Este artículo explica cómo crear automatizaciones de mensajes que envían automáticamente el mensaje correcto al destinatario correcto en el momento oportuno. El proceso implica seleccionar y configurar un cronograma de automatización de mensajes que se adapte mejor al ciclo de vida de su Reserva y configurar los mensajes automatizados pertinentes dentro de él.
Terminología
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Automatización de mensajes
Una automatización de mensajes, a veces denominada flujo de trabajo, es el marco visual que puede utilizar para configurar la comunicación automatizada con los huéspedes en función de su recorrido a través del ciclo de vida de una Reserva .
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Mensaje automatizado
Los mensajes automatizados son plantillas dinámicas y personalizables que usted configura dentro de una automatización de mensajes y que se activan mediante eventos específicos a lo largo de la línea de tiempo de la automatización.
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Por ejemplo :
- Puede configurar una automatización de mensajes con condiciones y activadores específicos para enviar automáticamente un mensaje a los Huéspedes que reservaron a través de Airbnb, al propietario del inmueble y un mensaje interno para usted o un miembro del equipo.
- Puede crear una automatización de mensajes para las reservas realizadas el mismo día y configurar mensajes automáticos para enviar a sus Huéspedes en los siguientes intervalos:
- Instrucciones de llegada un día antes del check-in
- Un mensaje de bienvenida en el momento del check-in
- Un mensaje de agradecimiento 24 horas después de la salida
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Comprender la programación y expiración de los mensajes
Las automatizaciones de mensajes se añaden a las reservas tras la confirmación. Si una Reserva se confirma después de la hora programada para un mensaje, el mensaje se envía inmediatamente después de la confirmación.
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Por ejemplo :
Se programa un mensaje para un día antes del check-in. Si el huésped reserva 8 horas antes, el mensaje se envía inmediatamente.
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Los mensajes automatizados enviados a usuarios, contactos o personal de limpieza no se muestran en la Bandeja de entrada. Puedes seguir todas las actualizaciones de tus automatizaciones de mensajes en el Registro de actividad .
Programación de mensajes
Los mensajes automáticos se programan según las horas de check-in y salida predeterminadas del anuncio . Si la hora de llegada o salida de una reserva cambia, Guesty reprograma automáticamente los mensajes automáticos según las nuevas horas.
Los mensajes automatizados se siguen enviando a las reservas realizadas antes de conectarse a Guesty. Las automatizaciones de mensajes creadas o actualizadas después de su hora de envío no afectan a las reservas existentes.
Caducidad del mensaje
Si desactivas un mensaje automatizado antes de su hora de envío programada, caducará una vez transcurrido dicho plazo. Puedes ver los mensajes caducados en el widget de mensajes automatizados de la Bandeja de entrada, en "Historial".
Crear una automatización de mensajes
Siga las instrucciones para crear, editar o eliminar una automatización de mensajes.
Paso a paso:
- Inicie sesión en su cuenta de Guesty .
- En la barra de navegación superior, haga clic en el selector de modo y seleccione Modo de operaciones .
- Haga clic en Automatizaciones y luego seleccione Mensajes.
- En la esquina superior derecha, haga clic en Agregar automatización de mensajes .
- Elija cómo crear su automatización :
- En la esquina superior izquierda, haga clic en
para cambiar el nombre de la automatización del mensaje. Puede cambiarlo en cualquier momento.
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En "Condiciones de Reserva ", defina las condiciones de Reserva que activarán la automatización del mensaje.
- Para crear un mensaje, en “Programación de mensajes”, haga clic en + Agregar mensaje .
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Para editar un mensaje, haga clic en el mensaje correspondiente.
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Para eliminar un mensaje, pase el cursor sobre el mensaje correspondiente en el programa de mensajes y haga clic 
. En la ventana emergente, haga clic en Eliminar .
- Configure su mensaje .
- Haga clic en Guardar .
- Guarde la automatización del mensaje según corresponda:
- Para automatizar un nuevo mensaje, haga clic en Guardar y activar si está listo, o haga clic en Guardar como borrador para activarlo más tarde.
- Para una automatización de mensajes activa que se haya editado, haga clic en Guardar para reactivarla automáticamente o Desactivar para devolverla al estado de borrador.
- Para una automatización de mensajes desactivada que se haya editado, haga clic en Guardar y activar para activarla, o Guardar para mantenerla como borrador y activarla más tarde.
- En la ventana emergente, confirme la acción.
Configure sus mensajes automatizados
Cree varios mensajes automatizados dentro de una automatización de mensajes. Defina cuándo se envía cada mensaje, quién lo recibe y cómo se entrega.
Nombre del mensaje
El nombre del mensaje es solo para uso interno. Aparecerá en la cronología de automatización y en el widget de mensajes automáticos de la Bandeja de entrada.
¿Cuándo se debe enviar esto?
Defina el disparador del mensaje. Por ejemplo, configúrelo para la hora de confirmación de la reserva o un día antes del check-in.
Añadir condiciones
Establezca las condiciones del mensaje que debe cumplir una Reserva para recibir el mensaje.
Por ejemplo, agregue una condición que active el mensaje solo si la Reserva se ha pagado en su totalidad.
¿Cómo se enviará?
Elija cómo enviar un mensaje: a través del canal de reserva, correo electrónico o SMS.
- Si elige el correo electrónico, incluya una línea de correo electrónico .
- Asegúrese de que el huésped tenga una dirección de correo electrónico o un número de teléfono válidos en los Datos de contacto si los mensajes automáticos están configurados para enviarse por correo electrónico o SMS.
Destinatarios no invitados
Las respuestas a mensajes automatizados de destinatarios no invitados no se muestran en la Bandeja de entrada de Guesty. Para recibir respuestas a mensajes automatizados de destinatarios no invitados:
Paso a paso:
- En "¿Quién lo recibirá?", seleccione el grupo de destinatarios correspondiente y el nombre del destinatario en los menús desplegables.
- En "¿Cómo se enviará?", seleccione Correo electrónico .
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Añada la dirección de correo electrónico en la que desea recibir la respuesta del destinatario en el campo provisto.
Contenido del mensaje
Añada el contenido del mensaje aquí.
- Los mensajes pueden incluir variables para garantizar una comunicación personalizada durante todo el proceso de Reserva.
- Los mensajes enviados por correo electrónico ofrecen opciones adicionales, como agregar imágenes, archivos adjuntos y HTML .
- El formato de mensaje, como negrita y cursiva, solo se admite en mensajes enviados por correo electrónico.
- Los usuarios de Airbnb, Booking.com, Vrbo y Expedia pueden incluir hasta 5 imágenes en mensajes automatizados. El tamaño total de todas las fotos adjuntas a un mensaje está limitado a 25 MB.
- Haga clic en
.
- Arrastre y suelte las imágenes que desea enviar en la ventana emergente. También puede hacer clic en "Explorar", seleccionar las imágenes de su computadora y luego hacer clic en "Listo". Las imágenes se eliminan automáticamente si se envían a un canal de reserva no compatible.
Importante:
Asegúrese de hacer clic en Guardar una vez que su mensaje esté configurado.
Consejo:
Puede asignar un mensaje automatizado para informarse a sí mismo o a otro miembro del equipo sobre una Reserva recién confirmada:
- Establezca la sección “¿Cuándo debe enviarse este mensaje?” en Confirmación de reserva.
- Establezca la sección “¿Quién lo recibirá?” en Usuario y elija su nombre u otro miembro del equipo.
Crear un mensaje automatizado para los propietarios
Para crear un mensaje automatizado para los propietarios dentro de la automatización de mensajes de huéspedes, complete lo siguiente para el mensaje correspondiente:
- Quién lo recibirá: Seleccione "Propietario" en el menú desplegable. Esto asigna automáticamente el mensaje al propietario del anuncio donde se realizó la Reserva.
- Cómo se enviará: Al seleccionar cómo se enviará el mensaje, la información relevante se extrae del perfil del propietario. Asegúrese de guardar los Datos de contacto correctos.
Activar o desactivar una automatización de mensajes
Una vez que haya creado una automatización de mensajes con al menos un mensaje, deberá activarla.
Para activar o desactivar una automatización de mensajes, active la automatización correspondiente y confirme la acción en la ventana emergente.
Una automatización de mensajes activada, junto con sus mensajes, se añadirá a todas las reservas relevantes, tanto existentes como futuras. Una automatización de mensajes desactivada, junto con cualquier mensaje pendiente de envío, se eliminará de todas las reservas relevantes.
Nota:
Después de activar o desactivar la automatización de un mensaje, espere un minuto para que el sistema registre el cambio. Actuar de inmediato podría provocar un comportamiento inesperado, como el envío de mensajes duplicados o que los cambios no se apliquen correctamente.
Editar una automatización de mensajes
Siga los pasos a continuación para editar una automatización existente.
Paso a paso:
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Junto a la automatización del mensaje que desea editar, haga clic en 
y seleccione Editar en el menú desplegable.
- Seleccione el mensaje automatizado relevante del programa de mensajes.
- En el panel lateral derecho, realice los cambios necesarios en la configuración de sus mensajes.
- En la parte inferior derecha, haga clic en Guardar .
- Cuando haya terminado de editar su automatización, haga clic en Guardar y seleccione la opción correspondiente en la ventana emergente.
- Si la automatización está activa, haga clic en Aplicar cambios .
Los cambios seguirán aplicándose a los mensajes de las reservas que ya se encuentran a mitad de estadía.
Si los cambios se implementaron antes de su hora de envío programada, se aplicarán a todas las reservas existentes y futuras que coincidan con las condiciones de Reserva.
Los mensajes que hayan pasado su tiempo de programación no se activarán.
Los cambios en las automatizaciones de mensajes inactivas se aplicarán a todas las reservas existentes y futuras que coincidan con las condiciones de Reserva.
Duplicar una automatización de mensajes
Duplique automatizaciones de mensajes para configurar rápidamente nuevas que reflejen las existentes, incluyendo condiciones y mensajes. Esto garantiza la coherencia y precisión en sus comunicaciones sin tener que empezar desde cero. Puede duplicar una automatización de mensajes tantas veces como necesite.
Para duplicar una automatización, haga clic en a la derecha de la automatización correspondiente, seleccione "Duplicar" en el menú desplegable. Puede editar la automatización del mensaje según sea necesario y, a continuación, hacer clic en "Guardar" y activarla si está lista. Para guardarla como borrador, haga clic en "Guardar" y actívela cuando esté lista.
Notificar a los Huéspedes sobre modificaciones de Reserva
Solo la primera modificación de una Reserva activa el mensaje. Los cambios posteriores no activarán mensajes adicionales. Cree una plantilla y prográmela para que se envíe automáticamente al modificar una Reserva .
Los siguientes cambios de Reserva activarán el mensaje automatizado:
- Estado de la Reserva
- Número de noches
- Número de Huéspedes
- Anuncio asignado
- Check-in o salida
Nota:
Los mensajes automáticos programados se cancelan automáticamente al cancelar una Reserva. Sin embargo, los mensajes programados para la cancelación de una Reserva se seguirán enviando, pero no afectarán a los mensajes de reservas modificadas.
Cómo afectan las modificaciones de Reserva a los mensajes automatizados
Cuando se modifican los detalles de la Reserva de un huésped (como las fechas de check-in o salida ), el sistema gestiona los mensajes automáticos de forma diferente dependiendo de si ya se han enviado.
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Mensajes ya enviados: Los mensajes que ya se han enviado no se volverán a enviar, incluso si los nuevos detalles de la Reserva normalmente los activarían nuevamente.
Deberá volver a enviar manualmente cualquier mensaje relevante si es necesario.
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Por ejemplo :
Si las instrucciones de salida se enviaron automáticamente para la fecha de salida original y el huésped luego extiende su estadía, esas instrucciones de salida no se volverán a enviar automáticamente para la nueva fecha de salida.
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- Mensajes programados: los mensajes que aún no se han enviado se reprogramarán automáticamente según los nuevos detalles de la Reserva .
Estados de los mensajes
Importante:
Una automatización de mensajes no se puede actualizar cuando tiene uno de los siguientes estados. Puede realizar cambios una vez que el estado desaparezca, lo que puede tardar hasta cinco minutos.
