È possibile creare prenotazioni manuali con date di check-in passate, presenti o future. Puoi anche importare prenotazioni dal portale di prenotazione in Guesty, ad esempio, se hai appena iniziato a utilizzare la piattaforma e desideri importare in blocco le prenotazioni esistenti.
Se riscontri un problema, consulta il nostro articolo sulla risoluzione dei problemi per trovare informazioni sui problemi più comuni.
Utenti Vrbo
Quando si passa dall'integrazione Vrbo tramite un PMS/channel manager all'integrazione diretta con Guesty, le prenotazioni esistenti nel portfolio Vrbo devono essere caricate manualmente su Guesty, come spiegato in questo articolo, per essere gestite da Guesty.
Prerequisiti e limitazioni
- Automazioni: L'importazione di prenotazioni con una fonte di prenotazione esistente attiva le automazioni associate configurate per tale fonte. Ad esempio, se hai impostato automazioni di messaggi o applicato commissioni aggiuntive per le prenotazioni di Booking.com, l'inclusione di tale fonte nel file CSV attiverà queste automazioni durante l'importazione delle prenotazioni. Per evitare ciò, utilizza un nome di fonte diverso o creane una nuova. Le automazioni di pagamento devono essere applicate alle prenotazioni senza addebiti preesistenti.
- Tariffe: Prima di caricare le prenotazioni, rivedi le impostazioni relative alle tariffe. Disattiva le impostazioni che applicano automaticamente la logica delle tariffe alle tue prenotazioni. Ad esempio, se l'opzione "Detrai dalla tariffa" è abilitata, Guesty detrae l'importo dalla tariffa della sistemazione e aggiunge una tariffa alla prenotazione importata. Se la colonna relativa alle spese di pulizia rimane vuota per le prenotazioni caricate, applica automaticamente le impostazioni delle tariffe nel tuo account.
- Costi aggiuntivi: se hai già configurato costi aggiuntivi a livello di account o annuncio, lascia vuote le colonne della tariffa aggiuntiva nel file di caricamento. Compilando queste colonne, il costo aggiuntivo verrà aggiunto alle impostazioni esistenti, con conseguente duplicazione degli addebiti nella scheda ospite. Utilizza queste colonne solo se devi aggiungere un costo unico e una tantum non già incluso nelle impostazioni standard.
- Tasse: Verifica che i tipi di tassa nel file caricato corrispondano ai tipi di tassa configurati in Guesty. Tipi di tassa non corrispondenti comportano calcoli errati. Ad esempio, se applichi un tipo di imposta locale nell'importazione delle prenotazioni ma hai un tipo di tassa "occupazione" configurato in Guesty, il sistema sovrascriverà i dati inseriti nel file e applicherà il calcolo configurato in Guesty.
- Commissioni: Aggiungi le commissioni a livello di account o di annuncio prima di inviare il file. In alternativa, modifica temporaneamente le impostazioni delle commissioni, quindi ripristina la modifica una volta completata l'importazione.
Segui le istruzioni qui sotto o guarda il nostro video per caricare le prenotazioni su Guesty.
Carica le prenotazioni
Segui le istruzioni riportate di seguito per generare un file per le tue prenotazioni mancanti.
Passo dopo passo
- Accedi al tuo account Guesty .
- Nel menu di navigazione laterale, fai clic su
Prenotazioni . - Nell'angolo in alto a destra, fai clic su
. -
Nell'angolo in alto a destra della pagina Importa prenotazione , fai clic su Apri file .
Il file delle prenotazioni si apre come file di Fogli Google in una nuova scheda. Per salvarne una copia, fai clic su File , quindi seleziona Crea una copia.
- Accedi alla scheda UploadTemplate e inserisci le informazioni richieste seguendo le istruzioni nella sezione successiva .
- Al termine, fai clic su File e seleziona Scarica . Scarica il file in formato .xlsx o .csv .
- Nella parte in alto a destra della pagina del report delle prenotazioni , fai clic su Carica file .
- Seleziona il file delle prenotazioni oppure trascinalo e rilascialo nella finestra a comparsa.
- Inserisci un nome per il file, quindi fai clic su Carica file .
È possibile monitorare l'avanzamento del caricamento nella sezione "Verifica stato caricamento". Il caricamento di un file con 1.000 prenotazioni richiede circa 10 minuti.
Una volta completato il caricamento, riceverai e-mail con il numero di caricamenti riusciti e non riusciti. Verrà inoltre visualizzata una notifica e verrà creato un report personalizzato prenotazioni con le prenotazioni caricate.
Risolvi l'errore di caricamento
Se il caricamento di alcune prenotazioni non va a buon fine, il numero di voci non riuscite viene visualizzato sotto la voce "Non riuscite". Fai clic su Correggi errori per generare un nuovo file contenente solo le prenotazioni non riuscite, correggere gli errori e poi inviare nuovamente il file.
Invia il file a Guesty invece
In alternativa, puoi inviare il file prenotazioni a Guesty. Per farlo, scarica questo file, compila i campi secondo la tabella sottostante e inviacelo . Guesty non è responsabile della correzione di eventuali informazioni inesatte presenti nel file, né sarà Guesty responsabile per eventuali problemi derivanti da dati errati nel file fornito.
Informazioni necessarie da compilare
Consulta la tabella sottostante per preparare il file prenotazioni da caricare.
| Campo | Dettagli |
|---|---|
| Il nome interno della struttura (obbligatorio) |
Seleziona la proprietà a cui assegnare la prenotazione, digitandone il nome interno. Per recuperare i nomi interni delle tue proprietà, crea un report sulle proprietà e aggiungi "Nome Interno" come colonna. |
| Data di check-in (obbligatoria) | Primo giorno della prenotazione |
| Data di check-out (obbligatoria) |
Ultimo giorno della prenotazione La prenotazione blocca nel calendario solo una parte del giorno di check-out, consentendoti di effettuare altre prenotazioni per quel giorno. |
| Stato della prenotazione (obbligatorio) |
Seleziona "Richiesta di informazioni" se non desideri riservare le date per l'ospite e lasciare il tuo calendario disponibile. Seleziona "Riservato" per bloccare il calendario per l'ospite. Il blocco non ha un limite di tempo; dovrai modificare manualmente lo stato in "Confermato" o "Chiuso". Seleziona "Confermato" per approvare la prenotazione. Non è possibile ripristinare lo stato a "Richiesta di informazioni" o "Riservato". Seleziona "Annullato" per annullare le prenotazioni confermate; questo stato è permanente e non può essere modificato in seguito. Ulteriori informazioni sullo stato della prenotazione. |
| Ignora la disponibilità del calendario (facoltativo) |
Seleziona se ignorare un blocco o evento nelle date del calendario, inclusi i blocchi flessibili e non flessibili. Di default, il valore di questo campo sarà "false", il che significa che la richiesta verrà rifiutata se il calendario è bloccato. |
| La fonte della prenotazione (obbligatoria) | Seleziona la fonte della prenotazione. Puoi aggiungere nuove fonti o selezionarne di esistenti (ad esempio: "Esterna"). Per Vrbo, usa "uploaded_VRBO". |
| Numero di adulti (obbligatorio) | Seleziona il numero di ospiti adulti nella prenotazione. |
| Numero di figli (facoltativo) | Seleziona il numero di bambini nella prenotazione. |
| Numero di neonati (facoltativo) | Seleziona il numero di neonati nella prenotazione. |
| Numero di animali domestici (facoltativo) | Seleziona il numero di animali domestici da includere nella prenotazione. |
| Nome del piano tariffa (facoltativo) |
Il nome del piano tariffa applicato Lascia vuoto questo campo se utilizzi le politiche di cancellazione (anziché i piani tariffari ) o se desideri che il piano tariffa applicabile venga attivato di default. Se per la prenotazione sono applicabili più piani tariffari, verrà visualizzato un messaggio di errore. Dovrai selezionare il piano tariffario desiderato e digitarne il nome in questa cella. Se non hai impostato un piano tariffario o una politica di cancellazione per l'annuncio, verrà automaticamente applicata una politica di rimborso completo alla prenotazione. Questa politica non prevede penali né un periodo minimo di preavviso prima del check-in. In questi casi, informa il tuo ospite della penale di cancellazione. Qualora l'ospite cancelli la prenotazione, aggiungi manualmente la penale di cancellazione al suo conto (fattura). |
| Promozione (facoltativa) | Per applicare una promozione impostata sulla prenotazione, inseriscine il nome. Altrimenti, seleziona No o lascia il campo vuoto. |
| Coupon (facoltativo) | Per applicare un coupon che hai impostato sulla prenotazione, inserisci il relativo codice. Altrimenti, lascia il campo vuoto. |
| Nome ospite principale (obbligatorio) | |
| Cognome ospite principale (obbligatorio) | |
| Indirizzo e-mail ospite principale (facoltativo) | |
| Numero di telefono ospite principale (facoltativo) |
Utilizzare il formato E.164: [+] [prefisso internazionale] [numero di abbonato comprensivo di prefisso locale] Ad esempio: +972234567454 |
| data di creazione della prenotazione (facoltativa) |
Utilizzare il formato: AAAA-MM-GG. Lascia il campo vuoto se desideri utilizzare la data di caricamento come data di creazione prenotazione. |
| Il codice conferma prenotazione (facoltativo) | Inserisci il codice conferma oppure lascia vuoto questo campo se desideri che Guesty generi un codice conferma per la prenotazione. Il codice conferma deve essere composto da un minimo di 8 a un massimo di 20 caratteri e non deve essere già presente in Guesty. |
| Stato del soggiorno dell'ospite (facoltativo) |
Configura lo stato del soggiorno dell'ospite. Scegli tra le seguenti opzioni:
|
| Note interne della prenotazione (facoltative) | Le note interne non sono visibili agli ospiti. |
| Codice chiave (facoltativo) | Le note interne non sono visibili agli ospiti. |
| Note sulla pulizia (facoltative) | Le note interne non sono visibili agli ospiti. |
| Richieste speciali (facoltative) | Le note interne non sono visibili agli ospiti. |
| Importo totale pagato (facoltativo) | Specificare l'importo già pagato. Lasciare il campo vuoto se la prenotazione non è ancora stata pagata. |
| Metodo di pagamento (obbligatorio) | Seleziona il metodo di pagamento dell'ospite dal menu a tendina (ad esempio, carta di credito, bonifico bancario, contanti). |
| Data di pagamento (facoltativa) | Imposta la data in cui è stato effettuato il pagamento. Per utilizzare la data di creazione della prenotazione come data di pagamento, lascia il campo vuoto. |
| Tariffa della sistemazione (obbligatorio) |
Inserisci la tariffa della sistemazione. Includi i seguenti elementi:
Non includere le tariffe base, le spese aggiuntive o le tasse. |
| Spese di pulizia (facoltative) | Aggiungere la tariffa per le pulizie. |
| Tipo Tariffa aggiuntiva (facoltativa) | Seleziona la categoria tariffa aggiuntiva pertinente dal menu a tendina. Il costo verrà aggiunto alla prenotazione indipendentemente dalle impostazioni costi del tuo account. |
| Nome Tariffa aggiuntiva (facoltativa) |
Aggiungi un nome personalizzato per la tariffa aggiuntiva, così come apparirà nella scheda ospite (fattura). Lascia vuoto questo campo per utilizzare il tipo tariffa aggiuntiva come nome visualizzato. |
| Importo Tariffa aggiuntiva (facoltativo) |
L'importo tariffa aggiuntiva (es. 100) La tariffa verrà visualizzata nella stessa valuta che hai impostato per la proprietà. L'importo tariffa aggiuntiva non cambierà se aggiorni la prenotazione in un secondo momento (ad esempio, se modifichi le date prenotazione o il numero degli ospiti). |
| Tipo di Tassa (facoltativo) | Guesty attualmente supporta 13 diverse tipologie di tasse. Seleziona la/le tipologia/e di tassa associata/e a questa prenotazione. |
| Nome Tassa (facoltativo) | Il nome interno della tassa visualizzato sulla fattura dell'ospite in Guesty quando la tassa viene aggiunta a una prenotazione. |
| Importo Tassa (facoltativo) | L'importo della tassa (es. 100). |
Nota:
Per aggiungere più di 3 tipologie di tasse o commissioni aggiuntive, duplicare le colonne e aggiungere un numero progressivo (ad esempio, tipologia4, tipologia5).
Evitare doppie prenotazioni e discrepanze nei dati
Prima di caricare le prenotazioni, verifica quanto segue per evitare prenotazioni duplicate o in conflitto:
- Verifica se la connessione al tuo portale di prenotazione importa già automaticamente le prenotazioni passate o future per confermare quali portali vengono importati e, per Airbnb, controlla le limitazioni relative alle informazioni sugli ospiti e finanziarie. Caricare una prenotazione che viene importata automaticamente anche da un portale crea una prenotazione duplicata.
- Imposta "Ignora disponibilità del calendario" in base al fatto che tu voglia ignorare o meno un blocco o evento del calendario esistente, inclusi blocchi flessibili e non flessibili. Per impostazione predefinita, questo campo è impostato su "false", quindi il caricamento non andrà a buon fine se il calendario è già bloccato per quelle date.
- Genera un report delle prenotazioni e confrontalo con l'elenco delle prenotazioni che hai caricato per assicurarti di non aggiungere nuovamente una prenotazione già esistente.