La Bandeja de entrada de Guesty es una plataforma de mensajería centralizada dedicada a la comunicación con los huéspedes y su historial. Según los datos de contacto que hayas guardado, la Bandeja de entrada muestra los mensajes enviados a y desde los huéspedes por correo electrónico, SMS y/o WhatsApp. Los mensajes automáticos dirigidos a los huéspedes se pueden ver en la sección de mensaje automatizado del widget de la Bandeja de entrada , mientras que los mensajes automáticos enviados a usuarios u otros contactos no se muestran.
Nuestras recomendaciones le ayudarán a gestionar la comunicación y le sugerirán formas eficaces de mejorar la experiencia de los huéspedes y mantener la productividad. Consulte la información a continuación.
Estructure la Bandeja de entrada para que se adapte a su equipo.
Utilice las vistas guardadas para segmentar su Bandeja de entrada y permitir que los miembros del equipo se centren en sus responsabilidades específicas en función de su forma de trabajar.
Equipos orientados al sector inmobiliario
Utilice los filtros "Listados" o "Etiquetas de Anuncio " para asegurarse de que los miembros del equipo solo se encarguen de la comunicación con las propiedades de las que son responsables.
Equipos orientados a la ubicación
Utilice los filtros "Ciudades de los Anuncios " o "Etiquetas de los Anuncios " para asegurarse de que los miembros del equipo solo se encarguen de la comunicación con las propiedades en las ubicaciones de las que son responsables.
Equipos orientados a las reservas
Utilice el filtro "Estado de la Reserva " para asegurarse de que los miembros del equipo solo se encarguen de la comunicación con las reservas que se encuentren en la fase del ciclo de vida de la reserva de la que son responsables.
Por ejemplo:
- Equipos orientados a las ventas: Crean una vista guardada con los filtros "Estado de la Reserva": Consulta, Reservada, Rechazada y Cerrada para centrarse en la comunicación con los huéspedes que aún no han confirmado su reserva y aumentar la tasa de conversión.
- Equipos orientados a las operaciones: Crean una vista guardada con los filtros "Estado de la Reserva": Pendiente de pago, Confirmada y Cancelada, para centrarse en la comunicación con los huéspedes que han confirmado su reserva y aumentar la capacidad de respuesta para brindar una buena experiencia al huésped.
Priorizar la comunicación con los huéspedes
Utilice las vistas guardadas para asegurarse de que los mensajes urgentes se gestionen antes que los demás.
Responda a las consultas antes de confirmar las reservas para aumentar la conversión.
Utilice el filtro "Estado de la Reserva" para crear una vista guardada de las reservas no confirmadas y así priorizar la comunicación previa a la confirmación y responder primero a los posibles huéspedes.
Añada un factor de tiempo a su priorización.
Combine los filtros de "Entrada" o "Salida" con otros filtros para crear una estrategia de prioridades personalizada para su negocio.
Por ejemplo:
- Dentro de la comunicación de preconfirmación: combina la Consulta con el "estado de la Reserva " y la pregunta "¿El check-in es en las próximas 2 semanas? " para priorizar la respuesta a las consultas con una fecha de check-in más cercana antes que a las consultas con una fecha de check-in posterior.
- En la comunicación posterior a la confirmación: combina el "Estado de la Reserva " Confirmada con los siguientes filtros para priorizar la respuesta a los huéspedes, comenzando por los más urgentes:
- Agrega "Check-in" es el próximo día para los huéspedes que se registrarán al día siguiente.
- Agrega "Salida" es en el futuro y "Entrada" es en el pasado para los huéspedes que actualmente se hospedan en una de tus propiedades.
- Agrega "Check-in" es después del próximo día para los huéspedes antes del check-in.
- Agrega "Check out" está en el pasado para huéspedes que ya han realizado el check-out.
Asistencia en la productividad laboral
Mantén tu bandeja de entrada limpia.
Archiva las conversaciones cuando termines de gestionarlas, y no tendrás que hacer nada más para centrarte en las tareas que aún requieran atención.
La conversación archivada volverá al feed general de conversación, en "Todas las conversaciones", si el huésped responde o envía un nuevo mensaje.
Realiza un seguimiento oportuno
Posponer las conversaciones para recibir recordatorios y hacer seguimiento a consultas y tareas pendientes:
- Para consultas: Recuerde contactar a los posibles huéspedes para aumentar las reservas.
- Para tareas no completadas: Reciba un recordatorio para completar una tarea o verifique lo que aún debe hacer y actualice al huésped.
Indique a su equipo que deje una nota interna al posponer una conversación para mantener la transparencia y asegurar que todos conozcan el estado actual del seguimiento. Deberían incluir información que no esté presente en la conversación y especificar la siguiente acción a seguir cuando se retome la conversación.
La conversación pospuesta volverá al feed general de conversaciones, en "Todas las conversaciones", si el huésped responde o envía un nuevo mensaje.
Facilitar una respuesta rápida y profesional.
Utilice las respuestas guardadas para mantener un tono de voz coherente en su comunicación con los huéspedes y reducir el tiempo de respuesta.
Optimice el uso de las respuestas guardadas a través de:
- Crear un inventario de respuestas para la mayor cantidad posible de situaciones comunes. Evite crear respuestas para casos de asistencia.
- Asigne a cada respuesta un nombre breve e intuitivo.
Utilice los widgets de la Bandeja de entrada.
Los empleados pueden acceder a la información de la reserva desde el widget de la Bandeja de entrada y actualizar muchos detalles sobre la marcha, sin tener que salir de la Bandeja de entrada ni acceder a otras partes del panel de control de Guesty. Por ejemplo, pueden ver y editar el nombre de un huésped o actualizar el número de huéspedes de una reserva.
Puedes usar Campos Personalizados para añadir aún más detalles de la reserva a los widgets de la Bandeja de entrada.
Mantén una buena experiencia para el huésped.
Desactiva los mensajes automáticos cuando sea necesario.
Los mensajes automatizados pueden convertirse en un problema en determinadas situaciones:
- Si un huésped no está satisfecho, es recomendable desactivar los mensajes automáticos para ese huésped y pasar a la comunicación manual para atender mejor sus inquietudes.
- Por ejemplo, si hay cambios en las instrucciones de check-in, para evitar confusiones, es posible que desees prevenir el envío del mensaje automatizado que proporciona dichas instrucciones.