Gestión de mensajes automatizados para huéspedes, propietarios y miembros del equipo

La automatización del Mensaje te ayuda a ahorrar tiempo y a garantizar una comunicación fluida con tus huéspedes, propietarios y miembros del equipo. Envía automáticamente el mensaje adecuado al destinatario correcto en el momento preciso, creando un calendario de comunicación que se ajuste al ciclo de vida de tus reservas.

Terminología

• automatización del Mensaje : El cronograma visual o marco que se utiliza para configurar la comunicación automatizada. Las condiciones de Reserva determinan qué reservas entran en el flujo.
• Mensajes automatizados : Los mensajes individuales que componen la automatización del mensaje. Las condiciones del Mensaje determinan si se envía un mensaje individual y cuándo.
• Condiciones de Reserva y de mensaje : En conjunto, funcionan como un filtro de dos pasos. Las condiciones de Reserva determinan qué reservas entran en la automatización. Las condiciones del Mensaje determinan qué mensajes específicos se envían dentro de esa automatización y cuándo.

Comprender la programación y la caducidad de los mensajes.

Las automatizaciones de mensajes se agregan a las reservas al momento de la confirmación. Si una reserva se confirma después de la hora programada para el mensaje, el mensaje se envía inmediatamente después de la confirmación.

Los mensajes automatizados enviados a usuarios, contactos o personal de limpieza no se muestran en la Bandeja de entrada. Puedes consultar todas las actualizaciones de tus automatizaciones de mensajes en el registro de actividad.

Programación de Mensajes

Los mensajes automáticos utilizan los horarios de check-in y salida predeterminados del anuncio. Si cambias la hora de llegada o salida, Guesty reprograma automáticamente los mensajes.

Al activar una nueva automatización, Guesty programa mensajes para todas las reservas coincidentes, incluidas las creadas anteriormente. Guesty solo envía mensajes si la hora programada es futura. Si la hora ya ha pasado, el mensaje se omite.

Por ejemplo, si se configura un mensaje para que se envíe "a la confirmación de la reserva" y usted activa la automatización hoy para una reserva confirmada ayer, ese mensaje específico se omitirá.

Todavía se envían mensajes automáticos a las reservas realizadas antes de conectarse con Guesty.

Caducidad del Mensaje

Si desactiva un mensaje automatizado antes de su hora de envío programada, caducará una vez transcurrido ese tiempo. Puede ver los mensajes caducados en el widget de mensajes automáticos de la Bandeja de entrada, en la sección "Historial".

Crea una automatización de mensaje

Siga las instrucciones para crear, editar o eliminar una automatización de mensaje.

Aprende cómo añadir a los propietarios como destinatarios de un mensaje automatizado y cómo crear una automatización de mensaje exclusivamente para las reservas de los propietarios.

Paso a paso:

1. Inicia sesión en tu cuenta de Guesty.
2. En la barra de navegación superior, haz clic en el selector de modo y selecciona el modo Operaciones.
3. Haz clic en Automatizaciones y luego selecciona Mensajes.
4. En la esquina superior derecha, haz clic en Agregar automatización de mensaje.
5. Elige cómo crear tu automatización:

   • Para usar una plantilla de automatización de mensaje, haz clic en Usar plantilla junto a la automatización correspondiente.

     

   • Para crear una nueva plantilla de automatización de mensaje, haga clic en Crear personalizada en la esquina superior derecha y seleccione la opción correspondiente.
   • La opción "Seleccionar nueva consulta" se creó para automatizar exclusivamente las nuevas consultas. Esto ayuda a agilizar la interacción y a convertir las consultas en reservas confirmadas.
6. En la esquina superior izquierda, haga clic. Para cambiar el nombre de la automatización del mensaje. Puede cambiarle el nombre en cualquier momento.

7. En "Condiciones de Reserva ", defina las condiciones de reserva que activarán la automatización del mensaje.

   

8. Para crear un mensaje, en "Programación de mensajes", haga clic en + Agregar mensaje.

   • Para editar un mensaje, haga clic en el mensaje correspondiente.

     

   • Para eliminar un mensaje, coloque el cursor sobre el mensaje correspondiente en el calendario de mensajes y haga clic. En la ventana emergente, haga clic en Eliminar.

     

   • Configura tu mensaje.
   • Haz clic en Guardar.
   • Guarda la automatización del mensaje según corresponda:
     • Para automatizar un nuevo mensaje, haz clic en Guardar y activar si estás listo, o haz clic en Guardar como borrador para activarlo más tarde.
     • Para una automatización de mensaje activa que haya sido editada, haz clic en Guardar para reactivarla automáticamente o en Desactivar para devolverla al estado de borrador.
     • Para una automatización de mensaje desactivada que haya sido editada, haz clic en Guardar y activar para activarla, o en Guardar para conservarla como borrador y activarla más tarde.
   • En la ventana emergente, confirma la acción.

Configura tus mensajes automatizados

Crea varios mensajes automatizados dentro de una automatización de mensajes. Define cuándo se envía cada mensaje, quién lo recibe y cómo se entrega.

Nombre del Mensaje

El nombre del mensaje es solo para uso interno. Aparecerá en la línea de tiempo de automatización y en el widget de mensajes automáticos de la Bandeja de entrada.

¿Cuándo se debe enviar esto?

"

Define el desencadenante del mensaje. Por ejemplo, configúralo para el momento de la confirmación de la reserva o 1 día antes del check-in.

Importante:

No se pueden enviar mensajes automáticos para reservas confirmadas antes de que se confirme la reserva. En su lugar, crea una automatización de mensaje personalizada para consultas.

Agregar programación de mensaje

Utilice la programación de mensajes para enviar mensajes automatizados en días específicos de la semana.

La programación de mensajes solo se aplica a los mensajes enviados entre el check-in y la salida. El envío se detiene a la salida.

La opción "¿Cuándo se debe enviar este mensaje?" determina la fecha de inicio de la programación. Por ejemplo, si configura el mensaje para que se envíe "1 día después del registro" y lo programa para lunes y miércoles, el mensaje se enviará todos los lunes y miércoles a partir del día siguiente al check-in.

Paso a paso:

1. Decida cómo programar su mensaje:
   • Según el día de la semana : Configure el mensaje para que se envíe en un día fijo para todas las reservas que activen este flujo de automatización. Puede elegir uno o varios días. Por ejemplo, notifique a los huéspedes el viernes por la noche que los tiempos de respuesta a los mensajes serán más largos durante el fin de semana.

   • Basado en una variable personalizada : Cree una variable personalizada de tipo "Día de la semana" para asignar un día de envío diferente a cada anuncio. Esto le permite gestionar horarios como la recogida de basura o la limpieza de calles con un único flujo de automatización. Por ejemplo, si configura una variable para "Día de recogida", el mensaje se enviará el lunes para un anuncio y el miércoles para otro, según el valor que le asigne.

     Importante:

     • Debe utilizar el tipo de variable "Día de la semana". Puede actualizar estas variables de forma masiva.
     • Si un anuncio no incluye la variable, no se enviará el mensaje para esa reserva.
2. Establezca la hora del día en que se enviarán estos mensajes.
3. Establezca con qué frecuencia se repiten (una vez por semana o una vez al mes).

Agregar condiciones

Establezca las condiciones de mensaje que una reserva debe cumplir para recibir el mensaje.

Por ejemplo, agregue una condición que active el mensaje solo si la reserva ha sido pagada en su totalidad.

¿Quién lo recibirá?

Los destinatarios pueden ser huéspedes, propietarios, contactos o miembros del equipo. También puede crear campos personalizados para los destinatarios.

¿Cómo se enviará?

Elige cómo enviar el mensaje: a través del canal de reserva, correo electrónico o SMS.

• Si eliges el correo electrónico, incluye un asunto en el correo electrónico.
• Garantiza que el huésped tenga una dirección de correo electrónico o un número de teléfono válidos en los datos de contacto si se va a configurar el envío de mensajes automáticos por correo electrónico o SMS.

Destinatarios que no son invitados

Las respuestas a los mensajes automáticos de destinatarios que no son invitados no se muestran en la Bandeja de entrada de Guesty. Para recibir respuestas a los mensajes automáticos de destinatarios que no son invitados:

Paso a paso:

1. En el apartado "¿Quién lo recibirá?", selecciona el grupo de destinatarios y el nombre del destinatario correspondiente en los menús desplegables.
2. En el apartado "¿Cómo se enviará?", selecciona Correo electrónico.

3. Introduce la dirección de correo electrónico a la que deseas que el destinatario reciba la respuesta en el campo correspondiente.

   

Contenido del Mensaje

Añade aquí el contenido del mensaje.

• Los mensajes pueden incluir variables para garantizar una comunicación personalizada durante todo el proceso de reserva.
• Los mensajes enviados por correo electrónico ofrecen opciones adicionales, como la posibilidad de añadir imágenes, archivos adjuntos y código HTML.
• El formato de Mensaje, como la negrita y la cursiva, solo se admite para los mensajes enviados por correo electrónico.
• Los usuarios de Airbnb, Booking.com, Vrbo y Expedia pueden incluir hasta 5 imágenes en los mensajes automáticos. El tamaño total de todas las fotos adjuntas a un mensaje está limitado a 25 MB.
  1. Hacer clic .
  2. Arrastra y suelta las imágenes que quieras enviar en la ventana emergente. También puedes hacer clic en Explorar, seleccionar las imágenes de tu ordenador y, a continuación, hacer clic en Listo. Las imágenes se eliminan automáticamente si se envían a un canal de reserva no compatible.

Importante:

Asegúrese de hacer clic en Guardar una vez que haya configurado su mensaje.

Crea un mensaje automatizado para los propietarios.

Para crear un mensaje automatizado para los propietarios dentro de la automatización de mensajes para huéspedes, sigue los siguientes pasos para el mensaje correspondiente:

• ¿Quién lo recibirá?: Selecciona "Propietario" en el menú desplegable. Esto asignará automáticamente el mensaje al propietario del anuncio donde se realizó la reserva.
• Cómo se enviará: Al seleccionar cómo se enviará el mensaje, se extrae la información relevante del perfil del propietario. Es importantísimo garantizar que los datos de contacto sean correctos.

Activar o desactivar una automatización de mensajes

Una vez que hayas creado una automatización de mensajes con al menos un mensaje, deberás activarla.

Para activar o desactivar una automatización de mensajes, activa el proceso en cuestión y confirma la acción en la ventana emergente.

Una vez activada la automatización de mensajes, junto con sus mensajes, se agregará a todas las reservas relevantes existentes y futuras. Una automatización de mensajes desactivada, junto con cualquier mensaje que aún no se haya enviado, se eliminará de todas las reservas relevantes.

Editar una automatización de mensaje

Siga los pasos que se indican a continuación para editar una automatización existente.

Paso a paso:

1. Junto a la automatización de mensaje que desea editar, haga clic en y seleccione Editar del menú desplegable.

   

2. Seleccione el mensaje automatizado correspondiente del calendario de mensajes.
3. En el panel lateral derecho, realice los cambios necesarios en la configuración de su mensaje.
4. En la parte inferior derecha, haga clic en Guardar.
5. Cuando haya terminado de editar su automatización, haga clic en Guardar y seleccione la opción correspondiente en la ventana emergente.
   • Si la automatización está activa, haga clic en Aplicar cambios.

Los cambios seguirán aplicándose a los mensajes de las reservas que ya se encuentren a mitad de la estancia.

Si los cambios se implementaron antes de la hora de envío prevista, se aplicarán a todas las reservas existentes y futuras que cumplan las condiciones de reserva.

Los mensajes que hayan superado su tiempo de programación no se activarán.

Los cambios en las automatizaciones de mensaje inactivos se aplicarán a todas las reservas existentes y futuras que cumplan con las condiciones de reserva.

Duplicar una automatización de mensaje

Duplique las automatizaciones de mensaje para configurar rápidamente otras nuevas que reflejen las existentes, incluyendo condiciones y mensajes. Esto garantiza la coherencia y precisión en todas sus comunicaciones sin tener que empezar desde cero. Puede duplicar una automatización de mensaje tantas veces como necesite.

Para duplicar una automatización, haga clic aquí. A la derecha de la automatización correspondiente, seleccione «Duplicar» en el menú desplegable. Puede editar el mensaje de la automatización según sea necesario y, a continuación, haga clic en «Guardar» y actívela cuando esté lista. Para guardarla como borrador, haga clic en «Guardar» y actívela cuando esté lista.

Notificar a los huéspedes sobre los cambios en la reserva.

Solo la primera modificación de una reserva activa el mensaje. Los cambios posteriores no generarán mensajes adicionales. Crea una plantilla y prográmala para que se envíe automáticamente cuando se modifique una reserva.

Los siguientes cambios en la reserva activarán el mensaje automatizado:

• Estado de la Reserva
• Número de noches
• Número de huéspedes
• Anuncio asignado
• Fecha de entrada o salida
• Agregar o actualizar la Hora Estimada de Llegada o la Hora Estimada de Salida

Para cambios en el check-in o check-out, la modificación debe trasladar la reserva a un día diferente en el calendario UTC para que se active el mensaje. Los ajustes menores de hora dentro del mismo día del calendario UTC no activan mensajes automáticos.

Cómo afectan las modificaciones de las reservas a los mensajes automatizados

Cuando se modifican los detalles de una reserva de un huésped (como las fechas de check-in o salida ), el sistema gestiona los mensajes automáticos de forma diferente según si ya se han enviado o no.

• Mensajes ya enviados: Los mensajes que ya se hayan enviado no se volverán a enviar, incluso si los nuevos detalles de la reserva normalmente los activarían de nuevo.

  Si es necesario, deberá volver a enviar manualmente los mensajes pertinentes.

  Por ejemplo: Si las instrucciones de salida se enviaron automáticamente para la fecha de salida original y el huésped posteriormente prolonga su estancia, dichas instrucciones no se volverán a enviar automáticamente para la nueva fecha de salida.

• Mensajes programados: Los mensajes que aún no se hayan enviado se reprogramarán automáticamente en función de los nuevos detalles de la reserva.

Estados de los mensajes

Estado	Explicación
	Se creó y activó la automatización del mensaje .
	Este estado se debe a una de las siguientes causas: Se modificó y activó una automatización del mensaje existente. Se activó una automatización del mensaje que estaba desactivada. Se desactivó la automatización del mensaje en borrador.