Une fois que vous avez
créé un modèle de Contrat de location, vous pouvez l'envoyer automatiquement ou manuellement pour que les voyageurs le remplissent et le signent électroniquement avant leur arrivée.
Copie de la variable du Contrat de location
Chaque fois que vous créez un modèle de Contrat de location, une variable est créée pour être utilisée dans vos messages. Un lien vers le Contrat de location sera automatiquement généré dans le message lors de son envoi.
Pas à pas :
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans la barre de navigation supérieure, cliquez sur le sélecteur de mode et sélectionnez le mode Expérience voyageur.
- Cliquez sur Documents et sélectionnez Accords.
- Passez la souris sur le modèle concerné. À l'extrême droite, cliquez sur
.
- Sélectionnez Copier la variable.
Envoyer le contrat automatiquement
Pour envoyer des accords automatiquement, ajoutez la variable du Contrat de location à un modèle
de message automatique.
Exemple
Bonjour {{ voyageur}},
Nous avons hâte de vous accueillir dans notre appartement de luxe. Merci de bien vouloir remplir le formulaire suivant avant votre arrivée.
{{contrat::nom de l'accord}}
Salutations,
{{host_first}}
Créer un nouveau message automatique
Note :
Vous pouvez ajouter des règles d'automatisation pour les contrats de location pour les Réservations au statut « confirmé » uniquement.
Si le voyageur a déjà rempli le contrat, vous ne pourrez pas le renvoyer. Des informations complémentaires devront lui être envoyées par e-mail ou par un autre moyen de communication.
Pas à pas :
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans la barre de navigation supérieure, cliquez sur le sélecteur de mode et sélectionnez le mode Opérations.
- Cliquez sur Automatisations et sélectionnez Messages.
- Pour créer une automatisation de message, cliquez sur « Ajouter un message automatisation » en haut à droite. Sélectionnez un modèle ou créez un modèle personnalisé.
- Définissez les conditions d’automatisation des messages et créez la chronologie de réservation.
- Sur la chronologie de la réservation, cliquez sur n’importe quelle icône +.
- Remplissez les informations pertinentes pour votre message automatique.
- Sous « Détails du message », cliquez sur « Ajouter une variable ». Collez la variable copiée du Contrat de location.
- Cliquez sur Terminé.
- Cliquez sur Enregistrer comme brouillon ou Enregistrer et activer dans le coin supérieur droit.
Modifier un message automatique existant
Si vous souhaitez modifier un message automatique que vous avez déjà créé dans l'automatisation des messages, suivez les étapes ci-dessous.
Pas à pas
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans la barre de navigation supérieure, cliquez sur le sélecteur de mode et sélectionnez le mode Opérations.
- Cliquez sur Automatisations et sélectionnez Messages.
- À droite de l'automatisation concernée, cliquez sur
puis sur Modifier .
- Cliquez sur le message automatique concerné. Après modification, cliquez sur « Terminé ».
- Cliquez sur Enregistrer comme brouillon ou Enregistrer et activer dans le coin supérieur droit.
Envoyer le contrat manuellement
Vous pouvez envoyer manuellement le Contrat de location aux voyageurs ayant des Réservations confirmées ou des Réservations pré-confirmées, qui sont au
statut « Demande de renseignements » ou « réservé ».
Note :
Certains canaux de réservation bloquent les liens envoyés aux voyageurs si leur réservation n'est pas encore confirmée.
Pas à pas :
- Suivez les étapes ci-dessus pour copier la variable du Contrat de location concerné.
- Collez la variable dans une réponse enregistrée ou un message dans la boîte de réception Guesty.
Après l'envoi du contrat
Vous pouvez configurer des rappels automatiques pour garantir que les voyageurs signent et renvoient le contrat.
Une fois le Contrat de location signé, le voyageur recevra un e-mail de confirmation contenant un lien pour le télécharger au format PDF, actif pendant sept jours. Si le fichier ne se télécharge pas après avoir cliqué sur le lien, demandez au voyageur de vérifier les paramètres de son navigateur pour voir si le téléchargement est bloqué.
Un Contrat de location déjà envoyé ne sera pas mis à jour si la réservation est modifiée. Si nécessaire, vous pouvez créer un nouveau Contrat de location.