Gestión de mensajes automatizados para huéspedes, propietarios y miembros del equipo

Las automatizaciones de Mensaje te ayudan a ahorrar tiempo y a garantizar una comunicación fluida con tus huéspedes, propietarios y miembros del equipo. Envía automáticamente el mensaje correcto al destinatario correcto en el momento oportuno creando un calendario de comunicación que se ajuste al ciclo de vida de tus reservas.

Terminología

• automatización de Mensaje : El programa visual o marco que se utiliza para configurar la comunicación automatizada. Las condiciones de Reserva determinan qué reservas entran en el flujo.
• Mensajes automatizados : Los mensajes individuales que componen la automatización de mensaje. Las condiciones del Mensaje determinan si se envía un mensaje individual y cuándo.
• Condiciones de Reserva y mensaje : En conjunto, funcionan como un filtro de dos pasos. Las condiciones de Reserva determinan qué reservas entran en la automatización. Las condiciones de Mensaje determinan qué mensajes específicos se envían dentro de esa automatización y cuándo.

Comprender la programación y expiración de los mensajes

Las automatizaciones de mensaje se añaden a las reservas tras la confirmación. Si una reserva se confirma después de la hora programada para un mensaje, el mensaje se envía inmediatamente después de la confirmación.

Los mensajes automatizados enviados a usuarios, contactos o personal de limpieza no se muestran en la bandeja de entrada. Puedes seguir todas las actualizaciones de tus automatizaciones de mensaje en el registro de actividad.

Programación de mensajes

Los mensajes automáticos utilizan las horas de check-in y salida predeterminadas del anuncio. Si la hora de llegada o salida cambia, Guesty reprograma automáticamente los mensajes.

Al activar una nueva automatización, Guesty programa mensajes para todas las reservas coincidentes, incluyendo las creadas anteriormente. Guesty solo activa los mensajes si la hora programada es posterior. Si ya ha transcurrido la hora, el mensaje se omite.

Por ejemplo, si un mensaje está configurado para enviarse "al confirmar la reserva " y usted activa la automatización hoy para una reserva confirmada ayer, ese mensaje específico se omite.

Todavía se envían mensajes automáticos a las reservas realizadas antes de conectarse a Guesty.

Caducidad del Mensaje

Si desactivas un mensaje automatizado antes de su hora de envío programada, caducará una vez transcurrido dicho plazo. Puedes ver los mensajes caducados en el widget de mensajes automatizados de la Bandeja de entrada, en "Historial".

Crear una automatización de mensaje

Siga las instrucciones para crear, editar o eliminar una automatización de mensaje.

Aprenda cómo agregar propietarios como destinatarios de un mensaje automatizado y crear una automatización de mensaje exclusivamente para las reservas de los propietarios.

Paso a paso:

1. Inicie sesión en su cuenta de Guesty.
2. En la barra de navegación superior, haga clic en el selector de modo y seleccione modo de operaciones.
3. Haga clic en Automatizaciones y luego seleccione Mensajes.
4. En la esquina superior derecha, haga clic en Agregar automatización de mensaje.
5. Elige cómo crear tu automatización:

   • Para utilizar una plantilla de automatización de mensaje, haga clic en Usar plantilla junto a la automatización correspondiente.

     

   • Para crear una nueva plantilla de automatización de mensaje, haga clic en Crear personalizado en la esquina superior derecha y seleccione la opción correspondiente.
   • Seleccione "Nueva consulta" para crear una automatización exclusiva para nuevas consultas. Esto ayuda a agilizar la interacción y a convertir las consultas en reservas confirmadas.
6. En la esquina superior izquierda, haga clic en Para cambiar el nombre de la automatización del mensaje, puede cambiarlo en cualquier momento.

7. En "Condiciones de Reserva", defina las condiciones de reserva que activarán la automatización del mensaje.

   

8. Para crear un mensaje, en “Programación de mensajes”, haga clic en + Agregar mensaje.

9. Para editar un mensaje, haga clic en el mensaje correspondiente.

   

10. Para eliminar un mensaje, pase el cursor sobre el mensaje correspondiente en el programa de mensajes y haga clic en . En la ventana emergente, haga clic en Eliminar.

    

11. Configura tu mensaje.
12. Haz clic en Guardar.
13. Guarda la automatización del mensaje como corresponde:
    • Para una nueva automatización de mensajes, haz clic en Guardar y activar si estás listo, o haz clic en Guardar como borrador para activarlo más tarde.
    • Para una automatización de mensaje activa que se haya editado, haz clic en Guardar para reactivarla automáticamente o en Desactivar para devolverla al estado de borrador.
    • Para una automatización de mensaje desactivada que se haya editado, haz clic en Guardar y activar para activarla, o en Guardar para mantenerla como borrador y activarla más tarde.
14. En la ventana emergente, confirma la acción.

Configura tus mensajes automatizados

Crea varios mensajes automatizados dentro de una automatización de mensajes . Define cuándo se envía cada mensaje, quién lo recibe y cómo se entrega.

Nombre del Mensaje

El nombre del mensaje es solo para uso interno. Aparecerá en la cronología de automatización y en el widget de mensajes automáticos de la Bandeja de entrada.

¿Cuándo se debe enviar esto?

Define el disparador del mensaje. Por ejemplo, configúralo para la hora de confirmación de la reserva o un día antes del check-in.

Importante:

Los mensajes automáticos para reservas confirmadas no se pueden enviar antes de que la reserva esté confirmada. Crea un mensaje de automatización personalizado para consultas.

Agregar programación de mensaje

Utilice la programación de mensajes para enviar mensajes automáticos en días específicos de la semana.

La programación de mensajes solo se aplica a los mensajes enviados entre el check-in y el check-out. El envío finaliza al concluir el check-out.

La configuración "¿Cuándo debería enviarse este mensaje?" determina la fecha de inicio de la programación. Por ejemplo, si configura el mensaje para que se envíe "1 día después del check-in" y lo programa para los lunes y miércoles, el mensaje se enviará todos los lunes y miércoles a partir del día siguiente al check-in.

Paso a paso:

1. Decida cómo programar su mensaje:
   • Según el día de la semana: Configure el mensaje para que se envíe en un día fijo para todas las reservas que activen este flujo de automatización. Puede elegir uno o varios días. Por ejemplo, notifique a los huéspedes el viernes por la noche que los tiempos de respuesta serán mayores durante el fin de semana.

   • Basado en una variable personalizada: Cree una variable personalizada de tipo "Día de la semana" para asignar un día de envío diferente a cada anuncio. Esto le permite gestionar horarios como la recogida de basura o la limpieza de calles mediante un único flujo de automatización. Por ejemplo, si configura una variable para "Día de recogida", el mensaje se envía el lunes para un anuncio y el miércoles para otro, según el valor que asignes.

     Importante:

     • Debe usar el tipo de variable "Día de la semana". Puede actualizar estas variables de modo masivo.
     • Si un anuncio no incluye la variable, no se enviará el mensaje para esa reserva.
2. Establezca la hora del día en que se enviarán estos mensajes.
3. Establezca la frecuencia con la que se repetirán (una vez a la semana o una vez al mes).

Añadir condiciones

Establezca las condiciones del mensaje que una reserva debe cumplir para recibir el mensaje.

Por ejemplo, agregue una condición que active el mensaje solo si la reserva se ha pagado en su totalidad.

¿Quién lo recibirá?

Los destinatarios pueden ser huéspedes, propietarios , contactos o miembros del equipo. También puedes crear campos personalizados para los destinatarios .

¿Cómo se enviará?

Elija cómo enviar un mensaje: a través del canal de reserva, correo electrónico o SMS.

• Si elige el correo electrónico, incluya una línea de asunto.
• Asegúrese de que el huésped tenga una dirección de correo electrónico o un número de teléfono válidos en los datos de contacto si los mensajes automáticos están configurados para enviarse por correo electrónico o SMS.

Destinatarios no invitados

Las respuestas a mensajes automatizados de destinatarios no invitados no se muestran en la Bandeja de entrada de Guesty. Para recibir respuestas a mensajes automatizados de destinatarios no invitados:

Paso a paso:

1. En "¿Quién lo recibirá?", seleccione el grupo de destinatarios correspondiente y el nombre del destinatario en los menús desplegables.
2. En "¿Cómo se enviará?", seleccione Correo electrónico.

3. Añada la dirección de correo electrónico en la que desea recibir la respuesta del destinatario en el campo provisto.

   

Contenido del Mensaje

Añade aquí el contenido del mensaje.

• Los mensajes pueden incluir variables para garantizar una comunicación personalizada durante todo el proceso de reserva.
• Los mensajes enviados por correo electrónico ofrecen opciones adicionales, como agregar imágenes, archivos adjuntos y HTML.
• El formato de Mensaje, como negrita y cursiva, solo se admite en mensajes enviados por correo electrónico.
• Los usuarios de Airbnb, Booking.com, Vrbo y Expedia pueden incluir hasta 5 imágenes en mensajes automatizados. El tamaño total de todas las fotos adjuntas a un mensaje está limitado a 25 MB.
  1. Haz clic .
  2. Arrastra y suelta las imágenes que deseas enviar en la ventana emergente. También puedes hacer clic en "Explorar", seleccionar las imágenes de tu computadora y hacer clic en "Listo". Las imágenes se eliminan automáticamente si se envían a un canal de reserva no compatible.

Importante:

Asegúrate de hacer clic en Guardar una vez que tu mensaje esté configurado.

Crear un mensaje automatizado para los propietarios

Para crear un mensaje automatizado para los propietarios dentro de la automatización del mensaje para huéspedes, complete lo siguiente para el mensaje correspondiente:

• Quién lo recibirá : Seleccione "Propietario" en el menú desplegable. Esto asignará automáticamente el mensaje al propietario del anuncio donde se realizó la reserva .
• Cómo se enviará : Al seleccionar cómo se enviará el mensaje, la información relevante se extraerá del perfil del propietario. Garantice que se guarden los datos de contacto correctos.

Activar o desactivar una automatización de mensaje

Una vez que haya creado una automatización de mensaje con al menos un mensaje, deberá activarla.

Para activar o desactivar una automatización de mensaje, active la automatización correspondiente y confirme la acción en la ventana emergente.

Una automatización de mensaje activada, junto con sus mensajes, se añadirá a todas las reservas relevantes, tanto existentes como futuras. Una automatización de mensaje desactivada, junto con cualquier mensaje pendiente de envío, se eliminará de todas las reservas relevantes.

Editar una automatización de mensaje

Siga los pasos a continuación para editar una automatización existente.

Paso a paso:

1. Junto a la automatización del mensaje que desea editar, haga clic en y seleccione Editar en el menú desplegable.

   

2. Seleccione el mensaje automatizado relevante del programa de mensajes.
3. En el panel lateral derecho, realice los cambios necesarios en la configuración de su mensaje.
4. En la parte inferior derecha, haga clic en Guardar.
5. Cuando haya terminado de editar su automatización, haga clic en Guardar y seleccione la opción correspondiente en la ventana emergente.
   • Si la automatización está activa, haga clic en Aplicar cambios.

Los cambios seguirán aplicándose a los mensajes de las reservas que ya se encuentran a mitad de estancia.

Si los cambios se implementaron antes de su hora de envío programada, se aplicarán a todas las reservas existentes y futuras que coincidan con las condiciones de reserva.

Los mensajes que hayan pasado su tiempo de programación no se activarán.

Los cambios en las automatizaciones de mensajes inactivos se aplicarán a todas las reservas existentes y futuras que coincidan con las condiciones de reserva.

Duplicar una automatización de mensaje

Duplica automatizaciones de mensaje para configurar rápidamente nuevas que reflejen las existentes, incluyendo condiciones y mensajes. Esto garantiza la coherencia y precisión en tus comunicaciones sin tener que empezar desde cero. Puedes duplicar una automatización de mensaje tantas veces como necesites.

Para duplicar una automatización, haga clic en . A la derecha de la automatización correspondiente, seleccione "Duplicar" en el menú desplegable. Puede editar el mensaje de la automatización según sea necesario y, a continuación, haga clic en "Guardar" y actívela si está lista. Para guardarla como borrador, haga clic en "Guardar" y actívela cuando esté lista.

Notificar a los huéspedes sobre modificaciones de reserva

Solo la primera modificación de una reserva activa el mensaje. Los cambios posteriores no activarán mensajes adicionales. Cree una plantilla y prográmela para que se envíe automáticamente al modificar una reserva.

Agregar o actualizar la Hora Estimada de Llegada o Hora Estimada de Salida en una reserva también activa el mensaje de modificación automática.

Los siguientes cambios de reserva activarán el mensaje automatizado:

• Estado de la Reserva
• Número de noches
• Número de huéspedes
• Anuncio Asignado
• Fecha de entrada o salida

Cómo afectan las modificaciones de reserva a los mensajes automatizados

Cuando se modifican los detalles de la reserva de un huésped (como las fechas de check-in o check-out), el sistema gestiona los mensajes automáticos de forma diferente dependiendo de si ya se han enviado.

• Mensajes ya enviados: Los mensajes que ya se han enviado no se volverán a enviar, incluso si los nuevos detalles de la reserva los activarían nuevamente.

  Necesitarás volver a enviar manualmente cualquier mensaje relevante si es necesario.

  Por ejemplo: Si las instrucciones de salida se enviaron automáticamente para la fecha de salida original y el huésped después extiende su estadía, esas instrucciones de salida no se volverán a enviar automáticamente para la nueva fecha de salida.

• Mensajes programados: Los mensajes que aún no se han enviado se reprogramarán automáticamente según los nuevos detalles de la reserva.

Estados de los Mensajes

Estado	Explicación
	Se creó y activó la automatización del mensaje.
	Este estado es causado por uno de los siguientes factores: Se modificó y activó una automatización de mensaje existente. Se activó una automatización de mensaje desactivada. Se desactivó la automatización del borrador de mensaje.