Siga nuestras prácticas recomendadas para optimizar su trabajo y la comunicación con Huéspedes, miembros del equipo e inmuebles. Esta guía explica cómo utilizar nuestras plantillas de automatización de mensajes, condiciones personalizables y mensajes automatizados según sus necesidades.
Cómo funcionan las automatizaciones de mensajes
Las automatizaciones de mensajes permiten estructurar una serie de mensajes automatizados para la automatización del cronograma de una Reserva. Cada mensaje permite:
- Impulsar la automatización de sus mensajes utilizando una plantilla.
- Establecer las condiciones de Reserva para determinar qué tipo de Reserva la iniciará.
- Crear mensajes personalizados con condiciones de mensaje individuales.
Mejores prácticas
Siga estas prácticas recomendadas al agregar una automatización de mensajes:
- Utilice una plantilla
Las plantillas cubren las formas más comunes en que los Huéspedes reservan una estancia. Más información sobre qué mensajes deberían recibir los Huéspedes antes, durante y después de su estancia.
Utilice las plantillas de "Buenas Prácticas avanzadas" de la siguiente manera:- Utilice las plantillas de "Solicitar formulario de check-in" para solicitar más información a sus Huéspedes antes del check-in. Esto le ayudará a conocer mejor a sus huéspedes y a protegerse de Huéspedes fraudulentos.
- Utilice las plantillas "Agregar más tipos de huésped" para ayudar a fortalecer su estrategia de comunicación y crear una experiencia aún más personalizada para sus Huéspedes.
- Aplicar condiciones de Reserva
Define qué reservas recibirán los mensajes automáticos asociados. - Utilice herramientas de personalización
- Reduce el trabajo manual al actualizar los mensajes automatizados o añadir nuevos anuncios agrupando los anuncios. Si su cuenta contiene grupos de anuncios con la misma información (por ejemplo, habitaciones en edificios de apartamentos, etc.), puede configurar el envío de mensajes automatizados según detalles del anuncio, como la ciudad o las etiquetas. La automatización se aplicará automáticamente a los nuevos anuncios añadidos a Guesty que pertenezcan a ese grupo.
- Rellene sus mensajes automáticamente con variables y Campos Personalizados.
Aplicar condiciones de mensaje para casos de uso específicos (por ejemplo, estadías más prolongadas, horarios de check-in tardíos, etc.)
- Configurar automatizaciones de mensajes según el Estado del Pago de una reserva
Esto garantiza que usted, su equipo y sus Huéspedes estén sincronizados con respecto al pago. Más información sobre los mensajes automatizados relacionados con los pagos. - Configure automatizaciones de mensajes para enviar contratos de alquiler a sus Huéspedes
Simplifique el envío de contratos de alquiler a sus Huéspedes directamente después de que confirmen su Reserva. - Configurar automatizaciones de mensajes para Huéspedes que regresan
Utilice mensajes automatizados para brindar información sobre ofertas especiales y promociones a clientes leales utilizando la condición del mensaje "¿Es un huésped que regresa?". - Configure mensajes automáticos para destinatarios que no sean invitados (por ejemplo, personal, propietarios, usted mismo, etc.)
Los mensajes automatizados no son solo para Huéspedes; puede usar esta función para crear mensajes automatizados que se envíen a usted, a otros usuarios, miembros del equipo, propietarios y contactos de la Agenda telefónica. También se pueden usar Campos Personalizados.Nota:
Las respuestas a mensajes automatizados de destinatarios no invitados no se muestran en la Bandeja de entrada de Guesty. Para recibir una respuesta de un destinatario no invitado por correo electrónico, configure sus mensajes como corresponda.
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Recomendamos comenzar con tres automatizaciones de mensajes diferentes:
Recomendamos incluir mensajes automatizados para los siguientes escenarios:
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Le recomendamos que incluya estos cuatro mensajes automatizados diferentes en sus automatizaciones de mensajes:
- Un mensaje para la confirmación de una Reserva
Aproveche esta oportunidad para agradecer a sus Huéspedes la Reserva y preguntarles su hora estimada de llegada (Hora Estimada de Llegada) o cualquier otro detalle importante que deban saber antes del check-in. - Recordatorios internos
Por ejemplo, recuerde a su personal que haga un seguimiento del cobro de pago. - Instrucciones previas al check-in
Si la Reserva ha sido pagada en su totalidad, puede programar instrucciones previas al check-in como solicitar verificación. - Instrucciones de check-in
Si la Reserva ha sido pagada en su totalidad, podrá programar el envío de instrucciones de check-in para facilitar el código de la puerta, contraseña wifi, etc.
Al modificar una Reserva, recomendamos incluir mensajes para notificar al personal, propietarios y Huéspedes, asegurándose de que todos estén informados sobre cualquier cambio. Las automatizaciones de mensajes se activan según los detalles de la Reserva en el momento de la confirmación. Cualquier cambio realizado en la Reserva después de la confirmación no modificará ni reactivará la automatización de mensajes asignada.
Incluya los siguientes mensajes automatizados:
- Un mensaje interno a su equipo sobre cualquier cambio importante
Por ejemplo, si la fecha de check-in de una reserva ha cambiado a una fecha anterior y es necesario informar al equipo de limpieza para preparar la inmueble antes. - Un mensaje al huésped con actualizaciones de su Reserva.
Asegúrese de incluir la confirmación de que se han recibido los cambios en la Reserva. - Un mensaje al propietario de la inmueble (si es necesario)
Si un huésped cancela una Reserva, le recomendamos que tenga una automatización de mensajes para el huésped, así como mensajes internos para el gestor inmobiliario/equipo.
Incluya los siguientes mensajes automatizados:
- Un mensaje interno al gestor inmobiliario o a su equipo (con instrucciones relevantes)
Por ejemplo, informar al gestor inmobiliario que la inmueble ahora está disponible para noches específicas, notificar al personal correspondiente que hay una pérdida de ingresos, informar al equipo de limpieza, etc. - Un mensaje al huésped con la cancelación de su Reserva.
Confirme que la Reserva ha sido cancelada. Puede informar al huésped que espera tener la oportunidad de Anfitrionar en el futuro. - Un mensaje al propietario de la inmueble (si es necesario)
