Gestión de mensajes automatizados para huéspedes, propietarios y miembros del equipo

La automatización de mensajes te ayuda a ahorrar tiempo y a garantizar una comunicación fluida con tus huéspedes, propietarios y miembros del equipo. Envía automáticamente el mensaje adecuado al destinatario correcto en el momento preciso, creando un calendario de comunicación que se ajuste al ciclo de vida de tus reservas.

Terminología

• automatización de Mensaje: El cronograma visual o marco que se utiliza para configurar la comunicación automatizada. Las condiciones de reserva determinan qué reservas entran en el flujo.
• Mensajes automatizados: Los mensajes individuales que componen la automatización de mensajes. Las condiciones del mensaje determinan si se envía un mensaje individual y cuándo.
• Condiciones de Reserva y de mensaje: En conjunto, funcionan como un filtro de dos pasos. Las condiciones de reserva determinan qué reservas entran en la automatización. Las condiciones de mensaje determinan qué mensajes específicos se envían dentro de esa automatización y cuándo.

Comprender la programación y la caducidad de los mensajes.

Las automatizaciones de mensajes se agregan a las reservas al momento de la confirmación. Si una reserva se confirma después de la hora programada para el mensaje, este se envía inmediatamente después de la confirmación.

Los mensajes automatizados enviados a usuarios, contactos o personal de limpieza no se muestran en la Bandeja de entrada. Puedes consultar todas las actualizaciones de tus automatizaciones de mensajes en el registro de actividad.

Programación de mensajes

Los mensajes automáticos utilizan los horarios de check-in y salida predeterminados del anuncio. Si se cambia la hora de llegada o salida, Guesty reprograma automáticamente los mensajes.

Al activar una nueva automatización, Guesty programa mensajes para todas las reservas coincidentes, incluidas las creadas anteriormente. Guesty solo envía mensajes si la hora programada es futura. Si la hora ya ha pasado, el mensaje se omite.

Por ejemplo, si se configura un mensaje para que se envíe "al confirmar la reserva" y usted activa la automatización hoy para una reserva confirmada ayer, ese mensaje específico se omitirá.

Todavía se envían mensajes automáticos a las reservas realizadas antes de conectarse con Guesty.

Caducidad del Mensaje

Si desactivas un mensaje automatizado antes de su hora de envío programada, caducará una vez transcurrido ese tiempo. Puedes ver los mensajes caducados en el widget de mensajes automáticos de la Bandeja de entrada, en la sección "Historial".

Crea una automatización de mensaje

Sigue las instrucciones para crear, editar o eliminar una automatización de mensaje.

Aprende cómo añadir a los propietarios como destinatarios de un mensaje automatizado y cómo crear una automatización de mensaje exclusivamente para las reservas de los propietarios.

Paso a paso:

1. Inicia sesión en tu cuenta de Guesty.
2. En el menú de navegación lateral, haz clic en Operaciones para abrir el menú desplegable.
3. En Recepción, selecciona Automatización de mensajes.
4. En la esquina superior derecha, haz clic en Agregar automatización de mensaje.
5. Elige cómo crear tu automatización:

   • Para usar una plantilla de automatización de mensaje, haz clic en Usar plantilla junto a la automatización correspondiente.

     

   • Para crear una nueva plantilla de automatización de mensajes, haga clic en Crear personalizada en la esquina superior derecha y seleccione la opción correspondiente.
   • Seleccionar nueva consulta se creó para automatizar exclusivamente las nuevas consultas. Esto ayuda a agilizar la interacción y a convertir las consultas en reservas confirmadas.
6. En la esquina superior izquierda, haga clic en para cambiar el nombre de la automatización de mensajes. Puede cambiarle el nombre en cualquier momento.

7. En "Condiciones de Reserva", defina las condiciones de reserva que activarán la automatización de mensajes.

   

8. Para crear un mensaje, en "Programación de mensajes", haga clic en + Agregar mensaje.

   • Para editar un mensaje, haga clic en el mensaje correspondiente.

     

   • Para eliminar un mensaje, coloque el cursor sobre el mensaje correspondiente en el calendario de mensajes y haga clic en . En la ventana emergente, haga clic en Eliminar.

     

9. Configura tu mensaje.
10. Haz clic en Guardar.
11. Guarda la automatización del mensaje según corresponda:
    • Para una nueva automatización de mensaje, haga clic en Guardar y activar si está listo, o haga clic en Guardar como borrador para activarlo más tarde.
    • Para una automatización de mensaje activa que haya sido editada, haga clic en Guardar para reactivarla automáticamente o haga clic en Desactivar para devolverla al estado de borrador.
    • Para una automatización de mensaje desactivada que haya sido editada, haga clic en Guardar y activar para activarla, o haga clic en Guardar para mantenerla como borrador y activarla más tarde.
12. En la ventana emergente, confirme la acción.

Configura tus mensajes automatizados

Crea varios mensajes automatizados dentro de una automatización de mensaje. Define cuándo se envía cada mensaje, quién lo recibe y cómo se entrega.

Nombre del mensaje

El nombre del mensaje es solo para uso interno. Aparecerá en la línea de tiempo de automatización y en el widget de mensajes automáticos de la Bandeja de entrada.

¿Cuándo se debe enviar esto?

Define el desencadenante del mensaje. Por ejemplo, configúralo para el momento de la confirmación de la reserva o 1 día antes del check-in.

Importante:

No se pueden enviar mensajes automáticos para reservas confirmadas antes de que se confirme la reserva. En su lugar, cree una automatización de mensaje personalizada para consultas.

Agregar programación de mensaje

Utilice la programación de mensajes para enviar mensajes automatizados en días específicos de la semana.

La programación de mensajes solo se aplica a los mensajes enviados entre el check-in y la salida. El envío se detiene con la salida.

La opción "¿Cuándo se debe enviar este mensaje?" determina la fecha de inicio de la programación. Por ejemplo, si configura el mensaje para que se envíe "1 día después del registro" y lo programa para lunes y miércoles, el mensaje se enviará todos los lunes y miércoles a partir del día siguiente al check-in.

Paso a paso:

1. Decide cómo programar tu mensaje:
   • Según el día de la semana: Configure el mensaje para que se envíe en un día fijo para todas las reservas que activen este flujo de automatización. Puede elegir uno o varios días. Por ejemplo, notifique a los huéspedes el viernes por la noche que los tiempos de respuesta a los mensajes serán más largos durante el fin de semana.

   • Basado en una variable personalizada: Crea una variable personalizada de tipo "Día de la semana" para asignar un día de envío diferente a cada anuncio. Esto te permite gestionar horarios como la recogida de basura o la limpieza de calles mediante un único flujo de automatización. Por ejemplo, si configuras una variable para "Día de recogida", el mensaje se enviará el lunes para un anuncio y el miércoles para otro, según el valor que le asignes.

     Importante:

     • Debe utilizar el tipo de variable "Día de la semana". Puede actualizar estas variables de forma masiva.
     • Si un anuncio no incluye la variable, no se enviará el mensaje para esa reserva.
2. Establezca la hora del día en que se enviarán estos mensajes.
3. Establezca con qué frecuencia se repiten (una vez por semana o una vez al mes).

Agregar condiciones

Establezca las condiciones de mensaje que una reserva debe cumplir para recibir el mensaje.

Por ejemplo, agregue una condición que active el mensaje solo si la reserva ha sido pagada en su totalidad.

¿Quién lo recibirá?

Los destinatarios pueden ser huéspedes, propietarios, contactos o miembros del equipo. También puede crear campos personalizados para los destinatarios.

¿Cómo se enviará?

Elige cómo enviar el mensaje: a través del canal de reserva, correo electrónico o SMS.

• Si elige el correo electrónico, incluya un asunto en el correo electrónico.
• Asegúrese de que el huésped tenga una dirección de correo electrónico o un número de teléfono válidos en los datos de contacto si se va a configurar el envío de mensajes automáticos por correo electrónico o SMS.

Destinatarios que no son invitados

Las respuestas a los mensajes automáticos de destinatarios que no son invitados no se muestran en la Bandeja de entrada de Guesty. Para recibir respuestas a los mensajes automáticos de destinatarios que no son invitados:

Paso a paso:

1. En el apartado "¿Quién lo recibirá?", seleccione el grupo de destinatarios y el nombre del destinatario correspondiente en los menús desplegables.
2. En el apartado "¿Cómo se enviará?", seleccione Correo electrónico.

3. Introduzca la dirección de correo electrónico a la que desea que el destinatario reciba la respuesta en el campo correspondiente.

   

Contenido del Mensaje

Añade aquí el contenido del mensaje.

• Los mensajes pueden incluir variables para garantizar una comunicación personalizada durante todo el proceso de reserva.
• Los mensajes enviados por correo electrónico ofrecen opciones adicionales, como la posibilidad de añadir imágenes, archivos adjuntos y código HTML.
• El formato del mensaje, como la negrita y la cursiva, solo se admite para los mensajes enviados por correo electrónico.
• Los usuarios de Airbnb, Booking.com, Vrbo y Expedia pueden incluir hasta 5 imágenes en los mensajes automáticos. El tamaño total de todas las fotos adjuntas a un mensaje está limitado a 25 MB.
  1. Haga clic en .
  2. Arrastra y suelta las imágenes que quieras enviar en la ventana emergente. También puedes hacer clic en Explorar, seleccionar las imágenes de tu ordenador y, a continuación, haga clic en Listo. Las imágenes se eliminan automáticamente si se envían a un canal de reserva no compatible.

Importante:

Asegúrese de hacer clic en Guardar una vez que haya configurado su mensaje.

Crea un mensaje automatizado para los propietarios.

Para crear un mensaje automatizado para los propietarios dentro de la automatización de mensaje huésped, complete lo siguiente para el mensaje correspondiente:

• ¿Quién lo recibirá?: Seleccione "Propietario" en el menú desplegable. Esto asignará automáticamente el mensaje al propietario del anuncio donde se realizó la reserva.
• Cómo se enviará: Al seleccionar cómo se enviará el mensaje, la información relevante se extrae del perfil del propietario. Asegúrese de que los datos de contacto sean correctos.

Activar o desactivar una automatización de mensaje

Una vez que hayas creado una automatización de mensaje con al menos un mensaje, deberás activarla.

Para activar o desactivar una automatización de mensaje, active la automatización correspondiente y confirme la acción en la ventana emergente.

Una automatización de mensaje activada, junto con sus mensajes, se agregará a todas las reservas relevantes existentes y futuras. Una automatización de mensaje desactivada, junto con cualquier mensaje que aún no se haya enviado, se eliminará de todas las reservas relevantes.

Editar una automatización de mensaje

Paso a paso:

1. Junto a la automatización de mensaje que desea editar, haga clic en y seleccione Editar en el menú desplegable.

   

2. Seleccione el mensaje automatizado correspondiente del calendario de mensajes.
3. En el panel lateral derecho, realice los cambios necesarios en la configuración de sus mensajes.
4. En la parte inferior derecha, haga clic en Guardar.
5. Cuando haya terminado de editar su automatización, haga clic en Guardar y seleccione la opción correspondiente en la ventana emergente.
   • Si la automatización está activa, haga clic en Aplicar cambios.

Los cambios se seguirán aplicando a los mensajes de las reservas que ya se encuentren a mitad de la estancia.

Si los cambios se implementaron antes de la hora de envío prevista, se aplicarán a todas las reservas existentes y futuras que cumplan las condiciones de reserva.

Los mensajes que hayan superado su tiempo de programación no se activarán.

Los cambios en las automatizaciones de mensaje inactivas se aplicarán a todas las reservas existentes y futuras que cumplan con las condiciones de reserva.

Duplicar una automatización de mensaje

Duplique las automatizaciones de mensaje para configurar rápidamente otras nuevas que reflejen las existentes, incluyendo condiciones y mensajes. Esto garantiza la coherencia y precisión en todas sus comunicaciones sin tener que empezar desde cero. Puede duplicar una automatización de mensaje tantas veces como necesite.

Para duplicar una automatización, haga clic A la derecha de la automatización correspondiente, seleccione «Duplicar» en el menú desplegable. Puede editar la automatización del mensaje según sea necesario y, a continuación, haga clic en «Guardar» y actívela cuando esté lista. Para guardarla como borrador, haga clic en «Guardar» y podrá activarla cuando esté lista.

Notificar a los huéspedes sobre los cambios en la reserva.

Solo la primera modificación de una reserva activa el mensaje. Los cambios posteriores no generarán mensajes adicionales. Cree una plantilla y prográmela para que se envíe automáticamente cuando se modifique una reserva.

Los siguientes cambios en la reserva activarán el mensaje automatizado:

• Estado de la reserva
• Número de noches
• Número de huéspedes
• anuncio asignado
• Agregar o actualizar la Hora Estimada de Llegada o la Hora Estimada de Salida

Para cambios en el check-in o la salida, la modificación debe trasladar la reserva a un día diferente del calendario UTC para que se active el mensaje. Los ajustes menores de hora dentro del mismo día del calendario UTC no activan mensajes automáticos.

Cómo afectan las modificaciones de la reserva a los mensajes automatizados

• Mensajes ya enviados: Los mensajes que ya se hayan enviado no se volverán a enviar, incluso si los nuevos detalles de la reserva normalmente los activarían de nuevo.

  Si es necesario, deberá volver a enviar manualmente los mensajes pertinentes.

  Por ejemplo: Si las instrucciones de salida se enviaron automáticamente para la fecha de salida original y el huésped posteriormente prolonga su estancia, dichas instrucciones no se volverán a enviar automáticamente para la nueva fecha de salida.

• Mensajes programados: Los mensajes que aún no se hayan enviado se reprogramarán automáticamente en función de los nuevos detalles de la reserva.

Estados de los Mensajes

Estado	Explicación
	Se creó y activó la automatización de mensaje.
	Este estado se debe a una de las siguientes causas: Se modificó y activó una automatización de mensaje existente. Se activó una automatización de mensaje que estaba desactivada. Se desactivó la automatización de mensaje borrador.