Die Buchhaltung von Guesty ist ein Premium-Service. Sie arbeiten mit einem festen Ansprechpartner aus dem professionellen Buchhaltungsteam zusammen, der Ihre Buchhaltungsbedürfnisse versteht und Ihnen beim Start hilft.
Guesty Accounting ist eine Treuhandbuchhaltungsplattform und kein vollständiges operatives Buchhaltungssystem. Erfahren Sie mehr über die Verwendung separater Bankkonten für die Treuhandbuchhaltung.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Benutzerrollen und Berechtigungen Administrator- oder Buchhalterrollen umfassen, um Buchhaltungsinformationen aktualisieren zu können.
Der erste Schritt bei der Nutzung der Buchhaltung ist die Einrichtung Ihrer Geschäftsmodelle. Berechnungen in anderen Bereichen der Buchhaltung, wie z. B. Konten, Berichte und Eigentümer, basieren alle auf Ihrer Geschäftsmodellkonfiguration. Die Geschäftsmodelle sollten auf Ihrer bestehenden Buchhaltungsstruktur basieren, um ein reibungsloses Management in Guesty zu gewährleisten.
Um sich im Voraus auf Ihr Onboarding-Gespräch im Bereich Rechnungswesen vorzubereiten, sehen Sie sich dieses kurze Video an und bewerten Sie die folgenden Informationen.
Voraussetzungen für die finanzielle und operative Einrichtung
Die korrekte Einrichtung der Finanz- und Betriebsdaten ist entscheidend für eine reibungslose Integration und Funktionalität. Die folgenden Einstellungen sollten in Guesty vorgenommen werden, bevor Sie die Buchhaltung nutzen.
Überprüfen Sie Ihre Guesty-Kontoinformationen.
Bitte stellen Sie sicher, dass Ihre Unternehmensdaten, einschließlich Adresse und Zeitzone, korrekt sind. Falls Änderungen erforderlich sind, finden Sie hier Details dazu, was Sie selbst ändern können und wann Sie uns kontaktieren müssen.
Steuerkonfiguration
Prüfen Sie, ob die Steuern für alle Einträge korrekt konfiguriert sind.
Bitte prüfen Sie, welche Steuern von den Kanälen und welche Steuern vom PMC/Eigentümer abgeführt werden.
Einrichtung zusätzlicher Gebühren
Alle zusätzlichen Gebühren müssen vor der Einrichtung eines neuen Geschäftsmodells in Guesty eingegeben werden.
Gebühren sollten auf Kontoebene (unter Einstellungen) oder auf Inseratsebene konfiguriert werden, auch wenn sie erst in der Zukunft angewendet werden.
Verbindung zum Inserat
Stellen Sie sicher, dass alle Einträge mit den relevanten Buchungen verbunden und synchronisiert sind.
Einrichtung durch den Eigentümer
Stellen Sie sicher, dass die Eigentümer bei Guesty hinzugefügt werden und jedem Inserat ein Eigentümer zugewiesen ist. Einträge können Geschäftsmodellen nicht zugewiesen werden, wenn ihnen kein Eigentümer zugewiesen ist.
Einrichtung des Kanals
Richten Sie den Kanal für alle integrierten Kanäle ein, bevor Sie Reservierungen hochladen.
Bei VRBO sollten Sie die Provision nur dann einrichten, wenn Sie nach dem PPB-Prinzip (Pay per Buchung) arbeiten.
Wenn die Kanalprovision vor dem Hochladen von Reservierungen nicht konfiguriert wird, wird sie auf diese Reservierungen nicht angewendet.
Reservierungen und -Validierung
Vergewissern Sie sich, dass alle Reservierungen vollständig in Guesty importiert wurden.
Prüfen Sie die Reservierung auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Überprüfen Sie mindestens eine Reservierung pro Quelle (dies ist besonders wichtig bei hochgeladenen Reservierungen). Stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden Punkte pro Reservierung im Gästekonto überprüfen:
- Bezahlter Gesamtbetrag
- Kanal
- Unterkunftspreis
- Reinigungsgebühr
- Zusätzliche Gebühren
- Steuern
Falls erforderlich, reichen Sie bitte vorab ein Kundensupport-Ticket ein, um etwaige Ungenauigkeiten zu korrigieren.
Anforderungen an das Geschäftsmodell
Wann beginnt Ihr Geschäftsjahr?
Teilen Sie uns bitte mit, in welchem Monat Ihr Geschäftsjahr beginnt. Wir richten dies im Hintergrund ein, um eine korrekte kumulierte Jahresbilanzierung für den Eigentümer zu gewährleisten.
Wie viele Geschäftsmodelle werden benötigt?
Um die Anzahl der benötigten Geschäftsmodelle zu bestimmen, müssen verschiedene Faktoren berücksichtigt werden. Beachten Sie, dass einem einzelnen Geschäftsmodell mehrere Einträge zugewiesen werden können. Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:
- Gemäß der PMC-Provision
- Dies kann auf einem Prozentsatz basieren, zum Beispiel 15 %, 20 % oder 25 %.
- Laut Eigentümer
- Pro Inserat/Unterkunft
- Basierend auf unterschiedlichen wiederkehrenden Kosten oder Eigentümern
Wann möchten Sie die Buchhaltung aktivieren?
Das Datum des Buchhaltungssystems legt fest, ab wann das Geschäftsmodell Anwendung findet und der Umsatzanteil an Ihren Reservierungen berechnet wird. Reservierungen mit Check-in oder Check-out am oder nach dem Datum werden in Ihren Eigentümerabrechnungen inbegriffen.
Wie berechnet man die Nettomieteinnahmen?
Klären Sie die Nettomieteinnahmen (NRI) Ihres Unternehmens, indem Sie die Berechnungsgrundlage für Ihre PMC-Provision ermitteln. Beispiele:
- nur Unterkunftspreis
- Unterkunftspreis + Zusatzgebühren
- Nettoeinkommen (Unterkunftspreis abzüglich Kanalgebühren)
Sie können Pauschalgebühren auswählen, die Sie bei der Berechnung Ihrer NRI-Abzüge als Abzug berücksichtigen möchten. (In der Pilotphase) Berücksichtigen Sie auch prozentuale Gebühren, wie z. B. die Zahlung.
Wie werden die Einnahmen aufgeteilt?
Bitte klären Sie die Umsatzbeteiligung zwischen dem Projektmanagementunternehmen (PMC) und dem Eigentümer für Grund- und Zusatzgebühren. Zu den Grundgebühren gehören Stornierungs- und Reinigungskosten.
Haben Sie wiederkehrende Eigentümeranteile oder -kosten?
Gegebenenfalls über wiederkehrende Eigentümeranteile oder -Ausgaben entscheiden:
- Ermitteln Sie den Betrag oder Prozentsatz.
- Geben Sie die Frequenz an.
- Gelten die Bedingungen für alle oder nur für bestimmte Quellen?
Welches Datum bevorzugen Sie für die Umsatzerfassung?
Ermitteln Sie Ihre Umsatzerfassung anhand eines der folgenden Daten:
- Einchecken
Die Transaktion wird beim Check-in erkannt, auch wenn der Gast vor dem Check-in-Datum bezahlt hat.
- Check-out
Die Transaktion wird beim Check-out erkannt, auch wenn der Gast vor dem Check-out bezahlt hat.
- Nacht
Die Transaktion wird täglich erfasst, wobei für jede Nacht ein separater Buchungssatz erstellt wird. Wenn beispielsweise eine Reservierung vom 25. Mai bis zum 5. Juni läuft, wird die Transaktion für jede Nacht erfasst, obwohl diese in zwei verschiedenen Monaten liegen.
Buchhaltungsmethode
Prüfen Sie, ob Sie eine Abrechnungsmethode anwenden, die entweder auf periodengerechter Gewinnermittlung oder auf Einnahmen-Überschuss-Rechnung basiert.
Periodenabgrenzungsgrundlage
Einnahmen und Ausgaben werden bei Leistungserbringung erfasst, auch wenn die Zahlung noch nicht erfolgt ist. Das bedeutet, dass Sie Einnahmen beim Check-in verbuchen können, selbst wenn der Gast erst beim Check-out bezahlt. So können Sie beispielsweise Ihren Anbieter bezahlen, bevor Sie die Zahlung des Gasts beim Check-out erhalten.
Cash-Basis
Einnahmen und Ausgaben werden erst dann erfasst, wenn die Leistung erbracht wurde und die Zahlung bereits erfolgt ist. Wenn Sie Einnahmen beim Check-in erfassen, der Gast aber noch nicht bezahlt hat, können Sie Ihren Anbieter erst nach Zahlungseingang bezahlen.