Important :
Nous effectuons une mise à jour importante pour améliorer votre processus de gestion des voyageurs. Les fonctionnalités « Arrivée » et « Contrat de location » seront bientôt supprimées. Pour garantir un service et un accès continus à ces fonctionnalités, veuillez migrer vers l'application voyageur, votre nouvelle solution tout-en-un pour la collecte des données voyageurs.
Collectez des informations précieuses auprès de vos voyageurs, telles que leurs noms, adresses e-mail et numéros de téléphone portable, en leur envoyant un formulaire d'arrivée avant leur arrivée. Après avoir créé un modèle, vous pouvez envoyer le formulaire d'arrivée aux voyageurs automatiquement ou manuellement en suivant les instructions ci-dessous.
Limites
- Certains canaux de réservation bloquent les liens dans les messages adressés aux voyageurs avant que la réservation ne soit confirmée.
- Les formulaires d'arrivée doivent être envoyés après confirmation et il est conseillé aux utilisateurs de vérifier les directives officielles de chaque canal car elles peuvent différer.
- Booking.com n'autorise pas l'envoi de liens par messagerie aux voyageurs.
- Les canaux recommandés pour envoyer le formulaire d'arrivée ou le lien vers l'application Voyageur sont les SMS et les e-mails, car ils prennent en charge les liens. En cas de problème, contactez-nous pour obtenir de l'aide.
- Les utilisateurs de VRBO peuvent rencontrer des difficultés avec la livraison des liens en raison de limitations techniques connues. Il est recommandé de contacter l'assistance VRBO pour obtenir des conseils supplémentaires.
- Les formulaires d'arrivée ne peuvent être envoyés que jusqu'à un jour après l'arrivée, après quoi le lien expirera.
- Si un voyageur a déjà rempli le formulaire, il ne peut pas le renvoyer. Des informations complémentaires doivent être collectées par e-mail ou par un autre moyen de communication.
- Une fois envoyé, le formulaire ne sera pas mis à jour si les détails de la réservation changent. Dans ce cas, créez un nouveau formulaire.
Vous pouvez configurer l'envoi du formulaire d'arrivée à l'avance en ajoutant un lien vers le formulaire dans un message automatique. Les messages automatiques ne peuvent être envoyés qu'aux réservations confirmées. Suivez les instructions ci-dessous.
Pas à pas :
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Créez une automatisation de message ou utilisez une automatisation existante. Ajoutez un message configuré pour être envoyé X jours avant l'arrivée et au moins cinq minutes après la confirmation de la réservation, afin de laisser le temps à la variable de se renseigner.
- Dans le contenu du message, incluez la variable {{checkin_form}}. Le message ressemblera à ceci :
|
Bonjour {{voyageur}},
Nous avons hâte de vous accueillir dans notre annonce. Merci de bien vouloir remplir le formulaire suivant avant votre arrivée.
{{checkin_form}}
Salutations,
{{host_first}}
|
La variable {{checkin_form}} sera remplacée par un lien vers le formulaire lors de l'envoi du message, et votre voyageur pourra cliquer dessus pour y accéder et le remplir.
Envoyez manuellement le formulaire d'arrivée aux voyageurs dont la réservation est confirmée ou pré-confirmée (statut « Demande de renseignements » ou « Réservé »). Lors d'un envoi manuel, vous décidez quand envoyer le formulaire.
Suivez les instructions ci-dessous.
Pas à pas :
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans la barre de navigation supérieure, cliquez sur l’icône Boîte de réception à gauche.
- Dans la barre latérale gauche, cliquez sur Boîte de réception des voyageurs.
- Sélectionnez la conversation de l’invité concerné dans la liste des conversations.
- Dans la barre latérale du widget à droite, cliquez sur le
icône.
- Cliquez sur Envoyer le formulaire d'arrivée.