Questo articolo spiega come gestire, monitorare e inviare manualmente le fatture elettroniche per le prenotazioni in Italia dopo aver configurato l'integrazione. Tratta inoltre i dati necessari relativi all'ospite, la risoluzione dei problemi relativi allo stato di invio e la gestione delle modifiche alla prenotazione.
Comprendere le esigenze dell'ospite e della proprietà
Per garantire la corretta trasmissione dei dati al nostro partner Invopop, è necessario raccogliere informazioni specifiche sull'ospite e configurare correttamente la propria proprietà. Guesty funge da canale di trasmissione dati per trasferire le informazioni della prenotazione a Invopop, ma non può autenticare né far rispettare le normative locali. I gestori di proprietà sono interamente responsabili della raccolta, della verifica e dell'accuratezza di tutte le informazioni richieste.
Raccogli i dettagli degli ospiti italiani
Se i vostri ospiti sono cittadini italiani, dovete raccogliere il loro codice fiscale e indirizzo completo. Dati mancanti o errati impediscono l'invio della fattura, con conseguente "Rifiuto" da parte dell'amministrazione fiscale.
Riscossione del codice fiscale: Inserire il codice fiscale dell'ospite italiano nel campo "Numero della carta d'identità" sotto le informazioni di base del contatto in Guesty.
Metodi di riscossione: Raccogli queste informazioni automaticamente tramite il Formulario di check-in dell'applicazione ospite oppure inserisci i dati manualmente in Guesty.
Verifica la valuta annuncio
Affinché Guesty possa inviare correttamente i dati fattura a Invopop, la proprietà annuncio deve utilizzare l'euro (EUR) come valuta. Le fatture relative a strutture che utilizzano altre valute non possono essere elaborate.
Visualizza lo stato della fattura governativa in una prenotazione
Segui i passaggi seguenti per verificare lo stato attuale di una fattura governativa relativa a una prenotazione specifica.
Passo dopo passo:
- Accedi al tuo account Guesty.
- Nel menu di navigazione laterale, fai clic
Prenotazioni. - Fai clic sulla prenotazione desiderata.
- Nel menu di navigazione laterale, fai clic su Operazioni.
- Seleziona Prenotazioni.
- Fai clic sulla prenotazione corrispondente per aprirla.
- Nel sottomenu a sinistra, fai clic su Scheda ospite e fattura.
-
Scorri fino in fondo al foglio per verificare lo stato "Governativo":
"Ricevuto": L'autorità governativa ha accettato con successo la fattura.
"In sospeso": La fattura è attualmente in fase di elaborazione da parte del partner.
"Non inviata": La fattura non è stata inviata automaticamente oppure si è verificato un errore che ne ha impedito l'invio.
"Rifiutato": L'autorità governativa ha respinto la richiesta. Il motivo specifico del rifiuto è indicato accanto allo stato.
Risoluzione dei problemi relativi alle fatture
Correggere un errore "Non inviata"
Se una fattura automatica risulta "Non inviata", è necessario risolvere il problema indicato in Guesty prima di tentare un invio manuale. Le cause più comuni includono la mancanza dell'indirizzo dell'ospite, dell'identificazione fiscale o una configurazione IVA errata in base al regime fiscale di riferimento.
Gestire una richiesta "Rifiutata"
Quando lo stato di una fattura risulta "Rifiutata", significa che le autorità fiscali italiane hanno respinto la fattura dopo la sua generazione a causa di errori nei dati. Accedi alla pagina di integrazione con Invopop per recensire i registri dettagliati dei rifiuti e i codici di errore specifici forniti dalla piattaforma governativa.
Invio manuale di una fattura governativa
Se non si utilizza l'invio automatico o se l'invio automatico non va a buon fine, è necessario avviare manualmente la procedura di generazione della fattura dopo aver corretto gli errori nei dati. Il pulsante "Invia all'ente governativo" diventa cliccabile solo se la fattura non è stata inviata o se l'invio precedente non è andato a buon fine, evitando così invii duplicati.
Passo dopo passo:
- Accedi al tuo account Guesty.
- Nel menu di navigazione laterale, fai clic su Prenotazioni.
- Fai clic sulla prenotazione desiderata.
- Nel menu di navigazione laterale, fai clic su Operazioni.
- Seleziona Prenotazioni.
- Fai clic sulla prenotazione corrispondente per aprirla.
- Nel sottomenu a sinistra, fai clic su Scheda ospite e fattura.
- In fondo al foglio, fai clic su Invia.
- Seleziona Invia al governo.
Gestire modifiche e cancellazioni delle prenotazioni
La gestione delle rettifiche dipende interamente dal fatto che si utilizzi la fatturazione automatica o manuale.
Adeguamenti automatici della fatturazione
Guesty gestisce automaticamente le modifiche qualora una prenotazione subisca variazioni dopo l'accettazione della fattura elettronica iniziale da parte del governo, a condizione che l'invio automatico sia stato abilitato. Questo processo automatizzato si applica agli aggiornamenti relativi a:
Date di prenotazione
Costi di alloggio
Tasse e spese di elaborazione
Cancellazioni
Quando una modifica incide sull'importo totale di liquidazione, Guesty trasmette al partner una richiesta di dati rettificati. Il partner emette quindi il documento di rettifica legale appropriato, come una nota di credito o una nuova fattura, e lo invia alle autorità competenti. È possibile visualizzare la cronologia completa di questi documenti fiscali nella pagina di integrazione Invopop.
Modifiche Manuali alla fatturazione
Se generi le fatture manualmente, Guesty non automatizza gli aggiornamenti o le correzioni per le modifiche alle prenotazioni. Dovrai calcolare, generare e inviare manualmente tutti gli adeguamenti, le note di credito o le fatture corrette necessarie.
