Une facture peut être envoyée au client après la création d'une réservation, incluant le solde dû pour la réservation.
Une fois vos paramètres de facturation configurés, vous pouvez envoyer des factures à vos clients ponctuellement. Le cas échéant, vous pouvez recueillir leurs informations de paiement en toute sécurité via la facture. Cette collecte n'affecte pas le statut de la réservation.
Note:
Vous pouvez envoyer la facture automatiquement en utilisant une variable dans les messages automatisés.
Limites
Le lien vers la facture envoyé au client est permanent et ne sera pas mis à jour en cas de modifications ultérieures. Si des modifications sont apportées à la réservation ou au compte du client, vous pouvez envoyer une nouvelle facture.
Si vous utilisez le paiement par canal, les paiements sont traités directement par le canal et vous n'avez pas besoin de collecter le mode de paiement du client dans Guesty.
Important:
Si vous envoyez une facture pour encaisser un paiement avant la confirmation de la réservation, Guesty ne pourra pas enregistrer les informations de votre carte bancaire. Assurez-vous toujours que la réservation est bien confirmée avant d'envoyer une facture afin de garantir l'enregistrement correct de votre carte.
Envoyer une facture à un invité
Pas à pas :
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans le menu de navigation latéral, cliquez
Réservations. - Sélectionnez la réservation correspondante.
- Cliquez sur « Solde dû » dans la bannière grise en haut de la page.
- À côté de « Facture client », cliquez sur Envoyer la facture.
- Veuillez vérifier et modifier le modèle de message selon vos besoins.
- Sous « Lien du mode de paiement », cliquez sur le bouton bascule pour inclure/exclure selon vos besoins.
- Cliquez sur « Aperçu de la facture » pour afficher les détails avant l'envoi.
- Cliquez sur Envoyer la facture.
- Si le bouton « Envoyer la facture » est grisé, cela signifie qu'aucune adresse e-mail n'est enregistrée pour le client dans Guesty. Veuillez mettre à jour l'adresse e-mail principale du client, puis réessayer.
Envoi des factures pour les réservations de groupe
Si vous envoyez une facture pour une réservation de groupe, veuillez noter ce qui suit :
- Si la personne qui a effectué la réservation est également un client, une conversation sera ouverte à ce sujet dans Guesty. Vous pouvez envoyer la facture comme pour une réservation classique.
- Si le client n'est pas enregistré comme invité, aucune conversation ne sera disponible pour lui dans Guesty. Dans ce cas, vous devrez copier manuellement le lien de la facture et le partager avec le destinataire, soit via la messagerie Guesty (en créant un nouveau message à l'invité concerné), soit par un autre moyen de communication (par exemple, par e-mail).
Conseil:
Vérifiez chaque sous-réservation pour confirmer si le titulaire de la réservation principale est associé en tant qu'invité à une quelconque réservation. Dans le cas contraire, n'oubliez pas d'utiliser l'option « copier le lien » pour envoyer manuellement la facture.