Mejores prácticas: Automatización de mensaje para formularios de check-in y contratos de alquiler

Puede enviar mensajes automatizados según si el huésped ha completado el formulario de check-in o el Acuerdo de alquiler. Nuestra guía a continuación le explicará cómo optimizar la automatización de sus mensajes con contenido relevante para estos casos. Más información sobre nuestras prácticas recomendadas de automatización de mensajes.

• Cree una plantilla de automatización de mensajes para enviarla tras la confirmación de la reserva
  • Cree una plantilla de automatización de mensajes que se enviará tras la confirmación de la reserva y agregue el formulario de check-in y/o los marcadores del Acuerdo de alquiler para incluir enlaces a los formularios.
  • El mensaje debe mencionar que las instrucciones de check-in solo se enviarán si se completan los formularios.
  • Asegúrese de informar al huésped cuándo se enviarán las instrucciones para su tranquilidad.
    Para reservas de último momento: recomendamos informar al huésped que las instrucciones de check-in se enviarán en una hora.
    
    
• Cree una plantilla de automatización de mensajes para enviar con las instrucciones de check-in
  Cree una plantilla de automatización de mensajes que se enviará con las instrucciones del check-in X días antes del check-in.
  • Añada la condición Mensaje de Aviso anticipado, para asegurarse de que el mensaje solo se enviará si la Reserva fue confirmada más de X días antes del check-in.
  • Además, agregue las condiciones de mensaje Formulario de check-in completado y/o Acuerdo completado con la opción activada, para asegurarse de que el mensaje solo se enviará si se completaron los formularios.
    
    Para reservas de último momento: Configure el mensaje para que se envíe una hora después de la confirmación y cambie el Aviso anticipado para que el mensaje solo se envíe si la Reserva se confirmó exactamente o menos de X días antes del check-in.
    
    Además, puede crear un mensaje que se enviará a un miembro del equipo para indicarle que pase a la comunicación directa con el huésped y maneje la situación manualmente si las instrucciones de check-in no se enviaron debido a que no se completaron los formularios.
    
    
• Cree una plantilla de automatización de mensajes para enviarla como recordatorio para completar los formularios
  Cree una plantilla de automatización de mensajes que se enviará dos días antes del check-in, recordando al huésped que debe completar los formularios.
  • Agregue las condiciones de mensaje Formulario de check-in completado y/o Acuerdo completado con la opción desactivada, para asegurarse de que el mensaje solo se enviará si no se completaron los formularios.
    
    Además, puede crear un mensaje para enviar a un miembro del equipo, indicándole que pase a la comunicación directa con el huésped si no se completaron los formularios.
    Esto puede ayudar a garantizar que los huéspedes los completen y reciban las instrucciones de check-in.

Requisito de completar un formulario de check-in antes de enviar las instrucciones de check-in

Si su configuración requiere que los huéspedes completen un formulario de check-in antes de las instrucciones de check-in, agregue un enlace al formulario de check-in en el mensaje de confirmación de la reserva. Le recomendamos crear las siguientes plantillas de automatización de mensajes para este caso:

• Un mensaje de confirmación con el formulario de check-in
  En el mensaje, mencione que las instrucciones de check-in se proporcionarán dentro de una hora, siempre que se complete el formulario, y que de lo contrario, no se enviarán las instrucciones de check-in.
  
• Un mensaje recordatorio que se programará y enviará al huésped si no completó el formulario.
  El propósito de este mensaje es informar al huésped que las instrucciones de check-in no se enviarán hasta que haya completado el formulario.
• Un mensaje interno para que su equipo le dé seguimiento (opcional)
  Si un huésped no ha completado el formulario de check-in, puede crear y enviar un mensaje a los miembros de su equipo para solicitarles que manejen la situación manualmente.
• Un mensaje con las instrucciones de check-in.
  Configure las instrucciones de check-in para que se envíen una o dos horas después de la confirmación de la reserva, para que el huésped tenga tiempo de completar el formulario, y asegúrese de que este mensaje solo se enviará si se completa el formulario de check-in.

Programación de mensajes con instrucciones de check-in para reservas de último momento

Al crear o editar una plantilla de automatización de mensajes, puede elegir cuándo se debe enviar el mensaje.

Para reservas de última hora, recomendamos usar la opción "Después de la confirmación" en lugar de "Antes del check-in" como desencadenador de las instrucciones de check-in. Enviar el mensaje después de la confirmación garantiza que el huésped tenga tiempo de cumplir con todos sus requisitos antes de enviar las instrucciones de check-in.

Por ejemplo: digamos que usted programa un mensaje automatizado para que se envíen instrucciones de check-in siete horas antes del check-in (y solo si se completa un formulario de check-in). Si una reserva de última hora se confirma 6 horas antes del check-in, Guesty intentará enviar las instrucciones de check-in tras la confirmación. Sin embargo, en este caso, el huésped no habrá tenido tiempo de completar el formulario de check-in, por lo que el mensaje no se enviará. Para garantizar que su huésped reciba el mensaje, asegúrese de cambiar el campo "¿Cuándo debe enviarse este mensaje?" a "después de la confirmación de la reserva".