Utilize tarefas para organizar e gerenciar com eficiência as operações da propriedade, incluindo limpeza, manutenção, check-ins e outras atividades operacionais.
Tipos de tarefas
A Guesty oferece dois tipos distintos de tarefas:
| Critérios de comparação | Tarefas automáticas | Tarefas baseadas em calendário |
|---|---|---|
| Propósito | Tarefas dependentes dos eventos de reserva dos hóspedes. | Tarefas de manutenção regular ou atividades periódicas relacionadas à propriedade. |
| Acionar | Eventos específicos no ciclo de vida de uma reserva, como check-in ou check-out. | Datas ou dias específicos do calendário, que podem ser únicos ou recorrentes. |
| Agendamento | Ajuste dinamicamente conforme as alterações de reserva. |
Agendado para datas ou dias específicos e atribuído a uma propriedade. Se editado para uma reserva específica, o horário não será alterado com os ajustes da reserva. |
| Criação | O processo na página da propriedade consiste em duas etapas: primeiro, criar um modelo de tarefa e, em seguida, configurar o agendamento da tarefa. | Criado diretamente a partir do calendário. |
| Quando usar | Utilize esta opção quando as tarefas precisarem depender de reservas e que se ajustem automaticamente caso as datas mudem. | Utilize esta opção quando as tarefas precisarem ser realizadas em datas específicas, independentemente das reservas dos hóspedes. |
| Exemplos |
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Gerenciar tarefas baseadas em calendário
Utilize tarefas baseadas em calendário para gerenciar a manutenção regular e as atividades periódicas, agendando tarefas para datas específicas.
Importante:
As tarefas baseadas em calendário permanecem vinculadas à propriedade original quando uma reserva é movida para outra propriedade. Saiba mais sobre localizar tarefas baseadas em calendário após alterar uma propriedade.
Criar uma tarefa baseada em calendário
Ao criar uma tarefa recorrente, uma série de instâncias é gerada com seis meses de antecedência, com novas instâncias adicionadas diariamente. Tarefas atribuídas a várias propriedades criam instâncias separadas para cada propriedade. A instância mais recente que você vê está sempre com até seis meses de antecedência.
Usuários com acesso restrito a propriedades visualizam apenas as tarefas associadas às propriedades que lhes foram atribuídas. Tarefas não associadas a nenhuma propriedade ficam ocultas para esses usuários.
Siga os passos abaixo para criar uma tarefa única ou recorrente com base no calendário.
Passo a passo
- Faça login na sua conta Guesty.
- No canto superior direito do painel, clique
e selecione Nova tarefa. - Preencha as informações relevantes:
- Cronograma: Ao selecionar "flexível", os responsáveis podem concluir a tarefa a qualquer momento entre as datas "Pode começar em" e "Deve terminar antes de".
- Adicione uma despesa para vincular à tarefa
- Responsável: Ao atribuir uma tarefa a um grupo, todos os membros podem visualizá-la, mas assim que um membro a reivindica, ela se torna invisível para os outros.
- Aplica-se a: Ao atribuir a tarefa a uma propriedade, selecione uma das seguintes opções:
- Todos: Aplica-se a todos os imóveis atuais e futuros. Você pode excluir imóveis específicos.
- Por regra: Aplica-se a propriedades que correspondam a critérios específicos. Você pode excluir propriedades específicas que atendam aos critérios.
- Específico: Aplica-se a propriedades selecionadas (máximo de 150).
- Clique em Salvar.
Editar ou excluir tarefas baseadas em calendário
Editar um campo em uma instância de tarefa desvincula esse campo da série. Atualizações futuras da série não serão aplicadas à instância editada.
Se você modificar o cronograma de uma série de tarefas, o Guesty exclui as instâncias futuras que ainda não foram iniciadas e gera novas instâncias com base no novo cronograma.
Siga os passos abaixo para editar ou excluir uma série de tarefas inteira ou uma instância dentro da série.
Passo a passo
- Faça login na sua conta Guesty.
- No menu de navegação lateral, clique em
Operações para abrir o menu suspenso. - Em Operações de campo, selecione Tarefas.
- Selecione a instância de tarefa relevante.
- No canto superior direito, clique em Editar.
- No menu suspenso, selecione Editar uma tarefa ou Editar série de tarefas.
- Ajuste as informações relevantes ou clique
no canto superior esquerdo para excluir. - Clique em Salvar e, na janela pop-up, clique em Salvar novamente.
Gerenciar tarefas automáticas
As tarefas automatizadas ajudam você a gerenciar operações dependentes de reservas, criando automaticamente tarefas acionadas por eventos específicos no ciclo de vida da reserva.
Crie uma tarefa automática em duas etapas:
- Crie um modelo de tarefa que inclua todos os detalhes necessários para que sua equipe conclua a tarefa.
- Configure o agendamento da tarefa para que coincida com eventos de reserva específicos.
As tarefas automáticas geram instâncias para todas as reservas existentes e futuras. Você também pode alterar automaticamente o status de limpeza de um anúncio após a conclusão de uma tarefa automática.
As tarefas não atribuídas a um usuário específico aparecem como "Não atribuídas" até que um membro do grupo as aceite por meio do aplicativo móvel Guesty.
Criar um modelo de tarefa
Siga os passos abaixo para criar um modelo de tarefa automática.
Passo a passo
- Faça login na sua conta Guesty.
- No menu de navegação lateral, clique em
Propriedades. -
Clique na propriedade correspondente.
Para sistemas com várias unidades, gerencie essa função pela unidade principal para aplicar a configuração a todas as subunidades. Como alternativa, configure as configurações para uma subunidade específica. Clique na unidade principal ou na subunidade desejada.
- No menu à esquerda, selecione Modelos de tarefas.
- Clique em Criar um modelo de tarefa.
- Preencha as informações relevantes:
- Usuários do módulo de Contabilidade (somente): Adicionar uma despesa ajuda você a gerenciar seu registro contábil, vinculando a despesa à tarefa.
- Lista de verificação: Crie uma lista de tarefas com os itens necessários para concluir esta tarefa.
- Responsável: Escolha entre atribuir a tarefa a um membro individual da equipe ou a um grupo. As atribuições em grupo permitem que qualquer membro assuma a tarefa.
- Anexos: Faça o upload de arquivos relevantes, incluindo fotos. Para remover um anexo, passe o cursor sobre ele e clique no ícone da lixeira no canto superior direito.
- Clique em Salvar.
- Na janela pop-up, selecione Continuar para automatizar tarefas ou Farei isso mais tarde.
Editar ou excluir um modelo de tarefa
Editando um modelo de tarefa
As tarefas automáticas são atualizadas automaticamente quando você modifica o modelo de tarefa correspondente ou quando os horários de check-in ou check-out da reserva são alterados.
Ao editar um campo em uma instância específica, ele se "desvincula" do modelo, de modo que atualizações futuras no modelo não o atualizarão.
Excluindo um modelo de tarefa
Ao excluir um modelo, as tarefas associadas sem despesas (passadas ou futuras) também serão excluídas. As tarefas com despesas não serão excluídas, mas não estarão mais associadas a nenhum modelo de tarefa.
Para remover o agendamento da tarefa automática, mas manter o modelo da tarefa para agendamentos futuros, exclua a própria tarefa automática.
Siga os passos abaixo para editar ou excluir um modelo de tarefa.
Passo a passo
- Faça login na sua conta Guesty.
- No menu de navegação lateral, clique em Propriedades.
-
Clique na propriedade correspondente.
Para um sistema com várias unidades, acesse as configurações da unidade principal ou clique em uma unidade secundária.
- No menu à esquerda, clique em Modelos de tarefas.
- Ao lado do modelo relevante, clique em Editar e faça as alterações necessárias. Como alternativa, clique em e Excluir para remover o modelo.
- Clique em Salvar e, na janela pop-up, clique em Salvar novamente.
Criar uma tarefa automática
Após criar o modelo de tarefa, crie a tarefa automática para configurar o agendamento. Você pode configurar a tarefa para alterar o status de limpeza de um anúncio após a conclusão. As tarefas automáticas podem ser personalizadas para reservas de hóspedes ou proprietários.
Tempo
Ao definir o momento da tarefa automática, determine quando o responsável deve iniciá-la com base no ciclo de vida da reserva. Por exemplo, "No momento do check-out" ou "2 horas antes do check-in".
O prazo flexível permite que o responsável conclua a tarefa dentro do período definido.
Você pode agendar tarefas automáticas com base na hora prevista de chegada (ETA) ou partida (ETD) do hóspede. Se você não adicionou esses horários à reserva ou os coletou por meio do formulário de check-in, os horários padrão de check-in ou check-out da propriedade serão usados.
Para criar uma tarefa automática, siga os passos abaixo.
Passo a passo
- Faça login na sua conta Guesty.
- No menu de navegação lateral, clique em Propriedades.
-
Clique na propriedade correspondente.
Para sistemas com várias unidades, gerencie essa função pela unidade principal para aplicar as configurações a todas as subunidades. Como alternativa, configure as configurações para uma subunidade específica. Clique na unidade principal ou na subunidade desejada.
- No menu à esquerda, clique em Automação e selecione Tarefas automáticas.
- Clique em Criar tarefa automática.
- Insira as informações relevantes.
- Clique em Salvar, e na janela pop-up, clique em Concluído.
Editar ou excluir uma tarefa automática
Editar um campo em uma instância de tarefa desvincula esse campo do modelo. Atualizações futuras no modelo não serão aplicadas à tarefa automática.
Excluir uma tarefa automática afeta apenas reservas futuras; as tarefas de reservas existentes permanecem. Para excluir todas as tarefas geradas por uma tarefa automática, exclua a tarefa automática no nível da propriedade. Caso contrário, as tarefas continuarão sendo geradas para novas reservas. Excluir um modelo exclui todas as tarefas de reservas futuras.
Se você deseja remover a tarefa automática, mas manter seu modelo para uso futuro, basta excluir a tarefa automática conforme descrito abaixo.
Importante:
Para editar campos específicos, como tipo, responsável, listas de verificação ou documentos, use a página Tarefas, de forma semelhante às tarefas baseadas em calendário.
Passo a passo
- Faça login na sua conta Guesty.
- No menu de navegação lateral, clique em Propriedades.
-
Clique na propriedade correspondente.
Para sistemas com várias unidades, gerencie essa função pela unidade principal para aplicar as configurações a todas as subunidades. Como alternativa, configure as configurações para uma subunidade específica. Clique na unidade principal ou na subunidade desejada.
- No menu à esquerda, clique em Automação e selecione Tarefas automáticas.
- Ao lado da tarefa automática relevante, clique em Editar e faça as alterações necessárias. Como alternativa, clique em e Excluir para remover a tarefa.
- Clique em Salvar.
Como as alterações nas reservas afetam as tarefas
As tarefas automáticas estão vinculadas às reservas, e as alterações nas reservas afetam essas tarefas da seguinte forma:
- As tarefas automáticas são atualizadas caso haja alterações nos horários de reserva (check-in, check-out, ETA e ETD).
- Se você editou manualmente o cronograma de uma tarefa gerada, as alterações futuras na reserva não afetarão essa tarefa.
- Se uma reserva for cancelada, a tarefa automática associada também será cancelada.
- Alterar uma reserva para outro anúncio cancela as tarefas do anúncio antigo e cria novas tarefas de acordo com as configurações de tarefas automáticas do novo anúncio.
Como funcionam as tarefas de permanência do proprietário
Os proprietários podem se hospedar em suas propriedades bloqueando datas no calendário através do Portal do Proprietário da Guesty.
Quando um proprietário altera a sua estadia agendada, o horário da tarefa é atualizado automaticamente. Se a estadia de um proprietário for cancelada, a tarefa automática também será cancelada.