Utilisez les Tâches pour organiser et gérer efficacement les opérations de la propriété, y compris le ménage, l'entretien, les Enregistrements et d'autres activités opérationnelles.
Types de tâche
Guesty propose deux types de Tâches distincts :
Gérer les Tâches basées sur le calendrier
Les Tâches planifiées selon un calendrier vous aident à gérer l'entretien régulier et les activités périodiques de vos propriétés en programmant les Tâches à des dates ou des jours précis.
Créer une tâche basée sur un calendrier
Lorsque vous créez une tâche récurrente, une série d'occurrences est générée six mois à l'avance, avec de nouvelles occurrences ajoutées quotidiennement. Les Tâches attribuées à plusieurs propriétés créent une occurrence distincte pour chaque propriété. L'occurrence la plus récente affichée date toujours de six mois maximum.
Les utilisateurs disposant d'un accès restreint aux propriétés ne voient que les Tâches associées aux propriétés qui leur sont attribuées. Les Tâches non associées à des propriétés leur sont masquées.
Suivez les étapes ci-dessous pour créer une tâche ponctuelle ou récurrente basée sur un calendrier.
Pas à pas
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans le coin supérieur droit du tableau de bord, cliquez
et sélectionnez Nouvelle tâche.
- Veuillez renseigner les informations pertinentes :
- Calendrier : En sélectionnant l’option « flexible », les personnes assignées peuvent effectuer la tâche à tout moment entre les dates « Peut commencer à partir de » et « Doit être terminé avant ».
- Utilisateurs de la comptabilité (uniquement) : L’ajout d’une dépense vous aide à gérer votre folio comptable en liant une dépense à la tâche.
Responsable : Lorsqu'une tâche est attribuée à un groupe, tous les membres peuvent la consulter, mais une fois prise en charge par un membre, elle devient invisible pour les autres.
- S'applique à : Lors de l'attribution de la tâche à une propriété, sélectionnez parmi les options suivantes :
-
Tous : S'applique à toutes les propriétés actuelles et futures. Vous pouvez exclure certaines propriétés.
-
Par règle : s’applique aux propriétés correspondant à des critères spécifiques. Vous pouvez exclure certaines propriétés qui répondent aux critères.
-
Spécifique : S'applique à certaines propriétés (maximum 150).
- Cliquez sur Enregistrer.
Modifier ou supprimer les Tâches basées sur le calendrier
Lorsque vous modifiez un champ dans une instance de tâche, ce champ est dissocié de la série. Les modifications apportées à ce champ dans la série ne seront pas appliquées à l'instance de tâche modifiée.
Si vous modifiez le calendrier d'une série de tâches, les instances à venir qui n'ont pas encore démarré sont supprimées et de nouvelles instances sont générées en fonction du nouveau calendrier.
Suivez les étapes ci-dessous pour modifier ou supprimer une série de tâches entière ou une instance au sein de cette série.
Pas à pas
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans la barre de navigation supérieure, cliquez sur le sélecteur de mode et sélectionnez le mode Opérations.
- Cliquez sur Opérations sur le terrain, puis sélectionnez Tâches.
- Sélectionnez l'instance de tâche pertinente.
- En haut à droite, cliquez sur Modifier.
- Dans le menu déroulant, sélectionnez Modifier une tâche ou Modifier une série de tâches.
- Modifiez les informations concernées ou cliquez
en haut à gauche pour supprimer.
- Cliquez sur Enregistrer, puis dans la fenêtre contextuelle, cliquez à nouveau sur Enregistrer.
Gérer les tâches automatisées
Les tâches automatiques vous aident à gérer les opérations dépendantes des réservations en créant automatiquement des Tâches déclenchées par des événements spécifiques du cycle de vie d'une réservation.
Créez une tâche automatique en deux étapes :
- Créez un modèle de tâche qui inclut tous les détails dont votre équipe a besoin pour accomplir la tâche.
- Configurez la planification de la tâche pour qu'elle corresponde à des événements de réservation spécifiques.
Les tâches automatiques génèrent automatiquement des instances pour toutes les Réservations existantes et futures.
Vous pouvez modifier automatiquement le statut de propreté d'une annonce une fois la tâche automatique terminée.
Les Tâches planifiées non attribuées à un utilisateur apparaissent comme « Non attribuées » jusqu’à ce qu’un membre du groupe les accepte via l’application mobile Guesty, mais elles restent liées à la réservation.
Suivez les étapes ci-dessous pour créer une tâche automatique.
Créer un modèle de tâche
Suivez les étapes ci-dessous pour créer un modèle de tâche automatique.
Pas à pas
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans la barre de navigation supérieure, cliquez sur le sélecteur de mode et sélectionnez le mode Opérations.
- Cliquez sur Propriétés.
-
Cliquez sur la propriété concernée.
Pour une unité multiple, gérez cette fonction depuis l'unité principale afin d'appliquer le paramètre à toutes les sous-unités. Vous pouvez également configurer les paramètres pour une sous-unité spécifique. Cliquez sur l'unité principale ou sur la sous-unité concernée.
- Dans le menu de gauche, sélectionnez Modèles de tâche.
- Cliquez sur Créer un modèle de tâche.
- Veuillez renseigner les informations requises.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez « Continuer à automatiser les Tâches » ou « Je le ferai plus tard ».
Modifier ou supprimer un modèle de tâche
Modifier un modèle de tâche
Les tâches automatiques se mettent à jour automatiquement lorsque vous modifiez le modèle de tâche correspondant ou lorsque les heures d'arrivée ou de paiement de fin de séjour de la réservation changent.
Lorsque vous modifiez un champ dans une instance spécifique, celui-ci est « détaché » du modèle, de sorte que les futures mises à jour du modèle ne le modifieront pas.
Supprimer un modèle de tâche
Lorsque vous supprimez un modèle, les Tâches associées sans dépenses (passées ou futures) sont également supprimées. Les Tâches avec dépenses ne sont pas supprimées, mais elles ne sont plus associées à aucun modèle de tâche.
Pour supprimer la planification de la tâche automatique, mais conserver le modèle de tâche pour une planification future, supprimez la tâche automatique elle-même.
Suivez les étapes ci-dessous pour modifier ou supprimer un modèle de tâche.
Pas à pas
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans la barre de navigation supérieure, cliquez sur le sélecteur de mode et sélectionnez le mode Opérations.
- Cliquez sur Propriétés.
-
Cliquez sur la propriété concernée.
Pour une unité multiple, accédez aux paramètres de l'unité principale ou cliquez sur une sous-unité.
- Dans le menu de gauche, cliquez sur Modèles de tâches.
- À côté du modèle concerné, cliquez sur Modifier et apportez les modifications nécessaires. Vous pouvez également cliquer sur et Suppr pour supprimer le modèle.
- Cliquez sur Enregistrer, puis dans la fenêtre contextuelle, cliquez à nouveau sur Enregistrer.
Créer une tâche automatique
Une fois le modèle de tâche créé, créez la tâche automatique pour programmer son exécution. Vous pouvez configurer la tâche pour qu'elle modifie le statut de propreté d'un logement une fois celle-ci terminée. Les tâches automatiques sont personnalisables pour les Réservations des voyageurs ou des propriétaires.
Gestion du calendrier des tâches
Lors de la définition du moment d'exécution de la tâche automatique, déterminez le moment où le responsable doit la démarrer en fonction du cycle de vie de la réservation. Par exemple : « Au moment du paiement de fin de séjour» ou « 2 heures avant l'arrivée».
La flexibilité des délais permet au responsable d'accomplir la tâche dans le créneau horaire que vous avez défini.
Vous pouvez programmer des tâches automatiques en fonction de l'heure d'arrivée (HAP) ou de départ (HDP) estimée d'un client. Si vous n'avez pas ajouté ces horaires à la réservation ou si vous ne les avez pas recueillis via le formulaire d'arrivée, les horaires d'arrivée ou de paiement de fin de séjour par défaut de l'établissement seront utilisés.
Pour créer une tâche automatique, suivez les étapes ci-dessous.
Pas à pas
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans la barre de navigation supérieure, cliquez sur le sélecteur de mode et sélectionnez le mode Opérations.
- Cliquez sur Propriétés.
-
Cliquez sur la propriété concernée.
Pour une unité multiple, gérez cette fonction depuis l'unité principale afin d'appliquer les paramètres à toutes les sous-unités. Vous pouvez également configurer les paramètres d'une sous-unité spécifique. Cliquez sur l'unité principale ou sur la sous-unité concernée.
- Dans le menu de gauche, cliquez sur Automatisation, puis sélectionnez Tâches automatiques.
- Cliquez sur Créer une tâche automatique.
- Saisissez les informations pertinentes.
- Cliquez sur Enregistrer, puis dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Terminé.
Modifier ou supprimer une tâche automatique
Si vous modifiez un champ spécifique dans une instance, celui-ci est « détaché » du modèle, de sorte que les futures mises à jour du modèle ne le modifieront pas.
La suppression d'une tâche automatique n'affecte que les Réservations futures ; les Tâches des Réservations existantes restent inchangées. Pour supprimer toutes les Tâches générées par une tâche automatique, supprimez la tâche automatique au niveau de la propriété. Sinon, des Tâches continueront d'être générées pour les nouvelles Réservations. La suppression d'un modèle supprime toutes les Tâches des Réservations futures.
Si vous souhaitez supprimer la tâche automatique mais conserver son modèle pour une utilisation ultérieure, il vous suffit de supprimer la tâche automatique comme décrit ci-dessous.
Pas à pas
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans la barre de navigation supérieure, cliquez sur le sélecteur de mode et sélectionnez le mode Opérations.
- Cliquez sur Propriétés.
-
Cliquez sur la propriété concernée.
Pour une unité multiple, gérez cette fonction depuis l'unité principale afin d'appliquer les paramètres à toutes les sous-unités. Vous pouvez également configurer les paramètres d'une sous-unité spécifique. Cliquez sur l'unité principale ou sur la sous-unité concernée.
- Dans le menu de gauche, cliquez sur Automatisation, puis sélectionnez Tâches automatiques.
- À côté de la tâche automatique concernée, cliquez sur Modifier et apportez les modifications nécessaires. Vous pouvez également cliquer sur et Suppr pour supprimer la tâche.
- Cliquez sur Enregistrer.
Comment les modifications de réservation affectent les Tâches
Les tâches automatiques sont liées aux Réservations, et les modifications de réservation affectent ces Tâches comme suit :
- Les tâches automatiques se mettent à jour si les horaires de réservation changent (pour l'arrivée, le paiement de fin de séjour, HAP, HDP).
- Si vous avez modifié manuellement la planification d'une tâche générée, les modifications ultérieures de la réservation n'affecteront pas cette tâche.
- Si une réservation est annulée, la tâche automatique associée est également annulée.
- Le changement d'une réservation vers une autre annonce annule les Tâches de l'ancienne annonce et en crée de nouvelles conformément aux paramètres de tâche automatique de la nouvelle annonce.
Comment fonctionnent les Tâches liées au maintien du propriétaire
Les propriétaires peuvent séjourner dans leurs propriétés en bloquant des dates sur le calendrier via le portail propriétaire de Guesty.
Lorsqu'un propriétaire modifie son séjour programmé, l'horaire de la tâche est automatiquement mis à jour. Si le séjour d'un propriétaire est annulé, la tâche automatique l'est également.