Compreender a linguagem especializada usada na Guesty Accounting ajuda você a gerenciar suas finanças com precisão e a manter uma comunicação clara com proprietários e fornecedores. Este artigo define os principais termos que você encontrará ao usar o recurso.
Conceitos básicos de contabilidade
Esses termos fundamentais definem como a Guesty processa e organiza seus dados financeiros.
Contabilidade fiduciária
A legislação exige que as empresas mantenham o dinheiro pertencente a terceiros em uma conta bancária especificamente denominada "conta fiduciária". No setor hoteleiro, os fundos dos hóspedes são mantidos nessa conta até que sejam transferidos para a empresa de gerenciamento de propriedades (PMC), proprietários de imóveis, autoridades fiscais ou fornecedores terceirizados.
Regime de competência
O regime de competência é um método contábil que permite registrar receitas e despesas quando um serviço é prestado, independentemente de quando o pagamento é efetivamente recebido. Isso permite registrar a receita no momento do check-in e gerenciar despesas, como pagamentos a fornecedores, antes que o pagamento do hóspede seja recebido.
Regime de caixa
A contabilidade de caixa registra receitas e despesas somente após a coleta do pagamento e a prestação do serviço. Por exemplo, se você solicitar uma receita no momento do check-in, mas o hóspede ainda não pagou, você não poderá pagar o fornecedor de limpeza até que o pagamento do hóspede esteja em sua conta Guesty.
Reconhecimento de receita
O reconhecimento da receita refere-se ao momento específico para registrar as transações em seu sistema contábil e nos relatórios financeiros. Os dados de reconhecimento ou realização são determinados quando uma transação aparece nos seus registros e nos extratos do proprietário, mesmo que os dados de pagamento do hóspede sejam diferentes.
Período contábil bloqueado
Este recurso de conformidade impede que qualquer pessoa modifique transações após o término de um período contábil. O bloqueio de períodos reduz a probabilidade de erros nos relatórios anteriores. Uma vez bloqueados, somente usuários com funções de administrador poderão fazer alterações nessas transações.
Livros-razão e registros
Utilize essas ferramentas para monitorar transações individuais e a saúde geral dos negócios.
Razão geral
O livro-razão geral é o centro de controle e gerenciamento de todas as transações financeiras da sua empresa. Ele fornece registros detalhados organizados por diferentes contas e dimensões.
Folha contábil
Um extrato contábil registra as transações de débito e crédito para cada conta por reserva. Ele contém quatro capítulos principais:
Depósito antecipado: Fundos que o hóspede depositou na conta fiduciária e que ainda não foram distribuídos para outros registros.
Contas a Pagar: Uma conta passiva que registra o que sua empresa deve a terceiros, como fornecedores, autoridades fiscais, canais OTA ou PMC.
Proprietários: Transações relacionadas ao proprietário do imóvel.
Dinheiro em espécie: Representa o fluxo de dinheiro que entra e sai da sua conta fiduciária para uma reserva específica.
Diário de postagem
O diário de lançamentos é um livro-razão centralizado onde você pode visualizar, classificar e baixar todas as transações do seu sistema. Use-o para gerenciar os lançamentos contábeis de todos os seus registros.
Conciliação graduada
O processo de conciliação bancária verifica se os valores registrados na Guesty exigiram o pagamento real de sua conta bancária. Isso garante que o saldo em caixa do seu sistema reflita com precisão os fundos atualmente disponíveis em sua conta bancária.
Transações e lançamentos
Esses termos descrevem as diferentes maneiras pelas quais os dados financeiros entram no sistema.
Entrada de diário
Um lançamento de documento contábil sobre uma transação financeira utilizando o método das partidas dobradas. Para cada lançamento, existem dois lados. Por exemplo, o registro de um pagamento a um fornecedor mostra a saída de dinheiro e a alteração no saldo do fornecedor. Utilize lançamentos contábeis para ajustes manuais, nos quais você seleciona as contas de débito e crédito.
Transação
No Guesty, uma transação é uma categoria de lançamento contábil predefinida. Ao inserir os detalhes de sua empresa, o Guesty cria automaticamente os lançamentos contábeis corretos para você.
Inversão de diário
Uma reversão de lançamento contábil remove uma transação de seus registros contábeis. Isso impede que a transação seja aplicada em seus saldos ou relatórios.
Desembolso
Um desembolso é um pagamento de fundos de sua conta fiduciária para proprietários, fornecedores ou uma PMC (empresa de gerenciamento de projetos). Representa a saída de dinheiro para quitar saldos pendentes.
Cobrança do proprietário
Uma cobrança ao proprietário é uma transação faturada ao proprietário em uma data de reconhecimento específica. Geralmente envolve uma divisão de receita entre a PMC (Gerenciadora de Gerenciamento de Propriedades) e um fornecedor, podendo ser ajustada como uma cobrança única ou recorrente.
Despesa do proprietário
Uma despesa do proprietário é uma transação a um fornecedor em uma determinada data de reconhecimento, sendo o proprietário ou a empresa de gerenciamento de projetos (PMC) responsável por ela. Essa despesa pode ser configurada como uma cobrança única ou recorrente.
Gerenciamento de proprietários e receitas
Gerencie seu relacionamento com proprietários de imóveis utilizando estes termos financeiros específicos.
Modelo de negócio
Os modelos de negócio definem como o sistema de cálculo e compartilhamento de cobranças ou despesas entre sua empresa, proprietário ou fornecedor. Seus registros, relatórios e extratos dependem da configuração do seu modelo de negócio.
Divulgação do proprietário
Um extrato de proprietário é um documento financeiro que resume as transações de um proprietário específico durante um determinado período. Inclui a receita da reserva, as despesas pagas pelo proprietário e os pagamentos lançados em seu nome.
Receita líquida de aluguel (NRI)
A receita líquida de aluguel é o valor base que a Guesty utiliza para calcular comissões e pagamentos aos proprietários. Por padrão, inclui a tarifa de acomodação, mas você pode personalizá-la incluindo itens adicionais, como taxas e impostos.
Comissão do canal
A comissão do canal refere-se às taxas que os canais de reserva cobram para facilitar as reservas. A comissão do canal pré-deduzida ocorre quando o canal cobra esse valor diretamente do pagamento do hóspede antes de transferir o saldo restante para você.
Capital de giro
Capital de giro é o dinheiro usado para financiar operações e cumprir obrigações de curto prazo.
Capital de giro por contrato: um valor fixo acordado com o proprietário, a ser retido como garantia para reparos ou liquidez.
Capital de giro disponível: O saldo atual e dinâmico no motivo auxiliar de capital de giro, que se altera conforme os fundos são movimentados entre as contas.
Organização de dados
Organize suas informações financeiras para obter melhores relatórios e análises.
Dimensão
As dimensões contábeis são atributos usados para classificação de dados financeiros em detalhes. Eles permitem segmentar informações além das contas tradicionais, para relatórios mais granulares.
Categoria
Uma categoria é uma classificação ampla usada para organizar dados financeiros com base em características comuns.
Múltiplas contas bancárias
Com uma configuração de múltiplas contas bancárias, você pode registrar pagamentos e adicionar contribuições de proprietários para contas bancárias específicas. Isso mantém as transações separadas para evitar a mistura de fundos e permite conciliar cada conta individualmente.