Utilisez les rapprochements bancaires pour vérifier que les montants enregistrés dans Guesty correspondent bien à ceux de vos comptes bancaires. Le rapprochement bancaire s'effectue dans la devise de votre compte Guesty.
Important :
Pour utiliser cette fonctionnalité, nous vous recommandons de conserver deux comptes bancaires distincts : un compte de fiducie et un compte courant. En savoir plus sur la comptabilité fiduciaire.
La pré-rapprochement vous permet de définir une date pour votre premier rapprochement, puis de sélectionner les transactions non rapprochées à reporter lors du rapprochement final. Une fois les étapes ci-dessous suivies, gérez les rapprochements bancaires de manière régulière dans le cadre de votre comptabilité.
Avant de commencer
Assurez-vous d'avoir configuré les éléments suivants dans votre système comptable avant de commencer la configuration de pré-rapprochement.
Plusieurs comptes de trésorerie
Configurez vos comptes bancaires et sélectionnez un compte de trésorerie par défaut. De plus, si une transaction est associée à un autre compte, vous devrez la transférer du compte de trésorerie par défaut vers le compte concerné.
Créer un compte de compensation
Nous vous recommandons de créer un compte de trésorerie dédié, intitulé « Compte de compensation », pour gérer les écarts de solde durant votre transition. L’utilisation d’un compte de compensation plutôt que de votre compte de gestion propriété permet d’éviter que d’importantes anomalies ne faussent votre comptabilité opérationnelle pendant que vous recherchez des données manquantes ou des écritures erronées.
Frais et réserves de traitement des paiements enregistrés
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GuestyPay
Activez les automatisations GuestyPay pour automatiser les processus comptables clés tels que les frais, les réserves et les transactions groupées.
Pour les transactions non automatisées, téléchargez une version détaillée du rapport de rapprochement des Paiements depuis votre tableau de bord GuestyPay afin de l'utiliser à l'étape suivante pour le regroupement des transactions.
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Stripe et Booking.com
Téléchargez vos rapports d'activité de paiement depuis Stripe et Booking.com , le cas échéant.
Enregistrez manuellement les frais de traitement au débit du compte PMC et au crédit du compte de trésorerie. Enregistrez les réserves au débit du compte de trésorerie et au crédit du même compte.
Transactions de groupe
Nous vous recommandons de regrouper les transactions pour simplifier le rapprochement bancaire. Assurez-vous que la date de regroupement saisie corresponde à la date de réception des fonds sur le compte bancaire, telle qu'indiquée par votre banque. Si vous avez déjà regroupé vos dépôts, modifiez la date si nécessaire.
Dans le registre des chèques, où les transactions sont regroupées, elles se distinguent d'une transaction unique par le symbole des fichiers multiples :
Enregistrer des transactions supplémentaires
Paiements des commissions des Canaux : Pour les canaux qui paient au brut, vous devez enregistrer manuellement la commission versée à l’OTA.
Frais bancaires et intérêts : Sur votre relevé bancaire, identifiez les frais bancaires mensuels : débit du compte « Fournisseurs » (PMC), crédit du compte « Trésorerie ». Identifiez également les intérêts mensuels perçus : débit du compte « Trésorerie », crédit du compte « Fournisseurs » (PMC).
Éléments en suspens des systèmes précédents : Saisissez manuellement tous les paiements ou dépôts enregistrés dans votre ancien système mais non encore crédités sur votre compte bancaire. Datez-les au jour précédant la date de mise en service de Guesty (par exemple, le 31 octobre) à l’aide d’une écriture comptable (débit : Compensation, crédit : Caisse).
Configurez votre pré-rapprochement
Pas à pas:
Connectez-vous à votre compte Guesty.
Dans la barre de navigation supérieure, cliquez sur le sélecteur de mode et sélectionnez le mode Comptabilité.
Cliquez sur Plus, puis sur gestion de trésorerie, puis sélectionnez Rapprochement bancaire.
Cliquez sur le nom du compte bancaire pour sélectionner un autre compte de trésorerie, puis cliquez sur Démarrer la configuration.
Sélectionnez la date de fin des transactions à afficher. Par exemple, si vous souhaitez que le premier rapprochement commence le 1er janvier 2025, saisissez le 31 décembre 2024. Toutes les transactions effectuées depuis votre date sur Guesty jusqu'à la date sélectionnée seront affichées.
Saisissez le solde bancaire d'ouverture pour la date sélectionnée.
(Facultatif) Cliquez sur « Télécharger un fichier » pour télécharger votre rapport de rapprochement bancaire précédent.
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Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Continuer.
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(Facultatif) Filtrez vos transactions, par exemple :
Filtre par « Type d'entrée » et sélectionnez les transactions individuelles ou groupées.
Filtre par « Montant de l'écriture comptable supérieur à zéro » pour n'afficher que les dépôts.
Sélectionnez les transactions non encore rapprochées dans un système précédent afin de les reporter dans votre premier rapprochement. Incluez les écritures de journal manuelles relatives aux éléments en suspens que vous avez créées dans la section « Avant de commencer ». Les transactions non sélectionnées sont considérées comme déjà rapprochées et seront ignorées par la suite.
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En haut à droite, cliquez sur Terminer la configuration.
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Dans la fenêtre contextuelle, choisissez votre compte Offset.
Remarque : Nous vous recommandons de sélectionner votre compte de compensation ici pour suivre séparément les différences de transition.
Consultez les détails, puis cliquez sur Terminer la configuration.
Une fois la configuration terminée, Guesty crée automatiquement une écriture comptable pour faire correspondre son solde de trésorerie à votre solde bancaire d'ouverture. En cas d'écart, un ajustement est enregistré entre la trésorerie et le compte de contrepartie sélectionné. Pour en savoir plus sur les ajustements de rapprochement bancaire, cliquez ici.
Modifier les transactions de pré-rapprochement
Si nécessaire, vous pouvez modifier la configuration de pré-rapprochement et ajouter des transactions. Attention : toute modification apportée à cette configuration peut affecter les rapprochements déjà soumis.
Pas à pas :
Connectez-vous à votre compte Guesty.
Dans la barre de navigation supérieure, cliquez sur le sélecteur de mode et sélectionnez le mode Comptabilité.
Cliquez sur Plus, puis sur la gestion de la trésorerie, puis sélectionnez Rapprochement bancaire.
Cliquez sur le nom du compte bancaire pour sélectionner un autre compte de trésorerie.
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En haut à droite, cliquez sur Configuration de pré-rapprochement .
Sélectionnez d'autres transactions passées non compensées.
En haut à droite, cliquez sur Terminer la configuration .
Dans la fenêtre contextuelle, vérifiez les détails puis cliquez sur Terminer la configuration .
Des écritures comptables supplémentaires seront automatiquement créées pour ajuster la différence entre le solde de trésorerie de Guesty et le solde d'ouverture de votre banque.
