La Bandeja de entrada de Guesty es una plataforma de mensajería centralizada para la comunicación con los huéspedes. Según los datos de contacto almacenados, la Bandeja de entrada muestra los mensajes enviados a y desde los huéspedes por correo electrónico, SMS o WhatsApp. Puedes ver los mensajes automáticos dirigidos a los huéspedes en la sección de mensajes automáticos del widget de la Bandeja de entrada. Los mensajes automáticos enviados a usuarios u otros contactos no se muestran.
Utilice estas buenas prácticas para gestionar la comunicación, mejorar la experiencia del huésped y mantener la productividad.
Estructura la Bandeja de entrada para que se adapte a tu equipo.
Utilice las vistas guardadas para segmentar su Bandeja de entrada y permitir que los miembros del equipo se centren en sus responsabilidades específicas.
Equipos orientados al sector inmobiliario
Filtre por "Propiedad" o "Etiquetas" para confirmar que los miembros del equipo solo gestionan la comunicación para las propiedades que les han sido asignadas.
Equipos orientados a la ubicación
Filtre por "Ciudades" o "Etiquetas" para confirmar que los miembros del equipo solo gestionan la comunicación para las propiedades en sus ubicaciones asignadas.
Equipos orientados a las reservas
Filtre por "Estado" para que los miembros del equipo se centren en las reservas que se encuentran en el estado del ciclo de vida que les ha sido asignado.
Por ejemplo:
- Equipos orientados a las ventas: Cree una vista guardada utilizando los filtros "Estado" para Consulta, Reservado, Rechazado y Cerrado para centrarse en los huéspedes que no han confirmado su reserva.
- Equipos orientados a las operaciones: Cree una vista guardada utilizando los filtros "Estado" para En espera de pago, Confirmado y Cancelado para centrarse en los huéspedes con reservas confirmadas.
Priorizar la comunicación con los huéspedes
Utilice las vistas guardadas para confirmar que los mensajes urgentes se gestionan primero.
Responda a las consultas antes de confirmar las reservas para aumentar la conversión.
Filtre por "Estado" para crear una vista guardada de las reservas no confirmadas. Esto prioriza la comunicación previa a la confirmación para que pueda responder primero a los posibles huéspedes.
Añada un factor de tiempo a su priorización.
Combine los filtros "Check-in" o "Salida" con otros filtros para crear una estrategia de prioridad personalizada. Por ejemplo:
- Para la comunicación de preconfirmación: combine el filtro "Estado" para Consulta y el filtro "Check-in" para " Es en las próximas 2 semanas ".
- Para la comunicación posterior a la confirmación de los huéspedes que se registren mañana: combine el filtro "Estado" para Confirmado y el filtro "Registro" para Es en el próximo 1 día .
- Para los huéspedes actuales: combine el filtro "Estado" para Confirmado , el filtro " Salida " para Es en el futuro y el filtro "Entrada" para Es en el pasado .
- Para futuros huéspedes: combine el filtro "Estado" para Confirmado y el filtro "Check-in" para Es después del próximo día .
- Para huéspedes anteriores: combine el filtro "Estado" para Confirmado y el filtro " Salida " para Es en el pasado .
Asistencia a la productividad laboral
Utilice las funciones de la Bandeja de entrada para mantener a su equipo eficiente y con capacidad de respuesta.
Mantenga su Bandeja de entrada limpia.
Archive las conversaciones cuando termine de gestionarlas para que pueda centrarse en las tareas activas. Las conversaciones archivadas vuelven a aparecer en la sección "Todas las conversaciones" si el huésped responde.
Realizar un seguimiento oportuno
Posponer conversaciones le recuerda que debe dar seguimiento a consultas y tareas pendientes. Para consultas, le recuerda que debe comunicarse con los posibles huéspedes. Para tareas pendientes, le recuerda que debe completar la tarea y actualizar al huésped.
Aconseje a su equipo que, al posponer una conversación, añada una nota interna para mantener la transparencia. Esta nota debe incluir el contexto y la siguiente acción a seguir. Las conversaciones pospuestas vuelven a aparecer en la sección "Todas las conversaciones" si el huésped responde.
Facilitar una respuesta rápida y profesional.
Utilice respuestas predefinidas para mantener un tono coherente y reducir el tiempo de respuesta. Optimice las respuestas predefinidas siguiendo estas pautas:
- Cree un inventario de respuestas para situaciones comunes, pero evite crearlas para casos excepcionales.
- Asigne a cada respuesta un nombre breve e intuitivo.
Utilice los widgets de la Bandeja de entrada.
Acceda a la información de la reserva desde el widget de la Bandeja de entrada y actualice los detalles directamente sin salir de Bandeja de entrada. Por ejemplo, puede ver y editar el nombre de un huésped o actualizar el número de huéspedes. Utilice campos personalizados para añadir más detalles de la reserva al widget.
Mantener una buena experiencia huésped.
Gestione cuidadosamente los mensajes automatizados para asegurarse de que los huéspedes se sientan escuchados e informados.
Desactive los mensajes automáticos cuando sea necesario.
Los mensajes automatizados pueden causar problemas en ciertas situaciones. Considere desactivarlos en los siguientes casos:
- Desactive los mensajes automáticos para los huéspedes insatisfechos y utilice la comunicación manual para dirigir mejor sus inquietudes.
- Desactive los mensajes automáticos que proporcionan instrucciones de check-in obsoletas para evitar confusiones a los huéspedes.