Quando una proprietà cambia proprietario, seguire una procedura standard in Guesty garantisce una transizione senza intoppi. Questo articolo fornisce linee guida generali per la gestione della chiusura del rapporto con il precedente proprietario e l'inserimento del nuovo, concentrandosi sulla conservazione dei dati storici e sul mantenimento di registri contabili e fiscali accurati.
Gestione dei dati del proprietario per i cambi di proprietà
Prima di iniziare il processo di dismissione, è importante comprendere come Guesty gestisce i dati del proprietario per evitare problemi con la contabilità e la rendicontazione fiscale.
Creazione di nuovi profili del proprietario
È sempre consigliabile creare un nuovo profilo per il nuovo proprietario anziché modificare il nome del proprietario esistente. La modifica del nome del proprietario può comportare l'associazione di estratti del proprietario e documenti fiscali pregressi, come i moduli 1099, al nuovo proprietario, con conseguenti inesattezze nella rendicontazione. Mantenere registri separati per ciascun proprietario è fondamentale per preservare una cronologia di proprietà accurata e per una corretta gestione degli obblighi fiscali.
Gestione delle spese in sospeso
Le spese possono arrivare settimane dopo la vendita o il trasferimento di una proprietà. Stabilisci una procedura per garantire che queste spese posticipate vengano addebitate al precedente proprietario anziché al nuovo proprietario. Poiché non è possibile duplicare gli annunci, i passaggi di proprietà richiedono una tempistica e un controllo contabile accurati. Utilizza le riserve del proprietario o il capitale circolante per coprire le spese residue.
Gestire i pagamenti del proprietario
I pagamenti vengono elaborati a livello del proprietario, non a livello della proprietà. Questo è importante da gestire quando un proprietario vende solo alcune delle sue proprietà ma ne mantiene altre attive nel suo account. Ad esempio, se un proprietario con sei proprietà ne perde cinque a causa di un pignoramento ma ne mantiene una proprietà, i pagamenti futuri devono continuare per la proprietà rimanente.
Preservare i dati storici
La cronologia delle prenotazioni, le recensioni e i dati sulle prestazioni degli annunci sono associati all'annuncio stesso e non vengono persi in caso di cambio di proprietà. La rimozione di un proprietario da una proprietà non comporta la cancellazione dei relativi dati storici. Gli estratti conto del proprietario esistenti, i moduli 1099 e i registri storici rimangono disponibili per i proprietari precedenti anche dopo la loro rimozione dagli incarichi di proprietà attivi.
Rimuovere il precedente proprietario
Segui i passaggi seguenti per rimuovere un ex proprietario da una proprietà, preservandone la documentazione finanziaria.
Accedi al tuo account Guesty.
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Esporta e conserva tutta la documentazione finanziaria necessaria per il precedente proprietario, tra cui:
Estratti conto del proprietario
Registri di erogazione
Rapporti di prenotazione
Registri contabili e delle commissioni
Rimuovere l'accesso del proprietario al Portale dei proprietari.
Rimuovere l'assegnazione del proprietario da tutte le proprietà applicabili.
Conservare il profilo del precedente proprietario su Guesty. Non eliminare la registrazione, poiché ti servirà per la documentazione storica e per fini fiscali.
Integrare il nuovo proprietario
Segui i passaggi seguenti per creare un nuovo profilo proprietario e assegnare correttamente la proprietà.
Accedi al tuo account Guesty.
Nel menu a sinistra, fai clic su Operazioni.
Seleziona "Proprietari" per creare un nuovo profilo proprietario. Non sovrascrivere le informazioni del proprietario esistente.
Se necessario, creare un nuovo modello di business per il nuovo proprietario.
Assegnare la proprietà in questione al nuovo proprietario.
Trasferire l'annuncio nel nuovo modello di business.
Rielaborare le prenotazioni a partire dalla data concordata per il trasferimento di proprietà, al fine di garantire che i dati finanziari siano correttamente attribuiti al nuovo proprietario.
Gestire le proprietà inattive o non più presenti sul mercato.
Se una proprietà è completamente dismessa, inattiva e non genera più pagamenti o ricavi, non eliminare l'annuncio. Eliminare una proprietà o un annuncio compromette l'integrità dei dati finanziari storici.
Per evitare che gli annunci inattivi generino futuri estratti conto per i proprietari, disassociali dal modello di business originale e assegnali a un modello di business "fittizio" dedicato. Ulteriori informazioni su come disattivare gli annunci quando utilizzi la contabilità.