Die Buchhaltung von Guesty ist ein Premium-Service. Sie arbeiten mit einem festen Ansprechpartner aus dem professionellen Buchhaltungsteam zusammen, der Ihre Buchhaltungsbedürfnisse versteht und Ihnen beim Starten hilft.
Guesty Accounting ist eine Treuhandbuchhaltungsplattform und kein vollständiges operatives Buchhaltungssystem. Erfahren Sie mehr über die Verwendung separater Bankkonten für die Treuhandbuchhaltung.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Benutzerrollen und Berechtigungen Administrator- oder Buchhalterrollen umfassen, um Buchhaltungsinformationen aktualisieren zu können.
Der erste Schritt bei der Nutzung der Buchhaltung ist die Einrichtung Ihrer Geschäftsmodelle. Berechnungen in anderen Bereichen der Buchhaltung, wie z. B. Konten, Berichte und Eigentümerabrechnungen, basieren alle auf Ihrer Geschäftsmodellkonfiguration. Die Geschäftsmodelle sollten auf Ihrer bestehenden Buchhaltungsstruktur basieren, um ein reibungsloses Management in Guesty zu gewährleisten.
Erfahren Sie mehr über die in Guesty verwendete Buchhaltungsterminologie.
Bewerten Sie die folgenden Informationen, um sich im Voraus auf Ihr Onboarding-Gespräch im Bereich Rechnungswesen vorzubereiten.
Tipp:
Laden Sie diese Tabelle herunter und verwenden Sie sie als Checkliste.
Voraussetzungen für die finanzielle und operative Einrichtung
Die korrekte Einrichtung der Finanz- und Betriebsdaten ist entscheidend für eine reibungslose Integration und Funktionalität. Die folgenden Einstellungen sollten in Guesty vorgenommen werden, bevor Sie die Buchhaltung nutzen.
Überprüfen Sie die Kontoinformationen Ihres Guesty-Kontos.
Bitte stellen Sie sicher, dass Ihre Unternehmensdaten, einschließlich Adresse und Zeitzone, korrekt sind. Falls Änderungen erforderlich sind, finden Sie hier Details dazu, was Sie selbst ändern können und wann Sie uns kontaktieren müssen.
Steuerkonfiguration
Überprüfen Sie, ob die Steuern für alle Inserate korrekt konfiguriert sind.
Bitte prüfen Sie, welche Steuern von den Kanälen und welche Steuern vom Immobilienverwalter/Eigentümer abgeführt werden.
Einrichtung zusätzlicher Gebühren
Alle zusätzlichen Gebühren müssen vor der Einrichtung eines neuen Geschäftsmodells in Guesty eingegeben werden.
Gebühren sollten auf Kontoebene (unter Einstellungen) oder auf Inseratsebene konfiguriert werden, auch wenn sie erst in der Zukunft angewendet werden.
Verbindung der Inserate
Stellen Sie sicher, dass alle Inserate mit den relevanten Buchungen verbunden und synchronisiert sind.
Einrichtung durch den Eigentümer
Stellen Sie sicher, dass die Eigentümer in Guesty hinzugefügt werden und jedem Inserat ein Eigentümer zugewiesen ist. Inserate können nicht Geschäftsmodellen zugewiesen werden, wenn ihnen kein Eigentümer zugewiesen ist.
Einrichtung der Kanäle
Richten Sie die Kanäle für alle integrierten Kanäle ein, bevor Sie Reservierungen hochladen.
Bei VRBO sollten Sie die Provision nur dann einrichten, wenn Sie nach dem PPB-Prinzip (Pay per Buchung) arbeiten.
Wenn die Kanalprovision beim Hochladen von Reservierungen nicht konfiguriert wird, wird sie auf diese Reservierungen nicht angewendet.
Reservierungsvalidierung
Vergewissern Sie sich, dass alle Reservierungen vollständig in Guesty importiert wurden.
Prüfen Sie die Reservierungen auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Überprüfen Sie mindestens eine Reservierung pro Quelle (dies ist besonders wichtig bei hochgeladenen Reservierungen). Stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden Punkte pro Reservierung im Gästekonto überprüfen:
- Gesamtbetrag bezahlt
- Kanal
- Unterkunftspreis
- Reinigungsgebühr
- Zusätzliche Gebühren
- Steuern
Falls erforderlich, reichen Sie bitte vorab ein Kundensupport-Ticket ein, um etwaige Ungenauigkeiten zu korrigieren.
Anforderungen an das Geschäftsmodell
Wann beginnt Ihr Geschäftsjahr?
Teilen Sie uns bitte mit, in welchem Monat Ihr Geschäftsjahr beginnt. Wir richten dies im Backend ein, um eine genaue kumulierte Jahresberichterstattung in den Eigentümerabrechnungen zu gewährleisten.
Wie viele Geschäftsmodelle werden benötigt?
Um die Anzahl der benötigten Geschäftsmodelle zu bestimmen, müssen verschiedene Faktoren berücksichtigt werden. Beachten Sie, dass einem einzelnen Geschäftsmodell mehrere Inserate zugewiesen werden können. Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:
- Gemäß der Immobilienverwaltungsprovision
- Dies kann auf einem Prozentsatz basieren, zum Beispiel 15 %, 20 % oder 25 %.
- Laut Eigentümer
- Pro Inserat/Unterkunft
- Basierend auf unterschiedlichen wiederkehrenden Kosten oder nach Eigentümer
Wann möchten Sie die Buchhaltung aktivieren?
Das Datum der Buchhaltung bestimmt, ab wann das Geschäftsmodell Anwendung findet und der Umsatzanteil für Ihre Reservierungen berechnet wird. Reservierungen mit Check-in oder Check-out ab dem Datum werden in Ihren Eigentümerabrechnungen inbegriffen.
Wie berechnet man die Nettomieteinnahmen?
Klären Sie die Nettomieteinnahmen (NRI) Ihres Unternehmens, indem Sie die Berechnungsgrundlage für Ihre Immobilienverwaltungsprovision ermitteln. Beispiele:
- nur Unterkunftspreis
- Unterkunftspreis + Zusatzgebühren
- Nettoeinkommen (Unterkunftspreis abzüglich Kanal)
Sie können Pauschalgebühren auswählen, die Sie bei der Berechnung Ihrer NRI-Abzüge als Abzug berücksichtigen möchten. (In der Pilotphase) Berücksichtigen Sie auch prozentuale Gebühren, wie z. B. Zahlung.
Wie werden die Einnahmen aufgeteilt?
Bitte klären Sie den Umsatzanteil zwischen der Immobilienverwaltung und dem Eigentümer für Grund- und Zusatzgebühren. Zu den Grundgebühren gehören Stornierungs- und Reinigungskosten.
Haben Sie wiederkehrende Eigentümer- oder sonstige Kosten?
Gegebenenfalls über wiederkehrende Eigentümer- oder sonstige Ausgaben entscheiden:
- Ermitteln Sie den Betrag oder Prozentsatz.
- Geben Sie die Frequenz an.
- Gelten die Bedingungen für alle oder nur für bestimmte Quellen?
Welches Datum bevorzugen Sie für die Umsatzerfassung?
Ermitteln Sie Ihre Umsatzerfassung anhand eines der folgenden Daten:
- Einchecken
Die Transaktion wird beim Check-in erkannt, auch wenn der Gast vor dem Check-in-Datum bezahlt hat.
- Check-out
Die Transaktion wird beim Check-out erkannt, auch wenn der Gast vor dem Check-out bezahlt hat.
- Nacht
Die Transaktion wird täglich erfasst, wobei für jede Nacht ein separater Buchungssatz erstellt wird. Wenn beispielsweise eine Reservierung vom 25. Mai bis zum 5. Juni läuft, wird die Transaktion für jede Nacht erfasst, obwohl diese in zwei verschiedenen Monaten liegen.
Buchhaltungsmethode
Prüfen Sie, ob Sie eine Abrechnungsmethode anwenden, die entweder auf periodengerechter Gewinnermittlung oder auf Einnahmen-Überschuss-Rechnung basiert.
Periodenabgrenzungsgrundlage
Einnahmen und Ausgaben werden bei Service erfasst, auch wenn die Zahlung noch nicht erfolgt ist. Das bedeutet, dass Sie Einnahmen beim Check-in verbuchen können, selbst wenn der Gast erst beim Check-out bezahlt. So können Sie beispielsweise Ihren Anbieter bezahlen, bevor Sie die Zahlung des Gastes beim Check-out erhalten.
Cash-Basis
Einnahmen und Ausgaben werden erst dann erfasst, wenn der Service erbracht wurde und die Zahlung bereits erfolgt ist. Wenn Sie Einnahmen beim Check-in erfassen, der Gast aber noch nicht bezahlt hat, können Sie Ihren Anbieter erst nach Zahlungseingang bezahlen.