Utiliser ReplyAI dans vos messages de boîte de réception

ReplyAI est un outil innovant et gratuit, intégré directement à votre Boîte de réception Guesty. Il génère instantanément des réponses intelligentes pour plus de 98 % de vos messages entrants. Il analyse le sentiment des messages, vous aidant ainsi à cerner l'humeur et le ton des demandes de renseignements de vos voyageurs afin d'y répondre de manière appropriée. Les réponses générées reflètent l'identité de votre marque, garantissant une communication authentique et cohérente avec vos voyageurs.

Vous pouvez activer ou désactiver ReplyAI selon vos besoins. Il s'agit d'un paramètre de compte. L'activation ou la désactivation de ReplyAI s'applique à tous les membres de l'équipe associés au compte.

Activer ReplyAI

Vous devez activer ReplyAI avant de pouvoir utiliser cette fonctionnalité. Seuls les membres de l'équipe disposant des autorisations requises peuvent effectuer cette activation.

Suivez les instructions ci-dessous pour activer ReplyAI.

Pas à pas

1. Connectez-vous à votre compte Guesty.
2. Dans le menu de navigation latéral, cliquez Boîte de réception.
3. Activer ReplyAI:
   • Depuis une conversation :
     1. Depuis n'importe quelle conversation dans la Boîte de réception, cliquez .
     2. Cliquez sur Activer ReplyAI et confirmez l'action dans la fenêtre contextuelle.
   • Dans les paramètres avancés :
     1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Gérer et sélectionnez ReplyAI.
     2. Activez ReplyAI et confirmez l'action dans la fenêtre contextuelle.

L'activation de ReplyAI peut prendre jusqu'à 24 heures. Pendant ce temps, ReplyAI analyse vos anciennes boîtes de réception pour identifier les questions fréquentes et évaluer votre ton et votre style de message. Une fois opérationnel, ReplyAI commencera automatiquement à suggérer des réponses à vos nouveaux messages.

Configurez le ton et la durée des réponses automatiques

Après avoir activé ReplyAI, personnalisez ses réponses automatiques pour qu'elles reflètent le ton de votre marque : par exemple, un ton calme et attentionné, concis et direct, ou encore élégant et haut de gamme. Suivez les étapes ci-dessous pour configurer le style vocal de ReplyAI.

Pas à pas

1. Répétez les étapes 1 et 2 ci-dessus.
2. Dans le menu de gauche, cliquez sur Gérer et sélectionnez ReplyAI .
3. Dans la vignette « Style vocal », cliquez (ou Personnaliser le style vocal si ReplyAI est désactivé).
4. Configurez le style de voix :
   • Sous « durée de la réponse », faites glisser le curseur pour définir la durée de réponse souhaitée.
     
   • Sous « Ton », sélectionnez le ton de voix souhaité.
     
5. Observez le panneau « Aperçu » à droite. Il se met à jour automatiquement lorsque vous effectuez des modifications, et la durée et la tonalité actuelles sont affichées à côté de « Style ».
6. Cliquez sur Enregistrer les modifications .

Pour masquer le panneau « Aperçu », cliquez .

Projet pilote : Établir des lignes directrices

Les règles vous permettent de contrôler la manière dont ReplyAI communique avec les voyageurs dans des situations spécifiques. Vous pouvez créer jusqu'à 50 règles : par exemple, fournir des instructions de stationnement lorsqu'un voyageur pose une question à ce sujet, ou faire respecter les heures de silence.

Pas à pas

1. Répétez les étapes 1 et 2 ci-dessus.
2. Dans le menu de gauche, cliquez sur Gérer et sélectionnez ReplyAI.
3. Dans la vignette « Directives », cliquez (ou créer des règles si ReplyAI est désactivé).
4. Sélectionnez une directive existante dans la liste, ou cliquez sur Créer une directive pour en ajouter une nouvelle.
5. (Facultatif) Pour commencer à partir d'un modèle, cliquez sur « Vous ne savez pas par où commencer ? » sur la droite de la page, sélectionnez un modèle, puis cliquez sur « Utiliser le modèle » dans la fenêtre contextuelle.
6. Configurer la nouvelle directive :
   • Sous « Nom », saisissez un nom (50 caractères maximum).

   • Sous « Comment l’IA doit-elle s’adresser à vos voyageurs ? », indiquez comment ReplyAI doit répondre (2 000 caractères maximum). Par exemple : « Si un voyageur pose des questions sur les visiteurs ou les événements, précisez clairement que les fêtes sont interdites et rappelez-lui que le calme est de rigueur de 22 h à 8 h. »

     Important:

     ReplyAI ne peut se référer qu'à des points de données spécifiques. Les directives qui dépendent d'autres données ne seront pas suivies de manière fiable.

   • Sous "Attribué aux propriétés", cliquez sur Modifier, puis dans le panneau de droite, choisissez l’option appropriée :
     • propriétés spécifiques : Sélectionnez manuellement les propriétés exactes. Choisissez cette méthode lorsque vous avez besoin d’un contrôle précis. Comme cette méthode n’automatise pas les ajouts ultérieurs, vous devrez revenir sur le panneau de sélection chaque fois que vous ajoutez de nouvelles propriétés.
     • Attribution par règle : Les propriétés sont automatiquement attribuées en fonction des métadonnées. Bien que la correspondance soit automatique, les nouveaux canaux ou sources de réservation intégrés nécessitent une mise à jour manuelle de vos règles existantes si vous filtrez par ces champs. 
     • Tous : Appliquer ce paramètre à l'ensemble de votre portefeuille, actuel et futur.
7. Dans le panneau latéral, cliquez sur Enregistrer.
8. Conservez le guide :
   • Pour enregistrer comme brouillon, cliquez sur Enregistrer en haut à droite.
   • Pour l'appliquer immédiatement, cliquez sur Activer en haut à droite, puis sur Activer dans la fenêtre contextuelle.

Gérer les directives

Les nouvelles directives apparaissent sur la page « Directives », où vous pouvez rechercher une directive ou filtrer la liste par statut (actif ou inactif) ou par propriétés attribuées. Cliquez pour afficher toutes les descriptions des lignes directrices, ou pour les masquer. Pour afficher les instructions d'une seule directive, cliquez dans la vignette du guide.

Modifier, désactiver ou supprimer une directive

• Modifier ou supprimer : Dans la vignette du guide, cliquez . Sélectionnez ensuite Modifier ou Supprimer. Si vous supprimez un élément, cliquez sur le bouton de confirmation de suppression dans la fenêtre contextuelle.
• Désactiver : Désactiver la consigne.

Consulter les points de données auxquels ReplyAI peut se référer.

ReplyAI peut uniquement faire référence aux points de données suivants :

• Détails de la réservation (statut, nom du voyageur, dates d'arrivée et de départ)
• Détails de la propriété
• Réponses enregistrées
• Les 10 derniers messages de l'invité

Utilisez ReplyAI pour les messages

ReplyAI peut générer des réponses suggérées par l'IA aux messages des voyageurs et améliorer les messages que vous rédigez vous-même.

Les suggestions de message de ReplyAI ne s'affichent que si le dernier message d'une conversation provient d'un voyageur. Vous pouvez utiliser les suggestions de ReplyAI telles quelles ou les ajuster et les améliorer selon vos besoins.

Suivez les étapes ci-dessous pour créer, améliorer et envoyer un message à l'aide de ReplyAI.

Pas à pas

1. Connectez-vous à votre compte Guesty.
2. Dans le menu de navigation latéral, cliquez sur Boîte de réception.
3. Dans le sous-menu Boîte de réception, sélectionnez la boîte de réception concernée.
4. Sélectionnez la conversation concernée.
5. En bas de la zone de texte, cliquez sur et choisissez l'une des options suivantes :
   • Suggérer une réponse : Générez automatiquement une réponse. Cliquez sur à côté du texte généré pour améliorer la réponse.

   • Générer un résumé de la conversation : Résumez rapidement la conversation. Le résumé apparaît dans la conversation, mais n’est visible que par vous et les autres membres de l’équipe ayant accès au compte.

     Vous pouvez également cliquer en haut à droite de la conversation pour générer un résumé. 

6. Cliquez sur Envoyer.

Améliorer les réponses automatiques

Lorsqu'un voyageur envoie un message par e-mail, ReplyAI génère une réponse automatique pour approbation tout en laissant le message marqué comme non lu. À côté de la réponse automatique, cliquez sur pour l'améliorer.

Utilisez les flèches pour ajuster la réponse :

• Plus amical
• Plus formel
• Plus court
• Plus long
• Reformulé
  

Traduire les messages des voyageurs

Pour traduire un message voyageur dans votre langue d'affichage configurée , accédez au message voyageur le plus récent, puis cliquez sur en haut à droite de la conversation, sélectionnez « Traduire en [langue] » . Cette option est disponible uniquement pour les messages actuels et futurs.

L'option Traduire peut ne pas apparaître dans les situations suivantes :

• Le dernier message a été envoyé par un utilisateur ou par un message automatique, et non par le voyageur. Par exemple, l'option de traduction n'apparaîtra pas pour un message voyageur précédent rédigé dans une langue autre que l'anglais si votre dernière réponse a été envoyée après ce message.
• Le message est très court, composé de mots isolés ou de brèves phrases. Cela s'explique par le fait que le service de traduction ne dispose pas de suffisamment de données pour un traitement précis.

Vous pouvez également utiliser l'option de traduction de votre navigateur ( Chrome , Safari , Edge ou Firefox ).

Désactiver ReplyAI

Si vous ne souhaitez plus utiliser ReplyAI, vous pouvez le désactiver à tout moment.

Dans le menu de gauche, cliquez sur Gérer et sélectionnez ReplyAI .

Sélectionnez ReplyAI, désactivez ReplyAI et confirmez l'action dans la fenêtre contextuelle.