Per sfruttare al meglio il modulo Contabilità e garantire che i dati finanziari siano accurati, tempestivi e pronti, è importante seguire un flusso di lavoro coerente. Di seguito sono riportate le attività che suggeriamo di svolgere mensilmente. Puoi trovare le attività settimanali qui.
Verificare che tutti gli annunci siano assegnati a un modello aziendale
Scopo : assegnare le inserzioni al modello di business corretto garantisce che le prenotazioni siano correttamente categorizzate per la rendicontazione finanziaria e la distribuzione dei ricavi. L'esecuzione di una revisione mensile aiuta a identificare e correggere eventuali prenotazioni non elaborate da un modello di business.
Suggerimento:
In Contabilità > Modelli aziendali , una nota indica se sono presenti inserzioni non assegnate. 
- Vai a Prenotazioni. Crea un report per identificare le prenotazioni a cui manca un'assegnazione di modello aziendale.
- Aggiungi filtri:
- Cerca "Check-in", quindi seleziona Tra.
- Selezionare le date di inizio e fine del mese in questione.
- Cerca "Elaborato dal modello aziendale", quindi imposta l'interruttore su No.
- Fare clic su Colonne, quindi attivare le seguenti opzioni:
- Codice Conferma
- Ospite
- Fonte
- Date di Check-in / Check-out
- Liquidazione totale
- Commissione Portale
- Tariffa della sistemazione
- Annuncio
- Elaborato dal modello aziendale
- Rivedi le prenotazioni non assegnate:
- Identificare le prenotazioni in cui la colonna "Elaborato dal modello aziendale" è contrassegnata come "No".
- Controlla l'annuncio associato per ciascuna di queste prenotazioni.
- Se a una prenotazione manca un modello aziendale:
- Assegnare l'annuncio correlato al modello aziendale corretto.
- Eseguire nuovamente il report per confermare che tutte le prenotazioni siano ora correttamente assegnate a un modello aziendale.
Revisione dei rapporti mensili
Scopo : La revisione dei principali rapporti finanziari garantisce che tutte le prenotazioni siano elaborate correttamente, che i dati finanziari siano accurati e che gli obblighi fiscali siano rispettati. Ogni rapporto fornisce informazioni fondamentali sul riconoscimento delle entrate, sui conti in sospeso, sulla rimessa fiscale e sulla riconciliazione dei depositi.
Nota:
Il rapporto sulla rimessa fiscale è rilevante solo se si versano le tasse e si effettua il riconoscimento delle entrate da check-in/check-out.
- Vai a Prenotazioni. Crea ed esegui report finanziari relativi ai ricavi mensili, ai fogli in attesa di revisione e ai report sulle rimesse fiscali.
- Aggiungi una colonna:
- Fai clic su Colonne, quindi su Contabilità.
- Attiva Elaborato dal modello di business.
- Filtra e revisiona i seguenti report:
- Rapporto mensile sui ricavi
- Cerca "Check-in", quindi seleziona Tra.
- Seleziona le date di inizio e fine in base al metodo di riconoscimento delle entrate.
- Revisiona la distribuzione dei ricavi e assicurati che sia in linea con i registri finanziari.
- Folio in attesa di revisione
- Cerca "Stato del folio", quindi seleziona In attesa di revisione.
- Accedi al foglio prenotazione e affronta eventuali problemi prima di aggiornare lo stato.
- Rapporto sulle rimesse fiscali
- Fai clic sul nome del report, quindi seleziona TaxRemittance dai report salvati.
- Regola i filtri e le colonne in base alle tue esigenze e alla configurazione fiscale.
- Rapporto mensile sui ricavi
Rapporto sul deposito anticipato
Scopo : il report sul deposito anticipato rappresenta l'importo che l'ospite ha versato sull'account fiduciario e che non è ancora stato distribuito tra gli altri registri (proprietari, fornitori, PMC, tassa). Esegui questo report mensilmente per garantire che i depositi anticipati siano correttamente registrati e azzerati dopo il check-out dell'ospite. Se trovi prenotazioni passate con un saldo, esamina i registri per quella prenotazione e riconciliali, se necessario.
Ciò fornisce:
- Maggiore prontezza all'audit grazie alla generazione di un report chiave richiesto dai revisori.
- Gestione migliorata degli account fiduciari grazie alla chiara visibilità dei saldi dei depositi a livello di prenotazione per un monitoraggio e una riconciliazione accurati.
- Riduzione del rischio di errori grazie all'identificazione e alla risoluzione proattiva delle discrepanze.
- Vai a Contabilità → Contabilità Generale → Report preconfigurati → Deposito anticipato .
- Seleziona un filtro:
- Data di deposito anticipato: Visualizza i depositi ricevuti
- Data di check-out prenotazione: Conferma riconciliazione
- Imposta l'intervallo di date e fai clic su Esporta come CSV .
- Esamina il report per garantire che i saldi siano azzerati dopo il check-out e segnala eventuali discrepanze.
Relazione di bilancio
Scopo : il report di bilancio fornisce un'istantanea di ciò che è posseduto (attività) e di ciò che è dovuto (passività). Genera un report di bilancio per determinare se il tuo account fiduciario è in pareggio e per visualizzare la ripartizione delle attività per libro mastro.
- Vai a Contabilità > Contabilità Generale > Report preconfigurati > Saldi .
- In "Bilancio", seleziona la data del saldo.
- Fai clic su Esporta come PDF .
- Verifica che le attività siano uguali alle passività e che tu sappia quali azionisti detengono i fondi depositati nell'account di cassa. In caso contrario, esamina il registro contabile pertinente.
Revisione e verifica delle spese e delle attività del proprietario
Scopo : garantire l'accuratezza delle spese e delle attività del proprietario è essenziale per mantenere una contabilità finanziaria trasparente. Questa revisione verifica che tutte le transazioni di debito e credito associate ai proprietari siano correttamente registrate e identifica eventuali discrepanze prima di finalizzare i resoconti.
- Vai a Contabilità → Contabilità Generale → Report preconfigurati.
- Fare clic su Addebiti Proprietario.
- Esamina il report per confermare l'accuratezza di tutte le spese addebitate ai proprietari per il mese corrente.
- Confronta con il report del mese precedente per individuare variazioni o discrepanze.
- Fare clic su Attività Proprietario.
- Scarica il report che fornisce un registro di tutte le transazioni di debito e di credito per ciascun proprietario.
- Verifica l'accuratezza e la completezza delle transazioni.
- Fare clic su Addebiti Proprietario.
- Identifica e aggiungi le spese mancanti per i proprietari:
- Se necessario, aggiungi gli addebiti al proprietario o le registrazioni di giornale proprietario per il periodo di rendicontazione corrente.
- Convalida e finalizza:
- Prima di finalizzare i rendiconti, assicurati che tutti gli aggiornamenti siano riportati accuratamente nei report dei proprietari.
- Verifica che le transazioni dei proprietari siano in linea con gli addebiti previsti e con l'attività registrata in precedenza.
Rapporto sugli utili PMC
Scopo : il rapporto sugli utili del PMC fornisce una ripartizione dettagliata di tutti i ricavi dovuti al PMC dall'account fiduciario.
Nota:
Sebbene si consigli un'attività mensile, la frequenza dovrebbe essere in linea con il modo in cui vengono gestiti gli esborsi nel sistema di contabilità operativa.
- Vai a Contabilità → Contabilità Generale → Giornale di registrazione.
- Seleziona il report sugli utili PMC .
- Verifica i guadagni totali e conferma che siano in linea con gli esborsi previsti.
Recensire le dichiarazioni dei proprietari generate
Scopo : Prima di condividere i dati con i proprietari, è essenziale revisionare l'accuratezza delle dichiarazioni e garantire che siano state apportate tutte le modifiche necessarie. Se sono necessarie modifiche, il report deve essere rigenerato dopo gli aggiornamenti.
- Vai a Contabilità → Contabilità Proprietario → Estratti conto Proprietario .
- Selezionare il mese appropriato e rivedere il report generato .
- Verificare l'accuratezza dei dati:
- Verificare che i ricavi, le commissioni di gestione e gli oneri siano allineati con i registri interni.
- Identificare e applicare le modifiche necessarie:
- Se vengono rilevate delle discrepanze, contrassegnare il report per il proprietario e procedere all'attività successiva, ovvero la registrazione della rettifica sul giornale.
- Risoluzione dei problemi relativi agli estratti conto mancanti :
- Se non è stato generato un report per il proprietario previsto, utilizzare la procedura di risoluzione dei problemi per determinare il problema.
- Personalizzare se necessario:
- Modificare il modello di report per il proprietario per adattarlo alle tue specifiche esigenze di reporting.
- Se necessario, rigenerare gli estratti conto dopo aver apportato eventuali modifiche.
Modifiche del giornale di registrazione
Scopo : prima di finalizzare e rigenerare i rendiconti dei proprietari, è fondamentale rivedere e aggiungere eventuali transazioni o registrazioni contabili mancanti per garantire una rendicontazione finanziaria accurata. Questo passaggio garantisce che tutti i ricavi, le spese e le rettifiche siano correttamente contabilizzati prima che i rendiconti vengano condivisi con i proprietari.
- Aggiungere una registrazione di giornale tramite il giornale di registrazione per le spese generali e gli oneri dei proprietari. Se una registrazione è collegata a una prenotazione specifica, può essere aggiunta direttamente dalla pagina della prenotazione.
- Se necessario, utilizzare il caricamento in blocco per aumentare l'efficienza con più transazioni.
- Assicurarsi di utilizzare il modello corretto per le spese/addebiti dei proprietari fornito qui.
- Quando si aggiungono registrazioni di giornale/transazioni:
- Per apportare modifiche è necessario creare delle registrazioni di giornale.
- Assicurarsi che siano correttamente categorizzate in base al proprietario, al PMC o all'account fornitore appropriato. Assicuratevi di includere il numero di prenotazione quando aggiungete una registrazione di giornale.
- Se necessario, rigenerare gli estratti conto dopo aver apportato eventuali modifiche e prima di inviarli ai proprietari.
Approvare e condividere le dichiarazioni dei proprietari
Scopo : dopo aver esaminato e finalizzato le dichiarazioni dei proprietari, il passo successivo è approvarle e inviarle ai proprietari.
- Vai a Contabilità → Contabilità dei Proprietari → Estratti conto dei Proprietari.
- Approvare le dichiarazioni dei proprietari:
- Fare clic sulle caselle di controllo per selezionare una o più dichiarazioni dei proprietari.
- Nell'intestazione grigia che appare, fare clic su Modifica stato , quindi seleziona Approva .
- Inviare le dichiarazioni dei proprietari:
- Fare clic sulle caselle di controllo per selezionare una o più dichiarazioni dei proprietari.
- Nell'intestazione grigia che appare, fare clic su Condividi.
- Scegli se inviare tramite il Portale dei proprietari, e-mail o entrambi.
Registrare i pagamenti
Scopo : per garantire una contabilità finanziaria accurata e una corretta riconciliazione, tutti i pagamenti ai proprietari, al PMC, alle tasse, ai canali OTA e ai fornitori devono essere registrati. Questa attività è mensile per tutti i pagamenti che non vengono registrati settimanalmente.
- Andare a Contabilità → Contabilità Generale → Saldi.
- Aggiungere il filtro pertinente:
- Proprietari
- Conti da pagare (Fornitori)
- Conti da pagare (PMC)
- Conti da pagare (Tasse e IVA)
- Conti da pagare (Canali)
- Facoltativo: fare clic sul filtro data saldo per passare da "oggi" a una data specifica.
- Aggiungere la colonna "Saldo rimanente".
- Creare un nuovo record di erogazione:
- Fare clic sulle caselle di controllo per selezionare uno o più elementi.
- Nell'intestazione grigia che appare, fare clic su Paga.
- Inserire i dettagli del pagamento:
- Inserire il nome della liquidazione, la descrizione, il metodo di pagamento, la data della liquidazione e il numero di riferimento.
- Se si paga solo parzialmente un importo, modificare l'importo della liquidazione.
- Fare clic su Liquidazione.
- Aggiungere il filtro pertinente:
- (Se necessario) Se un pagamento del proprietario per un mese precedente è stato registrato dopo la generazione degli estratti conto, il report del proprietario deve essere rigenerato per riflettere il saldo aggiornato.