La Bandeja de entrada de Guesty es una plataforma de mensajería centralizada dedicada a la comunicación con los huéspedes y su historial. Según los datos de contacto que haya almacenado, la Bandeja de entrada muestra los mensajes enviados a los huéspedes y recibidos por correo electrónico, SMS o WhatsApp. Los mensajes automatizados dirigidos a los huéspedes se pueden ver en la sección de mensajes automatizados del widget Bandeja de entrada, mientras que los mensajes automatizados enviados a usuarios u otros contactos no se muestran.
Nuestras prácticas recomendadas le ayudarán a gestionar la comunicación y le sugerirán maneras efectivas de mejorar la experiencia del huésped y mantener la productividad. Consulte la información a continuación.
Estructura la Bandeja de entrada para que se adapte a tu equipo
Utilice vistas guardadas para segmentar su Bandeja de entrada y permitir que los miembros del equipo se concentren en sus responsabilidades específicas según su forma de trabajar.
Equipos orientados a la propiedad
Utilice los filtros "Listados" o "Etiquetas de anuncio" para asegurarse de que los miembros del equipo manejen la comunicación solo para las propiedades de las que son responsables.
Equipos orientados a la ubicación
Utilice los filtros "Ciudades del anuncio" o "Etiquetas del anuncio" para asegurarse de que los miembros del equipo manejen la comunicación solo para inmuebles en las ubicaciones de las que son responsables.
Equipos orientados a las reservas
Utilice el filtro "Estado de la Reserva" para asegurarse de que los miembros del equipo manejen la comunicación solo para las reservas que se encuentran actualmente en el estado del ciclo de vida de la Reserva del cual son responsables.
Por ejemplo:
Equipos orientados a ventas: creen una vista guardada con los filtros de "Estado de la Reserva": Consulta, Reservado, Rechazado y Cerrado para centrarse en la comunicación con los huéspedes que aún no han confirmado su reserva y aumentar la conversión.
Equipos orientados a operaciones: creen una vista guardada con los filtros de "Estado de la Reserva": En espera de pago, Confirmado y Cancelado para centrarse en la comunicación con los huéspedes que han confirmado su reserva y aumentar la capacidad de respuesta para brindar una buena experiencia al huésped.
Priorizar la comunicación con los huéspedes
Utilice vistas guardadas para asegurarse de que los mensajes urgentes se procesen antes que otros.
Responder consultas antes de confirmar las reservas para aumentar la conversión
Utilice el filtro "Estado de la Reserva" para crear una vista guardada para reservas no confirmadas y priorizar la comunicación previa a la confirmación y responder primero a los huéspedes potenciales.
Añade una capa de tiempo a tu priorización
Combine los filtros “Check in” o “Check-Out” con otros filtros para crear una estrategia de prioridades a medida para su negocio.
Por ejemplo:
- Dentro de la comunicación de preconfirmación: Combinar la Consulta "Estado de la Reserva" y "Check in" es en las próximas 2 semanas para priorizar la respuesta a las consultas con una fecha de check-in más cercana antes de las consultas con una fecha de check-in posterior.
- Dentro de la comunicación posterior a la confirmación: Combine "Estado de la Reserva" Confirmado con los siguientes filtros para priorizar la respuesta a los huéspedes, comenzando por los más urgentes:
- Agregar "Check in" es en los próximos 1 días para los huéspedes que se registren al día siguiente.
- Agregue "Check-Out" en el futuro y "Check in" en el pasado para los huéspedes que se están alojando actualmente en una de sus propiedades.
- Agregar "Check in" es después de los próximos 1 días para los huéspedes antes del check-in.
- Agregar "Check-Out" es una característica del pasado para los huéspedes que ya han realizado el check out.
Asistencia a la productividad laboral
Mantenga su Bandeja de entrada limpia
Archiva las conversaciones cuando haya terminado de manejarlas y no sea necesario realizar ninguna otra acción para concentrarte en las tareas que aún requieren manejo.
La conversación archivada volverá al canal de conversación general, en "Todas las conversaciones", si el huésped responde o envía un mensaje nuevo.
Dar seguimiento de manera oportuna
Posponer conversaciones para recordarle que debe hacer un seguimiento de las consultas y tareas no completadas:
- Para consultas: Recuerde consultar con los huéspedes potenciales para aumentar las reservas.
- Para tareas no completadas: Recuerde completar una tarea o verificar lo que aún queda por hacer y actualice al huésped.
Instruya a su equipo a dejar una nota interna al posponer una conversación para mantener la transparencia y asegurarse de que todos sepan el estado actual del seguimiento: deben incluir información que no esté presente en la conversación y proporcionar el siguiente elemento de acción para cuando esté previsto que la conversación se reanude.
La conversación pospuesta volverá al hilo de conversación general, en "Todas las conversaciones", si el huésped responde o envía un mensaje nuevo.
Facilitar una respuesta rápida y profesional.
Utilice respuestas guardadas para mantener un tono de voz consistente en su comunicación con los huéspedes y reducir su tiempo de respuesta.
Optimice el uso de las respuestas guardadas mediante:
- Crear un inventario de respuestas para tantos tipos de situaciones comunes como sea posible: abstenerse de crear respuestas para casos extremos.
- Darle a cada respuesta un nombre corto e intuitivo.
Utilice los widgets de la Bandeja de entrada
Los empleados pueden acceder a la información de la reserva desde el widget Bandeja de entrada y actualizar muchos detalles sobre la marcha, sin tener que salir de la Bandeja de entrada ni acceder a otras secciones del panel de Guesty. Por ejemplo, pueden ver y editar el nombre de un huésped o actualizar el número de huéspedes de una reserva.
Puede utilizar Campos Personalizados para agregar aún más detalles de reserva a los widgets de la Bandeja de entrada.
Mantener una buena experiencia huésped
Desactivar los mensajes automáticos cuando sea necesario
Los mensajes automatizados pueden convertirse en un problema en determinadas situaciones:
- Si un huésped no está satisfecho, es posible que desee desactivar los mensajes automáticos para ese huésped y pasar a la comunicación manual para atender mejor sus inquietudes.
- Por ejemplo, si hay cambios en las instrucciones de check-in, para evitar confusiones, es posible que desee detener el envío del mensaje automatizado que proporciona estas instrucciones.