Este artículo explica cómo crear automatizaciones de mensaje que envían automáticamente el mensaje correcto al destinatario correcto en el momento oportuno. El proceso implica seleccionar y configurar un cronograma de automatización de mensaje que se adapte mejor al ciclo de vida de su reserva y configurar los mensajes automatizados pertinentes dentro de él.
Terminología
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Automatización de mensaje
Una automatización de mensaje, a veces denominada flujo de trabajo, es el marco visual que puede utilizar para configurar la comunicación automatizada con los huéspedes en función de su recorrido a través del ciclo de vida de una reserva .
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Mensaje automatizado
Los mensajes automatizados son plantillas dinámicas y personalizables que usted configura dentro de una automatización de mensaje y que se activan mediante eventos específicos a lo largo de la línea de tiempo de la automatización.
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Por ejemplo :
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Comprender la programación y expiración de mensaje
Las automatizaciones de mensaje se añaden a las reservas al confirmarse. Si una reserva se confirma después de la hora de envío programada, el mensaje se enviará en el momento de la confirmación.
| Por ejemplo : si un mensaje está programado para ser enviado 1 día antes del check-in, y la reserva se confirma 8 horas antes del check-in, el mensaje se enviará 8 horas antes del check-in. |
Los mensajes se programan según la hora de check-in/salida predeterminada del anuncio . Los cambios en la hora de llegada o salida de una reserva no afectarán la hora de envío programada. Si desactiva un mensaje automatizado antes de su hora de envío programada, caducará una vez transcurrido dicho plazo.
Puede ver los mensajes vencidos en "Historial" en el widget de mensajes automatizados de la bandeja de entrada , marcados con una X en blanco y negro y la etiqueta "Vencido" cuando pasa el cursor sobre ellos.
Los mensajes automáticos enviados a usuarios, contactos o limpiadores no se muestran en la bandeja de entrada.
Utilice el Registro de actividad para realizar un seguimiento de todas las actualizaciones de sus automatizaciones de mensaje.
Crear una automatización de mensaje
Siga las instrucciones para crear o eliminar una automatización de mensaje.
Usuarios Beta : aprendan a crear una automatización de mensaje exclusivamente para propietarios.
Paso a paso:
- Inicie sesión en su cuenta de Guesty .
- En la barra de navegación superior, haga clic en el selector de modo y seleccione Modo de operaciones .
- Haga clic en Automatizaciones y luego seleccione Mensajes.
- En la esquina superior derecha, haga clic en Agregar automatización de mensaje .
- Utilice una plantilla o cree una automatización de mensaje personalizada:
- Para utilizar una plantilla de automatización de mensaje, haga clic en Usar plantilla junto a la automatización correspondiente.
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Para crear una nueva plantilla de automatización de mensaje, haga clic en Crear personalizado en la esquina superior derecha y seleccione la opción correspondiente.
Seleccione "Nueva Consulta creada" para crear una automatización de mensaje exclusiva para nuevas consultas. Esto es útil para agilizar la interacción y convertir las consultas en reservas confirmadas.
- Para utilizar una plantilla de automatización de mensaje, haga clic en Usar plantilla junto a la automatización correspondiente.
- En la esquina superior izquierda, haga clic en
para cambiar el nombre de la automatización del mensaje. Puede cambiarlo en cualquier momento. - En "Seleccionar condiciones de flujo de trabajo", defina las condiciones de reserva que activarán la automatización del mensaje.
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Para crear un mensaje, haga clic en + Agregar mensaje para agregar un nuevo mensaje.
Para editar un mensaje, haga clic en el mensaje correspondiente en la línea de tiempo de la reserva.
Para eliminar un mensaje, pase el cursor sobre el mensaje correspondiente en la línea de tiempo de la reserva y haga clic
. En la ventana emergente, haga clic en Eliminar . 
- Configura tu mensaje . Agrega condiciones al mensaje : En "Agregar condiciones", haz clic en +Agregar condición . Haz clic en Buscar para escribir el nombre de la condición o selecciónala en el menú desplegable. Puedes agregar Campos Personalizados con una respuesta de sí/no como condición del mensaje.
- Haga clic en Guardar .
- Guarde la automatización del mensaje como corresponde:
- Para automatizar un nuevo mensaje , haga clic en Guardar y activar si está listo, o haga clic en Guardar como borrador para activarlo más tarde.
- Para una automatización de mensaje activa que se haya editado, haga clic en Guardar para reactivarla automáticamente o en Desactivar para devolverla al estado de borrador.
- Para una automatización de mensaje desactivada que se haya editado, haga clic en Guardar y activar para activarla, o en Guardar para mantenerla como borrador y activarla más tarde.
- En la ventana emergente, confirme la acción.
Configura tus mensajes automatizados
Puedes crear varios mensajes automatizados dentro de una automatización de mensaje. Puedes definir cuándo se enviará cada mensaje, quién lo recibirá y cómo se entregará. Puedes aplicar mensaje a mensajes individuales para activarlos.
Nombre del mensaje
El nombre del mensaje es solo para uso interno. Aparecerá en la cronología de automatización y en el widget de mensajes automáticos de la bandeja de entrada.
¿Cuándo debe enviarse este mensaje ?
Define el desencadenante del mensaje. Por ejemplo, a la confirmación de la reserva o un día antes del check-in.
Importante:
Los mensajes automáticos para reservas confirmadas no se pueden enviar antes de que la reserva esté confirmada. Cree un mensaje de automatización personalizado para consultas.
Añadir condiciones
Establezca las condiciones que debe cumplir una reserva para recibir el mensaje. Más información sobre cómo añadir condiciones a los mensajes . Por ejemplo, añada una condición que active el mensaje solo si la reserva se ha pagado en su totalidad.
¿Quién lo recibirá?
Los destinatarios pueden ser huéspedes, propietarios, contactos o miembros del equipo. También puedes crear Campos Personalizados para los destinatarios .
Ejemplo : Puede asignar un mensaje automatizado para informarse a sí mismo o a otro miembro del equipo sobre una reserva recién confirmada:
- Establezca la sección “¿Cuándo debe enviarse este mensaje ?” en Confirmación de reserva .
- Establezca la sección “¿Quién lo recibirá?” en Usuario y elija su nombre u otro miembro del equipo.
¿Cómo se enviará?
Puedes elegir cómo enviar un mensaje : por canal de reserva, correo electrónico o SMS. Más información sobre enviar mensajes por SMS .
- Si elige enviarlo por correo electrónico, incluya una línea de correos electrónicos.
- Asegúrese de que el huésped tenga una dirección de correo electrónico o un número de teléfono válidos en los datos de contacto si los mensajes automáticos están configurados para enviarse por correo electrónico o SMS.
Nota:
Las respuestas a mensajes automatizados de destinatarios que no son invitados no se muestran en la bandeja de entrada de Guesty. Para recibir respuestas a mensajes automatizados de destinatarios que no son invitados:
- En "¿Quién lo recibirá?", seleccione el grupo de destinatarios correspondiente y el nombre del destinatario en los menús desplegables.
- En "¿Cómo se enviará?", seleccione Correo electrónico .
- Añada la dirección de correo electrónico en la que desea recibir la respuesta del destinatario en el campo provisto.
Contenido del mensaje
Añade aquí el contenido del mensaje.
- Los mensajes pueden incluir variables para garantizar una comunicación personalizada durante todo el proceso de reserva.
- Los mensajes enviados por correo electrónico ofrecen opciones adicionales, como agregar imágenes, archivos adjuntos y HTML.
- El formato de mensaje, como negrita y cursiva, solo se admite para mensajes enviados por correo electrónico.
- Piloto : Los usuarios de Airbnb, Booking.com y Vrbo pueden incluir hasta 5 imágenes en mensajes automatizados. El tamaño total de todas las fotos adjuntas a un mensaje está limitado a 25 MB.
- Hacer clic
. - Arrastre y suelte las imágenes que desea enviar en la ventana emergente. También puede hacer clic en "Explorar" y, una vez seleccionadas las imágenes de su computadora, hacer clic en "Listo" . Las imágenes se eliminan automáticamente si se envían a un canal de reserva no compatible.
- Hacer clic
Importante:
Asegúrese de hacer clic en Guardar cuando su mensaje esté configurado y regrese a las instrucciones.
Activar/desactivar una automatización de mensaje
Una vez que haya creado una automatización de mensaje con al menos un mensaje, deberá activarla.
Para activar o desactivar una automatización de mensaje, cambie el interruptor a la derecha de la automatización correspondiente y confirme la acción en la ventana emergente.
Se agregará una automatización de mensaje activada, junto con sus mensajes, a todas las reservas relevantes existentes y futuras.
Una automatización de mensaje desactivada, junto con cualquier mensaje que aún no se haya enviado, se eliminará de todas las reservas relevantes.
Nota:
Después de activar o desactivar la automatización de un mensaje, espere un minuto para que el sistema registre el cambio. Actuar de inmediato podría provocar un comportamiento inesperado, como el envío de mensajes duplicados o que los cambios no se apliquen correctamente.
Editar una automatización de mensaje
Para editar una automatización existente, haga clic en 
junto a la automatización del mensaje que desea editar, seleccione Editar en el menú desplegable.
Realice los cambios necesarios:
- Editar las condiciones de la reserva .
- Seleccione el mensaje automatizado relevante, realice los cambios necesarios en la configuración del mensaje y haga clic en Guardar .
- Para un mensaje nuevo, haga clic en +Agregar mensaje , configure su mensaje y haga clic en Guardar .
Cuando haya terminado de editar su automatización, haga clic en Guardar y seleccione la opción correspondiente en la ventana emergente.
Si la automatización está activa, haga clic en Aplicar cambios .
- Los cambios se aplicarán a los mensajes de las reservas que ya estén en mitad de estadía.
- Si los cambios se implementaron antes de su hora de envío programada, se aplicarán a todas las reservas existentes y futuras que coincidan con las condiciones de reserva.
- Los mensajes que hayan pasado su tiempo de programación no se activarán.
Los cambios en las automatizaciones de mensaje inactivas se aplicarán a todas las reservas existentes y futuras que coincidan con las condiciones de reserva.
Crear un mensaje automatizado para los propietarios
Siga las instrucciones para crear un mensaje automatizado dentro de su automatización de mensaje específicamente para propietarios.
Paso a paso:
- Inicie sesión en su cuenta de Guesty .
- En la barra de navegación superior, haga clic en el selector de modo y seleccione Modo de operaciones .
- Haga clic en Automatizaciones y luego seleccione Mensajes.
- Busque la automatización del mensaje correspondiente y haga clic en
. - Seleccione Editar en el menú desplegable.
- Seleccione un mensaje automatizado existente o haga clic en + Agregar mensaje para crear uno nuevo.
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Complete la información relevante. Personalice su mensaje con variables si es necesario.
Importante:
- ¿Quién lo recibirá? : seleccione Propietario en el menú desplegable.
Esto asigna automáticamente el mensaje al propietario del anuncio donde se realizó la reserva. - Cómo se enviará: Al seleccionar cómo se enviará el mensaje, la información relevante se extrae del perfil del propietario. Asegúrese de guardar los datos de contacto correctos.
- ¿Quién lo recibirá? : seleccione Propietario en el menú desplegable.
- Haga clic en Guardar.
- Haga clic en Guardar en la parte superior derecha para aplicar los cambios.
Comprender los estados de los mensajes
Una automatización de mensaje no se puede actualizar cuando tiene uno de los siguientes estados. Puede realizar cambios una vez que el estado desaparezca, lo que puede tardar hasta cinco minutos.
| Estado | Explicación |
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Configuración de la automatización |
Se creó y activó la automatización del mensaje. |
| Aplicando cambios |
Este estado es causado por uno de los siguientes factores:
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Duplicar una automatización de mensaje
Puedes duplicar automatizaciones de mensaje, que incluyen condiciones y mensajes, para configurar rápidamente nuevas automatizaciones que reflejen las existentes. Esta función elimina la necesidad de empezar desde cero, lo que garantiza la coherencia y la precisión en todas tus automatizaciones. Puedes duplicar una automatización de mensaje tantas veces como necesites.
Para duplicar una automatización, haga clic en el icono de puntos suspensivos a la derecha de la automatización correspondiente y seleccione Duplicar en el menú desplegable. El sistema le redirigirá a una copia de la automatización del mensaje, donde podrá automatización según sea necesario. Haga clic en Guardar y actívela si está lista. Para guardarla como borrador, haga clic en Guardar y actívela cuando esté lista.
Notificar a los huéspedes sobre modificaciones de reserva
Puedes usar mensajes automáticos para notificar a los huéspedes cuando se modifica una reserva. Solo la primera modificación de una reserva activa el mensaje. Los cambios posteriores no activarán mensajes adicionales. Una reserva cancelada activa la automatización del mensaje para reservas canceladas, pero no afecta a los mensajes para reservas modificadas.
Cree una plantilla y prográmela para que se envíe automáticamente cuando se modifique una reserva.
Los siguientes cambios de reserva activarán el mensaje automatizado:
- Estado de las reservas
- Número de noches
- Número de huéspedes
- Anuncio asignado
- Fecha de check-in y hora de salida
Nota:
Los mensajes automáticos programados se cancelan automáticamente al cancelar una reserva. Sin embargo, los mensajes programados para su envío tras la cancelación de una reserva se seguirán enviando.
