La Boîte de réception Guesty est votre plateforme centrale pour la communication avec les voyageurs, vous aidant, vous et votre équipe, à rester alignés et à répondre plus rapidement.
Les conversations non lues apparaissent en haut de la boîte de réception, suivies des messages des voyageurs par ordre chronologique inverse. Les messages envoyés par des messages automatiques ou par des utilisateurs internes ne déplacent pas une conversation en haut de la liste et ne la marquent pas comme non lue, sauf s'ils initient une nouvelle conversation. Une fois qu'un membre de l'équipe a lu un message, celui-ci est marqué comme « Lu » pour toute l'équipe. Cela évite les réponses en double.
Important:
Les conversations relatives aux réservations importées sont archivées automatiquement. Contactez-nous pour les désarchiver en masse.
Visionnez les vidéos et les pièces jointes
La boîte de réception ne permet pas de visionner les vidéos. Pour regarder une vidéo, transférez-la en pièce jointe et visionnez-la sur une plateforme externe.
L'affichage des pièces jointes envoyées par les invités varie selon les canaux. Par exemple, Vrbo permet de visualiser les pièces jointes, mais ce n'est pas le cas pour toutes les plateformes.
Filtres de la boîte de réception des messages
Utilisez les filtres pour trouver rapidement des conversations spécifiques. Les filtres sont disponibles dans toutes les boîtes de réception, à l'exception de la boîte de réception « Canaux », qui contient les messages du support Airbnb. La boîte de réception « Contacts directs avec les propriétaires » contient les messages des propriétaires non liés à une réservation ; les filtres « Statut », « Arrivée » et « Départ » n'y sont donc pas disponibles.
Dans les boîtes de réception « Archivées » et « Mise en veille », les filtres permettent uniquement d'afficher les conversations déjà présentes dans cette boîte de réception. Par exemple, si vous filtrez la boîte de réception « Mise en veille » par propriété, vous ne verrez que les conversations mises en veille pour cette propriété, et non les conversations actives ou archivées.
Pilote : Apprenez à prioriser les conversations.
Suivez les instructions ci-dessous pour filtrer les messages de la boîte de réception.
Pas à pas:
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans le menu de navigation latéral, cliquez sur
Boîte de réception. - Dans le sous-menu Boîte de réception, sélectionnez la boîte de réception concernée.
- À côté de la barre de recherche, cliquez sur
. - Sélectionnez un filtre dans la liste :
- Responsable: Afficher les conversations attribuées à un membre spécifique de l'équipe.
- Canaux et sources : Localisez les conversations provenant d’un canal de réservation spécifique.
- Enregistrement : Consultez les conversations des réservations effectuées à une date spécifique.
- Départ : Consultez les conversations relatives aux réservations effectuées à une date spécifique.
- Ville : Consultez les conversations relatives aux propriétés situées dans des emplacements spécifiques.
- Propriété: Consultez les conversations relatives à des propriétés spécifiques en les sélectionnant dans le menu déroulant.
- Réponse de : Consultez les conversations en fonction de la personne qui a répondu au voyageur, par exemple un agent IA ou un membre spécifique de l’équipe. En savoir plus sur la configuration de ce filtre.
- Statut : Consultez les conversations par statut, comme « Confirmé », « Annulé », « Demande de renseignements », etc.
- Étiquettes : Afficher les conversations liées aux annonces comportant une étiquette spécifique.
- Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez les options appropriées et cliquez sur Appliquer.
Une fois terminé, cliquez sur « Enregistrer la vue personnalisée » pour sauvegarder vos filtres et y accéder rapidement, ou sur « Réinitialiser tout » pour les effacer. Vous pouvez également consulter nos recommandations pour une utilisation optimale de votre boîte de réception et de vos outils de communication.
Note:
Pour Vrbo via Rentals United : les messages envoyés par les voyageurs via Vrbo sont reçus dans Guesty. Cependant, les messages envoyés par Vrbo aux voyageurs ne s’affichent pas dans Guesty.
Filtrer par qui a répondu
Utilisez le filtre « Réponse de » pour trouver des conversations en fonction de l’auteur de la réponse au voyageur. Par exemple, consultez les réponses envoyées par un agent IA ou retrouvez les conversations gérées par un membre spécifique de l’équipe.
Note:
Ce filtre n'est pas disponible pour les utilisateurs de Guesty HQ.
Lorsque vous sélectionnez « Répondu par » à l’étape 5 ci-dessus, une fenêtre contextuelle s’ouvre. Sous « Afficher les conversations où les expéditeurs sélectionnés ont répondu », choisissez l’une des options suivantes :
- Dernière réponse envoyée : La réponse la plus récente dans la conversation provient de l’expéditeur sélectionné. Cette option est sélectionnée par défaut.
- Au moins une réponse a été envoyée : L’expéditeur sélectionné a répondu à un moment donné de la conversation.
- Toutes les réponses ont été envoyées : seule l’IA a répondu à la conversation, et aucun membre de l’équipe n’y a participé. Cette option permet uniquement de sélectionner les expéditeurs IA.
Seuls les messages adressés au voyageur sont comptabilisés comme réponses. Les notes internes, les résumés de l'IA, les entrées de journal (comme « Réponse inutile ») et les automatisations de messages ne sont pas inclus. Si une personne tente de répondre à un message resté sans réponse, la réponse est tout de même attribuée à son auteur initial.