Importante:
Se recomienda mantener dos cuentas bancarias separadas (una fiduciaria y otra operativa) para usar esta función. Más información sobre la contabilidad fiduciaria.
La conciliación bancaria regular es esencial para mantener la integridad de las cuentas fiduciarias y cumplir con los requisitos regulatorios en el sector del alquiler de inmuebles. Las principales ventajas de la conciliación bancaria incluyen:
- Separación clara entre fondos operativos y fondos fiduciarios
- Capacidad para identificar discrepancias entre los extractos bancarios y los registros internos
- Mantener un registro de auditoría claro para todas las transacciones
- Detectar posibles fraudes o robos
- Facilitar el desembolso adecuado de fondos
- Creación de registros claros para fines de auditoría
Antes de empezar
Asegúrese de comprender los siguientes conceptos de contabilidad fiduciaria:
¿Por qué se realizan ajustes de conciliación bancaria?
Importancia de las cuentas bancarias separadas
Pre-reconciliación
Cuando utilice la conciliación bancaria en Guesty por primera vez, comience configurando su conciliación previa para borrar las transacciones pasadas.
Mantenimiento contable continuo
Para agilizar el proceso de conciliación bancaria y garantizar registros precisos, es importante realizar el siguiente trabajo de mantenimiento manual de forma periódica.
Crear una reconciliación
Paso a paso:
- Inicie sesión en su cuenta de Guesty.
- En la barra de navegación superior, haga clic en el selector de modo y seleccione Modo Contabilidad.
- Haga clic en Más, luego en Gestión de efectivo y luego seleccione Conciliación bancaria.
- En la parte superior derecha, haga clic en Nueva conciliación.
- Introduzca la fecha de finalización de la conciliación.
- Revise el monto de "Saldo apertura de Guesty" para asegurarse de que coincida con su cuenta bancaria.
- Ingrese el monto del saldo final del banco.
- (Opcional) Haga clic en Cargar archivo para cargar su estado bancario.
- En la esquina superior derecha, haga clic en Continuar.
- Revise cada transacción y verifique si aparece en su estado bancario:
- Si el desembolso es correcto y hay un equivalente en su cuenta bancaria, revise el asiento para liquidarlo.
- Si no desea borrar el desembolso, haga clic en Editar y seleccione Mover al siguiente período.
- Cuando se hayan revisado todas las transacciones y la diferencia entre las transacciones conciliadas y el saldo final del banco sea cero, haga clic en "Enviar conciliación". También puede hacer clic en "Guardar como borrador" para completar la conciliación más tarde.
Para crear conciliaciones para varias cuentas, simplemente siga los mismos pasos para una cuenta bancaria diferente.
Borrador de conciliación completo
Para completar una conciliación que se guardó como borrador, en el extremo derecho de la línea de borrador, haga clic en 
y seleccione Conciliar. Siga los mismos pasos anteriores para liquidar las transacciones y enviar la conciliación.
Solo para usuarios de Australia y Nueva Zelanda
Realizar ajustes
Si es necesario, ingrese un ajuste directamente en la conciliación bancaria sin tener que crear asientos de diario.
- Inicie una nueva conciliación o abra un borrador de conciliación existente.
- En la sección de resumen de conciliación, en ajuste, haga clic en
.
- Ingrese el nombre del ajuste, la fecha y el monto.
- Pasos opcionales:
- Haga clic en Agregar otro ajuste para ingresar un monto de ajuste separado al mismo tiempo.
- Haga clic en el menú desplegable "Ajustes anteriores" para ver los detalles.
- Haga clic en Guardar cambios.
Los ajustes anteriores no se pueden editar ni eliminar. Para revertir un ajuste anterior, deberá crear otro con el valor opuesto.
Los ajustes también se pueden encontrar en el informe preconfigurado Ajustes de efectivo.
Ver declaración de conciliación
Tras enviar la conciliación, creamos un informe que muestra la correlación entre el saldo bancario y el saldo de caja en Guesty. Vaya a Gestión de Caja > Conciliación bancaria y haga clic en el icono de PDF debajo de la columna "Declaración de conciliación".
El informe también mostrará las transacciones no conciliadas. Recomendamos revisarlas para determinar si es necesario tomar medidas adicionales.
Reenviar una conciliación de forma masiva
Si agrega una entrada contable con una fecha pasada que corresponde a un período ya conciliado, deberá reenviar la conciliación para confirmar la transacción agregada. El reenvío masivo recrea automáticamente todos los informes de conciliación afectados para incluir la nueva transacción.
Por ejemplo: En octubre, agrega un asiento contable con fecha de reconocimiento en agosto. Ya ha enviado una conciliación para el período del 1 al 31 de agosto. El estado de esta conciliación bancaria, así como el de cualquier otro período afectado, cambiará de "Enviada" a "Requiere revisión".
Cuando se vuelve a enviar una conciliación en masa, se actualiza la conciliación seleccionada más todos los períodos afectados anteriores, se ajustan los saldos y se mueven las entradas no conciliadas a la conciliación más reciente, que se convertirá en un borrador.
Paso a paso:
- Inicie sesión en su cuenta de Guesty.
- En la barra de navegación superior, haga clic en el selector de modo y seleccione Modo Contabilidad.
- Haga clic en Más, luego en Gestión de efectivo y luego seleccione Conciliación bancaria.
- En el extremo derecho de la conciliación correspondiente, haga clic en y seleccione Reenviar en masa.
- Revise la información en la ventana emergente que indica qué conciliaciones están incluidas y luego haga clic en Volver a enviar conciliación.