Verwaltung automatisierter Nachrichten für Gäste, Eigentümer und Teammitglieder

Automatisierte Nachrichten helfen Ihnen, Zeit zu sparen und eine reibungslose Kommunikation mit Ihren Gästen, Eigentümern und Teammitgliedern zu gewährleisten. Senden Sie automatisch die richtige Nachricht zum richtigen Zeitpunkt an den richtigen Empfänger, indem Sie einen Kommunikationsablauf erstellen, der sich an Ihren Reservierungen orientiert.

Terminologie

• Nachricht: Der visuelle Zeitplan oder das Framework, das Sie zur Einrichtung der automatisierten Kommunikation verwenden. Reservierung bestimmt, welche Reservierungen in den Ablauf einfließen.
• Automatisierte Nachrichten: Die einzelnen Nachrichten, aus denen die Nachricht besteht. Nachricht bestimmt, ob und wann eine einzelne Nachricht gesendet wird.
• Reservierung und Nachricht: Zusammen bilden sie einen zweistufigen Filter. Reservierung legt fest, welche Reservierungen in die Automatisierung einfließen. Nachricht bestimmt, welche spezifischen Nachrichten innerhalb dieser Automatisierung versendet werden und wann.

Nachricht und Ablaufdatum verstehen

Automatisierte Nachrichten werden Reservierungen nach der Bestätigung hinzugefügt. Wird eine Reservierung nach dem geplanten Zeitpunkt einer Nachricht bestätigt, wird die Nachricht sofort nach der Bestätigung versendet.

Automatisierte Nachrichten an Benutzer, Kontakte oder Reinigungskräfte werden nicht im Posteingang angezeigt. Alle Aktualisierungen Ihrer Nachricht können Sie im Protokoll nachverfolgen.

Nachricht

Automatisierte Nachrichten verwenden die Standard-Check-in- und Check-out-Zeiten im Inserat . Ändert sich eine Ankunfts- oder Abreisezeit, passt Guesty die Nachrichten automatisch an.

Wenn Sie eine neue Automatisierung aktivieren, plant Guesty Benachrichtigungen für alle passenden Reservierungen, auch für bereits erstellte. Guesty versendet Benachrichtigungen nur, wenn der geplante Zeitpunkt in der Zukunft liegt. Ist der Zeitpunkt bereits verstrichen, wird die Nachricht übersprungen.

Wenn beispielsweise eine Nachricht so eingestellt ist, dass sie "bei Buchung" gesendet wird, und Sie die Automatisierung heute für eine gestern bestätigte Reservierung aktivieren, wird diese spezielle Nachricht übersprungen.

Automatische Nachrichten werden weiterhin an Reservierungen gesendet, die vor der Anbindung an Guesty gebucht wurden.

Ablaufdatum der Nachricht

Wenn Sie eine automatische Nachricht vor dem geplanten Sendezeitpunkt deaktivieren, läuft sie nach Ablauf dieser Zeit ab. Sie können abgelaufene Nachrichten im Widget „Automatisierte Nachrichten“ im Posteingang unter „Verlauf“ einsehen.

Automatisierung einer Nachricht erstellen

Folgen Sie den Anweisungen, um eine Nachricht zu erstellen, zu bearbeiten oder zu löschen.

Erfahren Sie, wie Sie Eigentümer als Empfänger einer automatischen Nachricht hinzufügen und eine Nachricht exklusiv für Reservierungen erstellen.

Schritt für Schritt:

1. Melden Sie sich in Ihrem Guesty-Konto an.
2. Klicken Sie im seitlichen Navigationsmenü Aktionen zum Öffnen des Dropdown-Menüs.
3. Unter „Rezeption“ die Automatisierung „Nachricht“ auswählen.
4. Klicken Sie oben rechts auf „Nachricht hinzufügen“.
5. Wählen Sie aus, wie Sie Ihre Automatisierung erstellen möchten:

   • Um eine Vorlage für die Nachricht zu verwenden, klicken Sie neben der entsprechenden Automatisierung auf „Vorlage verwenden“.

     

   • Um eine neue Vorlage für die Nachricht zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf „Benutzerdefiniert erstellen“ und wählen Sie die entsprechende Option aus.
   • Die Option „Neue Anfrage auswählen“ wurde entwickelt, um eine Automatisierung ausschließlich für neue Anfragen zu erstellen. Dies trägt dazu bei, die Bearbeitung zu beschleunigen und Anfragen in bestätigte Reservierungen umzuwandeln.
6. Klicken Sie oben links auf . Um den Namen der Nachricht zu ändern, können Sie ihn jederzeit umbenennen.

7. Unter „Reservierung“ definieren Sie die Reservierung, die die Nachricht automatisieren sollen.

   

8. Um eine Nachricht zu erstellen, klicken Sie unter „Nachrichtenplan“ auf + Nachricht hinzufügen.

   • Um eine Nachricht zu bearbeiten, klicken Sie auf die entsprechende Nachricht.

     

   • Um eine Nachricht zu löschen, bewegen Sie den Mauszeiger über die entsprechende Nachricht im Nachrichtenplan und klicken Sie auf „Löschen“. Klicken Sie im Popup-Fenster auf „Entfernen“.

     

9. Richten Sie Ihre Nachricht ein.
10. Klicken Sie auf Speichern.
11. Automatisieren Sie die Nachricht entsprechend:
    • Für eine neue Nachricht klicken Sie auf „Speichern und aktivieren“, wenn sie fertig ist, oder auf „Als Entwurf speichern“, um sie später zu aktivieren.
    • Wenn Sie eine aktive Nachricht bearbeiten, klicken Sie auf Speichern, um sie automatisch zu reaktivieren, oder auf Deaktivieren, um sie in den Entwurfsstatus zurückzusetzen.
    • Um eine deaktivierte, aber bearbeitete Nachricht zu aktivieren, klicken Sie auf „Speichern und aktivieren“, oder auf „Speichern“, um sie als Entwurf zu behalten und später zu aktivieren.
12. Bestätigen Sie die Aktion im Pop-up-Fenster.

Richten Sie Ihre automatisierten Nachrichten ein

Erstellen Sie mehrere automatisierte Nachrichten innerhalb einer Nachricht. Definieren Sie, wann jede Nachricht gesendet wird, wer sie empfängt und wie sie zugestellt wird.

Nachricht

Der Name der Nachricht ist nur für den internen Gebrauch bestimmt. Er wird in der Automatisierung-Timeline und im Widget für automatische Nachrichten im Posteingang angezeigt.

Wann soll dies gesendet werden?

Definieren Sie den Auslöser für die Nachricht. Legen Sie ihn beispielsweise auf den Zeitpunkt der Bestätigung oder 1 Tag vor dem Check-in fest.

Wichtig:

Automatische Nachrichten für bestätigte Reservierungen können erst nach der Reservierung versendet werden. Erstellen Sie stattdessen eine automatisierte Nachricht für Anfragen.

Nachricht hinzufügen

Nutzen Sie die Nachricht, um automatisierte Nachrichten an bestimmten Wochentagen zu versenden.

Die Nachrichtenplanung gilt nur für Nachrichten, die zwischen Check-in und Check-out versendet werden. Das Senden endet mit dem Check-out.

Die Einstellung „Wann soll diese Nachricht gesendet werden?“ bestimmt das Datum des Zeitplans. Wenn Sie beispielsweise die Nachricht auf „1 Tag nach dem Check-in“ einstellen und sie für Montag und Mittwoch planen, wird die Nachricht ab dem Tag nach dem Check-in jeden Montag und Mittwoch versendet.

Schritt für Schritt:

1. Entscheiden Sie, wie Sie Ihre Nachricht planen möchten:
   • Basierend auf dem Wochentag: Legen Sie fest, an welchem Tag die Nachricht für alle Reservierungen versendet wird, die diese Automatisierung auslösen. Sie können einen oder mehrere Tage auswählen. Beispielsweise können Sie Gäste am Freitagabend darüber informieren, dass die Nachricht am Wochenende länger sein wird.

   • Basierend auf einer benutzerdefinierten Variable: Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Variable vom Typ „Wochentag“, um jedem Inserat einen anderen Versandtag zuzuweisen. So können Sie Abläufe wie Müllabfuhr oder Straßenreinigung mit einer einzigen Automatisierung verwalten. Wenn Sie beispielsweise eine Variable für „Abholtag“ festlegen, wird die Nachricht je nach zugewiesenem Wert montags für ein Inserat und mittwochs für ein anderes versendet.

     Wichtig:

     • Sie müssen den Variablentyp „Wochentag“ verwenden. Diese Variablen können Sie in großen Mengen aktualisieren.
     • Wenn ein Inserat die Variable nicht enthält, wird die Nachricht für diese Reservierung nicht gesendet.
2. Legen Sie die Uhrzeit fest, zu der diese Nachrichten versendet werden sollen.
3. Legen Sie fest, wie oft sie wiederholt werden (einmal pro Woche oder einmal pro Monat).

Bedingungen hinzufügen

Legen Sie die Nachricht fest, die eine Reservierung erfüllen muss, um die Nachricht zu empfangen.

Fügen Sie beispielsweise eine Bedingung hinzu, die die Nachricht nur dann auslöst, wenn die Reservierung vollständig bezahlt wurde.

Wer wird es erhalten?

Zu den Empfängern können Gäste, Eigentümer , Kontakte oder Teammitglieder gehören. Sie können auch benutzerdefinierte Felder für Empfänger erstellen .

Wie wird es versendet?

Wählen Sie die gewünschte Nachricht : Buchung , E-Mail oder SMS.

• Wenn Sie E-Mail wählen, geben Sie bitte eine E-Mail an.
• Stellen Sie sicher, dass der Gast in den Kontaktdaten eine gültige E-Mail-Adresse oder Telefonnummer hinterlegt hat, wenn die automatisierten Nachrichten per E-Mail oder SMS versendet werden sollen.

Nicht-Gast-Empfänger

Antworten auf automatisierte Nachrichten von Nicht-Gast-Empfängern werden im Guesty Posteingang nicht angezeigt. Um Antworten auf automatisierte Nachrichten von Nicht-Gast-Empfängern zu erhalten:

Schritt für Schritt:

1. Unter "Wer erhält es?" wählen Sie die entsprechende Empfängergruppe und den Empfängernamen aus den Dropdown-Menüs aus.
2. Unter "Wie soll es versendet werden?" wählen Sie E-Mail aus.

3. Tragen Sie im dafür vorgesehenen Feld die E-Mail-Adresse ein, an die die Antwort des Empfängers gesendet werden soll.

   

Nachricht

Fügen Sie hier den Inhalt der Nachricht ein.

• Nachrichten können Variablen enthalten, um eine personalisierte Kommunikation während der gesamten Reservierung zu gewährleisten.
• Per E-Mail versendete Nachrichten bieten zusätzliche Optionen, wie das Hinzufügen von Bildern, Anhängen und HTML-Code.
• Die Formatierung von Nachrichten, wie z. B. Fettdruck und Kursivschrift, wird nur für per E-Mail versendete Nachrichten unterstützt.
• Nutzer von Airbnb, Booking.com, Vrbo und Expedia können bis zu 5 Bilder in automatisierte Nachrichten einfügen. Die Gesamtgröße aller an eine Nachricht angehängten Fotos ist auf 25 MB begrenzt.
  1. Klicken Sie auf .
  2. Ziehen Sie die gewünschten Bilder per Drag & Drop in das Pop-up-Fenster. Alternativ können Sie auf „Durchsuchen“ klicken, die Bilder von Ihrem Computer auswählen und anschließend auf „Fertig“ klicken. Bilder werden automatisch gelöscht, wenn sie an eine nicht unterstützte Buchung gesendet werden.

Wichtig:

Vergessen Sie nicht, auf „Speichern“ zu klicken, sobald Ihre Nachricht eingerichtet ist.

Erstellen Sie eine automatische Nachricht für Eigentümer

Um eine automatische Nachricht für Eigentümer innerhalb Ihrer Gast-Automatisierung zu erstellen, füllen Sie bitte Folgendes für die entsprechende Nachricht aus:

• Wer erhält die Nachricht ? Wählen Sie im Dropdown-Menü „ Eigentümer“ aus. Dadurch wird die Nachricht automatisch dem Eigentümer des Inserats zugewiesen, bei dem die Reservierung vorgenommen wurde.
• So wird die Nachricht versendet : Wenn Sie die Nachricht auswählen, werden die relevanten Informationen aus dem Profil des Inhabers abgerufen. Stellen Sie sicher, dass die korrekten Kontaktdaten gespeichert sind.

Nachrichtenautomatisierung aktivieren oder deaktivieren

Sobald Sie eine Nachricht mit mindestens einer Nachrichtenautomatisierung haben, muss diese aktiviert werden.

Um eine Nachricht zu aktivieren oder zu deaktivieren, schalten Sie die entsprechende Automatisierung ein und bestätigen Sie die Aktion im Popup-Fenster.

Eine automatische Nachricht wird zusammen mit ihren Nachrichten allen bestehenden und zukünftigen relevanten Reservierungen hinzugefügt. Eine automatische Nachricht wird zusammen mit allen noch nicht versendeten Nachrichten aus allen relevanten Reservierungen entfernt.

Bearbeiten einer Nachricht

Befolgen Sie die folgenden Schritte, um eine bestehende Automatisierung zu bearbeiten.

Schritt für Schritt:

1. Klicken Sie neben der Nachricht, die Sie bearbeiten möchten, auf und wählen Sie im Dropdown-Menü „Bearbeiten“ aus.

   

2. Wählen Sie die entsprechende automatische Nachricht aus dem Nachrichtenplan aus.
3. Nehmen Sie in der rechten Leiste die erforderlichen Änderungen an Ihrer Nachricht vor.
4. Klicken Sie unten rechts auf Speichern.
5. Wenn Sie mit der Bearbeitung Ihrer Automatisierung fertig sind, klicken Sie auf Speichern und wählen Sie die entsprechende Option aus dem Pop-up-Fenster aus.
   • Wenn die Automatisierung aktiv ist, klicken Sie auf „Änderungen anwenden“.

Die Änderungen gelten weiterhin für Benachrichtigungen zu Reservierungen, die sich bereits im laufenden Aufenthalt befinden.

Wenn die Änderungen vor dem geplanten Versandzeitpunkt umgesetzt wurden, gelten sie für alle bestehenden und zukünftigen Reservierungen, die der Reservierung entsprechen.

Nachrichten, deren geplanter Zeitpunkt überschritten ist, werden nicht ausgelöst.

Änderungen an den automatisierten Nachrichten für inaktive Reservierungen gelten für alle bestehenden und zukünftigen Reservierungen, die der Reservierung entsprechen.

Nachrichtenautomatisierung

Duplizieren Sie Nachrichten, um schnell neue zu erstellen, die bestehende Automatisierungen inklusive Bedingungen und Nachrichten widerspiegeln. So gewährleisten Sie Konsistenz und Genauigkeit in Ihrer Kommunikation, ohne bei null anfangen zu müssen. Sie können eine Nachricht beliebig oft duplizieren.

Um eine Automatisierung zu duplizieren, klicken Sie auf . Wählen Sie anschließend im Dropdown-Menü, das rechts neben der gewünschten Automatisierung erscheint, die Option „Duplizieren“. Sie können die Nachricht nach Bedarf bearbeiten und anschließend auf „Speichern und aktivieren“ klicken, sobald sie fertig ist. Um sie als Entwurf zu speichern, klicken Sie auf „Speichern und aktivieren“, sobald sie fertig ist.

Benachrichtigen Sie die Gäste über Reservierungen

Nur die erste Änderung einer Reservierung löst eine Nachricht aus. Weitere Änderungen führen nicht zu zusätzlichen Benachrichtigungen. Erstellen Sie eine Vorlage und planen Sie deren automatischen Versand bei jeder Reservierung.

Folgende Reservierungsänderungen lösen die automatische Nachricht aus:

• Reservierung
• Anzahl der Nächte
• Anzahl der Gäste
• Zugewiesenes Inserat
• Hinzufügen oder Aktualisieren der geschätzten Ankunftszeit (ETA) oder der geschätzten Abreisezeit (ETD)

Bei Änderungen der Check-in- oder Check-out-Zeiten muss die Reservierung auf einen anderen Kalender in UTC verschoben werden, damit die Nachricht ausgelöst wird. Geringfügige Zeitanpassungen innerhalb desselben UTC-Kalenders lösen keine automatischen Benachrichtigungen aus.

Wie sich die Reservierung auf automatisierte Nachrichten auswirkt

Wenn die Reservierung eines Gastes geändert wird (z. B. Check-in oder Check-out), behandelt das System automatisierte Nachrichten unterschiedlich, je nachdem, ob sie bereits versendet wurden.

• Bereits gesendete Nachrichten: Bereits gesendete Nachrichten werden nicht erneut gesendet, auch wenn die neue Reservierung normalerweise eine erneute Zusendung auslösen würde.

  Sie müssen gegebenenfalls alle relevanten Nachrichten erneut manuell senden.

  Zum Beispiel: Wenn die Checkout-Anweisungen für das ursprüngliche Checkout-Datum automatisch versendet wurden und der Gast seinen Aufenthalt später verlängert, werden diese Checkout-Anweisungen nicht automatisch für das neue Checkout-Datum erneut versendet.

• Geplante Nachrichten: Nachrichten, die noch nicht versendet wurden, werden automatisch anhand der neuen Reservierung neu terminiert.

Nachricht

Status	Erläuterung
	Die Nachricht wurde automatisiert und aktiviert.
	Dieser Status wird durch einen der folgenden Gründe verursacht: Eine bestehende Nachricht wurde automatisiert und aktiviert. Eine automatisierte Nachricht wurde aktiviert. Die automatisierte Nachricht für Entwürfe wurde deaktiviert.