L'envoi d'un devis (ou d'une offre) à un voyageur lui permet d'ajouter ses informations de paiement et de confirmer sa réservation. Le devis précise les détails de la propriété, les dates de réservation et le prix total.
Avant de commencer
- Veuillez ajouter une adresse e-mail valide aux coordonnées du client. Un devis ne peut être envoyé sans adresse e-mail complète.
- Configurez vos paramètres de devis.
- Indiquez si les voyageurs doivent ajouter leur mode de paiement pour garantir leur réservation :
- Pour percevoir le paiement lors de la réservation, connectez un processeur de paiement.
- Si vous ne connectez pas de processeur, vous pouvez toujours envoyer des devis sans mode de paiement.
- Sélectionnez un statut de réservation :
- Les devis réservés bloquent les dates sélectionnées sur tous les calendriers jusqu'à la date d'expiration que vous avez indiquée. Ce délai ne peut être prolongé. Une fois confirmé, le lien de devis devient indisponible. En cas d'acceptation tardive, veuillez créer une réservation manuelle ou envoyer un nouveau devis.
- Les demandes de Demande de renseignements ne bloquent pas le calendrier et n'expirent pas.
- Toutes les annonces figurant dans un même devis ou une réservation doivent utiliser la même devise. Modifiez la devise de l'annonce si nécessaire.
Limites
- Le détail du devis n'affiche pas les frais supplémentaires appliqués par annonce ou compte, mais le prix total les inclut. Par conséquent, le montant total à payer peut sembler supérieur à la somme des éléments visibles (tarif d'hébergement, frais de ménage, etc.).
- Vous ne pouvez pas modifier un devis après l'avoir envoyé.
- N'envoyez pas de facture manuelle lors de l'envoi d'un devis. Renvoyez plutôt le lien de devis pour que le statut de la réservation passe automatiquement de « Réservé » ou « Demande de renseignements » à « Confirmé ».
- Évitez d'envoyer des factures manuelles avant que le voyageur ne confirme la réservation via le devis (si aucune information de paiement n'est requise) ou si des informations de paiement sont requises dans les paramètres du devis.
- Si vous utilisez l'option « Réserver et envoyer », veuillez renvoyer le lien de devis. Si vous choisissez « Réserver et copier », enregistrez le lien ailleurs pour pouvoir y accéder ultérieurement.
Informations Spécifiques au canal
Veuillez trouver ci-dessous les étapes et exigences spécifiques pour chaque canal.
Vrbo n'autorise pas les hôtes à envoyer directement des devis. Vous ne pouvez donc pas envoyer de devis aux voyageurs qui soumettent une demande de réservation ou une question. Les voyageurs doivent initier le processus de réservation via Vrbo afin de recueillir en toute sécurité les informations de paiement et de coordonnées.
Terminologie
- Demande de renseignements : Un voyageur manifeste son intérêt mais n'a pas encore soumis de demande.
- Demande de réservation : Un voyageur soumet une demande de réservation (Vrbo appelle cela « Demande de devis »). Celle-ci reste en attente jusqu’à ce que vous l’acceptiez ou la refusiez.
- Réservation confirmée : Vous acceptez la réservation et elle devient active.
Note :
Il est impossible de transformer une demande de renseignements en réservation confirmée.
Suivez les étapes ci-dessous en fonction de la situation :
Pas à pas :
- Acceptez la demande dans les 42 heures pour éviter son refus automatique par Guesty. Le statut passera alors à « Confirmé ».
- Ajouter manuellement les frais à la réservation .
- Envoyez une facture au voyageur .
Demandez au voyageur de se rendre sur l'annonce sur Booking.com et de sélectionner « Réserver maintenant » ou « Demander une réservation » . Il sera ensuite invité à fournir ses informations.
- Si l'option « Demander un devis et réserver » est activée, une demande de réservation sera générée pour approbation.
- Si l'option « Réservation instantanée » est activée, la réservation est confirmée automatiquement.
Vous ne pouvez modifier les prix qu'une fois la réservation confirmée.
- Demandez au voyageur de soumettre une demande de réservation (via « Devis et mise en attente » ou « Demande de réservation ») ou de créer une réservation en utilisant la « Réservation instantanée ».
- Une fois confirmée, mettez à jour la facture avec les frais ajustés .
- Envoyez la facture mise à jour .
Envoyer un devis
Envoyez un devis proposant une seule annonce ou plusieurs logements afin que le voyageur puisse choisir celui qu'il souhaite réserver.
Choisissez le mode d'envoi :
- Via le Calendrier multiple: Idéal pour vérifier les disponibilités et bloquer les dates.
- Via la Boîte de réception: Idéal pour envoyer des devis dans une conversation existante.
Via le Calendrier multiple
Suivez les instructions ci-dessous pour envoyer un devis via le Calendrier multiple.
Pas à pas:
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans la barre de navigation supérieure, cliquez
. - Repérez la propriété concernée dans la barre latérale gauche. Ensuite, cliquez et faites glisser le curseur sur les dates auxquelles vous souhaitez envoyer un devis dans la ligne correspondante du calendrier.
- Dans la barre latérale de droite, cliquez sur le bouton Nouvelle réservation ou devis.
- Le bouton apparaît si l'annonce est disponible aux dates sélectionnées, ou en cas de dates bloquées flexibles.
- Si le bouton n'apparaît pas, les dates sont totalement bloquées à la réservation.
- Dans la fenêtre contextuelle, sous « Coordonnées », cliquez sur « Nouveau voyageur » pour envoyer un devis à un nouveau voyageur et renseignez les informations requises. Sinon, cliquez sur « voyageur existant » et sélectionnez le voyageur concerné dans le menu déroulant en haut.
-
Sous « Canal et statut », sélectionnez un statut :
- Réservé : Bloque les dates jusqu'à expiration.
- Demande de renseignements : Permet de garder les dates disponibles.
Note :
- Le nombre de voyageurs indiqué sur la page de réservation ne concerne que les adultes, même si vous incluez des enfants et/ou des bébés dans la réservation.
- Sous « Canal » (dans « Canal et statut »), seules les sources des réservations existantes sont affichées. Pour ajouter un nouveau canal (source), créez d’abord une réservation avec ce nouveau canal.
- Choisissez une option d'envoi :
- Réserver et envoyer un devis : le lien est envoyé via la Boîte de réception Guesty. Vous pouvez modifier le message (objet, variables, pièces jointes, etc.). Cliquez sur « Envoyer le devis ».
- Enregistrer et copier le devis : Génère un lien à coller dans une boîte de réception externe.
- Réserver : Réservez les dates et le prix sans envoyer de devis.
Par la Boîte de réception
Envoyez le devis aux voyageurs dont les réservations ont été créées manuellement dans Guesty ou reçues via une source d'intégration directe (Site web de réservation Guesty, Moteur de réservation Guesty ou API du Moteur de réservation Guesty).
Suivez les instructions ci-dessous pour envoyer un devis via la Bo卯te de r茅ception.
Pas 脿 pas:
- Connectez-vous 脿 votre compte Guesty.
- Dans la barre de navigation sup茅rieure, cliquez .
- Dans la barre lat茅rale gauche, cliquez sur Bo卯te de r茅ception des Voyageurs.
- Cliquez sur le fil de message correspondant.
- Dans la barre lat茅rale 脿 droite, cliquez
. - Cliquez sur la r茅servation 脿 c么t茅 de
. - Dans le menu d茅roulant, cliquez sur + Nouvelle demande.
- Personnalisez le devis (s茅lectionnez l'annonce concern茅e, indiquez le nombre de voyageurs, etc.).
- Choisissez une option d'envoi聽:
- R茅server et envoyer un devis聽: le lien est envoy茅 via la Bo卯te de r茅ception Guesty. Vous pouvez modifier le message (objet, variables, pi猫ces jointes, etc.). Cliquez sur 芦聽Envoyer le devis聽禄.
- Enregistrer et copier la citation聽: G茅n猫re un lien 脿 coller dans une bo卯te de r茅ception externe.
- R茅server : R茅servez les dates et le prix sans envoyer de devis.
Via 芦 Recherche de Disponibilit茅 禄
Utilisez la fonction 芦 Recherche de Disponibilit茅 禄 pour proposer jusqu'脿 25 annonces dans un seul devis.
Note:
Cela cr茅e une sous-r茅servation pour chaque annonce. Lorsqu'un voyageur r茅serve un logement, les autres passent automatiquement 脿 芦聽Ferm茅聽禄. G茅rez le statut de chaque sous-r茅servation ind茅pendamment.
Suivez les instructions ci-dessous pour envoyer un devis pour plusieurs annonces.
Pas 脿 pas:
- Connectez-vous 脿 votre compte Guesty.
- Dans la barre de navigation sup茅rieure, cliquez .
- En haut 脿 droite du Calendrier multiple, cliquez sur 芦 Trouver une disponibilit茅 禄.
-
Appliquez des filtres (Dates, Voyageurs, Commodit茅s) et cliquez sur Trouver des propri茅t茅s.
Filtres- Dates : Recherchez les annonces disponibles dans une plage de dates choisie.
- Voyageurs par unité : Indiquez le nombre de voyageurs par chambre.
- Cliquez sur Filtres pour ajouter des filtres supplémentaires (tels que les Commodités ou les villes).
- Cochez la case « Ajouter les propriétés bloquées » pour inclure les propriétés qui se trouvent dans des blocs flexibles pour les dates sélectionnées. Les propriétés situées dans des blocs inflexibles ne seront pas affichées.
- Cochez la case « Ignorer le nombre minimal de nuits » pour inclure les propriétés dont le nombre minimum de nuits par séjour est supérieur à la plage de dates que vous avez sélectionnée.
- Cochez la case « Ignorer le nombre maximum de voyageurs » pour inclure les propriétés dont la capacité d'accueil maximale est inférieure au nombre de voyageurs que vous avez sélectionné.
- Logements collectifs : tous les sous-logements apparaissent sous un seul résultat. Par exemple, 15 chambres d’étudiants dans une unité multiple sont comptabilisées dans le nombre de « logements disponibles » sur la ligne correspondante.
- Complexes : Chaque type de logement apparaît dans un résultat distinct. Par exemple, les duplex et les dortoirs d’un même complexe apparaissent sur des lignes séparées.
Conseil :
- Vous pouvez trier les résultats à l'aide du bouton « Trier par ».
- Vous pouvez cliquer sur le nom de l'annonce pour ouvrir la page de la propriété (si vous souhaitez consulter le calendrier mensuel spécifique de l'annonce, etc.).
- Vous pouvez survoler l'icône point d'interrogation à côté de la ville de l'annonce pour voir son adresse complète.
- Cliquez sur « Ajouter » à côté de chaque annonce que vous souhaitez inclure dans le devis. Toutes les unités sélectionnées apparaissent dans le panier de réservations à droite.
- Vous pouvez ajouter jusqu'à 25 unités à la page Résumé.
- Si plusieurs unités sont disponibles à la réservation, utilisez les flèches dans la ligne de l'annonce pour augmenter ou diminuer le nombre d'unités sélectionnées.
- Cliquez sur Envoyer le devis , puis s茅lectionnez r茅servation de groupe .
- Revoyez le r茅capitulatif des d茅tails (dates, voyageurs, prix total).
- Dans la section 芦聽D茅tails de la Propri茅t茅聽禄, ajustez le prix par propri茅t茅 r茅serv茅e, par exemple en ajoutant un coupon, en modifiant le tarif d'h茅bergement, les frais ou les taxes, ou en changeant le plan tarifaire appliqu茅 (le cas 茅ch茅ant).
- Si vous avez s茅lectionn茅 plusieurs unit茅s, chacune s'affiche dans une section distincte, ce qui vous permet de r茅gler ses frais s茅par茅ment. Cliquez sur la fl猫che vers le bas 脿 droite de la ligne correspondante pour la d茅velopper.
- Si vous avez modifi茅 les frais suppl茅mentaires, ils ne seront pas automatiquement recalcul茅s en cas de modification de la r茅servation apr猫s confirmation. Par exemple, si vous modifiez les frais de m茅nage pour une nuit, l'ajout d'une nuit 脿 la r茅servation (apr猫s confirmation du devis) r茅tablira le tarif initial des frais de m茅nage pour cette nuit suppl茅mentaire.
- Dans le champ 芦聽Coordonn茅es du r茅servataire聽禄 , saisissez les informations du responsable. Cliquez sur 芦聽Ajouter des informations聽禄 pour ajouter un nouveau voyageur ou s茅lectionnez un voyageur existant dans le menu d茅roulant. Le r茅servataire sera attribu茅 脿 la r茅servation de groupe et en sera le payeur.
- Sous 芦 Notes de R茅servation 禄, cliquez sur Ajouter des notes pour ajouter toute information interne concernant ce devis de r茅servation.
- Sous 芦聽Statut de la R茅servation聽禄, s茅lectionnez la source et le statut du devis. Utilisez l鈥檜n des statuts suivants聽:
- Demande de renseignements: Si vous ne souhaitez pas bloquer le calendrier pour les annonces et les dates s茅lectionn茅es.
- R茅serv茅聽: Si vous souhaitez bloquer le calendrier pour les annonces et dates s茅lectionn茅es. Si le voyageur effectue une r茅servation via le devis, vous devrez modifier le statut 芦聽R茅serv茅聽禄 en 芦聽Confirm茅聽禄, si vous approuvez la r茅servation, ou en 芦聽Ferm茅聽禄, pour lever le blocage du calendrier.
-
Sous 芦 Date limite 禄, indiquez la date d'expiration du devis.
- Cliquez sur le bouton bleu en haut 脿 droite. Ensuite, choisissez l'une des options r茅pertori茅es ci-dessous.
- Enregistrer et envoyer le devis ou R茅server et envoyer le devis : choisissez cette option si vous souhaitez envoyer le lien au voyageur dans un message depuis la Bo卯te de r茅ception Guesty.
- Enregistrer et copier la citation ou R茅server et copier la citation : utilisez cette option pour copier la citation et la modifier dans un message personnalis茅 (par exemple, si vous souhaitez modifier l鈥檕bjet, ajouter des variables, des pi猫ces jointes, etc.). Une fois termin茅, vous pouvez l鈥檈nvoyer au voyageur.
- Enregistrer ou r茅server : utilisez cette option si vous souhaitez r茅server les dates et le prix du devis, mais ne pas envoyer le devis proprement dit au voyageur.
Un lien contenant le devis est envoy茅 au voyageur par e-mail, lui permettant de r茅server son s茅jour. La r茅ception de ce lien peut prendre jusqu'脿 10 minutes.
La mise 脿 jour du statut de la r茅servation d茅pend du paiement :
- Confirm茅 : le voyageur a ajout茅 un mode de paiement.
- En attente de paiement : aucun mode de paiement n'a 茅t茅 requis. Vous devrez effectuer le paiement ult茅rieurement.
Vous pouvez envoyer un devis par voyageur, pour une seule annonce ou pour plusieurs annonces. Dans ce dernier cas, la m锚me date doit 锚tre indiqu茅e pour toutes les annonces incluses.
L'adresse e-mail figurant au bas du devis est l'e-mail de facturation indiqu茅e dans la section 芦 Informations sur l'Entreprise 禄 de vos param猫tres de compte.
Si le voyageur ne confirme pas sa r茅servation avant la date d'arriv茅e, le statut passe automatiquement 脿 芦 Ferm茅 禄.
