L'automatisation des messages vous permet de gagner du temps et d'assurer une communication fluide avec vos clients, propriétaires et collaborateurs. Programmez l'envoi automatique du bon message au bon destinataire au moment opportun en adaptant votre calendrier de communication au cycle de vie de vos réservations.
Terminologie
- Automatisation des messages : Le planning ou cadre visuel que vous utilisez pour configurer la communication automatisée. Les conditions de réservation déterminent quelles réservations sont incluses dans le flux.
- Messages automatisés : Les messages individuels qui composent l’automatisation des messages. Les conditions d’envoi déterminent si et quand un message individuel est envoyé.
- Conditions de réservation et de messagerie : Ensemble, elles constituent un filtre en deux étapes. Les conditions de réservation déterminent quelles réservations sont incluses dans l’automatisation. Les conditions de messagerie déterminent quels messages spécifiques sont envoyés dans le cadre de cette automatisation, et à quel moment.
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Par exemple : Vous créez une automatisation de message pour l'annonce « Villa en bord de mer » avec la condition « Canaux et sources » définie sur « Airbnb ». Conditions de réservation : La réservation doit être effectuée via Airbnb et le logement doit être intitulé « Villa en bord de mer ». Une réservation effectuée via Booking.com ne déclenchera pas l’automatisation. Conditions de message : Déterminer si un message spécifique de l'automatisation est envoyé. |
- Message d'enregistrement : s'affiche uniquement après l'enregistrement du client.
- Langue préférée : envoie le message dans la langue préférée du destinataire.
Comprendre la planification et l'expiration des messages
Les messages automatisés sont ajoutés aux réservations dès leur confirmation. Si une réservation est confirmée après l'heure prévue pour l'envoi du message, celui-ci est envoyé immédiatement après la confirmation.
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Par exemple : Un message est programmé pour être envoyé la veille de l'arrivée. Si le client réserve 8 heures avant son arrivée, le message est envoyé immédiatement. |
Les messages automatisés envoyés aux utilisateurs, aux contacts ou aux agents de nettoyage ne s'affichent pas dans la boîte de réception. Vous pouvez suivre toutes les mises à jour de vos automatisations de messages dans le journal d'activité.
Planification des messages
Les messages automatisés utilisent les horaires d'arrivée et de départ par défaut de l'annonce. En cas de modification de l'heure d'arrivée ou de départ, Guesty reprogramme automatiquement les messages.
Note :
Les réservations Airbnb respectent les heures d'arrivée et de départ par défaut de l'annonce, même si vous modifiez l'heure d'arrivée prévue (ETA) ou l'heure de départ prévue (ETD) dans Guesty.
Lorsque vous activez une nouvelle automatisation, Guesty programme des messages pour toutes les réservations correspondantes, y compris celles créées précédemment. Guesty n'envoie de messages que si l'heure programmée est ultérieure. Si l'heure est déjà passée, le message est ignoré.
Par exemple, si un message est configuré pour être envoyé "à la confirmation de la réservation" et que vous activez l'automatisation aujourd'hui pour une réservation confirmée hier, ce message spécifique sera ignoré.
Des messages automatisés sont toujours envoyés pour les réservations effectuées avant la connexion à Guesty.
Expiration du message
Si vous désactivez un message automatique avant son heure d'envoi prévue, il expire une fois ce délai écoulé. Vous pouvez consulter les messages expirés dans le widget "Messages automatiques" de votre boîte de réception, sous "Historique".
Créer une automatisation des messages
Suivez les instructions pour créer, modifier ou supprimer une automatisation de message.
Découvrez comment ajouter les propriétaires comme destinataires d'un message automatisé et comment créer une automatisation de message exclusivement dédiée aux réservations des propriétaires .
Pas à pas:
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans le menu de navigation latéral, cliquez sur
Opérations pour ouvrir le menu déroulant. - Sous Réception, sélectionnez Automatisation des messages.
- Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Ajouter une automatisation des messages.
- Choisissez comment créer votre automatisation :
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Pour utiliser un modèle d'automatisation de message, cliquez sur « Utiliser le modèle » en regard de l'automatisation concernée.
- Pour créer un nouveau modèle d'automatisation des messages, cliquez sur Créer un modèle personnalisé dans le coin supérieur droit et sélectionnez l'option appropriée.
- L'option Nouvelle demande permet de créer une automatisation dédiée aux nouvelles demandes. Cela contribue à accélérer le processus de prise de contact et à convertir les demandes en réservations confirmées.
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- Dans le coin supérieur gauche, cliquez
Pour modifier le nom de l'automatisation du message, vous pouvez le renommer à tout moment. -
Sous "Conditions de réservation", définissez les conditions de réservation qui déclencheront l'automatisation du message.
- Pour créer un message, sous "Planification des messages", cliquez sur + Ajouter un message.
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Pour modifier un message, cliquez sur le message concerné.
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Pour supprimer un message, survolez le message concerné dans le calendrier des messages et cliquez sur
Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Supprimer.
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- Configurez votre message.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Enregistrez l'automatisation des messages en conséquence :
- Pour une nouvelle automatisation de message, cliquez sur Enregistrer et activer si elle est prête, ou cliquez sur Enregistrer comme brouillon pour l'activer plus tard.
- Pour une automatisation de message active qui a été modifiée, cliquez sur Enregistrer pour la réactiver automatiquement, ou sur Désactiver pour la remettre à l'état de brouillon.
- Pour une automatisation de message désactivée qui a été modifiée, cliquez sur Enregistrer et activer pour la réactiver, ou sur Enregistrer pour la conserver comme brouillon et l' activer ultérieurement.
- Dans la fenêtre contextuelle, confirmez l'action.
Configurez vos messages automatisés
Créez plusieurs messages automatisés au sein d'une automatisation de messages. Définissez la fréquence d'envoi, le destinataire et le mode de distribution de chaque message.
Le nom du message est réservé à un usage interne. Il apparaîtra dans la chronologie des automatisations et dans le widget des messages automatiques de la boîte de réception.
Dfinissez le dclencheur du message. Par exemple, programmez-le pour la confirmation de la rservation ou la veille de l'arrive.
Important:
Les messages automatiss de confirmation de rservation ne peuvent tre envoys avant la confirmation de la rservation. Veuillez crer une automatisation de message personnalise pour les demandes de renseignements.
Utilisez la planification des messages pour envoyer des messages automatisés certains jours de la semaine.
La planification des messages s'applique uniquement aux messages envoyés entre l'arrivée et le départ. L'envoi s'arrête au moment du départ.
Le paramètre « Quand ce message doit-il être envoyé ? » détermine la date de début de la planification. Par exemple, si vous configurez l'envoi du message pour qu'il soit envoyé « 1 jour après l'arrivée » et programmé pour les lundis et mercredis, le message sera envoyé tous les lundis et mercredis à partir du lendemain de l'arrivée. 
Pas à pas :
- Choisissez comment programmer votre message :
- En fonction du jour de la semaine : configurez le message à envoyer un jour fixe pour toutes les réservations déclenchant ce flux automatisé. Vous pouvez choisir un ou plusieurs jours. Par exemple, informez les clients le vendredi soir que les délais de réponse seront plus longs pendant le week-end.
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D'après une variable personnalisée : Créez une variable personnalisée de type « Jour de la semaine » pour attribuer un jour d'envoi différent à chaque annonce. Vous pouvez ainsi gérer des calendriers comme la collecte des ordures ou le nettoyage des rues, à l'aide d'un seul flux d'automatisation. Par exemple, si vous définissez une variable pour le « Jour de collecte », le message sera envoyé le lundi pour une annonce et le mercredi pour une autre, selon la valeur que vous lui attribuez.
Important :
- Vous devez utiliser le type de variable « Jour de la semaine ». Vous pouvez mettre à jour ces variables en masse.
- Si une annonce ne contient pas la variable, le message ne sera pas envoyé pour cette réservation.
Définissez les conditions que doit remplir une réservation pour recevoir le message.
Par exemple, ajoutez une condition qui déclenche le message uniquement si la réservation a été intégralement payée.
Les destinataires peuvent être des invités, des propriétaires, des contacts ou des membres de l'équipe. Vous pouvez également créer des champs personnalisés pour les destinataires.
Choisissez le mode d'envoi du message : via le canal de rservation, par e-mail ou par SMS.
- Si vous choisissez l'envoi par courriel, veuillez inclure un objet.
- Assurez-vous que le client dispose d'une adresse lectronique ou d'un numro de tlphone valide dans ses coordonnes si les messages automatiss sont configurs pour tre envoys par courriel ou par SMS.
Bnficiaires non invits
Les rponses aux messages automatiss provenant de destinataires non invits ne s'affichent pas dans la bote de rception Guesty. Pour recevoir les rponses aux messages automatiss provenant de destinataires non invits :
Pas pas:
- Sous Qui le recevra , slectionnez le groupe de destinataires et le nom du destinataire concerns dans les menus droulants.
- Sous Comment sera-t-il envoy , slectionnez Courriel .
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Veuillez ajouter l'adresse lectronique laquelle vous souhaitez recevoir la rponse du destinataire dans le champ prvu cet effet.
Ajoutez ici le contenu du message.
- Les messages peuvent inclure des variables afin de garantir une communication personnalisee tout au long du processus de reservation.
- Les messages envoyes par courrier electronique offrent des options supplementaires, telles que l'ajout d'images, de pieces jointes et de code HTML.
- La mise en forme des messages, comme le gras et l'italique, n'est prise en charge que pour les messages envoyes par e-mail.
- Les utilisateurs d'Airbnb, Booking.com, Vrbo et Expedia peuvent joindre jusqu'a 5 images a leurs messages automatises. La taille totale des photos jointes a un message est limitee a 25 Mo.
- Cliquez
. - Glissez-deposez les images a envoyer dans la fenetre contextuelle. Vous pouvez egalement cliquer sur "Parcourir", selectionner les images sur votre ordinateur, puis cliquer sur "Termine". Les images envoyees via une plateforme de reservation non prise en charge sont automatiquement supprimees.
- Cliquez
Important:
N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer une fois votre message configure.
Conseil:
Vous pouvez configurer un message automatique pour vous informer vous-meme ou un autre membre de votre equipe d'une reservation nouvellement confirmee:
- Definissez la section "Quand ce message doit-il etre envoye ?" sur Confirmation de reservation.
- Dans la section "Qui recevra le message ?", selectionnez "Utilisateur" et choisissez votre nom ou celui d'un autre membre de l'equipe.
Créer un message automatisé pour les propriétaires
Pour créer un message automatisé destiné aux propriétaires dans le cadre de votre système d'automatisation des messages aux invités, veuillez renseigner les champs suivants pour le message concerné :
- Destinataire : Sélectionnez « Propriétaire » dans le menu déroulant. Le message sera automatiquement attribué au propriétaire du logement où la réservation a été effectuée.
- Mode d'envoi : Lorsque vous choisissez le mode d'envoi du message, les informations pertinentes sont extraites du profil du propriétaire. Assurez-vous que les coordonnées sont correctes.
Activer ou désactiver l'automatisation des messages
Une fois que vous avez créé une automatisation de messages contenant au moins un message, celle-ci doit être activée.
Pour activer ou désactiver une automatisation de message, activez l'automatisation concernée et confirmez l'action dans la fenêtre contextuelle.
Une automatisation de messages activée, ainsi que ses messages, sera ajoutée à toutes les réservations concernées, existantes et futures. Une automatisation de messages désactivée, ainsi que tous les messages non encore envoyés, seront supprimés de toutes les réservations concernées.
Note :
Après avoir activé ou désactivé une automatisation de message, veuillez patienter une minute afin que le système prenne en compte la modification. Toute action immédiate pourrait entraîner des comportements inattendus, tels que l'envoi de messages en double ou une application incorrecte des modifications.
Modifier un message automatisé
Suivez les étapes ci-dessous pour modifier une automatisation existante.
Pas à pas :
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À côté du message automatisé que vous souhaitez modifier, cliquez
et sélectionnez Modifier dans le menu déroulant. 
- Sélectionnez le message automatisé approprié dans la planification des messages.
- Dans le panneau latéral droit, apportez les modifications nécessaires à la configuration de vos messages.
- En bas à droite, cliquez sur Enregistrer.
- Une fois votre automatisation modifiée, cliquez sur Enregistrer et sélectionnez l'option appropriée dans la fenêtre contextuelle.
- Si l'automatisation est active, cliquez sur Appliquer les modifications.
Les modifications s'appliqueront également aux messages concernant les réservations en cours de séjour.
Si les modifications ont été mises en œuvre avant la date d'envoi prévue, elles s'appliqueront à toutes les réservations existantes et futures correspondant aux conditions de réservation.
Les messages dont l'heure de planification est dépassée ne seront pas déclenchés.
Les modifications apportées aux automatisations des messages inactifs s'appliqueront à toutes les réservations existantes et futures correspondant aux conditions de réservation.
Dupliquer une automatisation de message
Dupliquez les automatisations de messages pour en configurer rapidement de nouvelles qui reflètent les automatisations existantes, y compris les conditions et les messages. Cela garantit la cohérence et l'exactitude de vos communications sans avoir à tout recommencer. Vous pouvez dupliquer une automatisation de message autant de fois que nécessaire.
Pour dupliquer une automatisation, cliquez . À droite de l'automatisation concernée, sélectionnez « Dupliquer » dans le menu déroulant. Vous pouvez modifier l'automatisation du message si nécessaire, puis cliquer sur « Enregistrer » et l'activer une fois qu'elle est prête. Pour l'enregistrer comme brouillon, cliquez sur « Enregistrer » et activez-la lorsqu'elle est prête.
Informer les clients des modifications de réservation
Seule la première modification d'une réservation déclenche l'envoi du message. Les modifications suivantes n'en déclencheront pas. Créez un modèle et programmez son envoi automatique lors de toute modification de réservation.
Les modifications de réservation suivantes déclencheront l'envoi du message automatique :
- tat de la réservation
- Nombre de nuits
- Nombre d'invités
- Liste attribuée
- Ajout ou mise à jour de l'ETA ou de l'ETD
Pour toute modification d'arrivée ou de départ, la réservation doit être modifiée à une autre date du calendrier UTC pour déclencher l'envoi d'un message. Les ajustements mineurs d'horaire au sein d'une même journée UTC ne donnent pas lieu à des messages automatiques.
Note:
Les messages automatisés programmés sont automatiquement annulés en cas d'annulation de réservation. Toutefois, les messages programmés pour être envoyés lors de l'annulation d'une réservation seront bien envoyés, mais cela n'affectera pas les messages relatifs aux réservations modifiées.
Comment les modifications de réservation affectent les messages automatisés
Lorsque les détails de la réservation d'un client sont modifiés (comme les dates d'arrivée ou de départ), le système traite différemment les messages automatisés selon qu'ils ont déjà été envoyés ou non.
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Messages déjà envoyés : les messages déjà envoyés ne seront pas renvoyés, même si les nouvelles informations de réservation devraient normalement les déclencher à nouveau.
Vous devrez renvoyer manuellement les messages pertinents si nécessaire.
Par exemple :
Si les instructions de départ ont été automatiquement envoyées pour la date de départ initiale et que le client prolonge ultérieurement son séjour, ces instructions ne seront pas automatiquement renvoyées pour la nouvelle date de départ.
- Messages programmés : les messages qui n'ont pas encore été envoyés seront automatiquement reprogrammés en fonction des nouvelles informations de réservation.
Statuts des messages
Important:
Une automatisation de message ne peut pas être mise à jour lorsqu'elle présente l'un des statuts suivants. Vous pourrez la modifier une fois que ce statut aura disparu, ce qui peut prendre jusqu'à cinq minutes.
| Statut | Explication |
|---|---|
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L'automatisation des messages a ete creee et activee. |
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Ce statut est du a l'une des causes suivantes :
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