Bêta : Configurer le Rapprochement bancaire pour la première fois

Utilisez les rapprochements bancaires pour vérifier l'exactitude des montants enregistrés dans Guesty par rapport à ceux de vos comptes bancaires. Le rapprochement bancaire est effectué dans la devise de votre compte Guesty.

Une fois que vous avez suivi les étapes ci-dessous pour la configuration du pré-rapprochement, apprenez à gérer les rapprochements bancaires dans le cadre régulier de votre maintenance comptable.

Avant de commencer

Assurez-vous d’avoir configuré les éléments suivants dans la comptabilité avant la configuration du pré-rapprochement.

Plusieurs comptes de trésorerie

• Configurez vos comptes bancaires et sélectionnez un compte de trésorerie par défaut.
• De plus, si une transaction est associée à un compte autre que le compte par défaut, vous devrez déplacer les transactions du compte de trésorerie par défaut vers le compte concerné.

Frais de traitement des paiements et réserves

• Activez les automatisations GuestyPay.
  • Si vous utilisez GuestyPay, vous pouvez automatiser les processus comptables clés tels que les frais, les réserves et les transactions groupées.
• Téléchargez vos rapports d'activité de paiement depuis Stripe ou Booking.com.
  • Enregistrez manuellement les frais de traitement comme débit sur PMC et crédit sur la caisse. Enregistrez les réserves comme débit sur la caisse et crédit sur le même compte de caisse.

Transactions de groupe

Nous vous recommandons de regrouper les transactions afin de simplifier le rapprochement. Assurez-vous que la date de regroupement saisie correspond à la date de réception des fonds sur le compte physique, selon votre banque. Si vous avez déjà regroupé vos dépôts, modifiez la date si nécessaire.

Dans le registre de chèques, où sont regroupées les transactions, celles-ci se distinguent d'une transaction unique par le symbole de fichiers multiples :

Enregistrer des transactions supplémentaires

• Paiements des commissions des canaux
  • Pour les chaînes qui paient brut, vous devez enregistrer manuellement la commission versée à l'OTA.
• Frais bancaires et intérêts
  • Sur votre relevé bancaire, identifiez les frais bancaires mensuels comme débités des comptes fournisseurs (CFP) et crédités des liquidités. Identifiez les intérêts mensuels perçus comme débités des liquidités et crédités des comptes fournisseurs (CFP).

Configurez votre pré-rapprochement

La configuration du pré-rapprochement vous permet d'ignorer toutes les transactions à une date donnée, afin que seuls les éléments non compensés à reporter soient inclus. Au lieu de marquer les transactions passées comme rapprochées, seules les transactions non compensées sélectionnées apparaîtront lors du premier rapprochement, tout en vous permettant de définir le solde initial correct.

Le pré-rapprochement garantit que vos soldes de départ concordent, même s'il y a un écart, afin que votre rapprochement puisse avancer en douceur.

Pas à pas :

1. Connectez-vous à votre compte Guesty.
2. Dans la barre de navigation supérieure, cliquez sur le sélecteur de mode et sélectionnez le mode Comptabilité.
3. Cliquez sur Plus, puis Gestion de trésorerie, puis sélectionnez Rapprochement bancaire.
4. Cliquez sur le nom du compte bancaire pour sélectionner un autre compte de trésorerie, puis cliquez sur Démarrer la configuration.
5. Sélectionnez la date de fin des transactions à afficher.
   1. Par exemple, si vous souhaitez démarrer le premier rapprochement à partir du 1er janvier 2025, saisissez le 31 décembre 2024.
   2. Toutes les transactions depuis la date à laquelle vous avez rejoint Guesty jusqu'à la date sélectionnée seront affichées.
6. Saisissez le solde bancaire d'ouverture pour la date sélectionnée.
7. (Facultatif) Cliquez sur Télécharger le fichier pour télécharger votre rapport de rapprochement bancaire précédent.
8. En haut à droite, cliquez sur Continuer.
9. (Facultatif) Filtrez vos transactions, par exemple :
   1. Filtrez par « Type d’entrée » et sélectionnez des transactions uniques ou groupées.
   2. Filtrez par « Montant de l'écriture de journal » supérieur à zéro, pour afficher uniquement les dépôts.
10. Sélectionnez les transactions à rapprocher :
    1. Parmi les transactions passées affichées, sélectionnez celles à inclure dans votre premier rapprochement. Il doit s'agir de transactions qui n'ont pas encore été rapprochées dans un système précédent.
    2. Toutes les transactions qui ne sont pas sélectionnées à cette étape sont présumées avoir été préalablement rapprochées et seront ignorées à l’avenir.
11. En haut à droite, cliquez sur Terminer la configuration.
12. Dans la fenêtre contextuelle, vérifiez les détails, puis cliquez sur Terminer la configuration.

Une fois la configuration terminée, nous créons automatiquement une écriture comptable pour vérifier que le solde de trésorerie de Guesty correspond au solde d'ouverture de votre banque. En cas de différence, nous enregistrons un ajustement entre le solde de trésorerie et le compte PMC.

De cette façon, vos livres démarrent du bon point et votre premier rapprochement s'aligne correctement.

Par exemple, si votre banque affiche 10 000 $, mais que Guesty affiche 9 500 $, nous créons une écriture de journal de 500 $ afin que les deux soldes correspondent. Cette différence est comptabilisée entre la trésorerie et le compte PMC.

Modifier les transactions de pré-rapprochement

Si nécessaire, vous pouvez revenir à la configuration et inclure les transactions manquantes lors du pré-rapprochement. Sachez que toute modification de la configuration du pré-rapprochement peut affecter les rapprochements déjà soumis.

Pas à pas :

1. Connectez-vous à votre compte Guesty.
2. Dans la barre de navigation supérieure, cliquez sur le sélecteur de mode et sélectionnez le mode Comptabilité.
3. Cliquez sur Plus, puis Gestion de trésorerie, puis sélectionnez Rapprochement bancaire.
4. Cliquez sur le nom du compte bancaire pour sélectionner un autre compte de trésorerie.
5. En haut à droite, cliquez sur Configuration du pré-rapprochement.
6. Sélectionnez des transactions passées supplémentaires non compensées.
7. En haut à droite, cliquez sur Terminer la configuration.
8. Dans la fenêtre contextuelle, vérifiez les détails, puis cliquez sur Terminer la configuration.

Des écritures de journal supplémentaires seront automatiquement créées pour ajuster la différence entre le solde de trésorerie de Guesty et le solde d'ouverture de votre banque.