Envoyer un devis (offre) à un voyageur

L'envoi d'un devis (ou d'une offre) à un voyageur lui permet d'ajouter ses informations de paiement et de confirmer sa réservation. Le devis précise les détails de la propriété, les dates de réservation et le prix total.

Avant de commencer

Veuillez ajouter une adresse e-mail valide aux coordonnées du client. Un devis ne peut être envoyé sans adresse e-mail complète.
Configurez vos paramètres de devis .
Indiquez si les voyageurs doivent ajouter leur mode de paiement pour garantir leur réservation :
- Pour percevoir le paiement lors de la réservation, connectez un processeur de paiement .
- Si vous ne connectez pas de processeur, vous pouvez toujours envoyer des devis sans mode de paiement .
Sélectionnez un statut de réservation :
- Les devis réservés bloquent les dates sélectionnées sur tous les calendriers jusqu'à la date d'expiration que vous avez indiquée. Ce délai est non renouvelable. Une fois confirmé, le lien du devis devient indisponible. Pour toute acceptation tardive, veuillez créer une réservation manuelle ou envoyer un nouveau devis.
- Les demandes de renseignements ne bloquent pas le calendrier et n'expirent pas.
Toutes les annonces figurant dans un même devis ou une réservation doivent utiliser la même devise. Modifiez la devise de l'annonce si nécessaire .

Limites

Le détail du devis n'affiche pas les frais supplémentaires appliqués par annonce ou compte, mais le prix total les inclut. Par conséquent, le montant total à payer peut sembler supérieur à la somme des éléments visibles (tarif d'hébergement, frais de ménage, etc.).
Vous ne pouvez pas modifier un devis après l'avoir envoyé.
N'envoyez pas de facture manuelle lors de l'envoi d'un devis. Renvoyez plutôt le lien du devis pour que le statut de la réservation passe automatiquement de « Réservé » ou « Demande de renseignements » à « Confirmé ».
Évitez d'envoyer des factures manuelles avant que le voyageur ne confirme la réservation via le devis (si aucune information de paiement n'est requise) ou si des informations de paiement sont requises dans les paramètres du devis.
Si vous utilisez l'option « Réserver et envoyer », veuillez renvoyer le lien du devis. Si vous choisissez « Réserver et copier », enregistrez le lien ailleurs pour pouvoir y accéder ultérieurement.

Informations spécifiques au canal

Vrbo

Vrbo n'autorise pas les hôtes à envoyer directement des devis. Cela signifie que vous ne pouvez pas envoyer de devis aux voyageurs qui soumettent une demande de réservation ou une demande de renseignements. Les voyageurs doivent donc initier le processus de réservation via Vrbo, ce qui permet un paiement sécurisé et la collecte des coordonnées. Selon la situation, des étapes spécifiques peuvent être suivies par vous et vos voyageurs pour finaliser la réservation.

Terminologie

Demande de renseignements : Un voyageur manifeste son intérêt mais n'a pas encore soumis de demande.
Demande de réservation : Un voyageur soumet une demande de réservation (Vrbo appelle cela « Demande de devis »). Celle-ci reste en attente jusqu’à ce que vous l’acceptiez ou la refusiez.
Réservation confirmée : Vous acceptez la réservation, et elle devient active.

Note :

Il est impossible de transformer une demande de renseignements en réservation confirmée.

Suivez les étapes ci-dessous en fonction de la situation :

Vous recevez une demande de réservation (statut « Réservé »).

Pas à pas :

Acceptez la demande dans les 42 heures pour éviter son refus automatique par Guesty. Le statut passera alors à « Confirmé ».
Ajoutez manuellement les frais à la réservation .
Envoyez une facture au voyageur .

Vous recevez une demande de renseignements

Demandez au voyageur de se rendre sur l'annonce sur Booking.com et de sélectionner « Réserver maintenant » ou « Demander une réservation » . Il sera ensuite invité à fournir ses informations.

Si l'option « Demander un devis et réserver » est activée, une demande de réservation sera générée pour approbation.
Si l'option « Réservation instantanée » est activée, la réservation est confirmée automatiquement.

Vous recevez une demande de renseignements de prix personnalisé

Vous ne pouvez modifier les prix qu'une fois la réservation confirmée.

Demandez au voyageur de soumettre une demande de réservation (via « Devis et réservation » ou « Demande de réservation ») ou de créer une réservation en utilisant « Réservation instantanée ».
Une fois confirmée, mettez à jour la facture avec les frais ajustés .
Envoyez la facture mise à jour .

Envoyer un devis

Pour une seule annonce

Choisissez le mode d'envoi :

Via le calendrier multiple : Idéal pour vérifier les disponibilités et bloquer les dates.
Via la boîte de réception : Idéal pour envoyer des devis dans une conversation existante.

Via le calendrier multiple

Pas à pas :

Connectez-vous à votre compte Guesty .
Dans la barre de navigation supérieure, cliquez .
Repérez la propriété concernée dans la barre latérale gauche. Ensuite, cliquez et faites glisser le curseur sur les dates auxquelles vous souhaitez envoyer un devis dans la ligne correspondante du calendrier.
Dans la barre latérale de droite, cliquez sur le bouton Nouvelle réservation ou devis .
- Le bouton apparaît si l'annonce est disponible aux dates sélectionnées, ou en cas de dates bloquées flexibles.
- Si le bouton n'apparaît pas, les dates sont totalement bloquées à la réservation.
Dans la fenêtre contextuelle, sous « Coordonnées », cliquez sur « Nouveau voyageur » pour envoyer un devis à un nouveau voyageur et renseignez les informations requises. Sinon, cliquez sur « Voyageur existant » et sélectionnez le voyageur concerné dans le menu déroulant en haut.
Sous « Canal et statut », sélectionnez un statut :
1. Réservé : Bloque les dates jusqu'à expiration.
2. Demande de renseignements : Permet de garder les dates disponibles.
Note :
- Le nombre de voyageurs indiqué sur la page de réservation ne concerne que les adultes, même si vous incluez des enfants et/ou des bébés dans la réservation.
- Sous « Canal » (dans « Canal et statut »), seules les sources des réservations existantes sont affichées. Pour ajouter un nouveau canal (source), créez d’abord une réservation avec ce nouveau canal.
Choisissez une option d'envoi :
- Réserver et envoyer un devis : le lien est envoyé via la boîte de réception Guesty. Vous pouvez modifier le message (objet, variables, pièces jointes, etc.). Cliquez sur « Envoyer le devis » .
- Enregistrer et copier le devis : Génère un lien à coller dans une boîte de réception externe.
- Réserver : Réservez les dates et le prix sans envoyer de devis.

Par la boîte de réception

Envoyez le devis aux voyageurs dont les réservations ont été créées manuellement dans Guesty ou reçues via une source d'intégration directe (site web de réservation Guesty, moteur de réservation Guesty ou API du moteur de réservation Guesty).

Suivez les instructions ci-dessous pour envoyer un devis via la boîte de réception.

Pas à pas :

Connectez-vous à votre compte Guesty .
Dans la barre de navigation supérieure, cliquez .
Dans la barre latérale gauche, cliquez sur Boîte de réception des voyageurs .
Cliquez sur le fil de messages correspondant.
Dans la barre latérale à droite, cliquez .
Cliquez sur la réservation à côté de .
Dans le menu déroulant, cliquez sur + Nouvelle demande de renseignements .
Personnalisez le devis (sélectionnez l'annonce concernée, indiquez le nombre de voyageurs, etc.).
Choisissez une option d'envoi :
- Réserver et envoyer un devis : le lien est envoyé via la boîte de réception Guesty. Vous pouvez modifier le message (objet, variables, pièces jointes, etc.). Cliquez sur « Envoyer le devis » .
- Enregistrer et copier le devis : Génère un lien à coller dans une boîte de réception externe.
- Réserver : Réservez les dates et le prix sans envoyer de devis.

Pour les annonces multiples

Via « Recherche de disponibilité »

Utilisez la fonction « Recherche de disponibilité » pour proposer jusqu'à 25 annonces dans un seul devis.

Note :

Cela crée une sous-réservation pour chaque annonce. Lorsqu'un voyageur réserve un logement, les autres passent automatiquement à « Fermé ». Gérez le statut de chaque sous-réservation indépendamment.

Suivez les instructions ci-dessous pour envoyer un devis pour plusieurs annonces.

Pas à pas :

Connectez-vous à votre compte Guesty .
Dans la barre de navigation supérieure, cliquez
En haut à droite du calendrier multiple, cliquez sur « Trouver une disponibilité » .
Appliquez des filtres (Dates, Voyageurs, Commodités) et cliquez sur Trouver des propriétés .
Filtres
- Dates : Recherchez les annonces disponibles dans une plage de dates choisie.
- Voyageurs par unité : Indiquez le nombre de voyageurs par chambre.
- Cliquez sur Filtres pour ajouter des filtres supplémentaires (tels que les commodités ou les villes).
- Cochez la case « Ajouter les propriétés bloquées » pour inclure les propriétés qui se trouvent dans des blocs flexibles pour les dates sélectionnées . Les propriétés situées dans des blocs inflexibles ne seront pas affichées.
- Cochez la case « Ignorer le nombre minimal de nuits » pour inclure les propriétés dont le nombre minimum de nuits par séjour est supérieur à la plage de dates que vous avez sélectionnée.
- Cochez la case « Ignorer le nombre maximum de voyageurs » pour inclure les propriétés dont la capacité d'accueil maximale est inférieure au nombre de voyageurs que vous avez sélectionné.
- Logements collectifs : Tous les sous-logements apparaissent sous un seul résultat. Par exemple, 15 chambres d’étudiant dans une unité multiple sont comptabilisées dans le nombre de « logements disponibles » sur la ligne correspondante.
- Complexes : Chaque type de logement apparaît dans un résultat distinct. Par exemple, les duplex et les dortoirs d’un même complexe apparaissent sur des lignes séparées.
Conseil :
- Vous pouvez trier les résultats à l'aide du bouton « Trier par ».
- Vous pouvez cliquer sur le nom de l'annonce pour ouvrir la page de la propriété (si vous souhaitez consulter le calendrier mensuel spécifique de l'annonce, etc.).
- Vous pouvez survoler l'icône point d'interrogation à côté de la ville de l'annonce pour voir son adresse complète.
Cliquez sur « Ajouter » à côté de chaque annonce que vous souhaitez inclure dans le devis. Toutes les unités sélectionnées apparaissent dans le panier de réservations à droite.
- Vous pouvez ajouter jusqu'à 25 unités à la page Résumé.
- Si plusieurs unités sont disponibles à la réservation, utilisez les flèches dans la ligne de l'annonce pour augmenter ou diminuer le nombre d'unités sélectionnées.
Cliquez sur Envoyer le devis, puis sélectionnez Réservation de groupe .
Vérifiez le récapitulatif des détails (dates, voyageurs, prix total).
Dans la section « Détails de la propriété », ajustez le prix par propriété réservée, par exemple en ajoutant un coupon, en modifiant le tarif d'hébergement, les frais ou les taxes, ou en changeant le plan tarifaire appliqué (le cas échéant).
- Si vous avez sélectionné plusieurs unités, chacune s'affiche dans une section distincte, ce qui vous permet de régler ses frais séparément. Cliquez sur la flèche vers le bas à droite de la ligne correspondante pour la développer.
- Si vous avez modifié les frais supplémentaires, ils ne seront pas automatiquement recalculés en cas de modification de la réservation après confirmation. Par exemple, si vous modifiez les frais de ménage pour une nuit, l'ajout d'une nuit à la réservation (après confirmation du devis) rétablira le tarif initial des frais de ménage pour cette nuit supplémentaire.
Dans le champ « Coordonnées de la personne ayant effectué la réservation », saisissez les informations du responsable. Cliquez sur « Ajouter des informations » pour ajouter un nouveau voyageur ou sélectionnez un voyageur existant dans le menu déroulant. La personne ayant effectué la réservation sera attribuée à la réservation de groupe et en sera le payeur.
Sous « Notes de réservation », cliquez sur Ajouter des notes pour ajouter toute information interne concernant ce devis de réservation.
Sous « Statut de la réservation », sélectionnez la source et le statut du devis. Utilisez l’un des statuts suivants :
- Demande de renseignements : Si vous ne souhaitez pas bloquer le calendrier pour les annonces et les dates sélectionnées.
- Réservé : Si vous souhaitez bloquer le calendrier pour les annonces et les dates sélectionnées. Si le voyageur effectue une réservation via le devis, vous devrez modifier le statut « Réservé » en « Confirmé », si vous approuvez la réservation, ou en « Fermé », pour lever le blocage du calendrier.
Sous « Date limite », indiquez la date d'expiration du devis.
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