Bêta : Configuration initiale du Rapprochement bancaire

Utilisez les rapprochements bancaires pour vérifier que les montants enregistrés dans Guesty correspondent bien à ceux de vos comptes bancaires. Le rapprochement bancaire s'effectue dans la devise de votre compte Guesty.

Une fois que vous avez suivi les étapes ci-dessous pour la configuration préalable au rapprochement, apprenez à gérer les rapprochements bancaires dans le cadre régulier de votre gestion comptable.

Avant de commencer

Assurez-vous d'avoir configuré les éléments suivants dans votre comptabilité avant la configuration de pré-rapprochement.

Plusieurs comptes de trésorerie

• Configurez vos comptes bancaires et sélectionnez un compte de trésorerie par défaut.
• De plus, si une transaction est associée à un compte autre que le compte par défaut, vous devrez déplacer les transactions du compte de trésorerie par défaut vers le compte approprié.

Frais de traitement des paiements et réserves

• Activez les automatisations GuestyPay.
  • Avec GuestyPay, vous pouvez automatiser des processus comptables clés tels que les frais, les provisions et les transactions groupées.
• Téléchargez vos rapports d'activité de paiement depuis Stripe ou Booking.com.
  • Enregistrez manuellement les frais de traitement au débit du compte PMC et au crédit du compte de trésorerie. Enregistrez les réserves au débit du compte de trésorerie et au crédit du même compte.

Transactions de groupe

Nous vous recommandons de regrouper les transactions pour simplifier le rapprochement bancaire. Assurez-vous que la date de regroupement saisie corresponde à la date de réception des fonds sur le compte bancaire, telle qu'indiquée par votre banque. Si vous avez déjà regroupé vos dépôts, modifiez la date si nécessaire.

Dans le registre des chèques, où les transactions sont regroupées, elles se distinguent d'une transaction unique par le symbole des fichiers multiples :

Enregistrer des transactions supplémentaires

• Paiements de commission de canal
  • Pour les chaînes qui versent le montant brut, vous devez enregistrer manuellement la commission versée à l'OTA.
• Frais bancaires et intérêts
  • Sur votre relevé bancaire, identifiez les frais bancaires mensuels : débit du compte « Fournisseurs » (PMC), crédit du compte « Trésorerie ». Identifiez également les intérêts mensuels perçus : débit du compte « Trésorerie », crédit du compte « Fournisseurs » (PMC).

Configurez votre pré-rapprochement

La configuration de pré-rapprochement vous permet d'ignorer toutes les transactions jusqu'à une certaine date, afin de n'inclure que les éléments non rapprochés que vous souhaitez reporter. Au lieu de marquer les transactions passées comme rapprochées, elle garantit que seules les transactions non rapprochées que vous sélectionnez apparaîtront dans le premier rapprochement, tout en vous permettant de définir le solde d'ouverture correct.

Le pré-rapprochement permet de s'assurer que vos soldes initiaux concordent, même en cas d'écart, afin que votre rapprochement puisse se dérouler sans encombre.

Pas à pas :

1. Connectez-vous à votre compte Guesty.
2. Dans la barre de navigation supérieure, cliquez sur le sélecteur de mode et sélectionnez le mode Comptabilité.
3. Cliquez sur Plus, puis sur Gestion de trésorerie, puis sélectionnez Rapprochement bancaire.
4. Cliquez sur le nom du compte bancaire pour sélectionner un autre compte de trésorerie, puis cliquez sur Démarrer la configuration.
5. Sélectionnez la date de fin des transactions à afficher.
   1. Par exemple, si vous souhaitez commencer le premier rapprochement à partir du 1er janvier 2025, saisissez le 31 décembre 2024.
   2. Toutes les transactions effectuées depuis la date d'inscription sur Guesty jusqu'à la date sélectionnée seront affichées.
6. Saisissez le solde bancaire d'ouverture pour la date sélectionnée.
7. (Facultatif) Cliquez sur « Télécharger un fichier » pour télécharger votre rapport de rapprochement bancaire précédent.
8. En haut à droite, cliquez sur Continuer.
9. (Facultatif) Filtrez vos transactions, par exemple :
   1. Filtrez par « Type d'entrée » et sélectionnez les transactions individuelles ou groupées.
   2. Filtrez par « Montant de l'écriture comptable supérieur à zéro » pour n'afficher que les dépôts.
10. Sélectionnez les transactions à rapprocher :
    1. Parmi les transactions affichées, sélectionnez celles à inclure dans votre premier rapprochement. Il doit s'agir de transactions qui n'ont pas encore été rapprochées dans un système précédent.
    2. Toutes les transactions non sélectionnées à cette étape sont présumées avoir déjà été rapprochées et seront ignorées par la suite.
11. En haut à droite, cliquez sur Terminer la configuration.
12. Dans la fenêtre contextuelle, vérifiez les détails puis cliquez sur Terminer la configuration.

Une fois la configuration terminée, nous créons automatiquement une écriture comptable pour que le solde de trésorerie de Guesty corresponde au solde d'ouverture de votre compte bancaire. En cas d'écart, nous enregistrons un ajustement entre la trésorerie et le compte PMC.

Ainsi, votre comptabilité démarre au bon endroit et votre première réconciliation se déroule correctement.

Par exemple, si votre compte bancaire affiche 10 000 $ et que Guesty affiche 9 500 $, nous créons une écriture comptable de 500 $ afin que les deux soldes correspondent. Cette différence est enregistrée entre la trésorerie et le compte PMC.

Modifier les transactions de pré-rapprochement

Au besoin, vous pouvez modifier la configuration et ajouter les transactions manquantes lors du rapprochement préalable. Attention : toute modification apportée à la configuration de rapprochement préalable peut affecter les rapprochements déjà soumis.

Pas à pas :

1. Connectez-vous à votre compte Guesty.
2. Dans la barre de navigation supérieure, cliquez sur le sélecteur de mode et sélectionnez le mode Comptabilité.
3. Cliquez sur Plus, puis sur Gestion de trésorerie, puis sélectionnez Rapprochement bancaire.
4. Cliquez sur le nom du compte bancaire pour sélectionner un autre compte de trésorerie.
5. En haut à droite, cliquez sur Configuration de la pré-réconciliation.
6. Sélectionnez d'autres transactions passées non compensées.
7. En haut à droite, cliquez sur Terminer la configuration.
8. Dans la fenêtre contextuelle, vérifiez les détails puis cliquez sur Terminer la configuration.

Des écritures comptables supplémentaires seront automatiquement créées pour ajuster la différence entre le solde de trésorerie de Guesty et le solde d'ouverture de votre banque.