vers l'immobilier
Utilisez les filtres « Annonces » ou « Balises annonce » pour vous assurer que les membres de l'équipe gèrent la communication uniquement pour les propriétés dont ils sont responsables.
Équipes orientées vers la localisation
Utilisez les filtres « Villes de l'annonce » ou « Balises de l'annonce » pour vous assurer que les membres de l'équipe gèrent la communication uniquement pour les propriétés situées dans les emplacements dont ils sont responsables.
Équipes orientées vers la réservation
Utilisez le filtre « Statut de réservation » pour vous assurer que les membres de l'équipe gèrent la communication uniquement pour les réservations qui sont actuellement dans le statut du cycle de vie de réservation dont ils sont responsables.
Par exemple :
Équipes orientées ventes : Créez une vue enregistrée avec les filtres « Statut de réservation » : Demande de renseignements, Réservé, Refusé et Fermé pour vous concentrer sur la communication avec les voyageurs qui n'ont pas encore confirmé leur réservation et augmenter la conversion.
Équipes orientées opérations : Créez une vue enregistrée avec les filtres « Statut de réservation » : En attente de paiement, Confirmé et Annulé pour vous concentrer sur la communication avec les voyageurs qui ont confirmé leur réservation et augmenter la réactivité pour offrir une bonne expérience voyageur.
Donnez la priorité à la communication voyageur
Utilisez les vues enregistrées pour vous assurer que les messages urgents sont traités avant les autres.
Répondez aux demandes de renseignements avant les réservations confirmées pour augmenter la conversion
Utilisez le filtre « Statut de réservation » pour créer une vue enregistrée pour les réservations non confirmées afin de prioriser la communication de pré-confirmation et de répondre en premier aux voyageurs potentiels.
Ajoutez une couche de timing à votre priorisation
Combinez les filtres « Check-in » ou « Départ » avec d'autres filtres pour créer une stratégie de priorité sur mesure pour votre entreprise.
Par exemple :
- Dans le cadre de la communication de pré-confirmation : combinez la Demande de renseignements « Statut de réservation » et la demande « Enregistrement » dans les 2 prochaines semaines pour donner la priorité aux demandes de renseignements avec une date d'arrivée plus proche avant les demandes de renseignements avec une date d'arrivée ultérieure.
- Dans la communication post-confirmation : combinez « Statut de réservation » Confirmé avec les filtres suivants pour prioriser la réponse aux voyageurs, en commençant par le plus urgent :
- Ajoutez « L'enregistrement » aura lieu dans les 1 prochains jours pour les voyageurs qui s'enregistrent le jour suivant.
- Ajoutez « Départ » dans le futur et « Arrivée » dans le passé pour les voyageurs en séjour dans l'une de vos propriétés.
- Ajoutez « Check-in » après les 1 prochains jours pour les voyageurs avant leur arrivée.
- Ajoutez « Départ » dans le passé pour les voyageurs qui ont déjà effectué leur départ.
Favorisez la productivité au travail
Gardez une boîte de réception propre
Archivez les conversations lorsque vous avez terminé de les gérer et qu'aucune autre action n'est requise de votre côté pour vous concentrer sur les tâches qui nécessitent encore un traitement.
La conversation archivée reviendra dans le flux de conversation général, sous « Toutes les conversations », si le voyageur répond ou envoie un nouveau message.
Assurez un suivi dans les meilleurs délais
Mettez en pause les conversations pour vous rappeler de donner suite aux demandes de renseignements et aux tâches inachevées :
- Pour les demandes de renseignements : n'oubliez pas de vous enregistrer auprès des voyageurs potentiels pour augmenter les réservations.
- Pour les tâches non terminées : soyez rappelé de terminer une tâche ou de vérifier ce qu'il reste à faire et de mettre à jour le voyageur.
Demandez à votre équipe de laisser une note interne lors de la suspension d'une conversation afin de maintenir la transparence et de vous assurer que tout le monde connaît l'état actuel du suivi : ils doivent inclure des informations qui ne sont pas présentes dans la conversation et fournir le prochain élément d'action à prendre lorsque la conversation est prévue pour revenir.
La conversation mise en pause reviendra au flux de conversation général, sous « Toutes les conversations », si le voyageur répond ou envoie un nouveau message.
Facilitez une réponse rapide et professionnelle
Utilisez les réponses enregistrées pour maintenir un ton de voix cohérent dans votre communication avec les voyageurs et réduire votre temps de réponse.
Optimisez l'utilisation des réponses enregistrées en :
- Créez un inventaire de réponses pour autant de types de situations courantes que possible : évitez de créer des réponses pour assister des cas extrêmes.
- Donnez à chaque réponse un nom court et intuitif.
Utilisez les widgets de la boîte de réception
Les employés peuvent accéder aux informations relatives à la réservation depuis le widget Boîte de réception et mettre à jour de nombreux détails à tout moment, sans avoir à quitter leur boîte de réception ni à accéder à d'autres parties du tableau de bord Guesty. Par exemple, ils peuvent consulter et modifier le nom d'un client ou le nombre de voyageurs participant à une réservation.
Vous pouvez utiliser des champs personnalisés pour ajouter encore plus de détails de réservation aux widgets de la boîte de réception.
Maintenez une bonne expérience voyageur
Désactivez les messages automatisés lorsque cela est nécessaire
Les messages automatisés peuvent devenir un problème dans certaines situations :
- Si un voyageur n'est pas satisfait, vous pouvez désactiver les messages automatisés pour ce voyageur et passer à la communication manuelle pour mieux répondre à ses préoccupations.
- Par exemple, si des modifications sont apportées aux instructions d'arrivée, pour éviter toute confusion, vous souhaiterez peut-être arrêter l'envoi du message automatique qui fournit ces instructions.