Configuration des formulaires arrivée de l'application voyageur

Les formulaires d'arrivée vous permettent de recueillir les informations essentielles (pièces d'identité, informations de contact et heures d'arrivée) via l'application Voyageur avant l'arrivée de vos voyageurs.

En automatisant cette collecte de données, vous gagnez du temps sur la saisie manuelle et vous vous assurez de disposer de toutes les informations nécessaires pour une arrivée sans encombre. Vous pouvez également en profiter pour partager vos conditions générales ou demander l'autorisation de recevoir des communications marketing.

Apprenez comment gérer les formulaires d'arrivée remplis

Modification des informations voyageur

Lorsqu'un voyageur soumet le formulaire, ses informations sont synchronisées avec les détails de voyageur de la réservation. Ces données remplacent les données existantes dans Guesty.

Le formulaire d'arrivée remplace les éléments suivants :

• Prénom et nom de famille
• Numéro de téléphone (ajouté et marqué comme numéro de contact principal)
• E-mail (ajouté et marqué comme adresse e-mail principale)

Le formulaire d'arrivée ne remplace pas :

• Heure d'arrivée estimée (HAP) ou de départ estimée (HDP)

Si un voyageur saisit des horaires différents sur le formulaire, l'heure d'arrivée (HAP) et de départ (HDP) de la réservation ne seront pas mises à jour automatiquement. Le voyageur devra vous contacter pour demander une arrivée anticipée ou un départ tardif.

Créer ou modifier un formulaire d'arrivée

Suivez les instructions ci-dessous pour configurer un formulaire d'arrivée lors de la création ou de la modification d'une application voyageur, ou regardez notre vidéo.

1. Connectez-vous à votre compte Guesty.
2. Dans la barre de navigation supérieure, cliquez sur le sélecteur de mode et sélectionnez le mode Expérience voyageur.
3. Cliquez sur l'application Voyageur.
4. Cliquez sur à côté de l'application voyageur concernée et sélectionnez Modifier l'application voyageur.
5. Sous « Modules de l'application », activez le formulaire d'arrivée et cliquez sur .
6. Activez l'option « Obligatoire » pour indiquer que les champs sont obligatoires.

7. À droite de « Listes de tâches pour vos voyageurs », cliquez sur Ajouter un élément pour sélectionner les informations que vous souhaitez recueillir.

   Téléchargement de documents

   Autorisez les voyageurs à télécharger des pièces d'identité, telles qu'un permis de conduire, une carte d'identité ou un passeport.

   Note :

   La taille limite des fichiers est de 25 Mo.

   Pas à pas :

   1. Choisissez le type de document :
      • Document spécifique : Indiquez le document exact que le voyageur doit fournir.
      • Laissez le choix au voyageur : définissez des paramètres et laissez-le décider ce qu'il souhaite télécharger.
   2. Sous « Sélectionner les documents », choisissez les options appropriées.
   3. Sélectionnez la partie du document à télécharger (recto, verso ou selfie avec le document).
   4. Sélectionnez qui doit télécharger les fichiers (tous les voyageurs, les adultes seulement ou le voyageur principal seulement).
   5. En bas à droite, cliquez sur Ajouter.

   Selfie

   Autorisez les voyageurs à télécharger un selfie.

   Champs de saisie

   Recueillez des informations précises sur le voyageur ou son séjour.

   Pas à pas :

   1. Dans le panneau latéral droit, cochez la case correspondant aux champs que vous souhaitez ajouter.
   2. En bas à droite, cliquez sur Ajouter.

   Note :

   Cette fonctionnalité ne prend en charge que les champs personnalisés créés sous l'onglet Réservations. Voir Configuration des champs personnalisés.

   Termes et conditions

   Présentez vos conditions générales au voyageur.

   Pas à pas :

   1. Saisissez votre texte dans la zone prévue à cet effet. Vous pouvez également ajouter des variables.
   2. Sous « Contrat des conditions générales », modifiez le texte de la case à cocher si nécessaire (limite : 50 000 caractères).
   3. En bas à droite, cliquez sur Appliquer.

   Consentement marketing

   Ajoutez une case à cocher permettant aux voyageurs de s'abonner aux communications marketing. Remarque : ce module ne peut pas être obligatoire.

   Signature électronique

   Exigez que les voyageurs signent le formulaire électroniquement.

   • Placez le curseur en haut d'un champ, puis faites glisser et déposez pour modifier l'ordre.

     

8. En haut à droite, cliquez sur Terminé.
9. Continuez à créer ou modifier le reste des modules de l'application voyageur.
10. Cliquez sur Enregistrer l'application voyageur.
11. Dans la fenêtre contextuelle, saisissez le nom de votre application voyageur. Cliquez sur pour copier la variable créée.
12. Si vous créez une nouvelle application, cochez la case des conditions générales.
13. Cliquez sur Enregistrer l'application voyageur.