Lors de la configuration des messages automatisés, vous utilisez deux types de conditions : les conditions de réservation et les conditions de message.
- Les conditions de réservation déterminent si l'intégralité du programme d'automatisation s'applique à une réservation.
- Des conditions s'appliquent à chaque message individuel au sein de cette automatisation, déterminant si et quand ce message spécifique doit être envoyé.
Lisez ci-dessous pour découvrir les conditions des messages et comment les combiner pour définir quel événement déclenche un message dans l'automatisation.
Comment les conditions des messages sont appliquées
Guesty ajoute un message d'automatisation à une réservation lors de la confirmation si la réservation remplit les conditions de réservation.
Une fois l'automatisation ajoutée, Guesty déclenche chaque message indépendamment, selon ses conditions de message spécifiques. Si vous définissez plusieurs conditions pour un message, Guesty l'envoie à l'heure prévue uniquement si toutes les conditions sont remplies.
Si l'heure prévue arrive mais que les conditions ne sont pas remplies, le message passe à l'état "en attente". Il sera envoyé si les conditions sont remplies ultérieurement, ou il expirera si elles ne le sont jamais.
|
Par exemple : Vous avez configuré un message avec les conditions suivantes :
Comment ça marche :
|
Si l'heure prévue pour l'envoi du message est déjà passée au moment de la confirmation de la réservation, le message sera envoyé immédiatement après la confirmation.
Le statut des messages automatisés, en fonction de leurs conditions, est reflété dans le widget des messages automatisés.
Lorsqu'une condition est considérée comme remplie
Lorsque vous utilisez des conditions de message, l'état de la condition dans le widget de messages automatisés peut apparaître comme « en attente », même après que le voyageur a effectué l'action requise. Pour la plupart des conditions, Guesty évalue l'état uniquement à l'heure d'exécution prévue, et non au moment où l'action se produit.
|
Par exemple : Une réservation est créée le 13 février et l'arrivée du client est prévue le 20 février. Vous configurez un message automatique avec la condition « Formulaire Voyageur soumis » programmé pour être envoyé un jour avant l'arrivée (19 février). Comment ça marche :
|
Notez le délai d'évaluation pour les conditions ci-dessous :
| Type de condition | Calendrier d'évaluation |
|---|---|
| Champs personnalisés | À l'heure d'exécution prévue |
| Formulaire d'enregistrement rempli | À l'heure d'exécution prévue (pas avant) |
| Formulaire de contrat rempli | À l'heure d'exécution prévue (pas avant) |
| Avis voyageur soumis | À l'heure d'exécution prévue |
| Nuits disponibles | À l'heure d'exécution prévue |
| La réservation a été intégralement payée. | Lorsque le statut du paiement de la réservation change |
Règles d'expiration
Les messages expirent dans les conditions suivantes :
- Les messages relatifs au départ expirent 7 jours après leur heure prévue.
- Les messages sans rapport avec la validation de la commande expirent une fois la commande passée.
Types de conditions de message
Il existe deux types de conditions de message : les conditions de message par défaut et les conditions de message personnalisées.
Conditions de message par défaut
Activez cette option pour n'envoyer des messages que si le voyageur a signé son contrat de location.
Vous pouvez utiliser cette condition pour garantir que les exigences légales sont respectées avant d'envoyer les détails d'arrivée.
Une retenue d'autorisation est un montant temporaire que vous pouvez facturer aux voyageurs pour garantir qu'ils paient à l'échéance. Envoyez des messages selon que l'opération a réussi ou échoué.
- Une retenue d'autorisation échoue si la réservation a fait l'objet d'au moins une tentative de retenue d'autorisation infructueuse et d'aucune tentative réussie.
- Une retenue d'autorisation est validée si la réservation a fait l'objet d'au moins une tentative de retenue d'autorisation réussie.
Vous pouvez configurer des messages différents pour les retenues d'autorisation réussies et échouées afin d'informer les voyageurs en conséquence. Une réservation pouvant faire l'objet de plusieurs autorisations, son statut est susceptible d'évoluer.
Envoyez des messages en fonction du statut de la soumission AutoComply du voyageur.
Choisissez parmi les statuts suivants :
- "En attente"
- "En cours"
- "Terminé"
Note :
Cette fonctionnalité premium est disponible pour tous les comptes.
Envoyez des messages pour les réservations effectuées, en fonction des disponibilités avant ou après leur séjour. Cela vous permet d'optimiser votre taux d'occupation et d'augmenter vos revenus potentiels.
Utilisez cette condition pour proposer aux voyageurs une nuit supplémentaire à prix réduit si la propriété est vacante avant leur arrivée ou après leur départ.
Important :
Le système ignore les blocages manuels dans le calendrier lors de la vérification des disponibilités. Si vous bloquez une date manuellement, Guesty la considère comme disponible pour cette condition.
Personnalisez cette condition comme suit :
- La disponibilité se fait avant l'arrivée, après le départ, ou les deux.
- La disponibilité est possible tous les jours de la semaine, uniquement en semaine, ou uniquement le week-end.
- La durée maximale de l'intervalle entre les réservations.
|
Par exemple : Conformément à la condition ci-dessous, le message n'est envoyé que si :
|
Activez cette option pour envoyer des messages uniquement si le voyageur a rempli son formulaire d'arrivée.
Vous pouvez utiliser cette condition pour ne divulguer les informations d'accès qu'après avoir reçu les coordonnées de l'invité.
Note:
Cette condition est compatible avec l'ancien gestionnaire de messages d'erreur de documents. Elle fonctionne également pour l'application Voyageur si vous n'en avez qu'une seule sur votre compte. Si vous utilisez plusieurs applications Voyageur, utilisez la condition « arrivée de l'application Voyageur ».
Ajouter des messages aux réservations en fonction de l'application Voyageur associée à la réservation.
Si vous utilisez plusieurs applications Voyageur sur votre compte, cela garantit que le message automatique correspond à l'application Voyageur spécifique.
Envoyer des messages en fonction de la ville d'origine du client.
Vous pouvez utiliser cette condition pour rappeler aux habitants les règles strictes concernant les fêtes ou le règlement intérieur.
Note:
Cette condition s'applique uniquement lorsque le canal de réservation fournit la ville d'origine ou si vous l'ajoutez manuellement dans Guesty.
Envoyer des messages en fonction de la langue préférée du client.
Vous pouvez utiliser cette condition pour créer des modèles spécifiques à une langue (par exemple : un modèle espagnol avec la condition « La langue préférée est l’espagnol »).
Important:
- Airbnb, Booking.com et Vrbo : la langue préférée du client est importée et enregistrée dans Guesty, remplissant automatiquement le champ de langue préférée.
- Pour tous les autres canaux : le champ « Langue préférée du client » n’est pas renseigné automatiquement. Veuillez le compléter dans les informations du voyageur.
En savoir plus sur la définition d'une langue préférée par défaut pour les voyageurs.
Activez cette option pour envoyer des messages en fonction de l'existence d'une HAP sur la réservation.
Vous pouvez utiliser cette condition pour rappeler aux voyageurs de communiquer leur heure d'arrivée s'ils ne l'ont pas encore fait.
Activez cette option pour envoyer un message selon l'existence ou non d'un HDP.
Vous pouvez utiliser cette condition pour rappeler aux voyageurs de communiquer leur heure de départ s'ils ne l'ont pas encore fait.
Note:
Ce message d'erreur s'applique uniquement aux réservations Airbnb, Booking.com et Vrbo.
Activez cette option pour envoyer des messages selon que le voyageur vous a évalué ou non. Attribuez une note spécifique à chaque condition.
Vous pouvez utiliser cette condition pour rappeler aux voyageurs de laisser un avis s'ils ne l'ont pas encore fait, ou pour remercier les voyageurs qui ont laissé un avis 5 étoiles.
Statut de vérification GuestVerify
Envoyer des messages en fonction du résultat d'une vérification GuestVerify.
Utilisez cette condition pour empêcher les voyageurs non vérifiés ou à haut risque de recevoir les détails d'arrivée et pour automatiser les communications de suivi.
Choisissez parmi les statuts suivants :
- "Réussi" : Envoie les instructions d'arrivée et les codes d'accès.
- "En attente" : Rappelle au voyageur de terminer la vérification.
- « Échec » ou « Échec partiel » : Informe le voyageur ou alerte votre équipe.
Envoyer des messages en fonction du montant total payé par le voyageur (dans la devise de l'annonce).
Vous pouvez utiliser cette condition pour offrir des services VIP ou un remerciement spécial aux voyageurs qui paient plus cher pour leur réservation, afin de leur garantir que leur argent a été bien dépensé et de les encourager à revenir.
Activez cette option pour envoyer des messages si le voyageur a déjà séjourné dans cette propriété.
Vous pouvez utiliser cette condition pour envoyer un message de « bienvenue » ou pour passer outre les instructions de base qu'ils connaissent déjà.
Envoyer des messages en fonction du nombre de voyageurs confirmés.
|
Par exemple: Votre condition s'applique à quatre voyageurs. | |
| Est | Le message est envoyé lorsque le nombre total de voyageurs est égal au nombre spécifié. |
| N'est pas | Le message est envoyé lorsque le nombre de voyageurs confirmés est différent du nombre spécifié. |
| Est plus que | Le message est envoyé lorsque le nombre total de voyageurs est supérieur à quatre (cinq voyageurs ou plus). |
| Est inférieur à | Le message est envoyé lorsque le nombre total de voyageurs est inférieur à quatre (trois voyageurs ou moins). |
Envoyez des messages en fonction de l'heure d'arrivée estimée du client (HAP). Si aucune HAP n'est disponible, Guesty utilise l'heure d'arrivée par défaut.
Vous pouvez utiliser cette condition pour proposer des services d'arrivée anticipée aux voyageurs arrivant tôt ou pour envoyer des instructions d'accès tard le soir aux voyageurs arrivant après les heures d'ouverture.
Envoyez des messages en fonction de l'heure de départ estimée du client (HDP). Si aucune HDP n'est disponible, Guesty utilise l'heure de départ par défaut.
Vous pouvez utiliser cette condition pour proposer un départ tardif moyennant un supplément, ou envoyer des instructions spécifiques pour les départs tôt le matin.
Envoyez des messages automatisés en fonction du succès ou de l'échec des paiements généraux. Cette fonctionnalité couvre les cas de paiement courants, au-delà des autorisations de paiement et des dépôts de garantie, et vous permet d'informer automatiquement les voyageurs de l'état de leur paiement.
Cette condition s'applique à tous les paiements traités par n'importe quel processeur de paiement. Vous pouvez choisir parmi trois options de statut :
- Échec (non réussi) : La réservation comporte au moins un paiement général ayant échoué et aucun paiement réussi ou en attente d’authentification.
- Réussi : La réservation a au moins un paiement général réussi.
- En attente d'authentification : La réservation comporte au moins un paiement en attente d'authentification.
Vous pouvez configurer des messages différents pour chaque statut de paiement afin d'informer les voyageurs en conséquence.
Activez cette option pour envoyer des messages aux voyageurs ayant réglé la totalité de leur séjour.
Vous pouvez utiliser cette condition pour envoyer des instructions d'arrivée ou des codes d'accès après confirmation du paiement.
Important:
N’utilisez pas cette condition pour l’envoi des instructions d'arrivée des réservations Airbnb, car celles-ci sont considérées comme entièrement payées 24 heures après l'arrivée. Utilisez la condition de réservation « Canaux et sources » pour exclure Airbnb.
Un dépôt de garantie est une somme temporaire que vous pouvez facturer aux voyageurs pour vous protéger contre d'éventuels dommages pendant leur séjour. Envoyez un message lors de l'événement prévu pour vous informer du résultat de la transaction (acceptation ou échec).
- Un dépôt de garantie est refusé si la réservation a fait l'objet d'au moins une tentative de dépôt de garantie infructueuse et d'aucune tentative réussie.
- Le dépôt de garantie est validé si la réservation a fait l'objet d'au moins une tentative de dépôt de garantie réussie.
Vous pouvez configurer des messages différents pour les demandes de dépôt de garantie réussies et échouées afin d'en informer les voyageurs. Étant donné qu'une réservation peut faire l'objet de plusieurs dépôts de garantie, son statut peut évoluer.
Note:
Ce message d'avertissement s'applique uniquement aux réservations Airbnb et Vrbo.
Activez cette option pour envoyer des messages selon que la fonction de commentaires automatiques est activée ou non pour ce voyageur.
Conditions de message personnalisées
Pour les scénarios spécifiques non couverts par les conditions par défaut, utilisez les champs personnalisés de réservation.
Créez un champ personnalisé de type oui/non, ajoutez-le comme condition de message et activez-le avant l'heure d'envoi prévue pour la réservation concernée afin de garantir que le message y soit ajouté.
En savoir plus sur l’utilisation des champs personnalisés pour les réservations en tant que conditions dans les messages.
